Collegare HubSpot e Docusign

HubSpot e Docusign si collegano per creare, personalizzare, inviare e tenere traccia delle buste Docusign da un contatto, un'azienda o un record della trattativa nel vostro account HubSpot. È possibile aggiungere alla busta campi di testo personalizzati che popolano i valori delle proprietà del record. Ad esempio, è possibile inserire automaticamente il nome e il cognome del contatto nella busta Docusign quando la si invia dal record del contatto.

Nota bene: è possibile utilizzare i valori delle proprietà di HubSpot nelle buste di Docusign, tuttavia non si tratta di un'applicazione di sincronizzazione dei dati che sincronizza i dettagli completi dei record con Docusign.

Prima di iniziare

• Essere Super amministratore o avere i permessiApp Marketplace nel proprio account HubSpot.
• Avere un piano Docusign a pagamento.

Collegare l'app

Per collegare Docusign a HubSpot:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
• Utilizzare la barra di ricerca per individuare e selezionare l'applicazione Docusign.
• In alto a destra, fare clic su Rata.
• Nella finestra di dialogo, inserire le credenziali di accesso.
• Fare clic su Rata. Si verrà reindirizzati alla pagina delle applicazioni collegate.

Nota bene: Docusign è un'applicazione a livello di utente. Ciò significa che ogni utente di HubSpot deve collegare il proprio utente Docusign. Per saperne di più sulla connessione dell'utente.

Gestione delle impostazioni di Docusign

In qualità di Super amministratore di HubSpot, è possibile scoprire le funzionalità dell'app Docusign, aggiungere una chiave di sicurezza HMAC di Docusign e gestire gli utenti e gli account collegati. È anche possibile configurare la mappatura del campo. Ciò significa che le proprietà del contatto, dell'azienda o della trattativa di HubSpot possono essere utilizzate nelle buste di Docusign.

• Fare clic su Docusign.
• Per aggiungere una chiave di sicurezza HMAC da Docusign:
  • In alto a destra, fare clic su Azioni > Aggiungi chiave di sicurezza HMAC.
  • Nella domanda, inserire la chiave HMAC e fare clic su Salva modifiche.
• Per cambiare l'account Docusign collegato a HubSpot:
  • In alto a destra, fare clic su Azioni > Cambia account connesso.
  • Nella finestra di domanda, fare clic sul menu a discesa Scegli un account per selezionare un altro account connesso.
  • Fare clic su Cambia account.
• Per ricollegare l'utente amministratore:
  • In alto a destra, fare clic su Azioni > Ricollega utente.
  • Nella domanda, inserire le credenziali di accesso e fare clic su Accedi.

Nota bene: se siete utenti di più account Docusign, tutti gli account saranno collegati a HubSpot.

Gestire gli utenti connessi

È possibile visualizzare una tabella degli utenti collegati a Docusign ed eliminarli. Gli utenti HubSpot che non hanno rata l'app Docusign possono collegare il proprio utente Docusign.

Per visualizzare e gestire gli utenti connessi:

• Fare clic sulla scheda Utenti connessi.
• La tabella mostra tutti gli utenti HubSpot e Docusign connessi, lo stato di connessione e la data di connessione.
• Per eliminare un utente, fare clic su Azioni > Elimina nella tabella accanto all'utente da eliminare.

Per collegare l'utente all'app Docusign già rata:

• Fare clic su Docusign.
• Fare clic su Ricollega utente.
• Nella domanda, inserire le credenziali di accesso e fare clic su Accedi.

Configurare le mappature delle proprietà

È possibile creare un collegamento tra le proprietà di HubSpot e i campi della busta Docusign utilizzando le mappature del campo. Ad esempio, si desidera che il nome del contatto venga compilato automaticamente sulla busta Docusign. È possibile configurare la mappatura in modo che il campo HS Nome del contatto di Docusign e le proprietà Nome di HubSpot siano collegate. Ciò significa che se si utilizza il campo HS Contatto First Name di Docusign in una busta, Docusign suggerirà il valore First name del contatto HubSpot.

