BetaImportieren Sie historische E-Mail-Daten

Nachdem Sie Ihr Gmail-Postfach mit HubSpot verknüpft haben, importieren Sie vorhandene E-Mails in das CRM, um Kommunikation und Akquise zu zentralisieren. Durch den Import von historischen Daten können Sie vergangene Konversationen mit CRM-Datensätzen verknüpfen und so Beziehungen mit vollständigem Kontext verwalten.

Geben Sie während des Imports einen Datumsbereich an und wählen Sie aus, ob Sie E-Mails nur für vorhandene Kontakte importieren oder neue Datensätze für E-Mail-Teilnehmer erstellen möchten. Diese Funktion ist nur für Gmail-Accounts verfügbar.

Bitte beachten: Um auf diese Funktion zugreifen zu können, kann Ihr Super-Admin Ihren Account für die Beta-Version des Imports historischer E-Mails anmelden.

Regeln für den E-Mail-Import und die Kontakterstellung verstehen

Wenn Sie E-Mail-Verlaufsdaten importieren, gelten die folgenden Regeln:

• Eine E-Mail wird nur importiert, wenn die Nachricht mindestens einen Kontakt enthält, den Sie in den Feldern Von, An, CC oder BCC für den Import ausgewählt haben.
• Neue Kontakte werden nur für die spezifischen E-Mail-Adressen erstellt, die Sie während des Importvorgangs für die Kontakterstellung auswählen.
• E-Mails werden nur den neuen oder bestehenden Kontakten zugeordnet, die Sie für den Import auswählen.
• Nach dem Import werden E-Mails basierend auf den automatischen Zuordnungseinstellungen Ihres Accounts mit CRM-Datensätzen (z. B. Unternehmen oder Deals) verknüpft.

Die folgenden Daten sind vom E-Mail-Import und der Kontakterstellung ausgeschlossen :

• E-Mail-Adressen oder Domains auf Ihrer persönlichen oder Team-"Nie protokollieren"-Liste. 
• Ihre eigene verknüpfte Postfach-E-Mail-Adresse. 
• E-Mails innerhalb des Importzeitraums, die bereits in Ihrem CRM vorhanden sind. Erkannte Duplikate werden von der abschließenden Importzusammenfassung ausgeschlossen.

Importe historischer E-Mails einrichten

Bevor Benutzer ihre E-Mail-Daten importieren können, aktivieren Sie die Einstellung für den Import historischer E-Mails und konfigurieren Sie den Importzeitraum.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Datenverwaltung zu Objekte.
3. Klicken Sie oben auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Aktivitäten aus. 
4. Aktivieren Sie auf der Registerkarte E-Mail-Protokollverfolgung & im Abschnitt Import historischer E-Mails das Kontrollkästchen Zulassen, dass alle Benutzer historische E-Mail-Daten importieren können.
5. Wählen Sie im Abschnitt Importzeitraum einen Datumsbereich aus.
6. Klicken Sie unten auf Speichern.

Importieren Sie historische E-Mail-Daten

Nachdem die Einstellung für den Import historischer E-Mails aktiviert wurde, importieren Sie Ihre Gmail-Daten für vorhandene Kontakte oder erstellen Sie neue Kontakte.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Allgemein.
3. Klicken Sie auf den Tab E-Mail.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger über Ihr verknüpftes Postfach und klicken Sie auf Aktionen. Wählen Sie dann Historische E-Mail-Daten importieren aus.

5. Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen, um die Importdetails zu bestätigen, und klicken Sie dann auf Import starten.
6. Geben Sie im Abschnitt Importzeitraum den Importzeitraum ein. Diese Option wird nur angezeigt, wenn ein Super-Admin den Benutzern erlaubt hat, ihren eigenen Bereich auszuwählen.
   • Wenn Sie einen E-Mail-Thread haben, werden nur die E-Mails importiert, die in den von Ihnen angegebenen Datumsbereich fallen.
7. Wählen Sie die Daten aus, die Sie importieren möchten:

• • E-Mails für vorhandene Kontakte importieren: Historische E-Mail-Daten werden nur für bestehende Kontakte importiert.
  • E-Mails & importieren Neue Kontakte erstellen: Es werden historische E-Mail-Daten für neue und bestehende Kontakte importiert. Neue Kontakte werden in Ihrem CRM erstellt.

E-Mails für vorhandene Kontakte importieren

1. Überprüfen Sie auf der Seite E-Mails importieren die Tabelle der Kontakte. Um einen Kontakt aus dem Import zu entfernen, deaktivieren Sie den Schalter In Import einbeziehen .
2. Klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie nach Abschluss des Imports auf Importierte E-Mails anzeigen , um die Daten in Ihrem CRM zu überprüfen.

E-Mails & importieren, neue Kontakte erstellen

1. Wählen Sie auf der Seite Ausschlüsse festlegen die Daten aus, die vom Import ausgeschlossen werden sollen:
• Werbe-E-Mails: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen , um Werbe-E-Mails auszuschließen.
• Transaktionsbezogene E-Mails: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen , um Transaktions-E-Mails auszuschließen.
2. Um bestimmte E-Mail-Adressen oder Domains auszuschließen, klicken Sie auf E-Mail-Adressen oder Domains hinzufügen.
3. Geben Sie im Dialogfeld E-Mail-Adressen oder Domains ein und klicken Sie dann auf Speichern. Hinzugefügte Elemente werden automatisch zu Ihrer persönlichen "Nie protokollieren"-Liste hinzugefügt.
4. Klicken Sie auf Weiter.
5. Aktivieren Sie auf der Seite Neue Kontakte erstellen die Kontrollkästchen neben jedem Kontakt, den Sie erstellen möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.
6. Aktivieren Sie auf der Seite E-Mails importieren die Kontrollkästchen für jeden Kontakt, für den Sie historische E-Mails importieren möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.
7. Überprüfen Sie auf der Seite Überprüfen Ihre Importdetails und klicken Sie auf Weiter.
8. Sobald der Import abgeschlossen ist, klicken Sie auf Kontakte anzeigen oder Importierte E-Mails anzeigen , um die Daten in Ihrem CRM zu überprüfen.

Benachrichtigungen für Importe historischer E-Mails erhalten

E-Mail-Benachrichtigungen für Importe historischer E-Mails sind standardmäßig aktiviert. Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist oder wenn er Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Wenn Sie diese Benachrichtigungen nicht erhalten, vergewissern Sie sich, dass Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben. Sie können auch Pop-up-, Browser- und Glockenbenachrichtigungen aktivieren.

So passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen für historische E-Mail-Importe an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail-Desktop & auf den Abschnitt E-Mail, um ihn zu erweitern.
4. Aktivieren Sie im Abschnitt Historische E-Mail-Importe die Kontrollkästchen für jeden Benachrichtigungstyp, den Sie erhalten möchten.
5. Klicken Sie unten auf Speichern.