Gestire i problemi di formattazione delle proprietà dei contatti

Per mantenere un CRM organizzato, è importante disporre di dati accurati e coerenti. Nell'account HubSpot, gli utenti con permessi di super admin possono visualizzare eventuali problemi di formattazione dei valori delle proprietà dei contatti (ad esempio, un valore Nome tutto maiuscolo) e correggerli. Affrontare i problemi di formato può aiutare il vostro team a cercare più facilmente nel CRM e a garantire che i token di personalizzazione utilizzati nelle e-mail o nei contenuti siano formattati in modo coerente.

Se il vostro account ha un abbonamento a Operations Hub Professional o Enterprise, potete automatizzare le correzioni della formattazione e visualizzare una panoramica dei vostri dati nel centro di comando della qualità dei dati .

Visualizzazione e gestione dei problemi di formattazione

Per visualizzare e accettare o rifiutare manualmente le raccomandazioni per i problemi di formattazione:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
• In alto a destra, fare clic su Azioni.
• Nel menu a discesa, selezionare Correggere i problemi di formattazione.

• Nel menu della barra laterale di sinistra, visualizzare le proprietà che presentano un possibile problema di formato e il numero di record con problemi per quella proprietà. Fare clic sul nome della proprietà per la quale si desidera gestire i problemi di formato.
• Nella tabella, visualizzare i possibili problemi e accettare o respingere le risoluzioni proposte:
  • Contatto il record il cui valore di proprietà presenta un possibile problema di formattazione.

• • Problema: perché è stato rilevato un problema di formattazione del valore (ad esempio, Fpiù caratteri del previsto).
  • Current: il valore corrente della proprietà che presenta un problema di formattazione.

• • Correzione proposta: la soluzione proposta o il nuovo valore per risolvere il problema di formattazione.

• • Azioni: selezionare se Accettare o Rifiutare la risoluzione proposta. Se il problema può essere risolto da una regola di automazione, fare clic su Automatizzare per gestire le impostazioni di automazione. 

• Per accettare o respingere in blocco, selezionare le caselle di controllo accanto a ciascun problema di formato, quindi fare clic su Accetta o Rifiuta nella parte superiore della tabella. Per selezionare tutti, fare clic sulla casella di controllo in alto a sinistra della tabella.

• Dopo aver scelto di accettare o rifiutare la risoluzione, il problema di formato verrà rimosso dall'elenco. Se si sceglie di accettare, il valore della proprietà del contatto sarà aggiornato al valore mostrato nella colonna Proposta.

Impostare le regole per correggere automaticamente i problemi di formattazione (soloProfessional e Enterprise )

Se l'account dispone di un abbonamento Operations Hub Professional o Enterprise, è possibile attivare le impostazioni per la correzione automatica di alcuni problemi di formattazione per le proprietà dei contatti. Le regole impostate accetteranno automaticamente i suggerimenti per i record attualmente elencati nella tabella e per i nuovi record in arrivo.

• Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
• In alto a destra, fare clic su Azioni.
• Nel menu a discesa, selezionare Correggere i problemi di formattazione.
• In alto a destra, fare clic su Automation.
• Nel pannello di destra, nella scheda Rules:
  • Fare clic su una sezione di per espandere le opzioni della regola.
  • Selezionare la casella di controllo per attivare l'automazione per una regola di formattazione (ad esempio, Maiuscolo nome). Se una regola è attivata, i valori con quel problema di formattazione saranno automaticamente corretti (ad esempio, un contatto con il nome jOhN sarà aggiornato in John).
  • Deselezionare la casella di controllo per disattivare l'automazione per una regola specifica.

• Fare clic sulla scheda Modifiche ai record per visualizzare tutti i record i cui valori sono stati aggiornati dalle regole automatiche. Fare clic sui menu a discesa per filtrare i record in base al problema o alla data di aggiornamento.
• Una volta terminato, fare clic su Salvare.

