Ultimo aggiornamento: giugno 28, 2023
Utilizzate l'integrazione DocuSign per creare, personalizzare, inviare e tenere traccia delle buste DocuSign da un contatto, da un'azienda o da un record di trattativa nel vostro account HubSpot.
Nota bene: non è possibile sincronizzare informazioni su contatti, aziende, accordi o documenti tra HubSpot e DocuSign.
Requisiti per l'integrazione
- È necessario essere un super amministratore o disporre dei permessi di App Marketplace nel proprio account HubSpot.
Installare l'integrazione
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Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona del marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
- Utilizzare la barra di ricerca per individuare e selezionare l'integrazione DocuSign.
- In alto a destra, fare clic su Installa applicazione.
- Accedere al proprio account DocuSign.
- Una volta installata l'integrazione, si verrà reindirizzati alla pagina delle applicazioni connesse.
Utilizzare l'integrazione DocuSign
Di seguito, scoprirete come creare e inviare documenti utilizzando l'integrazione DocuSign, come utilizzare i campi HubSpot nel vostro modello DocuSign e come utilizzare gli eventi DocuSign per attivare le azioni del flusso di lavoro HubSpot.
Creare e inviare documenti
- i documenti possono essere creati ed eliminati solo nella piattaforma DocuSign e non nell'account HubSpot.
- gli allegati di DocuSign non possono essere sincronizzati con la scheda allegati di un record di oggetto.
È possibile selezionare un modello di busta dai record del contatto, dell'azienda e dell'affare. Una volta selezionato il modello, è possibile aggiungere i destinatari e modificare l'oggetto e il messaggio.
- Nell'account HubSpot, navigare tra i contatti, le aziende o le trattative.
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Fare clic sul nome di un record.
- Nel pannello di destra, nella sezione DocuSign , fare clic su Invia da un modello.
- Selezionare il modello, quindi fare clic su Avanti.
- Nella schermata successiva, personalizzare la busta:
- Esamina i documenti nella busta: verifica i documenti nel modello selezionato.
- Aggiungere i destinatari alla busta cercando tra i contatti di HubSpot. Quando si invia una busta da un contatto o da un record di trattativa, il nome e l'e-mail del destinatario vengono inseriti automaticamente.
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- Aggiungere i destinatari alla busta.
- Fare clic sul simbolo + per aggiungere altri destinatari.
- Fare clic su X per rimuovere i destinatari.
- Selezionare un tipo di destinatario.
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- Personalizzare il messaggio e-mail per i destinatari: aggiungere unOggetto e-mail e un Messaggio per i destinatari. Se si desidera scrivere un messaggio diverso per ogni destinatario, selezionare la casella di controllo Messaggio e-mail personalizzato per ogni destinatario.
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- Fare clic su Invia ai destinatari.
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- Per modificare il documento, fare clic su Modifica documenti. Quindi, fare clic sul menu a discesa Azioni per modificare il documento:
- Modifica messaggio: modifica l'oggetto e il messaggio che accompagnerà il documento.
- Modifica destinatari: modifica i destinatari che riceveranno il documento.
- Modifica documenti: modifica i documenti che verranno inviati ai destinatari. È possibile caricare nuovi documenti, utilizzare un modello o caricarli dal cloud.
- Opzioni avanzate: modificare i privilegi dei destinatari, impostare i promemoria, impostare una data di scadenza e abilitare i commenti.
- Tasti di scelta rapida: modificare e impostare i tasti di scelta rapida come alternativa ai controlli del mouse per eseguire le azioni più comuni sui campi dei destinatari.
- Al termine delle modifiche, fare clic su Anteprima destinatario per visualizzare l'anteprima del documento.
- Per inviare il documento, fare clic su Invia.
- Quando il documento è stato firmato dal destinatario, lo stato del record del contatto, della società o dell'affare cambia in Completato.
Notabene: se l'integrazione DocuSign non viene caricata in HubSpot, contattate l'amministratore di DocuSign per assicurarvi di avere tutte le autorizzazioni necessarie.
Utilizzare i campi di HubSpot nel modello di DocuSign
È possibile inserire i dati di HubSpot, ad esempio le informazioni contenute nei record dei contatti, delle aziende o delle trattative, direttamente nel modello DocuSign. Solo i campi HubSpot predefiniti (cioè le proprietà HubSpot elencate alla prima connessione dell'integrazione) possono essere utilizzati nei modelli DocuSign. I campi aggiunti direttamente nella vista incorporata di HubSpot non verranno applicati. I campi predefiniti si trovano nelle impostazioni di DocuSign. Al momento non è possibile aggiungere campi HubSpot personalizzati.
