I betaImport af historiske e-mail-data

Når du har forbundet din Gmail-indbakke med HubSpot, kan du importere eksisterende e-mails til CRM-systemet for at samle al kommunikation og kundeopsøgning ét sted. Ved at importere historiske data kan du knytte tidligere samtaler til CRM-posterne, hvilket gør det lettere for dig at administrere kundeforhold med fuld kontekst.

Under importen skal du angive et datointerval og vælge, om du kun vil importere e-mails for eksisterende kontakter eller oprette nye kontaktposter for modtagerne af e-mails.

Denne funktion er kun tilgængelig for Gmail-konti, der er tilknyttet som individuelle arbejds-e-mail-adresser.

Bemærk: For at få adgang til denne funktion skal din superadministrator tilmelde din konto til betaversionen af import af historiske e-mails.

Lær mere om reglerne for import af e-mails og oprettelse af kontakter

Når du importerer historiske e-mail-data, gælder følgende regler:

• En e-mail importeres kun, hvis meddelelsen indeholder mindst én kontakt, som du har valgt til import i felterne Fra, Til, CC eller BCC.
• Der oprettes kun nye kontakter for de specifikke e-mailadresser, du vælger til kontaktoprettelse under importprocessen.
• E-mails knyttes kun til de nye eller eksisterende kontakter, du har valgt til import.
• Når e-mails er importeret, knyttes de til CRM-poster (f.eks. virksomheder eller aftaler) baseret på din kontos indstillinger for automatisk tilknytning.

Følgende data er udelukket fra e-mail-importen og oprettelsen af kontakter:

• E-mailadresser eller domæner på dine personlige eller teamets " aldrig logge ind"-lister.
• Din egen tilknyttede e-mailadresse i indbakken.
• E-mails inden for importperioden, der allerede findes i dit CRM-system. Registrerede dubletter udelades fra din endelige importoversigt.

Opsætning af import af historiske e-mails

Inden brugerne kan importere deres e-mail-data, skal du aktivere indstillingen for import af historiske e-mails og konfigurere tidsrammen for importen.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. I menuen i venstre sidepanel skal du under Datastyring navigere tilObjekter.
3. Øverst på siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Aktiviteter.
4. På fanen E-mail-log og -sporingskal du iafsnittet Import af historiske e-mails markere afkrydsningsfeltet Tillad alle brugere at importere historiske e-mail-data.
5. I afsnittet »Importtidsramme« skal du vælge et datointerval.
6. Klik på "Gem"nederst på siden .

Import af historiske e-mail-data

Når indstillingen for import af historiske e-mail-data er aktiveret, kan du importere dine Gmail-data til eksisterende kontakter eller oprette nye kontakter.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Gå til Generelti menuen i venstre sidepanel .
3. Klik på fanenE-mail .
4. Hold markøren over din tilknyttede indbakke, klik på Handlinger, og vælg derefter Importer historiske e-mail-data.

5. I panelet til højre skal du markere afkrydsningsfeltet for at bekræfte importoplysningerne og derefter klikke på "Start import".
6. I afsnittet " Importdatointerval " skal du indtaste datointervallet for importen. Denne indstilling vises kun, hvis en superadministrator har tilladt brugerne at vælge deres eget interval.
   • Hvis du har en e-mail-tråd, importeres kun de e-mails, der falder inden for det angivne datointerval.
7. Vælg de data, du vil importere:

• • Importer e-mails for eksisterende kontakter: Historiske e-mail-data importeres kun for eksisterende kontakter.
  • Importer e-mails og opret nye kontakter: Historiske e-mail-data importeres for både nye og eksisterende kontakter. Der oprettes nye kontakter i dit CRM-system.

Importer e-mails for eksisterende kontakter

1. På siden " Importer e-mails " skal du gennemgå tabellen med kontakter. For at fjerne en kontakt fra importen skal du slå kontakten " Inkluder i import " fra.
2. Klik på " Næste".
3. Når importen er færdig, skal du klikke på " Vis importerede e-mails " for at gennemgå dataene i dit CRM-system.

Importer e-mails og opret nye kontakter

1. På siden " Indstil undtagelser " skal du vælge de data, der skal udelades fra importen:
• Salgsfremmende e-mails: Klik på afkrydsningsfeltet for at udelukke salgsfremmende e-mails.
• Transaktions-e-mails: Klik på afkrydsningsfeltet for at udelukke transaktions-e-mails.
2. For at udelukke bestemte e-mailadresser eller domæner skal du klikke på Tilføj e-mails eller domæner.
3. Indtast e-mailadresser eller domæner i dialogboksen, og klik derefter på " Gem". De tilføjede poster føjes automatisk til din personlige liste over adresser, der aldrig skal logges.
4. Klik på " Næste".
5. På siden Opret nye kontakter skal du markere afkrydsningsfelterne ud for hver kontakt, du vil oprette, og derefter klikke på Næste.
6. På siden " Importer e-mails " skal du markere afkrydsningsfelterne for hver kontakt, du vil importere historiske e-mails for, og derefter klikke på "Næste".
7. På siden " Gennemgang " skal du gennemgå dine importoplysninger og klikke på "Næste".
8. Når importen er afsluttet, skal du klikke på " Vis kontakter " eller "Vis importerede e-mails " for at gennemgå dataene i dit CRM-system.

Modtag meddelelser om import af historiske e-mails

E-mail-notifikationer for tidligere e-mail-import er aktiveret som standard. Du modtager en e-mail, når importen er færdig, eller hvis der er noget, du skal være opmærksom på. Hvis du ikke modtager disse notifikationer, skal du sikre dig, at du har aktiveret e-mail-notifikationer. Du kan også aktivere pop-up-, browser- og klokke-notifikationer.

Sådan tilpasser du dine notifikationsindstillinger for tidligere e-mail-import:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Gå til Notifikationeri menuen i venstre sidepanel .
3. Klikpå fanen "E-mail og skrivebord " for at udvide afsnittet " E-mail" .
4. I afsnittet Historiske e-mail-import, skal du markere afkrydsningsfelterne for hver notifikationstype, du ønsker at modtage.
5. Klik på "Gem" nederst .