Se una proprietà non è mappata, il suo valore non verrà suggerito nella busta. Ad esempio, se Nome non è mappato, sarà necessario inserire manualmente il valore desiderato quando si crea la busta.

Per rivedere le mappature delle proprietà tra i contatti, le aziende o le trattative di Docusign e HubSpot:

• Fare clic sulla scheda Mappature delle proprietà.
• Per esaminare le mappature tra le proprietà di HubSpot e i campi di Docusign, fare clic sulla scheda di un oggetto.
• Per aggiungere una mappatura del campo personalizzata:
  • Fare clic su Aggiungi nuova mappatura.
  • Utilizzare i menu a discesa per selezionare il campo Docusign e la proprietà HubSpot che si desidera mappare.
  • Fare clic su Salva.
• Per eliminare una mappatura, passare il mouse su di essa e fare clic su Azioni > Elimina.

Utilizzare l'app Docusign

Con l'app Docusign è possibile importare buste storiche in HubSpot, creare e inviare buste Docusign da HubSpot e utilizzare gli eventi Docusign per attivare azioni del flusso di lavoro di HubSpot.

Importazione di buste Docusign

Se si dispone dei permessi diimportazione in HubSpot, è possibile importare le buste storiche in HubSpot.

Per importare buste Docusign:

• Nel vostro account HubSpot CRM, andate su CRM > Contatti.
• In alto a destra, fare clic su Importa.
• Fare clic su Importa un file.
• Selezionare Oggetti da un'applicazione.
• Selezionare i record Docusign, quindi fare clic su Avanti.

• Selezionare Buste, quindi fare clic su Avanti.
• Nella schermata Conferma , verificare il numero di buste che si stanno importando in HubSpot.
• Per filtrare buste specifiche, fare clic su Aggiungi filtro.
  • Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Seleziona un filtro e selezionare un filtro.
  • Selezionare gli operatori di proprietà.
  • Fare clic su Applica filtro.
• Fare clic su Inizia importazione. Si verrà reindirizzati alla schermata Importazioni. Una volta completata, l'importazione verrà visualizzata nella tabella delle importazioni.

Creazione di documenti Docusign

Se si è aggiunta la carta Docusign alla colonna centrale del record, è possibile creare nuove buste. È anche possibile controllare quali buste sono state inviate a un record, lo stato, i destinatari, il mittente e le date di creazione e di ultimo aggiornamento.

Per creare una nuova busta:

• Nel vostro account HubSpot, andate ai record del contatto, dell'azienda o della trattativa.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome di un record.
• Nella colonna centrale, navigare fino alla scheda di integrazione Docusign.

• Fare clic su Crea nuovo.
• Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa dell'account Docusign e selezionare l'account Docusign.

• Per selezionare un modello esistente, fare clic sul menu a discesa Usa un modello e selezionare un modello. È anche possibile selezionare Senza modello.
• Fare clic su Crea busta.

• Nella scheda Documenti, esaminare i documenti allegati. È possibile caricare documenti dal computer, file esistenti in HubSpot o allegati dal record.
• Nella scheda Destinatari, scegliere i destinatari che devono ricevere la busta.
  • Selezionare i record dell'azienda e della trattativa da cui si desidera utilizzare i dati della busta.
  • Nella sezione Informazioni di base, esaminare i dettagli del destinatario, come il nome, l'e-mail, il tipo di destinatario e la verifica dell'identità. I dettagli del destinatario vengono inseriti automaticamente quando si creano buste a partire da un record del contatto o della trattativa. Se c'è più di un contatto associato alla trattativa, i dettagli del destinatario saranno precompilati nell'ordine in cui i dati del contatto vengono ricevuti da Trattativa.
  • Per aggiungere altri destinatari, fare clic su Aggiungi nuovo destinatario e aggiungere i loro dettagli.
  • Nella sezione Campi dei documenti, controllare i valori suggeriti da HubSpot.
• Nella scheda Messaggio, scrivere un messaggio per i destinatari.
  • Attivare l'interruttoreEmail personalizzata e lingua per scegliere la lingua e personalizzare il messaggio ricevuto dai destinatari.
  • Fare clic sul menu a discesaLingua e selezionare una lingua.
  • Inserire l'oggetto e il corpo dell'e-mail .
• Nella scheda Revisione, esaminare la busta Docusign.
• Fare clic su Invia una busta per inviare il documento.

