Połącz HubSpot i Docusign

Połącz HubSpot i Docusign, aby tworzyć, dostosowywać, wysyłać i śledzić koperty Docusign z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji na koncie HubSpot. Do koperty można dodawać niestandardowe pola tekstowe, które wypełniają wartości właściwości rekordu. Można na przykład automatycznie wypełnić imię i nazwisko kontaktu w kopercie Docusign, gdy wysyłasz ją z rekordu kontaktu.

Uwaga: możesz używać wartości właściwości HubSpot w kopertach Docusign, jednak nie jest to aplikacja do synchronizacji danych, która synchronizuje pełne szczegóły rekordu z Docusign.

Zanim zaczniesz

• Być super administratorem lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot.
• Mieć opłacony plan Docusign.
• Być administratorem Docusign na swoim koncie Docusign.

Podłącz aplikację

Aby połączyć Docusign z HubSpot:

Uwaga: Docusign to aplikacja na poziomie użytkownika. Oznacza to, że każdy użytkownik HubSpot musi połączyć swojego użytkownika Docusign. Dowiedz się więcej o łączeniu użytkowników.

Zarządzanie ustawieniami Docusign

Jako superadministrator HubSpot możesz odkrywać funkcje aplikacji Docusign, dodawać klucz bezpieczeństwa HMAC od Docusign oraz zarządzać połączonymi użytkownikami i kontami. Możesz także konfigurować mapowania pól. Oznacza to, że właściwości kontaktu, firmy lub transakcji HubSpot mogą być używane w kopertach Docusign.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij Docusign.
3. Aby dodać klucz zabezpieczeń HMAC z Docusign:

• • W prawym górnym rogu kliknij Akcje > Dodaj klucz zabezpieczeń HMAC.
  • W wyskakującym oknie wprowadź klucz HMAC i kliknij Zapisz zmiany.

4. Aby zmienić konto Docusign połączone z HubSpot:

• • W prawym górnym rogu kliknij kolejno Akcje > Zmień połączone konto.
  • W wyskakującym oknie kliknij menu rozwijane Wybierz konto, aby wybrać inne połączone konto.
  • Kliknij przycisk Zmień konto.

5. Aby ponownie połączyć użytkownika admin:

• • W prawym górnym rogu kliknij Akcje > Połącz ponownie użytkownika.
  • W wyskakującym oknie wprowadź swoje dane logowania i kliknij Zaloguj się.

Uwaga: jeśli jesteś użytkownikiem na wielu kontach Docusign, wszystkie konta zostaną połączone z HubSpot.

Zarządzanie połączonymi użytkownikami

Możesz wyświetlić tabelę połączonych użytkowników Docusign i usunąć ich. Użytkownicy HubSpot, którzy nie zainstalowali aplikacji Docusign, mogą połączyć swojego użytkownika Docusign.

Aby wyświetlić połączonych użytkowników i zarządzać nimi:

1. Kliknij kartę Połączeni użytkownicy.
2. Tabela pokazuje wszystkich połączonych użytkowników HubSpot i Docusign, status połączenia i datę połączenia.
3. Aby usunąć użytkownika, kliknij Akcje > Usuń w tabeli obok użytkownika, którego chcesz usunąć.

Aby połączyć użytkownika z już zainstalowaną aplikacją Docusign:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje..
2. Kliknij Docusign.
3. Kliknij opcję Połącz ponownie użytkownika.
4. W wyskakującym oknie wprowadź swoje dane logowania i kliknij Zaloguj się.

Skonfiguruj mapowania właściwości

Możesz utworzyć powiązanie między właściwościami HubSpot a polami koperty Docusign za pomocą mapowania właściwości. Na przykład chcesz, aby imię kontaktu było automatycznie wypełniane na kopercie Docusign. Mapowanie można skonfigurować w taki sposób, aby pole Imię kontaktu HS Docusign i właściwości Imię HubSpot były połączone. Oznacza to, że jeśli użyjesz pola HS Contact First Name w kopercie Docusign, Docusign zasugeruje wartość First name kontaktu HubSpot.

Jeśli właściwość nie jest zmapowana, jej wartość nie zostanie zasugerowana w kopercie. Na przykład, jeśli First name nie jest zmapowane, konieczne będzie ręczne wprowadzenie żądanej wartości podczas tworzenia koperty.

