BetaTuo vanhoja sähköpostitietoja

Kun olet liittänyt Gmail-postilaatikkosi HubSpotiin, tuo olemassa olevat sähköpostit CRM-järjestelmään viestinnän ja uusasiakashankinnan keskittämiseksi. Historiatietojen tuominen mahdollistaa aiempien keskustelujen liittämisen CRM-tietueisiin, mikä auttaa sinua hallinnoimaan asiakassuhteita koko asiayhteyden huomioon ottaen.

Määritä tuonnin aikana aikaväli ja valitse, haluatko tuoda vain olemassa olevien yhteyshenkilöiden sähköpostit vai luoda uusia yhteyshenkilötietueita sähköpostikeskustelujen osallistujille.

Tämä ominaisuus on käytettävissä vain Gmail-tileille, jotka on liitetty henkilökohtaisina työsähköpostitileinä.

Huomaa: jottavoit käyttää tätä ominaisuutta, pääkäyttäjän on liitettävä tilisi Historiallisten sähköpostien tuonti -beetaohjelmaan.

Tutustu sähköpostien tuontia ja yhteystietojen luomista koskeviin sääntöihin

Kun tuot vanhoja sähköpostitietoja, sovelletaan seuraavia sääntöjä:

• Sähköposti tuodaan vain, jos viestissä on vähintään yksi yhteyshenkilö, jonka olet valinnut tuontikohteeksi Lähettäjä-, Vastaanottaja-, CC- tai BCC-kentissä.
• Uusia yhteystietoja luodaan vain niille sähköpostiosoitteille, jotka valitset yhteystietojen luomiseen tuontiprosessin aikana.
• Sähköpostit liitetään vain niihin uusiin tai olemassa oleviin yhteyshenkilöihin, jotka olet valinnut tuontia varten.
• Tuonnin jälkeen sähköpostit liitetään CRM-tietueisiin (esim. yrityksiin tai kauppoihin) tilisi automaattisten liittämisasetusten mukaisesti.

Seuraavat tiedot jätetään pois sähköpostien tuonnista ja yhteystietojen luomisesta:

• Sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset, jotka ovat henkilökohtaisella tai tiimin ”ei koskaan kirjaa” -listalla.
• Oma liitetty sähköpostiosoitteesi.
• Tuontiaikavälillä olevat sähköpostit, jotka ovat jo olemassa CRM-järjestelmässäsi. Havaittuja kaksoiskappaleita ei sisällytetä lopulliseen tuontiyhteenvetoon.

Määritä historiallisten sähköpostien tuonti

Ennen kuin käyttäjät voivat tuoda sähköpostitietojaan, ota historiallisten sähköpostiviestien tuontiasetus käyttöön ja määritä tuonnin aikaväli.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohdassa Tietojen hallinta kohtaanObjektit.
3. Napsauta Objektit-sivun yläosassa Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse Toiminnot.
4. Valitse Sähköpostin kirjaaminen ja seuranta -välilehden Historiallisten sähköpostitietojen tuonti -osiosta Salli kaikkien käyttäjien tuoda historiallisia sähköpostitietoja -valintaruutu.
5. Valitse ”Tuontiaikaväli”-osiosta päivämääräväli.
6. Napsauta alareunassa Tallenna.

Tuo historialliset sähköpostitiedot

Kun sähköpostihistoriatietojen tuontiasetus on kytketty päälle, tuo Gmail-tietosi olemassa oleville yhteyshenkilöille tai luo uusia yhteyshenkilöitä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Sähköposti-välilehteä.
4. Vie hiiri liitetyn postilaatikon päälle ja napsauta Toiminnot, valitse sitten Tuo historialliset sähköpostitiedot.

5. Valitse oikeanpuoleisessa paneelissa valintaruutu vahvistaaksesi tuontitiedot ja napsauta sitten Aloita tuonti.
6. Syötä Tuontiajanjakso-osioon tuontiajanjakso. Tämä vaihtoehto näkyy vain, jos pääkäyttäjä on antanut käyttäjille luvan valita oman ajanjakson.
   • Jos sinulla on sähköpostiketju, vain määritetyn ajanjakson sisällä olevat sähköpostit tuodaan.
7. Valitse tuontitiedot:

• • Tuo sähköpostit olemassa oleville yhteyshenkilöille: vain olemassa olevien yhteyshenkilöiden aiemmat sähköpostitiedot tuodaan.
  • Tuo sähköpostit ja luo uusia yhteyshenkilöitä: historialliset sähköpostitiedot tuodaan sekä uusille että olemassa oleville yhteyshenkilöille. Uudet yhteyshenkilöt luodaan CRM-järjestelmääsi.

Tuo olemassa olevien yhteyshenkilöiden sähköpostit

1. Tarkista yhteystietojen taulukko Tuo sähköpostit -sivulla. Jos haluat poistaa yhteystiedon tuonnista, kytke Sisällytä tuontiin -kytkin pois päältä.
2. Napsauta Seuraava.
3. Kun tuonti on valmis, napsauta ”Tarkastele tuotuja sähköposteja” tarkistaaksesi tiedot CRM-järjestelmässäsi.

Tuo sähköpostit ja luo uusia yhteystietoja

1. Valitse Poissulkemisten määrittäminen -sivulla tiedot, jotka haluat sulkea tuonnin ulkopuolelle:
• Mainossähköpostit: valitse valintaruutu, jos haluat sulkea mainossähköpostit tuonnin ulkopuolelle.
• Transaktioviestit: valitse valintaruutu, jos haluat sulkea transaktioviestit pois.
2. Jos haluat sulkea pois tiettyjä sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia, napsauta Lisää sähköpostiosoitteita tai verkkotunnuksia.
3. Kirjoita valintaikkunaan sähköpostiosoitteet tai verkkotunnukset ja napsauta sitten Tallenna. Lisätyt kohteet lisätään automaattisesti henkilökohtaiseen ”Älä koskaan kirjaa” -luetteloosi.
4. Napsauta Seuraava.
5. Valitse Uusien yhteystietojen luominen -sivulla valintaruudut niiden yhteystietojen vieressä, jotka haluat luoda, ja napsauta sitten Seuraava.
6. Valitse Tuo sähköpostit -sivulla valintaruudut jokaisen yhteyshenkilön kohdalla, jonka aiemmat sähköpostit haluat tuoda, ja napsauta sitten Seuraava.
7. Tarkista -sivulla tarkista tuontitiedot ja napsauta Seuraava.
8. Kun tuonti on valmis, napsauta Näytä yhteystiedot tai Näytä tuodut sähköpostit tarkistaaksesi tiedot CRM-järjestelmässäsi.

Vastaanota ilmoituksia aiempien sähköpostiviestien tuonnista

Sähköpostimuistutukset aiemmista sähköpostituonnista ovat oletusarvoisesti käytössä. Saat sähköpostiviestin, kun tuonti on valmis tai jos se vaatii huomiotasi. Jos et saa näitä ilmoituksia, varmista, että olet ottanut sähköpostimuistutukset käyttöön. Voit myös ottaa käyttöön ponnahdus-, selain- ja kellomuistutukset.

Voit mukauttaa ilmoitusasetuksiasi aiempien sähköpostituontien osalta seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Ilmoitukset.
3. NapsautaSähköposti ja työpöytä -välilehdessä Sähköposti -osio.
4. Valitse ”Aiemmat sähköpostituonnit ” -osiossa ne valintaruudut, jotka vastaavat ilmoitustyyppejä, joita haluat vastaanottaa.
5. Napsauta alareunassa Tallenna.