Importazione dei dati storici delle e-mail

Dopo aver collegato la casella di posta Gmail a HubSpot, importate le e-mail esistenti nel CRM per centralizzare le comunicazioni e la prospezione. L'importazione dei dati storici consente di associare le conversazioni passate ai record del CRM, aiutandovi a gestire le relazioni con un contesto completo.

Durante l'importazione, è possibile specificare un intervallo di date e scegliere se importare le e-mail solo per i contatti esistenti o creare nuovi record di contatto per i partecipanti alle e-mail. Questa funzione è disponibile solo per gli account Gmail.

Nota bene: per accedere a questa funzione, il vostro Super Admin può inserire il vostro account nella versione beta dell'importazione storica delle e-mail.

Comprendere le regole di importazione delle e-mail e di creazione dei contatti

Quando si importano i dati storici delle e-mail, si applicano le seguenti regole:

• Un'e-mail viene importata solo se il messaggio include almeno un contatto selezionato per l'importazione nei campi Da, A, CC o BCC.
• I nuovi contatti vengono creati solo per gli indirizzi e-mail specifici selezionati per la creazione dei contatti durante il processo di importazione.
• Le e-mail sono associate solo ai contatti nuovi o esistenti selezionati per l'importazione.
• Una volta importate, le e-mail vengono associate ai record del CRM (ad esempio, alle aziende o alle trattative) in base alle impostazioni di associazione automatica dell'account.

I seguenti dati sono esclusi dall'importazione delle e-mail e dalla creazione dei contatti:

• Indirizzi e-mail o domini presenti negli elenchi di log personali o del team.
• L'indirizzo e-mail della propria casella di posta collegata.
• Email nell'intervallo di date di importazione già presenti nel CRM. I duplicati rilevati sono esclusi dal riepilogo finale dell'importazione.

Impostare le importazioni storiche di e-mail

Prima che gli utenti possano importare i propri dati e-mail, è necessario attivare l'impostazione di importazione storica delle e-mail e configurare il periodo di importazione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
3. Nellasezione Importazione storica delle e-mail , selezionare la casella di controllo Consenti a tutti gli utenti di importare i dati storici delle e-mail.
4. Nella sezione Importazione temporale , selezionare un intervallo di date.
5. In fondo, fare clic su Salva.

Importare i dati storici delle e-mail

Dopo aver attivato l'impostazione di importazione delle e-mail storiche, importare i dati Gmail per i contatti esistenti o creare nuovi contatti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Generale.
3. Fare clic sulla schedaE-mail .
4. Passare il mouse sulla casella di posta collegata e fare clic su Azioni, quindi selezionare Importa dati storici e-mail.

5. Nel pannello di destra, selezionare la casella di controllo per confermare i dettagli dell'importazione, quindi fare clic su Avvia importazione.
6. Nella sezione Intervallo di date di importazione, inserire l'intervallo di date di importazione. Questa opzione viene visualizzata solo se un Super Admin ha permesso agli utenti di scegliere il proprio intervallo.
   • Se si dispone di un thread di e-mail, verranno importate solo le e-mail che rientrano nell'intervallo di date specificato.
7. Selezionare i dati da importare:

• • Importa le e-mail per i contatti esistenti: i dati storici delle e-mail saranno importati solo per i contatti esistenti.
  • Importazione di e-mail e creazione di nuovi contatti: i dati storici delle e-mail saranno importati per i contatti nuovi ed esistenti. I nuovi contatti saranno creati nel vostro CRM.

Importazione di e-mail per i contatti esistenti

1. Nella pagina Importazione di e-mail, esaminare la tabella dei contatti. Per rimuovere un contatto dall'importazione, disattivare l'interruttore Includi nell'importazione.
2. Fare clic su Avanti.
3. Una volta completata l'importazione, fare clic su Visualizza le e-mail importate per esaminare i dati nel CRM.

Importare le e-mail e creare nuovi contatti

1. Nella pagina Imposta esclusioni , selezionare i dati da escludere dall'importazione:
• Email promozionali: fare clic sulla casella di controllo per escludere le email promozionali.
• Email transazionali: fare clic sulla casella di controllo per escludere le email transazionali.
2. Per escludere indirizzi e-mail o domini specifici, fare clic su Aggiungi e-mail o domini.
3. Nella finestra di dialogo, inserire gli indirizzi e-mail o i domini, quindi fare clic su Salva. Gli elementi aggiunti vengono automaticamente aggiunti all'elenco personale di log.
4. Fare clic su Avanti.
5. Nella pagina Crea nuovi contatti, selezionare le caselle di controllo accanto a ciascun contatto che si desidera creare, quindi fare clic su Avanti.
6. Nella pagina Importa e-mail, selezionare le caselle di controllo per ogni contatto che si desidera importare le e-mail storiche, quindi fare clic su Avanti.
7. Nella pagina Revisione, rivedere i dettagli dell'importazione e fare clic su Avanti.
8. Una volta completata l'importazione, fare clic su Visualizza contatti o Visualizza e-mail importate per rivedere i dati nel CRM.

Ricevere notifiche per le importazioni di e-mail storiche

Le notifiche via e-mail per le importazioni di e-mail storiche sono attivate per impostazione predefinita. Riceverete un'e-mail quando l'importazione è terminata o se richiede la vostra attenzione. Se non si ricevono queste notifiche, accertarsi di averle attivate. È inoltre possibile attivare le notifiche pop-up, del browser e del campanello.

Per personalizzare le impostazioni di notifica per le importazioni storiche via e-mail:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Notifiche.
3. Nella schedaEmail e Desktop, fare clic per espandere la sezione Email e-mail.
4. Nella sezione Importazioni storiche di e-mail, selezionare le caselle di controllo per ogni tipo di notifica che si desidera ricevere.
5. In fondo, fare clic su Salva.