Wykorzystaj integrację HubSpot z DocuSign

Integracja z DocuSign umożliwia tworzenie, dostosowywanie, wysyłanie i śledzenie kopert DocuSign z poziomu rekordu kontaktu, firmy lub transakcji na koncie HubSpot.

Uwaga: nie można synchronizować informacji o kontaktach, firmach, transakcjach lub dokumentach między HubSpot a DocuSign.

Wymagania dotyczące integracji

• Musisz być super administrator lub miećuprawnienia App Marketplacena swoim koncie HubSpot.

Zainstaluj integrację

• W koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w głównym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
• Użyj paska wyszukiwania, aby zlokalizować i wybrać integrację DocuSign.
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Zainstaluj aplikację.
• Zaloguj się do swojego konta DocuSign.
• Po zainstalowaniu integracji użytkownik zostanie przekierowany na stronę Podłączone aplikacje.

Korzystanie z integracji z DocuSign

Tworzenie i wysyłanie dokumentów

Szablon koperty można wybrać z listy kontaktów, firm i umów. Po wybraniu szablonu można dodać odbiorców oraz edytować temat i wiadomość.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm lub umów.

• Kliknij nazwęrekordu.

• W prawym panelu w oknieDocuSign kliknij przyciskWyślij z szablonu.

• Wybierz swój szablon, a następnie kliknij przycisk Dalej.

• Na następnym ekranie dostosuj swoją kopertę:
  • Przejrzyj dokumenty w kopercie: zweryfikuj dokumenty w wybranym szablonie.
  • Dodaj odbiorców do koperty, przeszukując kontakty w HubSpot. W przypadku wysyłania koperty z rekordu kontaktu lub umowy, nazwa i adres e-mail odbiorcy zostaną automatycznie wypełnione.

• • • Dodaj odbiorców do koperty.
    • Kliknij znak +, aby dodać więcej odbiorców.
    • Kliknij X , aby usunąć odbiorców.
    • Wybierz typ odbiorcy.

• • Dostosuj wiadomość e-mail dla odbiorców: dodajtematwiadomości e-maili wiadomość dla odbiorców. Jeśli chcesz napisać inną wiadomość dla każdego odbiorcy, zaznacz pole wyboru Niestandardowa wiadomość e-mail dla każdego odbior cy.

• • • Kliknij Wyślij do odbiorców.
• Jeśli chcesz edytować swój dokument, kliknij Edytuj dokumenty. Następnie kliknij menu rozwijane Akcje, aby edytować dokument:
  • Edytuj wiadomość:edytuj temat i wiadomość, która będzie dołączona do dokumentu.
  • Edytujodbiorców:edytuj odbiorców, którzy otrzymają dokument.
  • Edytujdokumenty:edycja dokumentów, które zostaną wysłane do odbiorców. Możesz przesłać nowe dokumenty, użyć szablonu lub przesłać je z chmury.
  • Opcje zaawansowane:edytuj uprawnienia odbiorców, ustaw przypomnienia, ustaw datę wygaśnięcia i włącz komentarze.
  • Klawiszeskrótów:edytuj i ustawiaj klawisze skrótów jako alternatywę dla elementów sterujących myszy, aby wykonywać typowe czynności na polach odbiorców.

• Po zakończeniu edycji kliknij Podgląd odbiorcy, aby wyświetlić podgląd dokumentu.
• Aby wysłać dokument, kliknij Wyślij.
• Po podpisaniu dokumentu przez odbiorcę status w rekordzie kontaktu, firmy lub umowy zmieni się na Ukończony.

Używanie pól HubSpot w szablonie DocuSign

Do szablonu DocuSign można wstawiać bezpośrednio dane HubSpot, takie jak informacje z kontaktów, firm lub umów. W szablonach DocuSign można używać tylko predefiniowanych pól HubSpot, a pola dodane bezpośrednio w widoku osadzonym HubSpot nie

Aby użyć pól HubSpot w DocuSign:

• Zaloguj się do swojego konta DocuSign.
• Utwórz szablon na swoim koncie DocuSign.
• Wybierz pole HubSpot i dodaj je do swojego szablonu. Wszystkie pola HubSpot zaczynają się od HS i można je znaleźć w sekcjiPola niestandardowe.
• Zapisz swój szablon.
• Przejdź do swojego konta HubSpot i użyj swojego szablonu.

