測試版匯入歷史電子郵件資料

將您的個人工作電子郵件與 HubSpot連結後，請將現有電子郵件匯入 CRM，以集中管理通訊與潛在客戶開發。匯入歷史資料可讓您將過往的對話與 CRM 記錄關聯起來，協助您在掌握完整背景資訊的情況下管理客戶關係。

在匯入過程中，請指定日期範圍，並選擇僅匯入現有聯絡人的電子郵件，或是為電子郵件參與者建立新的聯絡人記錄。

請注意：若要使用此功能，您的超級管理員需將您的帳戶加入「歷史電子郵件匯入」測試版。

電子郵件匯入與聯絡人建立規則

當您匯入歷史電子郵件資料時，將適用以下規則：

• 只有當電子郵件的「寄件者」、「收件者」、「副本」或「密件副本」欄位中，包含至少一位您已選取用於匯入的聯絡人時，該電子郵件才會被匯入。
• 系統僅會針對您在匯入過程中選取用於建立聯絡人的特定電子郵件地址，建立新的聯絡人。
• 電子郵件僅會與您選取用於匯入的新聯絡人或現有聯絡人建立關聯。
• 匯入後，電子郵件將根據您帳戶的自動關聯設定，與 CRM 記錄（例如：公司或商機）建立關聯。

以下資料將不包含在電子郵件匯入及聯絡人建立的範圍內：

• 您個人或團隊「永不記錄」清單中的電子郵件地址或網域。
• 您已連結的收件匣電子郵件地址。
• 在匯入日期範圍內，且已存在於您的 CRM 中的電子郵件。系統偵測到的重複項目將從最終匯入摘要中排除。

啟用歷史電子郵件匯入功能

需要權限 需具備「帳戶存取」權限，方可設定歷史電子郵件匯入設定。

在使用者能夠匯入其電子郵件資料之前，請先啟用歷史電子郵件匯入設定，並設定匯入的時間範圍。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。

2. 在左側邊欄選單的「資料管理」下，導航 至「物件」。
3. 在「物件」頁面的頂端，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選擇「活動」。
4. 在「電子郵件記錄與追蹤」分頁的「 歷史電子郵件匯入 」區段中，勾選「 允許所有使用者匯入歷史電子郵件資料」 核取方塊。
5. 在「 匯入時間範圍 」區段中，選擇一個 日期範圍。
6. 在頁面底部，點擊 「儲存」。

匯入歷史電子郵件資料

啟用歷史電子郵件匯入設定後，即可針對現有聯絡人匯入資料，或建立新聯絡人。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。

2. 在左側邊欄選單中，導航至 「一般」。
3. 點擊「 電子郵件 」分頁。
4. 將游標懸停在已連接的收件匣上，點擊 「動作」，然後選擇 「匯入歷史電子郵件資料」。

5. 在右側面板中，勾選核取方塊 以確認匯入詳細資訊，然後點擊 「開始匯入」。
6. 在「匯入日期範圍 」區段中， 輸入匯入的日期範圍。此選項僅在 超級管理員 已允許使用者自行選擇範圍時才會顯示 。
   • 若您有電子郵件對話串，系統僅會匯入位於您指定日期範圍內的電子郵件。
7. 選擇您要匯入的資料：

• • 匯入現有聯絡人的電子郵件： 僅會為現有聯絡人匯入歷史電子郵件資料。
  • 匯入電子郵件並建立新聯絡人： 系統將為新聯絡人及現有聯絡人匯入歷史電子郵件資料。新聯絡人將建立於您的 CRM 中。

為現有聯絡人匯入電子郵件

1. 在「匯入電子郵件」頁面上，檢視聯絡人清單。若要將某個聯絡人從匯入清單中移除，請將「包含在匯入中」開關切換為關閉狀態。
2. 點擊「下一步」。
3. 匯入完成後，請點擊「檢視已匯入的電子郵件」以檢視 CRM 中的資料。

匯入電子郵件並建立新聯絡人

1. 在「設定排除項目」頁面上 ，選擇要從匯入中排除的資料：
• 促銷電子郵件：勾選此核取方塊以排除促銷電子郵件。
• 交易型電子郵件：勾選此核取方塊以排除交易型電子郵件。
2. 若要排除特定的電子郵件地址或網域，請點擊「新增電子郵件或網域」。
3. 在對話方塊中，輸入電子郵件地址或網域，然後點擊「儲存」。已新增的項目會自動加入您的個人「永不記錄」清單中。
4. 點擊「下一步」。
5. 在「建立新聯絡人」頁面中，勾選您要建立的每個聯絡人旁邊的核取方塊，然後按一下「下一步」。
6. 在「匯入電子郵件」頁面上，勾選您要匯入歷史電子郵件的每個聯絡人旁的核取方塊，然後按一下「下一步」。
7. 在「檢視」頁面上，檢視您的匯入詳細資料，然後點擊「下一步」。
8. 匯入完成後，請按一下「檢視聯絡人」或「檢視匯入的電子郵件」，以檢視 CRM 中的資料。

接收歷史電子郵件匯入的通知

過往電子郵件匯入的電子郵件通知預設為開啟狀態。當匯入完成或需要您處理時，您將收到一封電子郵件。若您未收到這些通知，請確認已開啟電子郵件通知。您亦可開啟彈出式通知、瀏覽器通知及鈴聲通知。

若要自訂歷史電子郵件匯入的通知設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。

2. 在左側邊欄選單中，導航至 「通知」。
3. 點擊展開「電子郵件」 區段。
4. 在「 歷史電子郵件匯入 」區段中，勾選 您希望接收的每種通知類型的 核取方塊 。
5. 在頁面底部，點擊 「儲存」。