BetaImportar datos históricos de correo electrónico

Después de conectar tu bandeja de entrada de Gmail a HubSpot, importa los correos electrónicos existentes al CRM para centralizar las comunicaciones y la prospección. La importación de datos históricos le permite asociar conversaciones pasadas con registros de CRM, lo que le ayuda a gestionar las relaciones con un contexto completo.

Durante la importación, especifique un intervalo de fechas y elija entre importar sólo los correos electrónicos de los contactos existentes o crear nuevos registros de contactos para los participantes en la importación. Esta función sólo está disponible para las cuentas de Gmail.

Nota: para acceder a esta función, su superadministrador puede optar por incluir su cuenta en la versión beta de importación de correo electrónico histórico .

Comprender las reglas de importación de correo electrónico y creación de contactos

Al importar datos históricos de correo electrónico, se aplican las siguientes reglas:

• Un correo electrónico sólo se importa si el mensaje incluye al menos un contacto seleccionado para la importación en los campos De, Para, CC o CCO .
• Los nuevos contactos se crean sólo para las direcciones de correo electrónico específicas que selecciones para la creación de contactos durante el proceso de importación.
• Los correos electrónicos se asocian únicamente a los contactos nuevos o existentes que seleccione para la importación.
• Una vez importados, los correos electrónicos se asocian a registros de CRM (por ejemplo, empresas o negocios) en función de la configuración de asociación automática de su cuenta.

Los siguientes datos se excluyen de la importación de correo electrónico y de la creación de contactos:

• Direcciones de correo electrónico o dominios de tus listas personales o de equipo que nunca se registran. 
• Tu propia dirección de correo electrónico de bandeja de entrada conectada . 
• Correos electrónicos dentro del intervalo de fechas de importación que ya existen en su CRM. Los duplicados detectados se excluyen del resumen final de importación.

Importación de historiales de correo electrónico

Se requieren permisos Se requieren permisos de Acceso a Cuenta para configurar los ajustes de importación de correo electrónico histórico.

Antes de que los usuarios puedan importar sus datos de correo electrónico, active la opción de importación de correo electrónico histórico y configure el plazo de importación.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Objetos > Actividades.
3. En lasección Importación de correo electrónico histórico , seleccione la casilla de verificación Permitir a todos los usuarios importar datos de correo electrónico históricos.
4. En la sección Marco temporal de importación , seleccione un intervalo de fechas.
5. En la parte inferior, haga clic en Guardar.

Importar datos históricos de correo electrónico

Una vez activada la configuración de importación de correo electrónico histórico, importa los datos de Gmail de los contactos existentes o crea nuevos contactos.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a General.
3. Haz clic en la pestañaCorreo electrónico .
4. Pasa el ratón por encima de la bandeja de entrada conectada, haz clic en Acciones y selecciona Importar datos históricos de correo electrónico.

5. En el panel derecho, seleccione la casilla de verificación para confirmar los detalles de la importación y, a continuación, haga clic en Iniciar importación.
6. En la sección Intervalo de fechas de importación, introduzca el intervalo de fechas de importación. Esta opción sólo aparece si unsuperadministrador de ha permitido a los usuarios elegir su propio rango.
   • Si tiene un hilo de correo electrónico, sólo se importarán los correos que se encuentren dentro del intervalo de fechas especificado.
7. Seleccione los datos que desea importar:

• • Importar correos electrónicos para contactos existentes: los datos históricos de correo electrónico se importarán sólo para los contactos existentes.
  • Importar correos electrónicos & crear nuevos contactos: se importarán los datos históricos de correo electrónico de los contactos nuevos y existentes. Se crearán nuevos contactos en tu CRM.

Importar correos electrónicos de contactos existentes

1. En la página Importar correos electrónicos , revise la tabla de contactos. Para eliminar un contacto de la importación, desactive la opción Incluir en la importación .
2. Haz clic en Siguiente.
3. Una vez finalizada la importación, haga clic en Ver correos electrónicos importados para revisar los datos en su CRM.

Importar correos electrónicos & crear nuevos contactos

1. En la página Establecer exclusiones , seleccione los datos que desea excluir de la importación:
• Correos electrónicos promocionales: haga clic en la casilla de verificación para excluir los correos electrónicos promocionales.
• Correos electrónicos transaccionales: haga clic en la casilla de verificación para excluir los correos electrónicos transaccionales.
2. Para excluir direcciones de correo electrónico o dominios específicos, haz clic en Añadir correos electrónicos o dominios.
3. En el cuadro de diálogo, introduzca direcciones de correo electrónico o dominios y, a continuación, haga clic en Guardar. Los elementos añadidos se añaden automáticamente a su lista personal de nunca jamás.
4. Haz clic en Siguiente.
5. En la página Crear nuevos contactos , seleccione las casillas de verificación situadas junto a cada contacto que desee crear y, a continuación, haga clic en Siguiente.
6. En la página Importar correos electrónicos , seleccione las casillas de verificación de cada contacto del que desee importar correos electrónicos históricos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
7. En la página Revisar , revise los detalles de la importación y haga clic en Siguiente.
8. Una vez finalizada la importación, haga clic en Ver contactos o Ver correos electrónicos importados para revisar los datos en su CRM.

Recibir notificaciones de importaciones históricas de correo electrónico

Las notificaciones por correo electrónico para las importaciones históricas de correo electrónico están activadas por defecto. Recibirás un correo electrónico cuando la importación haya finalizado o si necesita tu atención. Si no recibes estas notificaciones, asegúrate de haber activado las notificaciones por correo electrónico. También puedes activar las notificaciones emergentes, de navegador y de timbre.

Para personalizar la configuración de las notificaciones para las importaciones históricas de correo electrónico:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.

2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Notificaciones.
3. En la pestañaEmail & Desktop, haga clic en para expandir la sección Email sección.
4. En la sección Importaciones históricas de correo electrónico, seleccione las casillas de verificación de cada tipo de notificación que desee recibir.
5. En la parte inferior, haga clic en Guardar.