Entrare in contatto con HubSpot e Docusign

Entrare in contatto con HubSpot e Docusign per creare, personalizzare, inviare e tracciare buste Docusign da un contatto, un'azienda o un record della trattativa nel vostro account HubSpot. È inoltre possibile aggiungere alla busta campi di testo personalizzati che popolano i valori delle proprietà del record. Ad esempio, quando si invia una busta da un record del contatto, il nome e il cognome del contatto vengono inseriti automaticamente nella busta Docusign. 

Nota bene: è possibile utilizzare i valori delle proprietà di HubSpot nelle buste Docusign. Tuttavia, non si tratta di un' applicazione di sincronizzazione dei dati che sincronizza i dettagli completi dei record con Docusign. 

Prima di iniziare

• Per utilizzare questa integrazione è necessario disporre di un piano Docusign a pagamento . 
• È necessario essere un amministratore Docusign nel proprio account Docusign. 

Entrare in contatto con l'app

Per entrare in contatto con Docusign e HubSpot:

Nota bene: Docusign è un'applicazione a livello utente. Ciò significa che ogni utente di HubSpot deve entrare in contatto con il proprio utente Docusign. Per saperne di più su come entrare in contatto con il vostro utente.

Creare e gestire le buste Docusign

Con l'app Docusign è possibile importare le buste storiche in HubSpot, nonché creare e inviare buste Docusign direttamente da HubSpot. 

Importazione di buste Docusign

Importazione di buste Docusign:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
2. In alto a destra, fare clic su Aggiungi contatti > Importazione.
3. Fare clic su Importazione dati.
4. Selezionare gli Oggetti da un'applicazione.
5. Selezionare Docusign records, quindi fare clic su Avanti.

6. Selezionare Busta, quindi fare clic su Avanti.
7. Nella pagina di conferma , recensire il numero di buste da importare in HubSpot. 
8. Per filtrare gli inviluppi specifici, fare clic su Aggiungi filtro.

• • Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Seleziona filtro e selezionare un filtro. 

• • Selezionare un operatore di proprietà. 

• • Fare clic su Applica filtro. 

9. Fare clic su Avvia importazione. Verrete reindirizzati alla pagina delle Importazioni . Quando l'importazione è completata, viene visualizzata nella tabella delle importazioni. 

Creare buste Docusign

Se avete aggiunto la carta Docusign alla colonna centrale dei vostri record, potete creare nuove buste Docusign direttamente in HubSpot. Visualizza quali buste sono state inviate a un record, lo stato, i destinatari, il mittente e le date di creazione e di ultimo aggiornamento. 

Per creare una nuova busta:

1. Nel vostro account HubSpot, andate ai Record del contatto, dell'azienda o della trattativa. 

• • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.

2. Fare clic sul nome di un record.
3. Nella scheda di integrazione di Docusign , fare clic su + Crea nuovo.

4. Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Docusign account e selezionare l'account Docusign.
5. Per selezionare un modello esistente, fare clic sul menu a discesa Usa un modello e selezionare un modello . Oppure, selezionare Senza modello.
6. Fare clic su Crea busta.
7. Nella scheda Documenti , recensire i documenti allegati. È inoltre possibile caricare documenti dal proprio computer, file esistenti in HubSpot o allegati dal record.
8. Nella scheda Destinatari , scegliere i destinatari della busta.

• • Selezionare i record dell'azienda e della trattativa da cui si desidera utilizzare i dati sulla busta.
  • Nella sezione Informazioni di base , recensire i dettagli del destinatario, come nome, e-mail, tipo di destinatario e verifica dell'identità. I dati del destinatario vengono inseriti automaticamente quando si creano buste da un record del contatto o della trattativa. Se c'è più di un contatto associato alla trattativa, i dettagli del destinatario verranno precompilati nell'ordine in cui i dati del contatto vengono ricevuti da Docusign.
  • Per aggiungere altri destinatari, fare clic su Aggiungi nuovo destinatario e aggiungere i loro dettagli.
  • Nella sezione Campi del documento , recensire i valori suggeriti da HubSpot.

