Yhdistä HubSpot ja Docusign

Yhdistä HubSpot ja Docusign, jotta voit luoda, mukauttaa, lähettää ja seurata Docusign-kuoria HubSpot-tilisi yhteyshenkilö-, yritys- tai sopimustietueesta. Voit lisätä kirjekuoreen mukautettuja tekstikenttiä, jotka täyttävät tietueen ominaisuus. Voit esimerkiksi täyttää Docusign-kuoreen automaattisesti kontaktin etu- ja sukunimen, kun lähetät sen kontaktitietueesta.

Huomaa: voit käyttää ominaisuus arvoja Docusign-kirjekuorissa, mutta tämä ei ole tietojen synkronointisovellus, joka synkronoi kaikki tietueen tiedot Docusigniin.

Ennen kuin aloitat

• Ole Super Admin tai sinulla on sovelluskauppa -oikeudet HubSpot-tililläsi.
• Sinulla on maksullinen Docusign-paketti.

Yhdistä sovellus

Docusignin liittäminen HubSpotiin:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin Markkinapaikka-kuvaketta marketplace ja valitse Sovelluskauppa.
• Etsi ja valitse Docusign-sovellus hakupalkin avulla.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Asenna sovellus.
• Anna valintaikkunassa kirjautumistietosi.
• Napsauta Asenna. Sinut ohjataan Connected apps -sivulle.

Huomaa: Docusign on käyttäjätason sovellus. Tämä tarkoittaa, että jokaisen HubSpot-käyttäjän on yhdistettävä Docusign-käyttäjänsä. Lisätietoja käyttäjän liittämisestä.

Docusign-asetusten hallinta

HubSpot Super Adminina voit tutustua Docusign-sovelluksen ominaisuuksiin, lisätä Docusignin HMAC-suojausavaimen ja hallita yhdistettyjä käyttäjiä ja tiliä. Voit myös määrittää kenttien yhdistämisiä. Tämä tarkoittaa HubSpotin kontakti-, yritys- tai sopimusominaisuuksia, joita voidaan käyttää Docusign-kirjekuorissa.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Integraatiot.
• Klikkaa Docusign.
• Voit lisätä HMAC-suojausavaimen Docusignista:
  • Valitse oikeassa yläkulmassa Toiminnot > Lisää HMAC-suojausavain.
  • Kirjoita ponnahdusikkunaan HMAC-avain ja napsauta Tallenna muutokset.
• HubSpotiin yhdistetyn Docusign-tilisi vaihtaminen:
  • Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot > Vaihda liitetty tili.
  • Napsauta ponnahdusikkunassa Valitse tili -pudotusvalikosta Valitse toinen yhdistetty tili.
  • Napsauta Vaihda tili.
• Voit yhdistää ylläpitäjäkäyttäjän uudelleen:
  • Valitse oikeassa yläkulmassa Toiminnot > Yhdistä käyttäjä uudelleen.
  • Kirjoita ponnahdusikkunaan kirjautumistietosi ja valitse Kirjaudu sisään.

Huomaa: jos olet usean Docusign-tilin käyttäjä, kaikki tilit yhdistetään HubSpotiin.

Yhdistettyjen käyttäjien hallinta

Voit tarkastella taulukkoa Docusigniin liitetyistä käyttäjistäsi ja poistaa heidät. HubSpot-käyttäjät, jotka eivät ole asentaneet Docusign-sovellusta, voivat yhdistää Docusign-käyttäjänsä.

Voit tarkastella ja hallita yhdistettyjä käyttäjiä:

• Napsauta Yhdistetyt käyttäjät -välilehteä.
• Taulukossa näkyvät kaikki yhdistetyt HubSpot- ja Docusign-käyttäjät , yhdistetyn käyttäjätila ja yhdistämispäivämäärä.
• Jos haluat poistaa käyttäjän, valitse poistettavan käyttäjän vieressä olevassa taulukossa Toiminnot > Poista.

Voit yhdistää käyttäjän jo asennettuun Docusign-sovellukseen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Integraatiot.
• Klikkaa Docusign.
• Valitse Reconnect user.
• Kirjoita ponnahdusikkunaan kirjautumistietosi ja napsauta Kirjaudu sisään.

Määritä ominaisuus kartoitukset

Voit luoda HubSpot-ominaisuuksien ja Docusignin kirjekuoren kenttien välille linkin käyttämällä ominaisuus yhdistämistä. Haluat esimerkiksi, että yhteyshenkilön etunimi täytetään automaattisesti Docusign-kuoreen. Voit määrittää kartoituksen niin, että Docusignin HS Contact First Name -kenttä ja HubSpotin First name -ominaisuudet ovat yhteydessä toisiinsa. Tämä tarkoittaa, että jos käytät Docusignin kenttää HS Contact First Name kirjekuoressa, Docusign ehdottaa HubSpotin kontaktin First name -arvoa.

