BetaTuo vanhoja sähköpostitietoja

Kun olet liittänyt Gmail-postilaatikkosi HubSpot-palveluun, tuo olemassa olevat sähköpostit CRM-järjestelmään viestinnän ja prospektoinnin keskittämiseksi. Historiatietojen tuominen mahdollistaa aiempien keskustelujen liittämisen CRM-tietueisiin, mikä auttaa sinua hallinnoimaan asiakassuhteita koko asiayhteyden huomioon ottaen.

Määritä tuonnin aikana aikaväli ja valitse, haluatko tuoda vain olemassa olevien kontaktien sähköpostit vai luoda uusia kontaktitietueita sähköpostikeskustelujen osallistujille.

Tämä ominaisuus on käytettävissä vain Gmail-tileille, jotka on liitetty yksilöllisinä työpostiosoitteina.

Huomaa: jottavoit käyttää tätä ominaisuutta, pääkäyttäjän on liitettävä tilisi sähköpostihistorian tuontia koskevaan beta-ohjelmaan.

Sähköpostien tuonnin ja yhteystietojen luomisen säännöt

Kun tuot vanhoja sähköpostitietoja, sovelletaan seuraavia sääntöjä:

• Sähköposti tuodaan vain, jos viestissä on vähintään yksi yhteystieto, jonka olet valinnut tuontikohteeksi Lähettäjä-, Vastaanottaja-, CC- tai BCC-kentissä.
• Uusia yhteyshenkilöitä luodaan vain niille sähköpostiosoitteille, jotka valitset yhteyshenkilöiden luomista varten tuontiprosessin aikana.
• Sähköpostiviestit liitetään vain niihin uusiin tai olemassa oleviin yhteyshenkilöihin, jotka olet valinnut tuontia varten.
• Tuonnin jälkeen sähköpostit liitetään CRM-tietueisiin (esim. yrityksiin tai kauppoihin) tilisi automaattisten liittämisasetusten mukaisesti.

Seuraavat tiedot jätetään pois sähköpostien tuonnista ja yhteystietojen luomisesta:

• Sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset, jotka ovat henkilökohtaisella tai tiimin " ei koskaan kirjaa" -listalla.
• Oma liitetty sähköpostiosoitteesi.
• Tuontiaikavälillä olevat sähköpostit, jotka jo ovat CRM-järjestelmässäsi. Havaittuja kaksoiskappaleita ei sisällytetä lopulliseen tuontiyhteenvetoon.

Määritä historiallisten sähköpostien tuonti

Käyttöoikeudet edellytetään Tilin käyttöoikeudet ovat välttämättömiä historiallisten sähköpostien tuontiasetusten määrittämiseksi.

Ennen kuin käyttäjät voivat tuoda sähköpostitietojaan, ota historiallisten sähköpostiviestien tuontiasetus käyttöön ja määritä tuonnin aikaväli.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaanObjektit.
3. Napsauta Objekti- sivun yläosassa olevaa Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Toiminnot.
4. Valitse Sähköpostin loki ja seuranta -välilehden Historiallisten sähköpostien tuonti -osiosta Salli kaikkien käyttäjien tuoda historiallisia sähköpostitietoja -valintaruutu.
5. Valitse ”Tuontiaikaväli” -osiosta päivämääräväli.
6. Napsauta alareunassa Tallenna.

Tuo historialliset sähköpostitiedot

Kun sähköpostihistoriatietojen tuontiasetus on otettu käyttöön, tuo Gmail-tietosi olemassa oleville yhteystiedoille tai luo uusia yhteystietoja.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Sähköposti-välilehteä.
4. Vie hiiri liitetyn postilaatikon päälle, napsauta Toiminnot ja valitse Tuo historialliset sähköpostitiedot.

5. Valitse oikeanpuoleisessa paneelissa valintaruutu vahvistaaksesi tuontitiedot ja napsauta sitten Aloita tuonti.
6. Syötä Tuo päivämääräväli -kohtaan tuontipäivämääräväli. Tämä vaihtoehto näkyy vain, jos pääkäyttäjä on antanut käyttäjille luvan valita oman päivämäärävälin.
   • Jos sinulla on sähköpostiketju, vain määritetyn ajanjakson sisällä olevat sähköpostit tuodaan.
7. Valitse tuontitiedot:

• • Tuo sähköpostit olemassa oleville yhteyshenkilöille: aiemmat sähköpostitiedot tuodaan vain olemassa oleville yhteyshenkilöille.
  • Tuo sähköpostit ja luo uusia yhteystietoja: historialliset sähköpostitiedot tuodaan sekä uusille että olemassa oleville yhteystiedoille. Uudet yhteystiedot luodaan CRM-järjestelmääsi.

Tuo sähköpostit olemassa oleville yhteyshenkilöille

1. Tarkista yhteystietojen taulukko Tuo sähköpostit -sivulla. Jos haluat poistaa yhteystiedon tuonnista, kytke Sisällytä tuontiin -kytkin pois päältä.
2. Napsauta Seuraava.
3. Kun tuonti on valmis, napsauta ”Tarkastele tuotuja sähköposteja” tarkistaaksesi tiedot CRM-järjestelmässäsi.

Tuo sähköpostit ja luo uusia yhteystietoja

1. Valitse Poissulkemisten määrittäminen -sivulla tiedot, jotka haluat sulkea tuonnin ulkopuolelle:
• Mainossähköpostit: valitse valintaruutu, jos haluat jättää mainossähköpostit pois.
• Transaktioviestit: valitse valintaruutu, jos haluat sulkea transaktioviestit pois tuonnista.
2. Jos haluat sulkea pois tiettyjä sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia, napsauta Lisää sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia.
3. Kirjoita valintaikkunaan sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset ja napsauta sitten Tallenna. Lisätyt kohteet lisätään automaattisesti henkilökohtaiseen ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloosi.
4. Napsauta Seuraava.
5. Valitse Uusien yhteyshenkilöiden luominen -sivulla valintaruudut niiden yhteyshenkilöiden vieressä, jotka haluat luoda, ja napsauta sitten Seuraava.
6. Valitse Tuo sähköpostit -sivulla valintaruudut jokaisen kontaktin kohdalla, joiden aiemmat sähköpostit haluat tuoda, ja napsauta sitten Seuraava.
7. Tarkista -sivulla tarkista tuontitiedot ja napsauta Seuraava.
8. Kun tuonti on valmis, napsauta Näytä yhteystiedot tai Näytä tuodut sähköpostit tarkistaaksesi tiedot CRM-järjestelmässäsi.

Vastaanota ilmoituksia aiempien sähköpostien tuonnista

Sähköpostimuistutukset aiemmista sähköpostituonnista ovat oletusarvoisesti käytössä. Saat sähköpostiviestin, kun tuonti on valmis tai jos se vaatii huomiotasi. Jos et saa näitä ilmoituksia, varmista, että olet ottanut sähköpostimuistutukset käyttöön. Voit myös ottaa käyttöön ponnahdus-, selain- ja kellomuistutukset.

Voit mukauttaa ilmoitusasetuksiasi aiempien sähköpostituontien osalta seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Ilmoitukset.
3. Napsauta laajentaaksesi Sähköposti -osio.
4. Valitse ”Aiemmat sähköpostituonnit ” -osiosta valintaruudut niiden ilmoitustyyppien kohdalta , joita haluat vastaanottaa.
5. Napsauta alareunassa Tallenna.