I betaImporter historiske e-postdata

Når du har koblet Gmail-innboksen din til HubSpot, kan du importere eksisterende e-poster til CRM-systemet for å sentralisere kommunikasjonen og kundeoppfølgingen. Ved å importere historiske data kan du knytte tidligere samtaler til CRM-oppføringer, noe som gjør det enklere å håndtere kundeforholdene med full kontekst.

Under importen angir du et datointervall og velger enten å importere e-poster kun for eksisterende kontakter eller å opprette nye kontaktposter for mottakerne av e-postene.

Denne funksjonen er kun tilgjengelig for Gmail-kontoer som er koblet til som individuelle arbeids-e-postadresser.

Merk: For å få tilgang til denne funksjonen må superadministratoren din melde kontoen din på betaversjonen av «Import av historiske e-poster ».

Regler for e-postimport og oppretting av kontakter

Når du importerer historiske e-postdata, gjelder følgende regler:

• En e-post importeres kun hvis meldingen inneholder minst én kontakt du har valgt for import i feltene «Fra», «Til», «CC» eller «BCC ».
• Nye kontakter opprettes kun for de spesifikke e-postadressene du velger for kontaktoppretting under importprosessen.
• E-poster knyttes kun til de nye eller eksisterende kontaktene du velger å importere.
• Når e-postene er importert, knyttes de til CRM-poster (f.eks. selskaper eller avtaler) basert på kontoens innstillinger for automatisk tilknytning.

Følgende data er ekskludert fra e-postimporten og opprettelsen av kontakter:

• E-postadresser eller domener på listen over «aldri logg» for deg personlig eller for teamet ditt.
• Din egen tilknyttede e-postadresse i innboksen.
• E-poster innenfor importperioden som allerede finnes i CRM-systemet ditt. Oppdagede duplikater blir ekskludert fra den endelige importoversikten.

Konfigurer import av historiske e-poster

Tillatelser påkrevd Du må ha tilgangstillat elser på kontonivå for å konfigurere innstillingene for import av historiske e-poster.

Før brukerne kan importere e-postdataene sine, må du aktivere innstillingen for import av historiske e-poster og konfigurere importperioden.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. I menyen i venstre sidefelt, under Datahåndtering, navigerer du tilObjekter.
3. Øverst på siden «Objekter » klikker du på rullegardinmenyen «Velg et objekt » og velger «Aktiviteter».
4. På fanen E-postlogg og sporing, idelen Import av historiske e-poster , merker du av i boksen Tillat alle brukere å importere historiske e-postdata.
5. I delen «Importtidsramme» velger du et datointervall.
6. Klikk på «Lagre»nederst på siden .

Importer historiske e-postdata

Når innstillingen for import av historiske e-postdata er aktivert, kan du importere Gmail-dataene dine for eksisterende kontakter eller opprette nye kontakter.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Generelti menyen i venstre sidefelt .
3. Klikk på fanenE-post .
4. Hold musepekeren over den tilkoblede innboksen din, klikk på «Handlinger» og velg «Importer historiske e-postdata».

5. I panelet til høyre merker du av i avmerkingsboksen for å bekrefte importdetaljene, og klikker deretter på «Start import».
6. I delen «Importdatointervall » angir du datointervallet for importen. Dette alternativet vises bare hvis en superadministrator har gitt brukerne tillatelse til å velge sitt eget intervall.
   • Hvis du har en e-posttråd, vil kun e-postene som faller innenfor det angitte datointervallet bli importert.
7. Velg dataene du vil importere:

• • Importer e-poster for eksisterende kontakter: historiske e-postdata vil kun importeres for eksisterende kontakter.
  • Importer e-poster og opprett nye kontakter: historiske e-postdata vil bli importert for både nye og eksisterende kontakter. Nye kontakter vil bli opprettet i CRM-systemet ditt.

Importer e-poster for eksisterende kontakter

1. På siden «Importer e-poster » kan du gå gjennom tabellen med kontakter. For å fjerne en kontakt fra importen, slå av bryteren «Inkluder i import ».
2. Klikk på «Neste».
3. Når importen er fullført, klikker du på «Vis importerte e-poster» for å se gjennom dataene i CRM-systemet ditt.

Importer e-poster og opprett nye kontakter

1. På siden «Angi unntak » velger du dataene som skal ekskluderes fra importen:
• Markedsførings-e-poster: Klikk i avmerkingsboksen for å ekskludere markedsførings-e-poster.
• Transaksjons-e-poster: Merk av i boksen for å ekskludere transaksjons-e-poster.
2. For å ekskludere bestemte e-postadresser eller domener, klikk på «Legg til e-postadresser eller domener».
3. Skriv inn e-postadresser eller domener i dialogboksen, og klikk deretter på «Lagre». Elementene som legges til, blir automatisk lagt til i din personlige «aldri logg»-liste.
4. Klikk på «Neste».
5. På siden Opprett nye kontakter merker du av i avmerkingsboksene ved siden av hver kontakt du vil opprette, og klikker deretter på Neste.
6. På siden «Importer e-post » merker du av i avmerkingsboksene for hver kontakt du vil importere historiske e-poster for, og klikker deretter på «Neste».
7. På siden Gjennomgang kan du se gjennom importdetaljene og klikke på Neste.
8. Når importen er fullført, klikker du på «Vis kontakter » eller «Vis importerte e-poster» for å se gjennom dataene i CRM-systemet ditt.

Motta varsler om import av tidligere e-poster

E-postvarsler for tidligere e-postimporter er slått på som standard. Du vil motta en e-post når importen er fullført eller hvis den krever din oppmerksomhet. Hvis du ikke mottar disse varslene, må du kontrollere at du har slått på e-postvarsler. Du kan også slå på popup-varsler, nettleservarsler og klokkevarsler.

Slik tilpasser du varslingsinnstillingene for tidligere e-postimporter:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til «Varsler» i menyen i venstre sidefelt .
3. Klikk for å utvide delen «E-post» .
4. I delen Historiske e-postimporter merker du av i boksene for hver varslingstype du ønsker å motta.
5. Klikk på Lagrenederst på siden .