Jos ominaisuus ei ole kartoitettu, sen arvoa ei ehdoteta kirjekuoressa. Jos esimerkiksi First name (Ensimmäinen nimi ) -ominaisuutta ei ole yhdistetty, sinun on syötettävä haluamasi arvo manuaalisesti, kun luot kirjekuoren.

Voit tarkastella Docusignin ja HubSpotin yhteystietojen, yritysten tai kauppojen välisiä ominaisuus yhdistelmiä:

• Napsauta Ominaisuus Mappings -välilehteä.
• Voit tarkastella HubSpot-ominaisuuksien ja Docusign-kenttien välisiä yhdistelmiä napsauttamalla kohteen välilehteä.
• Voit lisätä mukautetun kenttäkuvioinnin:
  • Napsauta Lisää uusi kartoitus.
  • Valitse pudotusvalikoiden avulla Docusign-kenttä ja ominaisuus, jotka haluat kartoittaa.
  • Napsauta Tallenna.
• Jos haluat poistaa kartoituksen, siirrä hiiren kursori kartoituksen päälle ja valitse Toiminnot > Poista.

Käytä Docusign-sovellusta

Docusign-sovelluksella voit tuoda historiallisia kirjekuoria HubSpotiin, luoda ja lähettää Docusign-kirjekuoria HubSpotista ja käyttää Docusign-tapahtumia HubSpotin työnkulun toimintojen käynnistämiseen.

Tuo Docusign-kirjekuoria

Jos sinulla on tuontioikeudet HubSpotissa, voit tuoda historialliset kirjekuoret HubSpotiin.

Docusign-kirjekuorien tuominen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Tuo.
• Valitse Tuo tiedosto.
• Valitse Objects from an app.
• Valitse Docusign-tietueet ja napsauta sitten Seuraava.

• Valitse Kirjekuoret ja napsauta sitten Seuraava.
• Tarkista Vahvista-näytössä HubSpotiin tuotavien kirjekuorien määrä.
• Voit suodattaa tietyt kirjekuoret valitsemalla Lisää suodatin.
  • Napsauta oikeassa paneelissa Valitse suodatin -pudotusvalikkoa ja valitse suodatin.
  • Valitse ominaisuus.
  • Napsauta Käytä suodatinta.
• Napsauta Begin import (Aloita tuonti). Sinut ohjataan takaisin Tuonti-näyttöön. Kun tuonti on valmis, se näkyy tuontitaulukossa.

asiakirjat luominen

Jos olet lisännyt Docusign-kortin tietueesi keskimmäiseen sarakkeeseen, voit luoda uusia kirjekuoria. Voit myös tarkastella, mitkä kirjekuoret on lähetetty tietueeseen, niiden tilaa, vastaanottajia, lähettäjää sekä luonti- ja viimeisintä päivityspäivää.

Uuden kirjekuoren luominen:

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteyshenkilö-, yritys- tai sopimustietoihin.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Siirry keskimmäisessä sarakkeessa Docusign-integraatiokorttiin.

• Valitse Luo uusi.
• Napsauta oikeassa paneelissa Docusign-tilin pudotusvalikkoa ja valitse Docusign-tili.

• Jos haluat valita olemassa olevan mallin, napsauta Käytä mallia -pudotusvalikkoa ja valitse malli. Voit myös valita Ilman mallia.
• Napsauta Luo kirjekuori.

• Tutustu liitteenä oleviin asiakirjat Asiakirjat. Voit myös ladata asiakirjat tietokoneeltasi, olemassa olevia tiedostoja HubSpotissa tai liitetiedostoja tietueesta.
• Valitse Vastaanottajat-välilehdellä vastaanottajat, jotka saavat kirjekuoren.
  • Valitse, mistä yritys- ja kauppatietueista haluat käyttää tietoja kirjekuoressa.
  • Tarkista Perustiedot-osiossa vastaanottajan tiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, vastaanottajatyyppi ja henkilöllisyyden todentaminen. Vastaanottajan tiedot täytetään automaattisesti, kun luodaan kirjekuoria yhteyshenkilö- tai sopimustietueesta. Jos kauppaan liittyy useampi kuin yksi yhteyshenkilö, vastaanottajan tiedot täytetään esitäytettynä siinä järjestyksessä, jossa yhteystiedot vastaanotetaan Docusignista.
  • Jos haluat lisätä muita vastaanottajia, valitse Lisää uusi vastaanottaja ja lisää heidän tietonsa.
  • Tarkista Asiakirjakentät-osiossa kaikki HubSpotin ehdottamat arvot.
• Kirjoita viesti vastaanottajille Viesti-välilehdellä.
  • KytkeMukautettu sähköposti ja kieli -kytkin päälle, jotta voit valita kielen ja mukauttaa vastaanottajien saamaa viestiä.
  • NapsautaLanguage (Kieli ) -pudotusvalikkoa ja valitse kieli.
  • Kirjoitasähköpostin aihe ja sähköpostin runko.
• Tarkista Docusign-kirjekuori Review-välilehdellä.
• Lähetä asiakirja valitsemalla Lähetä kirjekuori.