Notabene: se l'app Docusign non viene caricata in HubSpot, contattate il vostro amministratore Docusign per assicurarvi di avere le autorizzazioni necessarie.

Gestire o inviare le buste Docusign esistenti

Se si è aggiunta la carta Docusign alla colonna centrale del record, è possibile aggiungere al record le buste esistenti di Docusign. È inoltre possibile modificare la busta, visualizzare la cronologia, scaricare il PDF e rimuovere la busta da HubSpot.

Per gestire le buste Docusign esistenti:

• Nel vostro account HubSpot, andate ai record del contatto, dell'azienda o della trattativa.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome di un record.
• Nella colonna centrale, navigare fino alla scheda di integrazione Docusign.
• Per aggiungere una busta esistente:
  • Fare clic su Aggiungi da Docusign.
  • Nel pannello di destra, selezionare la busta e fare clic su Aggiungi. È anche possibile cercare una busta per nome o per intervallo di date.

• Per modificare una busta esistente:
  • Passare il mouse sulla busta e fare clic su Azioni.
  • Fare clic su Modifica.
  • Navigare nell'editor dei documenti. Per saperne di più sull'editor.
  • Fare clic su Invia una busta per inviare il documento.
• Per visualizzare la cronologia delle buste:
  • Passare il mouse sulla busta e fare clic su Azioni.
  • Fare clic su Visualizza cronologia. Ad esempio, è possibile visualizzare la data di invio della busta.
• Per rimuovere la busta da HubSpot:
  • Passare il mouse sulla busta e fare clic su Azioni.
  • Fare clic su Rimuovi da HubSpot.
  • Fare clic su Rimuovi busta nella domanda. Questa operazione non rimuove la busta da Docusign.

Utilizzare le proprietà di HubSpot nel modello di Docusign

È possibile inserire i dati di HubSpot, come le informazioni dei record del contatto, dell'azienda o della trattativa, direttamente nel modello Docusign. I documenti aggiunti direttamente nell'editor di documenti di HubSpot non saranno popolati automaticamente. I campi predefiniti si trovano nelle impostazioni di Docusign.

Per utilizzare le proprietà di HubSpot in Docusign:

• Accedere al proprio account Docusign.
• Creare un modello nel proprio account Docusign.
• Selezionare un campo HubSpot e aggiungerlo al modello. Tutte le proprietà di HubSpot iniziano con HS e si trovano nella sezione Campi personalizzati.
• Salvare il modello.
• Accedere all'account HubSpot e utilizzare il modello.

Nota bene: i dati saranno popolati solo per il record da cui si sta creando il modello. Ad esempio, se si sta creando un modello dal record della trattativa, verranno popolate solo le proprietà trattative.

Utilizzare gli eventi Docusign per attivare le azioni del flusso di lavoro(Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub, e Service Hub Professional e Enterprise)

È possibile attivare azioni del flusso di lavoro da eventi Docusign in flussi di lavoro basati su contatti, aziende e trattative.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• Fare clic su Crea flusso di lavoro.
• Selezionare Contatto, Azienda o Trattativa e fare clic su Avanti.
• Fare clic su Imposta trigger.
• Nel pannello di destra, selezionare Quando i criteri di filtro sono soddisfatti, quindi Docusign: Proprietà del modello di evento della Cronologia dei contatti.
• Una volta impostati i trigger di attivazione registrazione, è possibile aggiungere le azioni.
• Per inviare una busta Docusign, selezionare Invia busta Docusign nell'elenco delle azioni del flusso di lavoro. Selezionare l'utente e il modello.

Quando il flusso di lavoro viene attivato, è possibile che vengano visualizzati alcuni messaggi di errore:

Disinstallare l'applicazione Docusign

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Integrazioni.
• Passare il mouse sull'applicazione Docusign e fare clic su Azioni > Disinstalla.
• Nella domanda, digitare il testo richiesto e fare clic su Disinstalla.