9. Nella scheda Messaggio , scrivere un messaggio per i destinatari.

• • Attivare l'interruttoreEmail personalizzata e lingua per scegliere la lingua e personalizzare il messaggio ricevuto dai destinatari.
  • Fare clic sul menu a discesaLingua e selezionare una lingua.
  • Inserite l'oggetto e il corpo dell'e-mail .

10. Nella scheda Recensione , recensire la busta Docusign.
11. Fare clic su Invia una busta per inviare il documento.

Nota bene: se l'app Docusign non viene caricata in HubSpot, contattate il vostro amministratore Docusign per assicurarvi di disporre delle autorizzazioni necessarie.

Gestire o inviare le buste Docusign esistenti

Se avete aggiunto la carta Docusign alla colonna centrale dei vostri record, potete aggiungere le buste esistenti di Docusign a un record in HubSpot. Modificare la busta, visualizzare la cronologia, scaricare il PDF e rimuovere la busta da HubSpot.

Per gestire le buste Docusign esistenti:

1. Nel vostro account HubSpot, andate ai Record del contatto, dell'azienda o della trattativa.

• • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.

2. Fare clic sul nome di un record.
3. Per aggiungere una busta esistente:

• • Nella scheda di integrazione di Docusign , fare clic su Aggiungi da Docusign.
  • Nel pannello di destra, selezionare la busta e fare clic su Aggiungi. È anche possibile cercare una busta per nome o per intervallo di date.

4. Per modificare una busta esistente:

• • Nella scheda di integrazione di Docusign , passate il mouse sulla busta e fate clic su Azione.
  • Fare clic su Modifica.
  • Modificare il documento. Per saperne di più su come modificare una busta.
  • Fare clic su Invia una busta per inviare il documento.

5. Per visualizzare la cronologia delle buste:

• • Nella scheda di integrazione di Docusign , passate il mouse sulla busta e fate clic su Azione.
  • Fare clic su Visualizza cronologia. Ad esempio, è possibile visualizzare il timestamp della data di invio della busta.

6. Per rimuovere la busta da HubSpot:

• • Nella scheda di integrazione di Docusign , passate il mouse sulla busta e fate clic su Azione.
  • Fare clic su Rimuovi da HubSpot.
  • Fare clic su Rimuovi busta nella finestra pop-up. Questa operazione non rimuove la busta da Docusign.

Utilizzare le proprietà di HubSpot nel modello Docusign

Aggiungete i dati di HubSpot, come le informazioni dei record del contatto, dell'azienda o della trattativa, direttamente al vostro modello Docusign. I campi aggiunti direttamente nell'editor di documenti di HubSpot non saranno popolati automaticamente. I campi predefiniti si trovano nelle impostazioni di Docusign. 

Per utilizzare le proprietà di HubSpot in Docusign:

1. Accedere al proprio account Docusign.
2. Create un modello nel vostro account Docusign.
3. Selezionate un campo HubSpot e aggiungetelo al modello. Tutte le proprietà di HubSpot iniziano con HS e si trovano nella sezione Campi personalizzati . 

4. Salvare il modello.
5. Accedete al vostro account HubSpot e utilizzate il vostro modello.

Utilizzate gli eventi Docusign per attivare azioni del flusso di lavoro 

Attivazione di azioni del flusso di lavoro da eventi Docusign in flussi di lavoro basati su contatti, aziende e trattative.

Per creare un flusso di lavoro utilizzando un'attivazione di eventi Docusign:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fate clic su Crea flusso di lavoro.
3. Nel pannello di sinistra, cercare Docusign e selezionare Docusign: Modello di cronologia dei contatti. 
4. Fare clic su + Aggiungi criteri per aggiungere altri criteri alle Attivazioni dell'iscrizione. 
5. Una volta impostate le Attivazioni dell'iscrizione, aggiungete le azioni.
6. Per inviare una busta Docusign, selezionare Invia busta Docusign nell'elenco delle azioni del flusso di lavoro. Selezionare l' utente e il modello.