Aby przejrzeć mapowania właściwości między kontaktami, firmami lub transakcjami Docusign i HubSpot:

1. Kliknij kartę Mapowania właściwości.
2. Aby przejrzeć mapowania między właściwościami HubSpot a polami Docusign, kliknij kartę obiektu.
3. Aby dodać niestandardowe mapowanie pola:

• • Kliknij przycisk Dodaj nowe mapowanie.
  • Użyj menu rozwijanych, aby wybrać pole Docusign i właściwość Hub Spot, które chcesz zmapować.
  • Kliknij przycisk Zapisz.

4. Aby usunąć mapowanie, najedź kursorem na mapowanie i kliknij Akcje > Usuń.

Korzystanie z aplikacji Docusign

Za pomocą aplikacji Docusign można importować historyczne koperty do HubSpot, tworzyć i wysyłać koperty Docusign z HubSpot oraz używać zdarzeń Docusign do wyzwalania działań przepływu pracy HubSpot.

Importowanie kopert Docusign

Jeśli masz uprawnienia do importowania w HubSpot, możesz importować historyczne koperty do HubSpot.

Aby zaimportować koperty Docusign:

1. Na swoim koncie HubSpot przejdź do CRM > Kontakty.
2. W prawym górnym rogu kliknij Importuj.
3. Kliknij opcję Importuj plik.
4. Wybierz opcję Obiekty z aplikacji.
5. Wybierz rekordy Docusign, a następnie kliknij Dalej.

6. Wybierz opcję Koperty, a następnie kliknij przycisk Dalej.
7. Na ekranie Potwierdzenie sprawdź liczbę kopert importowanych do HubSpot.
8. Aby filtrować określone koperty, kliknij Dodaj filtr.

• • W prawym panelu kliknij menu rozwijane Wybierz filtr i wybierz filtr.

• • Wybierz operatorów właściwości.

• • Kliknij przycisk Zastosuj filtr.

9. Kliknij przycisk Rozpocznij import. Nastąpi przekierowanie z powrotem do ekranu Imports. Po zakończeniu importu pojawi się on w tabeli importu.

Tworzenie dokumentów Docusign

Jeśli dodałeś kartę Docusign do środkowej kolumny rekordu, możesz tworzyć nowe koperty. Możesz także sprawdzić, które koperty zostały wysłane do rekordu, status, odbiorców, nadawcę oraz daty utworzenia i ostatniej aktualizacji.

Aby utworzyć nową kopertę:

1. Na koncie HubSpot przejdź do rekordu kontaktu, firmy lub transakcji.

• • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W środkowej kolumnie przejdź do karty integracji Docusign.

4. Kliknij przycisk Utwórz nowy.
5. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Konto Docusign i wybierz konto Docusign.
6. Aby wybrać istniejący szablon, kliknij menu rozwijane Użyj szablonu i wybierz szablon. Możesz również wybrać opcję Bez szablonu.
7. Kliknij opcję Utwórz kopertę.
8. Na karcie Dokumenty przejrzyj załączone dokumenty. Możesz również przesłać dokumenty ze swojego komputera, istniejące pliki w HubSpot lub załączniki z rekordu.
9. Na karcie Odbiorcy wybierz odbiorców, którzy mają otrzymać kopertę.

• • Wybierz rekordy firm i transakcji, z których chcesz użyć danych na kopercie.
  • W sekcji Podstawowe informacje przejrzyj szczegóły odbiorcy, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, typ odbiorcy i weryfikacja tożsamości. Dane odbiorcy będą automatycznie wypełniane podczas tworzenia kopert z rekordu kontaktu lub transakcji. Jeśli istnieje więcej niż jeden kontakt powiązany z transakcją, dane odbiorcy zostaną wstępnie wypełnione w kolejności, w jakiej dane kontaktowe są odbierane z Docusign.
  • Aby dodać innych odbiorców, kliknij przycisk Dodaj nowego odbiorcę i dodaj jego dane.
  • W sekcji Pola dokumentu przejrzyj sugerowane przez HubSpot wartości.

10. Na karcie Wiadomość napisz wiadomość dla odbiorców.

• • Włącz przełącznikNiestandardowy e-mail i język, aby wybrać język i dostosować wiadomość, którą otrzymają odbiorcy.
  • Kliknij menu rozwijaneJęzyk i wybierz język.
  • Wprowadźtemat i treść wiadomości e-mail.