I seguenti problemi possono essere rilevati e risolti automaticamente per le proprietà dei contatti Email, First Name e Last Name:

• Capitalizzazione: il valore ha una capitalizzazione mancante o inaspettata (ad esempio, JOHN verrebbe aggiornato a John, macdonald verrebbe aggiornato a MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com verrebbe aggiornato a example@hubspot.com).
• Campi combinati: i valori del nome e del cognome vengono combinati (ad esempio, JohnSmith viene aggiornato in John Smith).
• Spaziatura e punteggiatura: il valore contiene spaziature o punteggiature inattese (ad esempio, St.James verrebbe aggiornato a St. James).

Impostazione delle preferenze di formattazione per i dati sulla posizione (BETA)

Se si ha accesso a HubSpot AI Location Formatting Suggestions for Contacts beta, è possibile regolare la formattazione dei dati delle proprietà Stato/Regione e Paese per i contatti. Una volta impostata una preferenza, le raccomandazioni di formattazione rileveranno il formato errato e suggeriranno il formato preferito da accettare.

Per aggiornare queste preferenze:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.

• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti, quindi selezionare Contatti.

• Per la proprietà predefinita Stato/Regione, selezionare la formattazione preferita: Nome completo dello Stato (ad esempio, Massachusetts) o Abbreviazione dello Stato (ad esempio, MA).

• Per la proprietà predefinita Paese, selezionare la formattazione preferita, Nome completo del Paese (ad esempio, Stati Uniti) o Abbreviazione del Paese (ad esempio, Stati Uniti).

• Le modifiche verranno salvate automaticamente. È ora possibile accedere ai problemi di formattazione rilevati per correggere i valori delle proprietà Stato/Regione o Paese per adattarli al formato preferito.

Problemi di formattazione rilevati da HubSpot

Per identificare i record e fornire raccomandazioni, alcune proprietà vengono valutate automaticamente per individuare eventuali problemi di formattazione.

Nota bene: HubSpot utilizza l'intelligenza artificiale (AI) per identificare i potenziali problemi, quindi potreste non essere d'accordo con un problema rilevato o con la soluzione suggerita. In questo caso, potete respingere il suggerimento.

• Il valore ha una capitalizzazione mancante o imprevista. I possibili problemi includono:
  
  • Il valore contiene tutte lettere maiuscole.
  • Il valore non contiene lettere maiuscole.
  • Il valore contiene altre capitalizzazioni inattese (ad esempio, JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com)
  • I valori contengono un altro carattere che dovrebbe essere maiuscolo ma non lo è (ad esempio, Desantos invece di DeSantos, macdonald invece di MacDonald).
• Il valore contiene un testo che non è comunemente riconosciuto come un indirizzo e-mail o un nome.
• Il valore contiene almeno un numero inaspettato.
• Il valore contiene un URL o un dominio che non è comunemente incluso nella proprietà.
• Il valore contiene un saluto inaspettato (ad esempio, Signor, Signora, ecc.).
• Il valore contiene una formattazione del nome e del cognome non corretta. I possibili problemi includono:
  • I valori di nome e cognome possono essere combinati.
  • I valori di nome e cognome sono gli stessi.
  • I valori di nome e cognome possono essere scambiati.
• Per questa proprietà si può preferire un formato diverso.
• Il valore è vuoto.
• Il valore dell'indirizzo e-mail è probabilmente temporaneo e non valido.
• Il valore non è un indirizzo e-mail valido.
• Il formato è imprevisto o non valido per la proprietà.
• Il valore contiene caratteri inaspettati o un testo che non è comunemente incluso nella proprietà.
• Il formato è imprevisto o non valido per un nome.
• Il valore contiene un testo inatteso o forse inappropriato.
• Il valore include un testo segnaposto comune (ad esempio, n/a, Sconosciuto).
• Il valore contiene spaziatura o punteggiatura inaspettata.
• Il valore contiene un numero imprevisto di caratteri (cioè il valore è troppo lungo o troppo corto).

Un contatto sarà incluso nell'elenco se viene identificato uno dei seguenti problemi per le proprietà State/Region e Country: 

• Il valore ha una capitalizzazione mancante o imprevista.
• Il valore presenta una spaziatura o una punteggiatura imprevista.
• Il valore è vuoto.
• Il valore è sbagliato (ad esempio, è stato selezionato un fuso orario errato). 
• Per questa proprietà può essere preferito un formato diverso. La soluzione consigliata si basa sulle preferenze di formattazione della posizione .