Quando il flusso di lavoro viene attivato, è possibile che vengano visualizzati alcuni messaggi di errore:

Gestione delle impostazioni di Docusign

In qualità di Super amministratore di HubSpot, è possibile esplorare le funzionalità dell'app Docusign, aggiungere una chiave di sicurezza HMAC di Docusign e gestire gli utenti e gli account connessi. Configurare le mappature del campo che consentono di utilizzare le proprietà del contatto, dell'azienda o della trattativa di HubSpot nelle buste di Docusign.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Docusign. 
3. Per aggiungere una chiave di sicurezza HMAC di Docusign:

• • In alto a destra, fare clic su Azioni > Impostazioni della chiave di sicurezza HMAC.
  • Nella finestra pop-up, inserire la chiave HMAC e fare clic su Salva modifiche.

4. Per cambiare l'account Docusign entrato in contatto con HubSpot: 

• • In alto a destra, fare clic su Azioni > Cambia account connesso.
  • Nella finestra pop-up, fare clic sul menu a discesa Scegli un account per selezionare un altro account entrato in contatto.
  • Fare clic su Cambia account.

5. Per ricollegare l'utente amministratore:

• • In alto a destra, fare clic su Azioni > Ricollega utente.
  • Nella finestra pop-up, inserire le credenziali di accesso e fare clic su Accedi.

Nota bene: se siete utenti di più account Docusign, tutti gli account entreranno in contatto con HubSpot.

Gestire gli utenti entrati in contatto

Visualizzare una tabella degli utenti entrati in contatto con Docusign e rimuoverli se necessario. Gli utenti di HubSpot che non hanno rata l'app Docusign possono comunque entrare in contatto con il loro utente Docusign in HubSpot.

Per visualizzare e gestire gli utenti entrati in contatto:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Docusign.
3. Fare clic sulla scheda Utenti entrati in contatto .
4. La tabella mostra tutti gli utenti HubSpot e Docusign entrati in contatto, lo stato di connessione e la data di connessione. 
5. Per eliminare un utente, fare clic su Azioni > Elimina nella tabella accanto all'utente che si desidera eliminare.

Per entrare in contatto con l'applicazione Docusign già installata:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Docusign.
3. In alto a destra, fare clic su Ricollega utente.
4. Nella finestra pop-up, inserire le credenziali di accesso e fare clic su Accedi.

Configurazione della mappatura della proprietà

Creare un collegamento tra le proprietà di HubSpot e i campi della busta Docusign utilizzando le mappature della proprietà. Ad esempio, si desidera che il nome del contatto venga compilato automaticamente sulla busta Docusign. È possibile configurare la mappatura in modo che il campo Nome del contatto HS di Docusign e le proprietà Nome di HubSpot entrino in contatto. Ciò significa che se si utilizza il campo Docusign HS Nome contatto in una busta, Docusign suggerirà il valore del Nome contatto di HubSpot.

Se una proprietà non è mappata, il suo valore non verrà suggerito nella busta. Ad esempio, se Nome non è mappato, è necessario inserire manualmente il valore desiderato quando si crea la busta.

Per recensire le mappature della proprietà tra i contatti, le aziende o le trattative di Docusign e HubSpot:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Docusign.
3. Fare clic sulla scheda Mappature della proprietà .
4. Per esaminare le mappature delle proprietà di HubSpot con i campi di Docusign, fare clic sulla scheda dell'oggetto da recensire.
5. Per aggiungere una mappatura del campo personalizzata:

• • Fare clic su Aggiungi nuova mappatura.

• • Utilizzare i menu a discesa per selezionare il campo Docusign e la proprietà HubSpot che si desidera mappare.
  • Fare clic su Salva. 

6. Per eliminare una mappatura, passare il mouse su di essa e fare clic su Azioni > Elimina. 

Disinstallare l'applicazione Docusign

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Passare il mouse sull'applicazione Docusign e fare clic su Azioni > Disinstalla.
3. Nella finestra pop-up, digitare il testo richiesto e fare clic su Disinstalla.