BetaImporta i dati storici delle e-mail

Dopo aver collegato la tua casella di posta Gmail a HubSpot, importa le email esistenti nel CRM per centralizzare le comunicazioni e le attività di acquisizione di nuovi clienti. L'importazione dei dati storici ti consente di associare le conversazioni passate ai record del CRM, aiutandoti a gestire le relazioni nel loro contesto completo.

Durante l’importazione, specifica un intervallo di date e scegli se importare solo le email relative ai contatti esistenti oppure se creare nuovi record di contatto per i destinatari delle email.

Questa funzione è disponibile solo per gli account Gmail collegati come indirizzi e-mail di lavoro individuali.

Nota: per accedere a questa funzione, il Super Amministratore deve attivare per il tuo account la versione beta dell’importazione delle email storiche.

Regole per l’importazione delle email e la creazione dei contatti

Quando si importano i dati storici delle email, si applicano le seguenti regole:

• Un'e-mail viene importata solo se il messaggio include almeno un contatto selezionato per l'importazione nei campi Da, A, CC o CCN.
• I nuovi contatti vengono creati solo per gli indirizzi e-mail specifici selezionati per la creazione dei contatti durante il processo di importazione.
• Le e-mail vengono associate esclusivamente ai contatti nuovi o esistenti che si selezionano per l’importazione.
• Una volta importate, le e-mail vengono associate ai record del CRM (ad esempio, aziende o opportunità) in base alle impostazioni di associazione automatica del tuo account.

I seguenti dati sono esclusi dall’importazione delle e-mail e dalla creazione dei contatti:

• Indirizzi e-mail o domini presenti nelle tue liste "Never Log" personali o di gruppo.
• Il tuo indirizzo e-mail collegato alla casella di posta in arrivo.
• Gli indirizzi e-mail compresi nell'intervallo di date di importazione che esistono già nel tuo CRM. I duplicati rilevati vengono esclusi dal riepilogo finale dell'importazione.

Configurazione delle importazioni storiche delle e-mail

Autorizzazioni richieste Per configurare le impostazioni di importazione delle email storiche sono necessarie le autorizzazioni di accesso all'account.

Prima che gli utenti possano importare i propri dati e-mail, attiva l'impostazione di importazione delle e-mail storiche e configura l'intervallo di tempo per l'importazione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, alla voce Gestione dati, accedi alla sezioneOggetti.
3. Nella parte superiore della pagina "Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Attività".
4. Nella scheda Registro e monitoraggio e-mail, nellasezione Importazione delle e-mail storiche , selezionare la casella di controllo Consenti a tutti gli utenti di importare i dati delle e-mail storiche.
5. Nella sezione " Periodo di importazione ", seleziona un intervallo di date.
6. In fondo alla pagina, fare clic su Salva.

Importa i dati storici delle e-mail

Dopo aver attivato l'impostazione per l'importazione dei dati storici delle email, importa i tuoi dati di Gmail per i contatti esistenti oppure crea nuovi contatti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su "Generale".
3. Fai clic sulla scheda "Email ".
4. Passa con il mouse sulla tua casella di posta collegata, clicca su "Azioni" e seleziona "Importa dati storici delle email".

5. Nel pannello di destra, seleziona la casella di controllo per confermare i dettagli dell'importazione, quindi fai clic su Avvia importazione.
6. Nella sezione " Intervallo di date di importazione ", inserisci l'intervallo di date di importazione. Questa opzione viene visualizzata solo se un Super Amministratore ha consentito agli utenti di scegliere il proprio intervallo.
   • Se è presente una conversazione e-mail, verranno importate solo le e-mail che rientrano nell’intervallo di date specificato.
7. Seleziona i dati che desideri importare:

• • Importa e-mail per i contatti esistenti: i dati storici delle e-mail verranno importati solo per i contatti esistenti.
  • Importa e-mail e crea nuovi contatti: i dati storici delle e-mail verranno importati sia per i contatti nuovi che per quelli esistenti. I nuovi contatti verranno creati nel tuo CRM.

Importa le e-mail per i contatti esistenti

1. Nella pagina " Importa e-mail ", controlla la tabella dei contatti. Per rimuovere un contatto dall'importazione, disattiva l'opzione " Includi nell'importazione ".
2. Fai clic su Avanti.
3. Una volta completata l’importazione, fare clic su Visualizza e-mail importate per esaminare i dati nel proprio CRM.

Importa le e-mail e crea nuovi contatti

1. Nella pagina " Imposta esclusioni ", seleziona i dati da escludere dall'importazione:
• Email promozionali: seleziona la casella di controllo per escludere le email promozionali.
• Email transazionali: seleziona la casella di controllo per escludere le email transazionali.
2. Per escludere indirizzi e-mail o domini specifici, fare clic su " Aggiungi e-mail o domini".
3. Nella finestra di dialogo, inserisci gli indirizzi e-mail o i domini, quindi fai clic su "Salva". Gli elementi aggiunti vengono automaticamente inseriti nel tuo elenco personale "Non registrare mai".
4. Fai clic su " Avanti".
5. Nella pagina " Crea nuovi contatti ", seleziona le caselle di controllo accanto a ciascun contatto che desideri creare, quindi fai clic su Avanti.
6. Nella pagina " Importa e-mail ", seleziona le caselle di controllo relative a ciascun contatto per il quale desideri importare le e-mail storiche, quindi fai clic su "Avanti".
7. Nella pagina "Rivedi ", controlla i dettagli dell’importazione e fai clic su "Avanti".
8. Una volta completata l’importazione, fai clic su Visualizza contatti o Visualizza e-mail importate per esaminare i dati nel tuo CRM.

Ricevi notifiche relative alle importazioni delle email storiche

Le notifiche via e-mail relative alle importazioni di e-mail precedenti sono attivate per impostazione predefinita. Riceverai un’e-mail al termine dell’importazione o qualora fosse necessario il tuo intervento. Se non ricevi queste notifiche, assicurati di aver attivato le notifiche via e-mail. Puoi anche attivare le notifiche pop-up, nel browser e con il simbolo della campana.

Per personalizzare le impostazioni di notifica relative alle importazioni di email pregresse:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Notifiche.
3. Fai clic per espandere la sezione " Email" .
4. Nella sezione " Importazioni storiche via email ", seleziona le caselle di controllo relative a ciascun tipo di notifica che desideri ricevere.
5. In fondo alla pagina, clicca su Salva.