Gestire i problemi di formattazione delle proprietà dei contatti

Per mantenere un CRM organizzato, è importante che i dati siano accurati e coerenti. Nel vostro account HubSpot, gli utenti con i permessi disuper amministratore possono visualizzare eventuali problemi di formattazione dei valori delle proprietà dei contatti (ad esempio, un valore di Nome in tutte lettere maiuscole) e correggerli. Risolvere i problemi di formato può aiutare il vostro team a effettuare più facilmente ricerche nel CRM, oltre a garantire che i token di personalizzazione utilizzati nelle e-mail o nei contenuti siano formattati in modo coerente.

Se il vostro account ha un abbonamento a Operations Hub Professional o Enterprise, potete anche visualizzare una panoramica dei vostri dati nel centro di comando della qualità dei dati.

Visualizzare e gestire i problemi di formattazione

Per visualizzare e accettare o rifiutare manualmente le raccomandazioni per i problemi di formattazione:

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Contatti > Contatti.

• In alto a destra, fare clic su Azioni.
• Nel menu a discesa, selezionare Correggi problemi di formattazione.

• Nel menu della barra laterale di sinistra, visualizzare le proprietà per le quali i contatti hanno un possibile problema di formattazione e il numero di record con problemi per quella proprietà. Fare clic sul nome della proprietà per la quale si desidera gestire i problemi di formato.
• Nella tabella, visualizzare i possibili problemi e accettare o rifiutare le risoluzioni proposte:
  • Contatto: il contatto il cui valore della proprietà presenta un possibile problema di formattazione.

• • Problema: il motivo per cui è stato rilevato un problema di formattazione del valore (ad esempio, un numero dicaratteri inferiorea quello previsto).
  • Attuale: il valore corrente della proprietà che presenta un problema di formattazione.

• • Correzione proposta: la soluzione proposta o il nuovo valore per risolvere il problema di formattazione.

• • Azioni: selezionare se accettare o rifiutare la soluzione proposta. Se il problema può essere risolto da una regola di automazione, fare clic su Automatizza per gestire le impostazioni di automazione.

• Per accettare o rifiutare in blocco, selezionare le caselle di controllo accanto a ciascun problema di formattazione, quindi fare clic su Accetta o Rifiuta nella parte superiore della tabella. Per selezionare tutti, fare clic sulla casella di controllo in alto a sinistra della tabella.

• Dopo aver scelto di accettare o rifiutare la risoluzione, il problema di formato verrà rimosso dall'elenco. Se si sceglie di accettare, il valore della proprietà del contatto verrà aggiornato al valore indicato nella colonna Proposta.

Impostare le regole per risolvere automaticamente i problemi di formattazione( solo perProfessional ed Enterprise )

Se l'account ha un abbonamento a Operations Hub Professional o Enterprise, è possibile attivare le impostazioni per risolvere automaticamente alcuni problemi di formattazione. Le regole impostate accetteranno automaticamente i suggerimenti per i record attualmente elencati nella tabella e per i nuovi record in futuro.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Contatti > Contatti.
• In alto a destra, fare clic su Azioni.
• Nel menu a discesa, selezionare Correggi problemi di formattazione.
• In alto a destra, fare clic su Automazione.
• Nel pannello di destra, nella scheda Regole:
  • Fare clic su una sezione per espandere le opzioni delle regole.
  • Selezionare la casella di controllo per attivare l'automazione per una regola di formattazione (ad esempio, Nome in maiuscolo). Se una regola è attivata, i valori con quel problema di formattazione saranno automaticamente corretti (ad esempio, un contatto con il nome jOhN sarà aggiornato in John).
  • Deselezionare la casella di controllo per disattivare l'automazione di una regola specifica.

• Fare clic sulla scheda Modifiche ai record per visualizzare tutti i record i cui valori sono stati aggiornati dalle regole automatiche. Fare clic sui menu a discesa per filtrare i record in base al problema o alla data di aggiornamento.
• Al termine, fare clic su Salva.

I seguenti problemi possono essere rilevati e risolti automaticamente per le proprietà e-mail, nome e cognome dei contatti:

• Capitalizzazione: il valore ha una capitalizzazione mancante o imprevista (ad esempio, JOHN verrebbe aggiornato a John, macdonald verrebbe aggiornato a MacDonald, EXAMPLE@HUBSPOT.com verrebbe aggiornato a example@hubspot.com).
• Campi combinati: i valori di nome e cognome sono combinati (ad esempio, JohnSmith verrebbe aggiornato a John Smith).
• Spaziatura e punteggiatura: il valore contiene spaziature o punteggiature impreviste (ad esempio, St.James verrebbe aggiornato a St. James).

Problemi di formattazione rilevati da HubSpot

Per identificare i record e fornire suggerimenti, alcune proprietà dei contatti vengono valutate automaticamente per individuare eventuali problemi di formattazione. Un record viene incluso nell'elenco se viene individuato uno dei seguenti problemi per le proprietà e-mail, nome e cognome del contatto:

Nota bene: HubSpot utilizza l'intelligenza artificiale (AI) per identificare i potenziali problemi, pertanto è possibile che l'utente non sia d'accordo con un problema rilevato o con la soluzione suggerita. In questo caso, è possibile ignorare il suggerimento.

• Il valore ha una capitalizzazione mancante o inaspettata. Tra i possibili problemi vi sono:
  
  • Il valore contiene tutte lettere maiuscole.
  • Il valore non contiene lettere maiuscole.
  • Il valore contiene altre maiuscole inaspettate (ad esempio, JoHn, SMith, test@HUBSPOT.com).
  • Il valore contiene un altro carattere che dovrebbe essere maiuscolo ma non lo è (ad esempio, Desantos invece di DeSantos, macdonald invece di MacDonald).
• Il valore contiene un testo che non è comunemente riconosciuto come indirizzo e-mail o nome.
• Il valore contiene almeno un numero inaspettato.
• Il valore contiene un URL o un dominio che non è comunemente incluso nella proprietà.
• Il valore contiene un saluto inaspettato (ad esempio, signor, signora, ecc.).
• Il valore contiene una formattazione del nome e del cognome non corretta. I problemi possibili includono: il valore contiene una formattazione del nome e del cognome non corretta:
  • I valori di nome e cognome possono essere combinati.
  • I valori di nome e cognome sono uguali.
  • I valori di nome e cognome possono essere scambiati.
• Per questa proprietà può essere preferito un formato diverso.
• Il valore è vuoto.
• Il valore dell'indirizzo e-mail è probabilmente temporaneo e non valido.
• Il valore non è un indirizzo e-mail valido.
• Il formato è inaspettato o non valido per la proprietà.
• Il valore contiene caratteri inaspettati o un testo che non è comunemente incluso nella proprietà.
• Il formato è imprevisto o non valido per un nome.
• Il valore contiene un testo inatteso o probabilmente inappropriato.
• Il valore include un testo segnaposto comune (ad esempio, n/a, Sconosciuto).
• Il valore contiene spaziatura o punteggiatura inattese.
• Il valore contiene un numero imprevisto di caratteri (ad esempio, il valore è troppo lungo o troppo corto).