BètaHistorische e-mailgegevens importeren

Nadat je je Gmail-inbox aan HubSpot hebt gekoppeld, kun je bestaande e-mails in het CRM importeren om je communicatie en prospectie te centraliseren. Door historische gegevens te importeren, kun je eerdere gesprekken koppelen aan CRM-records, waardoor je relaties met volledige context kunt beheren.

Geef tijdens het importeren een datumbereik op en kies of je alleen e-mails voor bestaande contacten wilt importeren of nieuwe contactrecords wilt aanmaken voor de ontvangers van de e-mails.

Deze functie is alleen beschikbaar voor Gmail-accounts die zijn gekoppeld als individuele zakelijke e-mailadressen.

Let op: om toegang te krijgen tot deze functie, moet uw superbeheerder uw account aanmelden voor de bètaversie van het importeren van e-mailgeschiedenis.

Regels voor het importeren van e-mails en het aanmaken van contactpersonen

Wanneer u historische e-mailgegevens importeert, gelden de volgende regels:

• Een e-mail wordt alleen geïmporteerd als het bericht ten minste één contactpersoon bevat die u tijdens het importproces hebt geselecteerd in de velden Van, Aan, CC of BCC.
• Er worden alleen nieuwe contactpersonen aangemaakt voor de specifieke e-mailadressen die u tijdens het importproces selecteert voor het aanmaken van contactpersonen.
• E-mails worden alleen gekoppeld aan de nieuwe of bestaande contactpersonen die u voor het importeren selecteert.
• Na het importeren worden e-mails gekoppeld aan CRM-records (bijv. bedrijven of deals) op basis van de instellingen voor automatische koppeling van uw account.

De volgende gegevens worden uitgesloten van de e-mailimport en het aanmaken van contacten:

• E-mailadressen of domeinen op uw persoonlijke of team -'nooit loggen'-lijsten.
• Uw eigen gekoppelde e-mailadres in de inbox.
• E-mails binnen de importperiode die al in uw CRM voorkomen. Gedetecteerde dubbele records worden uitgesloten van uw definitieve importoverzicht.

Historische e-mailimporten instellen

Machtigingen vereist Er zijn toegangsrechten voor het account vereist om de instellingen voor het importeren van historische e-mails te configureren.

Voordat gebruikers hun e-mailgegevens kunnen importeren, moet u de instelling voor het importeren van historische e-mails inschakelen en de importperiode configureren.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu in de linkerzijbalk, onder Gegevensbeheer, naarObjecten.
3. Klik bovenaan de pagina ‘Objecten ’ op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer een object ’ en selecteer ‘Activiteiten’.
4. Selecteer op het tabblad 'E-mail loggen en volgen ', in hetgedeelte 'Import van historische e-mailgegevens ', het selectievakje 'Alle gebruikers toestaan historische e-mailgegevens te importeren '.
5. Selecteer in het gedeelte 'Importperiode' een datumbereik.
6. Klik onderaan op ‘Opslaan’.

Historische e-mailgegevens importeren

Nadat de instelling voor het importeren van historische e-mailgegevens is ingeschakeld, kunt u uw Gmail-gegevens importeren voor bestaande contactpersonen of nieuwe contactpersonen aanmaken.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Algemeen'.
3. Klik op het tabblad'E-mail '.
4. Beweeg de muisaanwijzer over uw gekoppelde inbox, klik op 'Acties' en selecteer 'Historische e-mailgegevens importeren'.

5. Vink in het rechterpaneel het selectievakje aan om de importgegevens te bevestigen en klik vervolgens op 'Start import'.
6. Voer in het gedeelte ' Importdatumbereik ' het importdatumbereik in . Deze optie wordt alleen weergegeven als een superbeheerder gebruikers heeft toegestaan hun eigen bereik te kiezen.
   • Als u een e-mailthread hebt, worden alleen de e-mails geïmporteerd die binnen de door u opgegeven periode vallen.
7. Selecteer de gegevens die u wilt importeren:

• • E-mails voor bestaande contactpersonen importeren: alleen historische e-mailgegevens van bestaande contactpersonen worden geïmporteerd.
  • E-mails importeren en nieuwe contactpersonen aanmaken: historische e-mailgegevens worden geïmporteerd voor zowel nieuwe als bestaande contactpersonen. Er worden nieuwe contactpersonen aangemaakt in uw CRM.

E-mails importeren voor bestaande contactpersonen

1. Controleer op de pagina 'E-mails importeren' de tabel met contactpersonen. Om een contactpersoon uit de import te verwijderen, zet u de schakelaar 'Opnemen in import' uit.
2. Klik op ‘Volgende’.
3. Zodra het importeren is voltooid, klikt u op 'Geïmporteerde e-mails bekijken' om de gegevens in uw CRM te bekijken.

E-mails importeren en nieuwe contactpersonen aanmaken

1. Selecteer op de pagina ‘Uitsluitingen instellen ’ de gegevens die u wilt uitsluiten van de import:
• Promotionele e-mails: vink het selectievakje aan om promotionele e-mails uit te sluiten.
• Transactionele e-mails: vink het selectievakje aan om transactionele e-mails uit te sluiten.
2. Om specifieke e-mailadressen of domeinen uit te sluiten, klikt u op 'E-mails of domeinen toevoegen'.
3. Voer in het dialoogvenster e-mailadressen of domeinen in en klik vervolgens op 'Opslaan'. Toegevoegde items worden automatisch toegevoegd aan uw persoonlijke 'nooit loggen'-lijst.
4. Klik op 'Volgende'.
5. Selecteer op de pagina 'Nieuwe contactpersonen aanmaken ' de selectievakjes naast elke contactpersoon die u wilt aanmaken en klik vervolgens op 'Volgende'.
6. Selecteer op de pagina 'E-mails importeren ' de selectievakjes voor elk contact waarvoor u e-mails uit het verleden wilt importeren en klik vervolgens op 'Volgende'.
7. Controleer op de pagina 'Controle ' de importgegevens en klik op 'Volgende'.
8. Zodra het importeren is voltooid, klikt u op 'Contacten bekijken' of 'Geïmporteerde e-mails bekijken' om de gegevens in uw CRM te bekijken.

Meldingen ontvangen voor het importeren van e-mailgeschiedenis

E-mailmeldingen voor eerdere e-mailimporten zijn standaard ingeschakeld. Je ontvangt een e-mail zodra de import is voltooid of als er iets is waar je aandacht aan moet besteden. Als je deze meldingen niet ontvangt, controleer dan of je e-mailmeldingen hebt ingeschakeld. Je kunt ook pop-up-, browser- en belmeldingen inschakelen.

Om je meldingsinstellingen voor eerdere e-mailimporten aan te passen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
3. Klik om het gedeelte ‘E-mail’ uit te vouwen.
4. Vink in het gedeelte 'Eerdere e-mailimporten ' de selectievakjes aan voor elk type melding dat je wilt ontvangen.
5. Klik onderaan op 'Opslaan'.