Collegare HubSpot e Docusign

Collegate HubSpot e Docusign per creare, personalizzare, inviare e tenere traccia delle buste Docusign da un contatto, un'azienda o un record di trattativa nel vostro account HubSpot. È possibile aggiungere alla busta campi di testo personalizzati che popolano i valori delle proprietà del record. Ad esempio, è possibile inserire automaticamente il nome e il cognome del contatto nella busta Docusign quando la si invia dal record del contatto.

Nota bene: è possibile utilizzare i valori delle proprietà di HubSpot nelle buste di Docusign, tuttavia non si tratta di un'applicazione di sincronizzazione dei dati che sincronizza tutti i dettagli del record con Docusign.

Prima di iniziare

• Essere un Super Admin o disporre dei permessi App Marketplace nel proprio account HubSpot.
• Avere un piano Docusign a pagamento.
• Essere un amministratore Docusign nel proprio account Docusign.

Collegare l'app

Per collegare Docusign a HubSpot:

Nota bene: Docusign è un'app a livello utente. Ciò significa che ogni utente di HubSpot deve collegare il proprio utente Docusign. Per saperne di più sulla connessione dell'utente.

Gestione delle impostazioni di Docusign

In qualità di Super Admin di HubSpot, è possibile scoprire le funzionalità dell'app Docusign, aggiungere una chiave di sicurezza HMAC di Docusign e gestire gli utenti e gli account collegati. È inoltre possibile configurare le mappature dei campi. Ciò significa che le proprietà dei contatti, delle aziende o delle trattative di HubSpot possono essere utilizzate nelle buste di Docusign.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Docusign.
3. Per aggiungere una chiave di sicurezza HMAC da Docusign:

• • In alto a destra, fare clic su Azioni > Aggiungi chiave di sicurezza HMAC.
  • Nella finestra a comparsa, inserire la chiave HMAC e fare clic su Salva modifiche.

4. Per cambiare l'account Docusign collegato a HubSpot:

• • In alto a destra, fare clic su Azioni > Cambia account connesso.
  • Nella finestra a comparsa, fare clic sul menu a discesa Scegli un account per selezionare un altro account connesso.
  • Fare clic su Cambia account.

5. Per ricollegare l'utente amministratore:

• • In alto a destra, fare clic su Azioni > Ricollega utente.
  • Nella finestra pop-up, inserire le credenziali di accesso e fare clic su Accedi.

Nota bene: se si è utenti di più account Docusign, tutti gli account saranno collegati a HubSpot.

Gestione degli utenti connessi

È possibile visualizzare una tabella degli utenti connessi a Docusign ed eliminarli. Gli utenti di HubSpot che non hanno installato l'app Docusign possono collegare il proprio utente Docusign.

Per visualizzare e gestire gli utenti connessi:

1. Fare clic sulla scheda Utenti connessi.
2. La tabella mostra tutti gli utenti HubSpot e Docusign connessi, lo stato di connessione e la data di connessione.
3. Per eliminare un utente, fare clic su Azioni > Elimina nella tabella accanto all'utente da eliminare.

Per collegare l'utente all'app Docusign già installata:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Docusign.
3. Fare clic su Ricollega utente.
4. Nella finestra a comparsa, inserire le credenziali di accesso e fare clic su Accedi.

Configurare le mappature delle proprietà

È possibile creare un collegamento tra le proprietà di HubSpot e i campi della busta Docusign utilizzando le mappature delle proprietà. Ad esempio, si desidera che il nome del contatto venga compilato automaticamente sulla busta Docusign. È possibile configurare la mappatura in modo che il campo HS Contact First Name di Docusign e le proprietà First name di HubSpot siano collegate. Ciò significa che se si utilizza il campo HS Contact First Name di Docusign in una busta, Docusign suggerirà il valore First name del contatto di HubSpot.

Se una proprietà non è mappata, il suo valore non verrà suggerito nella busta. Ad esempio, se Nome non è mappato, sarà necessario inserire manualmente il valore desiderato quando si crea la busta.

