BetaTuo historiallisia sähköpostitietoja

Kun olet yhdistänyt Gmailin postilaatikkosi HubSpotiin, tuo olemassa olevat sähköpostit CRM:ään ja keskitä viestintä ja prospektointi. Tuomalla historiatietoja voit yhdistää aiemmat keskustelut CRM-tietueisiin, mikä auttaa sinua hallitsemaan suhteita täydessä kontekstissa.

Määritä tuonnin aikana päivämääräväli ja valitse, haluatko tuoda vain olemassa olevien yhteystietojen sähköpostit vai luoda uudet yhteystietueet sähköpostin osallistujille. Tämä ominaisuus on käytettävissä vain Gmail-tileille.

Huomaa: tämän ominaisuuden käyttäminen edellyttää, että pääkäyttäjäsi voi valita tilisi Historiallisen sähköpostituonnin beta-toimintoon.

Ymmärrä sähköpostien tuontia ja yhteystietojen luomista koskevat säännöt

Kun tuot historiallisia sähköpostitietoja, sovelletaan seuraavia sääntöjä:

• Sähköposti tuodaan vain, jos viestissä on vähintään yksi yhteystieto, jonka olet valinnut tuotavaksi Lähettäjä-, Vastaanottaja-, CC- tai BCC-kentissä.
• Uusia yhteystietoja luodaan vain niille tietyille sähköpostiosoitteille, jotka valitsit yhteystietojen luomista varten tuontiprosessin aikana.
• Sähköpostit liitetään vain uusiin tai olemassa oleviin yhteystietoihin, jotka valitset tuotavaksi.
• Kun sähköpostit on tuotu, ne liitetään CRM-tietueisiin (esim. yrityksiin tai sopimuksiin) tilisi automaattisten yhdistämisasetusten perusteella.

Seuraavat tiedot jätetään sähköpostien tuonnin ja yhteystietojen luomisen ulkopuolelle:

• Sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset henkilökohtaisissa tai tiimin never log -luetteloissa.
• Oma yhdistetty postilaatikon sähköpostiosoitteesi.
• Tuontipäivämääräalueella olevat sähköpostit, jotka ovat jo olemassa CRM:ssäsi. Havaitut kaksoiskappaleet jätetään lopullisen tuonnin yhteenvedon ulkopuolelle.

Määritä historiallinen sähköpostituonti

Käyttöoikeudet edellytetään Tilin käyttöoikeudet vaaditaan historiallisten sähköpostituontiasetusten määrittämiseen.

Ennen kuin käyttäjät voivat tuoda sähköpostitietojaan, ota käyttöön historiallisen sähköpostituonnin asetus ja määritä tuonnin aikaväli.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Activities.
3. Valitse Historiallisen sähköpostin tuonti -osiossa Salli kaikkien käyttäjien tuoda historiallisia sähköpostitietoja -valintaruutu.
4. Valitse Tuo aikaväli -osiossa päivämääräalue.
5. Napsauta alareunassa Tallenna.

Historiallisten sähköpostitietojen tuominen

Kun historiallisen sähköpostin tuontiasetus on otettu käyttöön, tuo Gmail-tiedot olemassa olevien yhteystietojen osalta tai luo uusia yhteystietoja.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Sähköposti-välilehteä.
4. Vie hiiren kursori yhdistetyn postilaatikon päälle ja valitse Toiminnot ja valitse sitten Tuo historialliset sähköpostitiedot.

5. Vahvista tuontitiedot valitsemalla oikeassa paneelissa valintaruutu ja valitse sitten Aloita tuonti.
6. Kirjoita Tuo päivämääräväli -osioon tuontipäivämääräalue. Tämä vaihtoehto näkyy vain, jos pääkäyttäjä on sallinut käyttäjien valita oman alueensa.
   • Jos sinulla on sähköpostisäie, vain ne sähköpostit tuodaan, jotka kuuluvat määritettyyn päivämääräväliin.
7. Valitse tiedot, jotka haluat tuoda:

• • Tuo olemassa olevien yhteystietojen sähköpostit: historialliset sähköpostitiedot tuodaan vain olemassa olevien yhteystietojen osalta.
  • Tuo sähköpostit ja luo uusia yhteystietoja: historialliset sähköpostitiedot tuodaan uusille ja olemassa oleville yhteystiedoille. Uudet yhteystiedot luodaan CRM:ään.

Tuo olemassa olevien yhteystietojen sähköpostit

1. Tarkista yhteystietotaulukko Tuo sähköpostit -sivulla. Jos haluat poistaa yhteystiedon tuonnista, kytke Include in import -kytkin pois päältä.
2. Valitse Seuraava.
3. Kun tuonti on valmis, voit tarkastella tietoja CRM:ssä valitsemalla Näytä tuodut sähköpostit.

Sähköpostien tuonti ja uusien yhteystietojen luominen

1. Valitse Määritä poissulkemiset -sivulla tiedot, jotka jätetään tuonnin ulkopuolelle:
• Myynninedistämissähköpostit: Valitse valintaruutu, jos haluat jättää myynninedistämissähköpostit pois.
• Transaktiosähköpostit: valitse valintaruutu, jos haluat sulkea pois transaktiosähköpostit.
2. Jos haluat sulkea pois tietyt sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset, valitse Lisää sähköpostit tai verkkotunnukset.
3. Kirjoita valintaikkunaan sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset ja valitse sitten Tallenna. Lisätyt kohteet lisätään automaattisesti henkilökohtaiseen ei koskaan lokiluetteloosi.
4. Napsauta Seuraava.
5. Valitse Luo uusia yhteystietoja -sivulla valintaruudut kunkin luodun yhteystiedon vieressä ja napsauta sitten Seuraava.
6. Valitse Tuo sähköpostit -sivulla valintaruudut jokaisen yhteystiedon kohdalla, jonka historialliset sähköpostit haluat tuoda, ja napsauta sitten Seuraava.
7. Tarkista -sivulla tarkista tuontitiedot ja valitse Seuraava.
8. Kun tuonti on valmis, voit tarkastella tietoja CRM:ssä valitsemalla Näytä yhteystiedot tai Näytä tuodut sähköpostit.

Vastaanota ilmoituksia historiallisten sähköpostien tuonnista

Sähköposti-ilmoitukset historiallisista sähköpostituonnista ovat oletusarvoisesti päällä. Saat sähköpostiviestin, kun tuonti on valmis tai jos se tarvitsee huomiotasi. Jos et saa näitä ilmoituksia, varmista, että olet ottanut sähköposti-ilmoitukset käyttöön. Voit ottaa käyttöön myös ponnahdusikkuna-, selain- ja kelloilmoitukset.

Voit mukauttaa ilmoitusasetuksia historiallista sähköpostituontia varten:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ilmoitukset.
3. Laajenna Sähköposti ja työpöytä -välilehden Sähköposti-kohdassa napsauttamalla Sähköposti osio.
4. Valitse Historiallinen sähköpostituonti -osiossa valintaruudut kunkin haluamasi ilmoitustyypin kohdalla.
5. Napsauta alareunassa Tallenna.