Huomaa: jos Docusign-sovellus ei lataudu HubSpotissa, ota yhteyttä Docusignin ylläpitäjään varmistaaksesi, että sinulla on tarvittavat oikeudet.

Hallitse tai lähetä olemassa olevia Docusign-kirjekuoria

Jos olet lisännyt Docusign-kortin tietueesi keskimmäiseen sarakkeeseen, voit lisätä tietueeseen olemassa olevia Docusign-kirjekuoria. Voit myös muokata kirjekuorta, tarkastella historiaa, ladata PDF-tiedoston ja poistaa kirjekuoren HubSpotista.

Olemassa olevien Docusign-kirjekuorien hallinta:

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteyshenkilö-, yritys- tai sopimustietoihin.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Siirry keskimmäisessä sarakkeessa Docusign-integraatiokorttiin.
• Olemassa olevan kirjekuoren lisääminen:
  • Napsauta Lisää Docusignista.
  • Valitse oikeassa paneelissa kirjekuori ja napsauta Lisää. Voit myös etsiä kirjekuoren nimen tai päivämäärän perusteella.

• Olemassa olevan kirjekuoren muokkaaminen:
  • Kirjekuori: Vie hiiren kursori kirjekuoren päälle ja valitse Toiminnot.
  • Valitse Muokkaa.
  • Siirry asiakirjaeditorissa. Lisätietoja editorista.
  • Lähetä asiakirja valitsemalla Lähetä kirjekuori.
• Voit tarkastella kirjekuorihistoriaa:
  • Vie hiiren kursori kirjekuoren päälle ja valitse Toiminnot.
  • Valitse Näytä historia. Näet esimerkiksi kirjekuoren lähetyshetken aikaleiman.
• Voit poistaa kirjekuoren HubSpotista:
  • Vie hiiren kursori kirjekuoren päälle ja valitse Toiminnot.
  • Valitse Poista HubSpotista.
  • Valitse ponnahdusikkunassa Poista kirjekuori. Tämä ei poista kirjekuorta Docusignista.

Käytä HubSpot-ominaisuuksia Docusign-mallissasi

Voit lisätä HubSpot-tietoja, kuten tietoja yhteyshenkilö-, yritys- tai sopimustietueista, suoraan Docusign-malliisi. Suoraan HubSpot-asiakirjan editoriin lisättyjä kenttiä ei täytetä automaattisesti. Esiasetetut kentät löytyvät Docusign-asetuksistasi.

Jos haluat käyttää HubSpot-ominaisuuksiasi Docusignissa:

• Kirjaudu sisään Docusign-tilillesi.
• Luo malli Docusign-tililläsi.
• Valitse HubSpot-kenttä ja lisää se malliisi. Kaikki HubSpot-ominaisuudet alkavat kirjaimella HS, ja löydät ne Mukautetut kentät -osiosta.
• Tallenna malli.
• Siirry HubSpot-tilillesi ja käytä malliasi.

Huomaa: tiedot täytetään vain sen tietueen osalta, josta malli luodaan. Jos esimerkiksi luot mallin sopimustietueesta, vain sopimuksen ominaisuudet täytetään.

Käytä Docusign-tapahtumia työnkulun toimintojen käynnistämiseen (Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub, ja Service Hub Professional ja Enterprise)

Voit käynnistää työnkulun toimintoja Docusignin tapahtumista yhteyshenkilö-, yritys- ja kauppapohjaisissa työnkuluissa.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Napsauta Luo työnkulku.
• Valitse Contact-based (Yhteystietopohjainen), Company-based (Yrityspohjainen) tai Deal-based (Sopimuspohjainen ) ja napsauta Next (Seuraava).
• Napsauta Käynnistimien määrittäminen.
• Valitse oikeassa paneelissa Kun suodatuskriteerit täyttyvät ja sitten Docusign: Yhteystiedot aikajana tapahtuma ominaisuudet.
• Kun ilmoittautumisen laukaisijat on asetettu, voit lisätä toimintoja.
• Jos haluat lähettää Docusign-kuoren, valitse työnkulun toimintoluettelosta Send Docusign envelope (Lähetä Docusign-kuori ). Valitse Käyttäjä ja Malli.

Kun työnkulku otetaan käyttöön, saatat saada virheilmoituksia:

Poista Docusign-sovelluksen asennus

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Tietojen hallinta > Integraatiot.
• Vie hiiren kursori Docusign-sovelluksen päälle ja valitse Toiminnot > Poista asennus.
• Kirjoita ponnahdusikkunaan tarvittava teksti ja napsauta Poista asennus.