I betaImporter historiske e-postdata

Når du har koblet Gmail-innboksen din til HubSpot, kan du importere eksisterende e-poster til CRM-systemet for å sentralisere kommunikasjon og prospektering. Ved å importere historiske data kan du knytte tidligere samtaler til CRM-poster, noe som hjelper deg med å håndtere relasjoner med full kontekst.

Under importen kan du angi et datointervall og velge å enten importere e-poster kun for eksisterende kontakter eller opprette nye kontaktoppføringer for e-postdeltakere. Denne funksjonen er kun tilgjengelig for Gmail-kontoer.

Merk: For å få tilgang til denne funksjonen kan superadministratoren din velge kontoen din i betaversjonen av Historisk e-postimport.

Forstå reglene for import av e-post og oppretting av kontakter

Når du importerer historiske e-postdata, gjelder følgende regler:

• En e-postmelding importeres bare hvis den inneholder minst én kontakt du har valgt for import i feltene Fra, Til, CC eller BCC.
• Nye kontakter opprettes bare for de spesifikke e-postadressene du velger for kontaktoppretting under importprosessen.
• E-poster knyttes kun til de nye eller eksisterende kontaktene du velger for import.
• Når de er importert, knyttes e-postmeldinger til CRM-poster (f.eks. selskaper eller avtaler) basert på kontoens automatiske tilknytningsinnstillinger.

Følgende data er ekskludert fra e-postimporten og kontaktopprettelsen:

• E-postadresser eller domener på dine personlige eller teamets aldri-logg-lister.
• Din egen tilkoblede innboks-e-postadresse.
• E-poster innenfor importdatointervallet som allerede finnes i CRM-systemet. Duplikater som oppdages, ekskluderes fra den endelige importoversikten.

Konfigurer historisk import av e-post

Tillatelser påkrevd Kontotilgangstillatelser kreves for å konfigurere innstillinger for import av historisk e-post.

Før brukere kan importere e-postdataene sine, må du slå på innstillingen for import av historisk e-post og konfigurere tidsrammen for import.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Naviger til Objekter > Aktiviteteri menyen på venstre sidefelt.
3. Idelen Historisk e-postimport merker du av for Tillat alle brukere å importere historiske e-postdata.
4. I delen Importer tidsramme velger du et datointervall.
5. Nederst klikker du på Lagre.

Importer historiske e-postdata

Når innstillingen for import av historisk e-post er slått på, kan du importere Gmail-data for eksisterende kontakter eller opprette nye kontakter.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Generelti menyen på venstre sidefelt .
3. Klikk på E-post-fanen.
4. Hold musepekeren over den tilkoblede innboksen, klikk på Handlinger, og velg deretter Importer historiske e-postdata.

5. I høyre panel merker du av i avmerkingsboksen for å bekrefte importdetaljene, og klikker deretter på Start import.
6. I delen Importer datointervall angir du datointervallet for importen. Dette alternativet vises bare hvis en superadministrator har tillatt brukere å velge sitt eget område.
   • Hvis du har en e-posttråd, importeres bare e-postene som faller innenfor det angitte datointervallet.
7. Velg dataene du vil importere:

• • Importer e-post for eksisterende kontakter: Historiske e-postdata importeres kun for eksisterende kontakter.
  • Importer e-post og opprett nye kontakter: Historiske e-postdata importeres for nye og eksisterende kontakter. Nye kontakter vil bli opprettet i CRM-systemet.

Importer e-post for eksisterende kontakter

1. På siden Importer e-post går du gjennom tabellen med kontakter. Hvis du vil fjerne en kontakt fra importen, slår du av bryteren Inkluder i import.
2. Klikk på Neste.
3. Når importen er fullført, klikker du på Vis importerte e-postmeldinger for å se gjennom dataene i CRM-systemet.

Importer e-post og opprett nye kontakter

1. På siden Angi ekskluderinger velger du hvilke data som skal ekskluderes fra importen:
• Salgsfremmende e-poster: Klikk i avmerkingsboksen for å ekskludere salgsfremmende e-poster.
• Transaksjons-e-post: Klikk i avmerkingsboksen for å ekskludere transaksjons-e-post.
2. Klikk på Legg til e-postadresser eller domener for å ekskludere bestemte e-postadresser eller domener.
3. Skriv inn e-postadresser eller domener i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre. Elementer som legges til, blir automatisk lagt til i din personlige liste over aldri-logg.
4. Klikk på Neste.
5. På siden Opprett nye kontakter merker du av i avmerkingsboksene ved siden av hver kontakt du vil opprette, og klikker deretter på Neste.
6. På siden Importer e-post markerer du avmerkingsboksene for hver kontakt du vil importere historiske e-postmeldinger for, og klikker deretter på Neste.
7. Gå gjennom importdetaljene på siden Gjennomgang, og klikk på Neste.
8. Når importen er fullført, klikker du på Vis kontakter eller Vis importerte e-postmeldinger for å se gjennom dataene i CRM-systemet.

Motta varsler om import av historisk e-post

E-postvarsler for historisk e-postimport er slått på som standard. Du mottar en e-post når importen er ferdig eller hvis den trenger din oppmerksomhet. Hvis du ikke mottar disse varslene, må du forsikre deg om at du har slått på e-postvarsler. Du kan også slå på popup-, nettleser- og klokkevarsler.

Slik tilpasser du varslingsinnstillingene for historisk e-postimport:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. Gå til Varsleri menyen i venstre sidefelt.
3. I kategorienE-post og skrivebord klikker du på for å utvide delen E-post delen.
4. I delen Historisk import av e-postmerker du av i avmerkingsboksene for hver varslingstype du ønsker å motta.
5. Klikk på Lagrenederst .