Wersja betaImportuj historyczne dane z poczty elektronicznej

Po połączeniu skrzynki odbiorczej Gmaila z HubSpotem zaimportuj istniejące wiadomości e-mail do systemu CRM, aby scentralizować komunikację i działania związane z pozyskiwaniem potencjalnych klientów. Import danych historycznych pozwala powiązać wcześniejsze rozmowy z rekordami w systemie CRM, co ułatwia zarządzanie relacjami w pełnym kontekście.

Podczas importu określ zakres dat i wybierz, czy chcesz zaimportować wiadomości e-mail wyłącznie dla istniejących kontaktów, czy też utworzyć nowe rekordy kontaktów dla osób, z którymi prowadzono korespondencję.

Ta funkcja jest dostępna wyłącznie dla kont Gmail połączonych jako indywidualne adresy służbowe.

Uwaga: aby uzyskać dostęp do tej funkcji, superadministrator musi włączyć Twoje konto do programu beta importu historycznych wiadomości e-mail.

Zapoznaj się z zasadami importowania wiadomości e-mail i tworzenia kontaktów

Podczas importowania historycznych danych e-mail obowiązują następujące zasady:

• Wiadomość e-mail zostanie zaimportowana tylko wtedy, gdy zawiera co najmniej jeden kontakt wybrany do importu w polach „Od”, „Do”, „DW” lub „UDW ”.
• Nowe kontakty są tworzone wyłącznie dla konkretnych adresów e-mail wybranych do utworzenia kontaktów podczas procesu importu.
• Wiadomości e-mail są powiązane wyłącznie z nowymi lub istniejącymi kontaktami wybranymi do importu.
• Po zaimportowaniu wiadomości e-mail są powiązane z rekordami CRM (np. firmami lub transakcjami) na podstawie ustawień automatycznego powiązania w Twoim koncie.

Następujące dane są wykluczone z importu wiadomości e-mail i tworzenia kontaktów:

• Adresy e-mail lub domeny znajdujące się na listach „nigdy nie loguj” użytkownika osobistej lub zespołowej.
• Twój własny adres e-mail w połączonej skrzynce odbiorczej.
• Adresy e-mail z zakresu dat importu, które już istnieją w systemie CRM. Wykryte duplikaty są wykluczane z ostatecznego podsumowania importu.

Konfiguracja importu historycznych wiadomości e-mail

Zanim użytkownicy będą mogli zaimportować swoje dane e-mailowe, należy włączyć opcję importu archiwalnych wiadomości e-mail i skonfigurować zakres czasowy importu.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź dosekcji Obiekty.
3. W górnej części strony „Obiekty ” kliknij menu rozwijane „Wybierz obiekt ” i wybierz opcję „Działania”.
4. W zakładce „Rejestr i śledzenie wiadomości e-mail ”, wsekcji „Import historycznych wiadomości e-mail ”, zaznacz pole wyboru „Zezwól wszystkim użytkownikom na importowanie danych historycznych wiadomości e-mail ”.
5. W sekcji „Okres importu ” wybierz zakres dat.
6. Na dole kliknij „Zapisz”.

Importuj historyczne dane e-mailowe

Po włączeniu opcji importu historycznych danych e-mailowych zaimportuj dane z Gmaila dla istniejących kontaktów lub utwórz nowe kontakty.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcjiOgólne.
3. Kliknij kartę„E-mail ”.
4. Najedź kursorem na połączoną skrzynkę odbiorczą, kliknij opcję „Działania”, a następnie wybierz opcję „Importuj historyczne dane e-mail”.

5. W prawym panelu zaznacz pole wyboru, aby potwierdzić szczegóły importu, a następnie kliknij „Rozpocznij import”.
6. W sekcji „Zakres dat importu ” wprowadź zakres dat importu. Ta opcja jest widoczna tylko wtedy, gdy superadministrator zezwolił użytkownikom na wybór własnego zakresu.
   • Jeśli masz wątek e-mailowy, zaimportowane zostaną tylko te wiadomości, które mieszczą się w określonym przedziale dat.
7. Wybierz dane, które chcesz zaimportować:

• • Importuj wiadomości e-mail dla istniejących kontaktów: dane historyczne wiadomości e-mail zostaną zaimportowane wyłącznie dla istniejących kontaktów.
  • Importuj wiadomości e-mail i utwórz nowe kontakty: dane historyczne dotyczące wiadomości e-mail zostaną zaimportowane zarówno dla nowych, jak i istniejących kontaktów. Nowe kontakty zostaną utworzone w systemie CRM.

Importuj wiadomości e-mail dla istniejących kontaktów

1. Na stronie „Importuj wiadomości e-mail ” przejrzyj tabelę kontaktów. Aby usunąć kontakt z importu, wyłącz przełącznik „Uwzględnij w imporcie ”.
2. Kliknij „Dalej”.
3. Po zakończeniu importu kliknij opcję „Wyświetl zaimportowane wiadomości e-mail ”, aby przejrzeć dane w systemie CRM.

Importuj wiadomości e-mail i utwórz nowe kontakty

1. Na stronie „Ustaw wykluczenia ” wybierz dane, które chcesz wykluczyć z importu:
• E-maile promocyjne: zaznacz pole wyboru, aby wykluczyć e-maile promocyjne.
• E-maile transakcyjne: zaznacz pole wyboru, aby wykluczyć e-maile transakcyjne.
2. Aby wykluczyć konkretne adresy e-mail lub domeny, kliknij opcję „Dodaj adresy e-mail lub domeny”.
3. W oknie dialogowym wprowadź adresy e-mail lub domeny, a następnie kliknij „Zapisz”. Dodane pozycje zostaną automatycznie dodane do Twojej osobistej listy adresów, których nie chcesz rejestrować.
4. Kliknij „Dalej”.
5. Na stronie Utwórz nowe kontakty zaznacz pola wyboru obok każdego kontaktu, który chcesz utworzyć, a następnie kliknij Dalej.
6. Na stronie „Importuj e-maile ” zaznacz pola wyboru obok każdego kontaktu, dla którego chcesz zaimportować historyczne wiadomości e-mail, a następnie kliknij „Dalej”.
7. Na stronie „Przegląd ” sprawdź szczegóły importu i kliknij „Dalej”.
8. Po zakończeniu importu kliknij opcję „Wyświetl kontakty ” lub „Wyświetl zaimportowane wiadomości e-mail ”, aby przejrzeć dane w systemie CRM.

Otrzymuj powiadomienia o importach archiwalnych wiadomości e-mail

Powiadomienia e-mailowe dotyczące wcześniejszych importów wiadomości e-mail są domyślnie włączone. Otrzymasz wiadomość e-mail po zakończeniu importu lub jeśli wymaga on Twojej uwagi. Jeśli nie otrzymujesz tych powiadomień, upewnij się, że włączyłeś powiadomienia e-mailowe. Możesz również włączyć powiadomienia wyskakujące, powiadomienia w przeglądarce oraz powiadomienia z dzwonkiem.

Aby dostosować ustawienia powiadomień dotyczących historycznych importów wiadomości e-mail:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiPowiadomienia.
3. W zakładce „E-mail i pulpit ” kliknij, aby rozwinąć sekcję „E-mail” .
4. W sekcji „ Historia importów e-maili ” zaznacz pola wyboru obok każdego typu powiadomień, które chcesz otrzymywać.
5. Na dole kliknij „Zapisz”.