ベータEメールの履歴データをインポート

Gmailの受信トレイをHubSpotに接続 した後、既存のEメールをCRMにインポートして、コミュニケーションと案件創出を一元化します。過去のデータをインポートすると、過去のコミュニケーションをCRMレコードと関連付けることができ、完全なコンテキストに基づいて関係を管理するのに役立ちます。

インポートの際には、日付範囲を指定し、既存のコンタクトのみのEメールをインポートするか、Eメール参加者のコンタクトレコードを新規作成するかを選択します。この機能は Gmailアカウントでのみ使用できます。

注: この機能を利用するために、スーパー管理者はアカウントを 履歴Eメールインポート ベータにオプトインすることができます。

Eメールインポートとコンタクト作成ルールを理解する

Eメールの履歴データをインポートする場合、以下のルールが適用されます。

• そのEメールがインポートされるのは、[ 送信者]、[ 宛先]、[ CC ]、または[BCC ]フィールド内でインポート対象として選択したコンタクトがメッセージに1件以上含まれる場合のみです。
• 新しいコンタクトは、インポート処理中にコンタクト作成用に選択された特定のEメールアドレスについてのみ作成されます。
• Eメールは、インポート対象として選択した新規または既存のコンタクトにのみ関連付けられます。
• インポートされたEメールは、アカウントの 自動関連付け設定に基づいてCRMレコード(会社や取引など)に関連付けられます。

次のデータはEメールのインポートおよびコンタクト作成から 除外 されます:

• 個人またはチームのEメールアドレスまたはドメインは 、リストを記録しません。 
• 自分の 接続済み受信トレイ Eメールアドレス。 
• インポートする日付範囲内のEメールのうち、CRMにすでに存在するもの。検出された重複は最終的なインポートサマリーから除外されます。

Eメールインポートの履歴の設定

アクセス権限が必要 過去のEメールのインポート設定設定には、 アカウントアクセス 権限が必要です。

ユーザーがEメールデータをインポートする前に、Eメールインポートの履歴設定を有効にして、インポート期間を設定してください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［アクティビティー］の順に移動します。
3. [Eメールのインポート履歴]セクションで、[ Eメール履歴データのインポートをすべてのユーザーに許可]チェックボックスをオンにします。
4. [ 期間をインポート] セクションで、 日付範囲を選択します。
5. 下部にある[ 保存]をクリックします。

Eメールの履歴データをインポート

過去のEメールのインポート設定を有効にした後、既存のコンタクトのGmailデータをインポートするか、新しいコンタクトを作成します。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

2. 左のサイドバーメニューで、[ 全般]に進みます。
3. [ Eメール ]タブをクリックします。
4. 接続済みの受信トレイにマウスポインターを置き、[アクション]をクリックし、[Eメールの履歴データをインポート]を選択します。

5. 右側のパネルで、 インポートの詳細を確認するチェックボックスをオンにしてから、[インポートを開始]をクリックします。
6. [インポートする日付範囲]セクションに、インポートする日付範囲を入力します。このオプションは、 スーパー管理者がユーザーに独自の範囲の選択を許可している場合にのみ表示されます。
   • Eメールスレッドがある場合、指定された日付範囲内のEメールのみがインポートされます。
7. インポートするデータを選択します。

• • 既存のコンタクトのEメールをインポート: 既存のコンタクトのみのEメール履歴データがインポートされます。
  • Eメールをインポートし & 新規コンタクトを作成する:新規および既存のコンタクトのEメール履歴データがインポートされます 。新しいコンタクトがCRM上に作成されます。

既存のコンタクトのEメールをインポート

1. [ Eメールをインポート ]ページで、コンタクトのテーブルを確認します。インポートからコンタクトを削除するには、[ インポートに含める ]スイッチをオフに切り替えます。
2. ［次へ］をクリックします。
3. インポートが完了したら、[ インポートしたEメールを表示 ]をクリックしてCRMのデータを確認します。

Eメールのインポートとコンタクトの新規作成

1. [除外を設定]ページで、インポートから除外するデータを選択します。
• プロモーション用Eメール: チェックボックス をクリックしてプロモーション用Eメールを除外します。
• トランザクションEメール: チェックボックス をクリックして、トランザクションEメールを除外します。
2. 特定のEメールアドレスまたはドメインを除外するには、[ Eメールまたはドメインを追加]をクリックします。
3. ダイアログボックスにEメールアドレスまたはドメインを入力し、[ 保存]をクリックします。追加された項目は 、個人の「ログに記録しない」リストに自動的に追加されます。
4. ［次へ］をクリックします。
5. [ 新しいコンタクトを作成 ]ページで、作成する各コンタクトの横にある チェックボックス をオンにして、[ 次へ]をクリックします。
6. [ Eメールをインポート ]ページで、過去のEメールをインポートする各コンタクトの チェックボックス をオンにして、[ 次へ]をクリックします。
7. [ レビュー ]ページでインポートの詳細を確認し、[ 次へ]をクリックします。
8. インポートが完了したら、[ コンタクトを表示 ]または[ インポートしたEメールを表示 ]をクリックして、CRMのデータを確認します。

Eメールインポートの履歴について通知を受け取る

Eメールインポート履歴のEメール通知は既定でオンになっています。インポートが完了した後、または確認が必要な場合にEメールが届きます。これらの通知が届かない場合は、 Eメール通知がオンになっているかご確認ください。ポップアップ通知、ブラウザー通知、ベル通知を有効にすることもできます。

過去のEメールインポートの通知設定をカスタマイズするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。

2. 左サイドバーメニューで、［通知］に移動します。
3. [Eメール & デスクトップ] タブで、[ Eメール] セクションをクリックして展開します。
4. [Eメールのインポート履歴]セクションで、 受信する各通知タイプのチェックボックスを選択します。
5. 下部にある[ 保存]をクリックします。