Uwaga:dane zostaną uzupełnione tylko dla rekordu obiektu, na podstawie którego tworzony jest szablon. Na przykład, jeśli tworzysz szablon na podstawie rekordu transakcji, wypełnione zostaną tylkowłaściwości transakcji.

Używanie zdarzeń DocuSign do wyzwalania działań przepływu pracy (Marketing Hub, Sales Hub i Service Hub Professional i Enterprise

W przepływach pracy dla kontaktów można wyzwalać akcje

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.
• Jako typ przepływu pracy należy wybrać oparty na kontaktach, a następnie kliknąć Utwórz przepływ pracy.
• Kliknąć wyzwalacz zapisu na kontakt, aby dodać wyzwalacz zapisu. W prawym panelu należy wybrać DocuSign: Szablon zdarzenia osi czasukontaktu lub wybrać własne wyzwalacze zapisów.

• Po ustawieniu wyzwalaczy zapisów można dodać działania.
• Aby wysłać kopertę DocuSign, na liście akcji przepływu pracy należy wybrać opcję Wyślij kopertę DocuSign. Należy wybrać użytkownika i szablon.

Po włączeniu przepływu pracy mogą wystąpić pewne komunikaty o błędach:

W szablonie przepływu DocuSign nie ma żadnych zmiennych ani odbiorców.

Błąd ten można usunąć, przechodząc do swojego szablonu DocuSign i upewniając się, że dodano odpowiednią liczbę zmiennych lub odbiorców. Błąd ten dotyczy tylko Kontaktów lub Umów

Szablon przepływu pracy DocuSign nie ma żadnych odbiorców.

Błąd ten można usunąć, przechodząc do szablonu DocuSign i upewniając się, że dodano odpowiednią liczbę odbiorców. Błąd ten dotyczy tylko Kontaktów

Do szablonu przepływu DocuSign nie zostały dołączone żadne dokumenty.

Błąd ten można usunąć, przechodząc do szablonu DocuSign i upewniając się, że dodano prawidłowe dokumenty.

Liczba kontaktów handlowych jest większa niż liczba miejsc w szablonie.

Jeśli liczba kontaktów handlowych jest większa niż liczba pól wyboru w szablonie, HubSpot obetnie listę kontaktów do rozmiaru pól wyboru i doda tylko te kontakty, które otrzymają kopertę. Na przykład, jeśli masz trzy kontakty, a tylko dwa placeholdery w szablonie, zostaną dodane tylko dwa pierwsze kontakty. Upewnij się, że Twój szablon zawiera wystarczającą liczbę pól wyboru dla liczby kontaktów, do których chcesz wysłać kopertę.

Autopopulacja dla kontaktów handlowych była ograniczona do liczby pól w szablonie. LUB Twój kontakt nie został automatycznie wypełniony jako nowy odbiorca, ponieważ szablon zawiera ten sam e-mail.

Jeśli adres e-mail odbiorcy jest równy adresowi e-mail kontaktu, HubSpot pominie automatyczne uzupełnianie kontaktów z rekordu HubSpot.

Zarządzaj ustawieniami DocuSign

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W lewym panelu przejdź do pozycji Integracje > Podłączone aplikacje.
• Kliknij integrację DocuSign.

Wyświetlanie zmapowanych pól

• Przejść do karty Zmapowane pola.
• Wyświetl listę właściwości HubSpot i odpowiadających im pól DocuSign.

Dodaj klucz bezpieczeństwa HMAC

• W prawym górnym rogu kliknij kolejno Akcje > Dodaj klucz zabezpieczający HMAC.
• W wyskakującym okienku wpisz swój klucz HMAC i kliknij przycisk Zapisz zmiany.
  
  

Zmiana połączonego konta DocuSign

• W prawym górnym rogu kliknij kolejno Akcje > Zmień połączone konto.
• W wyskakującym okienku kliknij menu rozwijane Wybierz konto, aby wybrać inne połączone konto.
• Kliknij przycisk Zmień konto.

Odinstaluj integrację z DocuSign

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W lewym panelu przejdź do pozycji Integracje > Podłączone aplikacje.
• Najedź kursorem na integrację DocuSign i kliknij kolejno Akcje > Odinstaluj.
• W wyskakującym oknie wpisz odpowiedni tekst i kliknij przycisk Odinstaluj.