Per rivedere le mappature delle proprietà tra i contatti, le aziende o le offerte di Docusign e HubSpot:

1. Fare clic sulla scheda Mappature delle proprietà.
2. Per esaminare le mappature tra le proprietà di HubSpot e i campi di Docusign, fare clic su una scheda oggetto.
3. Per aggiungere una mappatura di campo personalizzata:

• • Fare clic su Aggiungi nuova mappatura.
  • Utilizzare i menu a discesa per selezionare il campo Docusign e la proprietà HubSpot che si desidera mappare.
  • Fare clic su Salva.

4. Per eliminare una mappatura, passare il mouse su di essa e fare clic su Azioni > Elimina.

Utilizzare l'app Docusign

Con l'app Docusign è possibile importare buste storiche in HubSpot, creare e inviare buste Docusign da HubSpot e utilizzare gli eventi Docusign per attivare azioni del flusso di lavoro di HubSpot.

Importare buste Docusign

Se si dispone dei permessi di importazione in HubSpot, è possibile importare buste storiche in HubSpot.

Per importare le buste Docusign:

1. Nel vostro account HubSpot, andate su CRM > Contatti.
2. In alto a destra, fare clic su Importa.
3. Fare clic su Importa un file.
4. Selezionare Oggetti da un'applicazione.
5. Selezionare i record Docusign, quindi fare clic su Avanti.

6. Selezionare Buste e fare clic su Avanti.
7. Nella schermata Conferma , verificare il numero di buste che si stanno importando in HubSpot.
8. Per filtrare buste specifiche, fare clic su Aggiungi filtro.

• • Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Seleziona un filtro e selezionare un filtro.

• • Selezionare gli operatori di proprietà.

• • Fare clic su Applica filtro.

9. Fare clic su Inizia importazione. Si verrà reindirizzati alla schermata Importazioni. Una volta completata, l'importazione verrà visualizzata nella tabella delle importazioni.

Creare documenti Docusign

Se avete aggiunto la carta Docusign alla colonna centrale del vostro record, potete creare nuove buste. È anche possibile controllare quali buste sono state inviate a un record, lo stato, i destinatari, il mittente e le date di creazione e di ultimo aggiornamento.

Per creare una nuova busta:

1. Nel vostro account HubSpot, andate ai vostri record di contatto, azienda o trattativa.

• • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.

2. Fare clic sul nome di un record.
3. Nella colonna centrale, navigare fino alla scheda di integrazione Docusign.

4. Fare clic su Crea nuovo.
5. Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Account Docusign e selezionare l'account Docusign.
6. Per selezionare un modello esistente, fare clic sul menu a discesa Usa un modello e selezionare un modello. È anche possibile selezionare Senza modello.
7. Fare clic su Crea busta.
8. Nella scheda Documenti, esaminare i documenti allegati. È anche possibile caricare documenti dal computer, file esistenti in HubSpot o allegati dal record.
9. Nella scheda Destinatari, scegliere i destinatari che riceveranno la busta.

• • Selezionare i record dell 'azienda e dell'affare da cui si desidera utilizzare i dati della busta.
  • Nella sezione Informazioni di base, esaminare i dettagli del destinatario, come il nome, l'e-mail, il tipo di destinatario e la verifica dell'identità. I dettagli del destinatario vengono inseriti automaticamente quando si creano buste da un record di contatto o di accordo. Se c'è più di un contatto associato all'accordo, i dettagli del destinatario verranno precompilati nell'ordine in cui i dati del contatto vengono ricevuti da Docusign.
  • Per aggiungere altri destinatari, fare clic su Aggiungi nuovo destinatario e aggiungere i loro dettagli.
  • Nella sezione Campi del documento, controllare i valori suggeriti da HubSpot.

10. Nella scheda Messaggio, scrivere un messaggio per i destinatari.

• • Attivare l'interruttoreEmail personalizzata e lingua per scegliere la lingua e personalizzare il messaggio ricevuto dai destinatari.
  • Fare clic sul menu a discesaLingua e selezionare una lingua.
  • Inserire l'oggetto e il corpo dell'e-mail .