11. Na karcie Review przejrzyj kopertę Docusign.
12. Kliknij Wyślij kopertę, aby wysłać dokument.

Uwaga: jeśli aplikacja Docusign nie ładuje się w HubSpot, skontaktuj się z administratorem Docusign, aby upewnić się, że masz odpowiednie uprawnienia.

Zarządzanie lub wysyłanie istniejących kopert Docusign

Jeśli dodałeś kartę Docusign do środkowej kolum ny rekordu, możesz dodać istniejące koperty z Docusign do rekordu. Możesz także edytować kopertę, przeglądać historię, pobrać plik PDF i usunąć kopertę z HubSpot.

Aby zarządzać istniejącymi kopertami Docusign:

1. Na koncie HubSpot przejdź do rekordu kontaktu, firmy lub transakcji.

• • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W środkowej kolumnie przejdź do karty integracji Docusign.
4. Aby dodać istniejącą kopertę:

• • Kliknij Dodaj z Docusign.
  • W prawym panelu wybierz kopertę i kliknij Dodaj. Możesz także wyszukać kopertę według nazwy lub zakresu dat.

5. Aby edytować istniejącą kopertę:

• • Najedź kursorem na kopertę i kliknij opcję Akcje.
  • Kliknij Edytuj.
  • Poruszaj się po edytorze dokumentów. Dowiedz się więcej o edytorze.
  • Kliknij Wyślij kopertę, aby wysłać dokument.

6. Aby wyświetlić historię kopert:

• • Najedź kursorem na kopertę i kliknij opcję Akcje.
  • Kliknij opcję Wyświetl historię. Możesz na przykład zobaczyć znacznik czasu wysłania koperty.

7. Aby usunąć kopertę z HubSpot:

• • Najedź kursorem na kopertę i kliknij opcję Akcje.
  • Kliknij opcję Usuń z HubSpot.
  • Kliknij Usuń kopertę w wyskakującym okienku. Nie spowoduje to usunięcia koperty z Docusign.

Użyj właściwości HubSpot w szablonie Docusign

Dane HubSpot, takie jak informacje z rekordów kontaktów, firm lub transakcji, można wstawiać bezpośrednio do szablonu Docusign. Pola dodane bezpośrednio w edytorze dokumentów HubSpot nie będą automatycznie wypełniane. Wstępnie zdefiniowane pola można znaleźć w ustawieniach Docusign.

Aby korzystać z właściwości HubSpot w Docusign:

1. Zaloguj się na swoje konto Docusign.
2. Utwórz szablon naswoim koncie Docusign.
3. Wybierz pole HubSpot i dodaj je do szablonu. Wszystkie właściwości HubSpot zaczynają się od HS i można je znaleźć w sekcji Custom Fields.
4. Zapisz szablon.
5. Przejdź do swojego konta HubSpot i użyj szablonu.

Używanie zdarzeń Docusign do wyzwalania akcji przepływu pracy(Marketing Hub, Sales Hub, Data Hub, i Service Hub Professional i Enterprise)

Akcje przepływu pracy można wyzwalać ze zdarzeń Docusign w przepływach pracy opartych na kontaktach, firmach i transakcjach.

Aby utworzyć przepływ pracy przy użyciu wyzwalacza zdarzenia Docusign:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
2. Kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.
3. Wybierz opcję Contact-based, Company-based lub Deal-based i kliknij Next.
4. Kliknij Konfiguruj wyzwalacze.
5. W prawym panelu wybierz opcję Po spełnieniu kryteriów filtrowania, a następnie Docusign: Właściwości szablonu zdarzenia osi czasu kontaktu.
6. Po ustawieniu wyzwalaczy rejestracji możesz dodać działania.
7. Aby wysłać kopertę Docusign, wybierz opcję Wyślij kopertę Docusign na liście akcji przepływu pracy. Wybierz użytkownika i szablon.

Po włączeniu przepływu pracy mogą pojawić się komunikaty o błędach:

Odinstaluj aplikację Docusign

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Najedź kursorem na aplikację Docusign i kliknij Akcje > Odinstaluj.
3. W wyskakującym oknie wpisz wymagany tekst i kliknij Odinstaluj.