BêtaImporter les données d’historique d’e-mail

Après avoir connecté votre boîte de réception Gmail à HubSpot, importez les e-mails existants dans le CRM pour centraliser les communications et la prospection. L’import de données historiques vous permet d’associer des conversations passées à des fiches d’informations du CRM, ce qui vous permet de gérer les relations avec toutes les informations contextuelles.

Au cours de l’import, spécifiez une plage de dates et choisissez soit d’importer les e-mails pour les contacts existants uniquement, soit de créer de nouvelles fiches d’informations de contact pour les participants à l’e-mail. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les comptes Gmail.

Remarque : Pour accéder à cette fonctionnalité, votre super administrateur peut inscrire votre compte à la version bêta de l’import d’e-mails historiques .

Comprendre les règles d’import d’e-mail et de création de contact

Lorsque vous importez des données d’e-mail historiques, les règles suivantes s’appliquent :

• Un e-mail est importé uniquement s’il inclut au moins un contact que vous avez sélectionné pour import dans les champs De, À, Cc ou Cci .
• Les nouveaux contacts sont créés uniquement pour les adresses e-mail spécifiques que vous sélectionnez pour la création de contacts au cours du processus d’import.
• Les e-mails sont associés uniquement aux contacts nouveaux ou existants que vous sélectionnez pour l’importation.
• Une fois importés, les e-mails sont associés à des fiches d’informations de CRM (par exemple, des entreprises ou des transactions) en fonction des paramètres d’association automatique de votre compte.

Les données suivantes sont exclues de l’import d’e-mail et de la création de contact :

• Les adresses e-mail ou domaines de votre personnel ou de votre équipe ne jamais consigner de listes. 
• Votre propre adresse e-mail de boîte de réception connectée . 
• E-mails dans la plage de dates d’import qui existent déjà dans votre CRM. Les doublons détectés sont exclus du récapitulatif final de l’import.

Configurer les imports d’e-mails historiques

Autorisations requises Les autorisations d’accès au compte sont requises pour configurer les paramètres d’import d’e-mails historiques.

Avant que les utilisateurs puissent importer leurs données d’e-mail, activez le paramètre d’import d’e-mail historique et configurez la période d’import.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Activités Objets > .
3. Dans la section Import d’e-mails historiques, cochez la case Autoriser tous les utilisateurs à importer les données d’e-mails historiques.
4. Dans la section Période d’import, sélectionnez une plage de dates.
5. En bas, cliquez sur Enregistrer.

Importer les données d’historique d’e-mail

Une fois le paramètre d’import d’historique d’e-mail activé, importez vos données Gmail pour les contacts existants ou créez de nouveaux contacts.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
3. Cliquez sur l’onglet E-mail .
4. Passez le curseur de votre boîte de réception connectée et cliquez sur Actions, puis sélectionnez Importer les données d’e-mail historiques.

5. Dans le panneau de droite, cochez la case pour confirmer les détails de l’import, puis cliquez sur Démarrer l’import.
6. Dans la section Plage de dates d’import, saisissez la plage de dates d’import. Cette option s’affiche uniquement si un super administrateur a autorisé les utilisateurs à choisir leur propre plage.
   • Si vous disposez d’un fil d’e-mails, seuls les e-mails qui correspondent à la plage de dates spécifiée seront importés.
7. Sélectionnez les données que vous souhaitez importer :

• • Importer des adresses e-mail pour des contacts existants : les données historiques d’e-mail seront importées pour les contacts existants uniquement.
  • Importer des e-mails & , créer de nouveaux contacts : les données d’e-mail historiques seront importées pour les nouveaux contacts et les contacts existants. De nouveaux contacts seront créés dans votre CRM.

Importer des e-mails pour des contacts existants

1. Sur la page Importer des e-mails , consultez le tableau des contacts. Pour supprimer un contact de l’import, désactivez l’option Inclure dans l’import .
2. Cliquez sur Suivant.
3. Une fois l’import terminé, cliquez sur Afficher les e-mails importés pour consulter les données enregistrées dans votre CRM.

Importer des e-mails & , créer de nouveaux contacts

1. Sur la page Définir les exclusions , sélectionnez les données à exclure de l’import :
• E-mails promotionnels : cochez la case correspondante pour exclure les e-mails promotionnels.
• E-mails transactionnels : cochez la case correspondante pour exclure les e-mails transactionnels.
2. Pour exclure des adresses e-mail ou des domaines spécifiques, cliquez sur Ajouter des e-mails ou des domaines.
3. Dans la boîte de dialogue, saisissez des adresses e-mail ou des domaines, puis cliquez sur Enregistrer. Les éléments ajoutés sont automatiquement ajoutés à votre liste personnelle « Ne jamais enregistrer ».
4. Cliquez sur Suivant.
5. Sur la page Créer de nouveaux contacts , cochez les cases à côté de chaque contact que vous souhaitez créer, puis cliquez sur Suivant.
6. Sur la page Importer des e-mails , cochez les cases pour chaque contact pour lequel vous souhaitez importer l’historique des e-mails, puis cliquez sur Suivant.
7. Sur la page Vérifier , vérifiez les détails de votre import et cliquez sur Suivant.
8. Une fois l’import terminé, cliquez sur Afficher les contacts ou Afficher les e-mails importés pour consulter les données dans votre CRM.

Recevoir des notifications pour les imports d’e-mails historiques

Les notifications par e-mail pour les imports d’e-mails historiques sont activées par défaut. Vous recevrez un e-mail une fois votre import terminé ou s’il nécessite votre attention. Si vous ne recevez pas ces notifications, assurez-vous d’avoir activé les notifications par e-mail. Vous pouvez également activer les notifications contextuelles, par navigateur et par cloche.

Pour personnaliser vos paramètres de notification pour les imports d’e-mails historiques :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. Dans l’onglet E-mail & de bureau, cliquez pour développer la section E-mail.
4. Dans la section Imports historiques des e-mails, sélectionnez les cases à cocher pour chaque type de notification que vous souhaitez recevoir.
5. En bas, cliquez sur Enregistrer.