11. Nella scheda Revisione, esaminare la busta Docusign.
12. Fare clic su Invia una busta per inviare il documento.

Nota bene: se l'app Docusign non viene caricata in HubSpot, contattare l'amministratore Docusign per assicurarsi di disporre delle autorizzazioni necessarie.

Gestire o inviare le buste Docusign esistenti

Se avete aggiunto la scheda Docusign alla colonna centrale del vostro record, potete aggiungere al record le buste esistenti di Docusign. È inoltre possibile modificare la busta, visualizzare la cronologia, scaricare il PDF e rimuovere la busta da HubSpot.

Per gestire le buste Docusign esistenti:

1. Nell'account HubSpot, navigare nei record dei contatti, delle aziende o delle trattative.

• • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.

2. Fare clic sul nome di un record.
3. Nella colonna centrale, navigare fino alla scheda di integrazione Docusign.
4. Per aggiungere una busta esistente:

• • Fare clic su Aggiungi da Docusign.
  • Nel pannello di destra, selezionare la busta e fare clic su Aggiungi. È anche possibile cercare una busta per nome o per intervallo di date.

5. Per modificare una busta esistente:

• • Passare il mouse sulla busta e fare clic su Azioni.
  • Fare clic su Modifica.
  • Navigare nell'editor del documento. Per saperne di più sull'editor.
  • Fare clic su Invia una busta per inviare il documento.

6. Per visualizzare la cronologia delle buste:

• • Passare il mouse sulla busta e fare clic su Azioni.
  • Fare clic su Visualizza cronologia. Ad esempio, è possibile visualizzare la data di invio della busta.

7. Per rimuovere la busta da HubSpot:

• • Passare il mouse sulla busta e fare clic su Azioni.
  • Fare clic su Rimuovi da HubSpot.
  • Fare clic su Rimuovi busta nella casella a comparsa. Questa operazione non rimuove la busta da Docusign.

Utilizzare le proprietà di HubSpot nel modello Docusign

È possibile inserire i dati di HubSpot, come le informazioni dei record dei contatti, dell'azienda o delle trattative, direttamente nel modello Docusign. I campi aggiunti direttamente nell'editor di documenti di HubSpot non saranno popolati automaticamente. I campi predefiniti si trovano nelle impostazioni di Docusign.

Per utilizzare le proprietà di HubSpot in Docusign:

1. Accedere al proprio account Docusign.
2. Creare un modello nel proprio account Docusign.
3. Selezionare un campo HubSpot e aggiungerlo al modello. Tutte le proprietà HubSpot iniziano con HS e si trovano nella sezione Campi personalizzati.
4. Salvare il modello.
5. Accedere all'account HubSpot e utilizzare il modello.

Utilizzare gli eventi Docusign per attivare le azioni del flusso di lavoro(Marketing Hub, Sales Hub, Data Hub, e Service Hub Professional ed Enterprise).

È possibile attivare le azioni del flusso di lavoro dagli eventi Docusign nei flussi di lavoro basati su contatti, aziende e trattative.

Per creare un flusso di lavoro utilizzando un trigger di evento Docusign:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fare clic su Crea flusso di lavoro.
3. Selezionate Contatto, Azienda o Trattativa e fate clic su Avanti.
4. Fare clic su Imposta trigger.
5. Nel pannello di destra, selezionare Quando i criteri di filtro sono soddisfatti, quindi Docusign: Proprietà del modello di evento della linea temporale dei contatti.
6. Una volta impostati i trigger di iscrizione, è possibile aggiungere le azioni.
7. Per inviare una busta Docusign, selezionare Invia busta Docusign nell'elenco delle azioni del flusso di lavoro. Selezionare l'utente e il modello.

Quando il flusso di lavoro è attivato, è possibile che vengano visualizzati alcuni messaggi di errore:

Disinstallare l'applicazione Docusign

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Passare il mouse sull'app Docusign e fare clic su Azioni > Disinstalla.
3. Nella finestra a comparsa, digitare il testo richiesto e fare clic su Disinstalla.