Per utilizzare i campi HubSpot in DocuSign:
- Accedere al proprio account DocuSign.
- Creare un modello nel proprio account DocuSign.
- Selezionate un campo HubSpot e aggiungetelo al modello. Tutti i campi HubSpot iniziano con HS e si trovano nella sezione Campi personalizzati.
- Salvare il modello.
- Accedere all'account HubSpot e utilizzare il modello.
Attenzione: i dati saranno popolati solo per il record dell'oggetto da cui è stato creato il modello. Ad esempio, se si sta creando un modello dal record del deal, verranno popolate solo le proprietà del deal.
Utilizzare gli eventi DocuSign per attivare le azioni del flusso di lavoro(Marketing Hub, Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise)
È possibile attivare le azioni del flusso di lavoro dagli eventi DocuSign nei flussi di lavoro dei contatti.
- Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
- Fare clic su Crea flusso di lavoro.
- Selezionare il tipo di flusso di lavoro basato sui contatti, quindi fare clic su Crea flusso di lavoro.
- Fare clic sull'attivazione di iscrizione dei contatti per aggiungere un'attivazione di iscrizione. Nel pannello di destra, selezionare DocuSign: Modello di evento timeline dei contatti o selezionare i propri trigger di iscrizione.
- Una volta impostati i trigger di iscrizione, è possibile aggiungere le azioni.
- Per inviare una busta DocuSign, selezionare Invia busta DocuSign nell'elenco delle azioni del flusso di lavoro. Selezionare l'utente e il modello.
Quando il flusso di lavoro è attivato, è possibile che vengano visualizzati alcuni messaggi di errore:
| Errore | Come risolvere |
| Il modello di flusso di lavoro DocuSign non ha segnaposto o destinatari. |
Questo errore riguarda solo i contattio le transazioni. Assicuratevi di aver aggiunto il numero corretto di segnaposto o destinatari al vostro modello DocuSign. |
| Il modello di flusso di lavoro DocuSign non ha destinatari. |
Questo errore riguarda solo i contattio le trattative. Assicuratevi che il numero di destinatari aggiunti al modello DocuSign sia corretto. |
| Il modello di flusso di lavoro DocuSign non ha documenti allegati. |
Assicuratevi di aver aggiunto i documenti corretti al modello. |
| Il numero di contatti è superiore ai segnaposto nel modello. |
Assicurarsi che il modello abbia un numero di segnaposti sufficiente per il numero di contatti a cui si desidera inviare la busta. Ad esempio, se avete tre contatti e solo due segnaposto nel modello, solo i primi due contatti verranno aggiunti alla busta e la riceveranno. |
| L'autopopolazione per i contatti di un accordo era limitata al numero di segnaposto nel modello. Il contatto non è stato inserito automaticamente come nuovo destinatario perché il modello contiene lo stesso indirizzo e-mail. |
Se l'e-mail del destinatario è uguale all'e-mail del contatto, HubSpot salta l'autopopolazione dei contatti dal record HubSpot. |
Gestione delle impostazioni di DocuSign
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sull' icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Nel pannello di sinistra, spostarsi su Integrazioni > Applicazioni collegate.
- Fare clic sull'integrazione DocuSign.
Visualizzare i campi mappati
- Passare alla scheda Campi mappati.
- Visualizzare un elenco delle proprietà di HubSpot e dei campi DocuSign corrispondenti.
Aggiungere una chiave di sicurezza HMAC
- In alto a destra, fare clic su Azioni > Aggiungi chiave di sicurezza HMAC.
- Nella finestra a comparsa, inserire la chiave HMAC e fare clic su Salva modifiche.
Modifica dell'account DocuSign collegato
Se si è utenti di più account, tutti gli account saranno collegati a HubSpot.- In alto a destra, fare clic su Azioni > Cambia account connesso.
- Nella finestra a comparsa, fare clic sul menu a discesa Scegli un account per selezionare un altro account connesso.
- Fare clic su Cambia account.
Disinstallare l'integrazione DocuSign
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sull' icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Nel pannello di sinistra, spostarsi su Integrazioni > Applicazioni collegate.
- Passare il mouse sull'integrazione DocuSign e fare clic su Azioni > Disinstalla.
- Nella finestra a comparsa, digitare il testo richiesto e fare clic su Disinstalla.
