BètaHistorische e-mailgegevens importeren

Nadat je je Gmail inbox hebt gekoppeld aan HubSpot, kun je bestaande e-mails importeren in de CRM om communicatie en prospectie te centraliseren. Door historische gegevens te importeren kun je gesprekken uit het verleden koppelen aan CRM-records, zodat je relaties met volledige context kunt beheren.

Geef tijdens het importeren een datumbereik op en kies of je alleen e-mails voor bestaande contactpersonen wilt importeren of nieuwe contactrecords wilt maken voor deelnemers aan e-mails. Deze functie is alleen beschikbaar voor Gmail-accounts.

Let op: om toegang te krijgen tot deze functie, kan uw Super Admin uw account aanmelden voor de beta Historische e-mailimport.

Regels voor het importeren van e-mails en het maken van contactpersonen begrijpen

Als je historische e-mailgegevens importeert, zijn de volgende regels van toepassing:

• Een e-mail wordt alleen geïmporteerd als het bericht ten minste één contactpersoon bevat die u hebt geselecteerd voor import in de velden Van, Aan, CC of BCC.
• Nieuwe contactpersonen worden alleen gemaakt voor de specifieke e-mailadressen die u selecteert voor het maken van contactpersonen tijdens het importproces.
• E-mails worden alleen gekoppeld aan de nieuwe of bestaande contactpersonen die u selecteert om te importeren.
• Na het importeren worden e-mails gekoppeld aan CRM-records (bijvoorbeeld bedrijven of deals) op basis van de automatische koppelingsinstellingen van uw account.

De volgende gegevens worden uitgesloten van het importeren van e-mails en het maken van contactpersonen:

• E-mailadressen of domeinen op uw persoonlijke of team-nooit-loglijsten.
• Je eigen verbonden inbox e-mailadres.
• E-mails binnen het importdatumbereik die al bestaan in je CRM. Gedetecteerde duplicaten worden uitgesloten van het uiteindelijke importoverzicht.

Historische e-mailimporten instellen

Machtigingen vereist Accounttoegangsrechten zijn vereist om historische e-mailimportinstellingen te configureren.

Voordat gebruikers hun e-mailgegevens kunnen importeren, schakelt u de instelling voor het importeren van historische e-mail in en configureert u het tijdsbestek voor het importeren.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
3. Schakel in desectie Historische e-mail importeren het selectievakje Alle gebruikers toestaan historische e-mailgegevens te importeren in.
4. Selecteer een datumbereikin de sectie Tijdsbestek importeren .
5. Klik onderaan op Opslaan.

Historische e-mailgegevens importeren

Nadat de instelling voor het importeren van historische e-mail is ingeschakeld, kunt u uw Gmail-gegevens importeren voor bestaande contactpersonen of nieuwe contactpersonen maken.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
3. Klik op het tabbladE-mail .
4. Beweeg de muis over uw verbonden inbox en klik op Acties. Selecteer vervolgens Historische e-mailgegevens importeren.

5. Schakel in het rechterpaneel het selectievakje in om de importgegevens te bevestigen en klik vervolgens op Import starten.
6. Voer in het gedeelte Importeren datumbereik het bereik van de importdatum in . Deze optie wordt alleen weergegeven als een Superbeheerder gebruikers heeft toegestaan hun eigen bereik te kiezen.
   • Als u een e-mailthread hebt, worden alleen de e-mails geïmporteerd die binnen het opgegeven datumbereik vallen.
7. Selecteer de gegevens die u wilt importeren:

• • E-mails voor bestaande contactpersonen importeren: historische e-mailgegevens worden alleen geïmporteerd voor bestaande contactpersonen.
  • E-mails importeren & nieuwe contactpersonen maken: historische e-mailgegevens worden geïmporteerd voor nieuwe en bestaande contactpersonen. Nieuwe contactpersonen worden aangemaakt in je CRM.

E-mails importeren voor bestaande contactpersonen

1. Bekijk de tabel met contactpersonen op de pagina E-mails importeren. Als u een contactpersoon uit de import wilt verwijderen, schakelt u de schakelaar Include in import uit.
2. Klik op Volgende.
3. Zodra de import is voltooid, klikt u op Geïmporteerde e-mails weergeven om de gegevens in uw CRM te bekijken.

E-mails importeren & nieuwe contactpersonen maken

1. Selecteer op de pagina Uitsluitingen instellen de gegevens die u wilt uitsluiten van de import:
• Promotionele e-mails: klik op het selectievakje om promotionele e-mails uit te sluiten.
• Transactie-e-mails: klik op het selectievakje om transactie-e-mails uit te sluiten.
2. Om specifieke e-mailadressen of domeinen uit te sluiten, klikt u op E-mails of domeinen toevoegen.
3. Voer in het dialoogvenster e-mailadressen of domeinen in en klik vervolgens op Opslaan. Toegevoegde items worden automatisch toegevoegd aan uw persoonlijke nooit loggen lijst.
4. Klik op Volgende.
5. Op de pagina Nieuwe contactpersonen maken selecteert u de selectievakjes naast elke contactpersoon die u wilt maken en klikt u vervolgens op Volgende.
6. Schakel op de pagina E-mails importeren de selectievakjes in voor elke contactpersoon waarvoor u historische e-mails wilt importeren en klik op Volgende.
7. Op de pagina Controleren controle ert u de importgegevens en klikt u op Volgende.
8. Zodra de import is voltooid, klikt u op Contactpersonen weergeven of Geïmporteerde e-mails weergeven om de gegevens in uw CRM te bekijken.

Meldingen ontvangen voor het importeren van historische e-mails

E-mailmeldingen voor historische e-mailimporten zijn standaard ingeschakeld. Je ontvangt een e-mail zodra je import is voltooid of als het je aandacht nodig heeft. Als je deze meldingen niet ontvangt, controleer dan of je e-mailmeldingen hebt ingeschakeld. Je kunt ook pop-up-, browser- en belmeldingen inschakelen.

Om uw meldingsinstellingen voor historische e-mailimporten aan te passen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
3. Klikop het tabbladE-mail & bureaublad om de sectie E-mail uit te breiden.
4. Schakel in het gedeelte Historische e-mailimport de selectievakjes in voor elk type melding dat u wilt ontvangen.
5. Klik onderaan op Opslaan.