HubSpotとDocuSignの連携機能を使用する

DocuSign統合を使用すると、HubSpotアカウントに含まれるコンタクト、会社、または取引レコードからDocuSignエンベロープを作成、カスタマイズ、送信、追跡することができます。

注：HubSpotとDocuSignの間でコンタクト、会社、取引、またはドキュメントに関する情報の同期処理を実行することはできません。

連携の要件

• あなたはスーパー管理者であるか、HubSpotアカウント に アプリマーケットプレイスの権限を持っている必要があります。

統合をインストールする

•  HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される［マーケットプレイスアイコンmarketplace ］をクリックし、［アプリマーケットプレイス］を選択します。
• 検索バーを使用してDocuSign連携を見つけ、それを選択します。
• 右上の［アプリをインストール］をクリックします。
• DocuSignアカウントにログインします。
• 統合がインストールされている場合、［接続されたアプリ］ページにリダイレクトされます。

DocuSign統合を使用する

ドキュメントを作成して送信する

コンタクト、会社、または取引レコードから、エンベロープテンプレートを選択できます。テンプレートを選択した後、受信者を追加し、件名とメッセージを編集できます。 

• HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、または取引に移動します。

• レコードの名前をクリックします。

• 右側のパネルにある［DocuSign］セクションで、［テンプレートから送信］をクリックします。

• テンプレートを選択してから、［次へ］をクリックします。

• 次の画面で、エンベロープをカスタマイズします。
  • エンベロープに含まれるドキュメントを確認：選択したテンプレートに含まれるドキュメントを確認します。
  • HubSpotの連絡先を検索して、受信者を封筒に追加します。コンタクトまたは取引レコードからエンベロープを送信する場合、Eメールの名前と受信者が自動入力されます。

• • • 受信者をエンベロープに追加します。
    • 受信者を追加するには、［+］をクリックします。
    • 受信者を削除するには、［X］をクリックします。
    • 受信者のタイプを選択します。

• • 受信者向けのメッセージをカスタマイズ：受信者向けのEメールの件名とメッセージを追加します。受信者ごとに異なるメッセージを作成する場合は、［各受信者のカスタムEメールメッセージ］チェックボックスをオンにします。

• • • ［受信者に送信］をクリックします。
• ドキュメントを編集する場合は、［ドキュメントを編集］をクリックします。次に、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックしてドキュメントを編集します。
  • メッセージを編集：ドキュメントを送信するEメールの件名とメッセージを編集します。
  • 受信者を編集：ドキュメントの受信者を編集します。
  • ドキュメントを編集：受信者に送信されるドキュメントを編集します。新しいドキュメントをアップロードしたり、テンプレートを使用したりできます。また、クラウドからドキュメントをアップロードすることもできます。
  • 詳細オプション：受信者権限の編集、リマインダーのセットアップ、有効期限の設定、コメントの有効化を行います。
  • ショートカットキー：マウスで操作する代わりの方法として、受信者関連のフィールドで一般的なアクションを実行するためのショートカットキーを編集および設定します。

• 編集が完了したら、［受信者プレビュー］をクリックしてドキュメントをプレビューします。
• ドキュメントを送信するには、［送信］をクリックします。
• 受信者がドキュメントに署名すると、コンタクト、会社、または取引レコードのステータスが［完了］に変更されます。

DocuSignテンプレートでHubSpotフィールドを使用する

コンタクト、会社、取引レコードの情報などのHubSpotデータをDocuSignテンプレートに直接挿入できます。事前定義されたHubSpotフィールドのみがDocuSignテンプレートで使用でき、HubSpot埋め込みビューに直接追加されたフィールドは適用されません。事前定義されたフィールドは、DocuSign設定にあります。 

DocuSignでHubSpotフィールドを使用するには、次のようにします。

• DocuSignアカウントにログインします。
• DocuSignアカウントでテンプレートを作成します。
• HubSpotフィールドを選択し、テンプレートに追加します。すべてのHubSpotフィールドはHSで始まり、[カスタムフィールド]セクションで見つけることができます。 
• テンプレートを保存します。
• HubSpotアカウントに移動し、テンプレートを使用します。

注意:データは、テンプレートが作成されているオブジェクトレコードにのみ入力されます。たとえば、取引レコードからテンプレートを作成する場合、取引プロパティのみが入力されます。 

DocuSignイベントを使用してワークフローアクションをトリガーする（Marketing Hub、Sales Hub、Service Hub ProfessionalおよびEnterprise）

コンタクトワークフローでのDocuSignイベントによってワークフローアクションをトリガーできます。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
• ［ワークフローを作成］をクリックします。
• ワークフロータイプとして［コンタクトベース］を選択し、［ワークフローを作成］をクリックします。
• 登録トリガーを追加するには、［コンタクト登録トリガー］をクリックします。右側のパネルで［DocuSign：Contact timeline event template（コンタクト タイムライン イベント テンプレート）］を選択するか、または自分の登録トリガーを選択します。

• 登録トリガーを設定したら、アクションを追加します。
• DocuSignエンベロープを送信するには、ワークフロー アクション リストで［DocuSignエンベロープを送信］を選択します。［ユーザー］と［テンプレート］を選択します。

ワークフローを有効にすると、以下のエラーメッセージが表示されることがあります。

The DocuSign workflow template does not have any placeholders or recipients（DocuSignワークフローテンプレートにプレースホルダーまたは受信者が設定されていません）

このエラーを解決するには、DocuSignテンプレートに移動して、適切な数のプレースホルダーまたは受信者が追加されていることを確認します。このエラーに関連するのは、「コンタクト」または「取引」のみです。

The DocuSign workflow template does not have any recipients（DocuSignワークフローテンプレートに受信者が設定されていません）

このエラーを解決するには、DocuSignテンプレートに移動して、適切な数の受信者が追加されていることを確認します。このエラーに関連するのは、「コンタクト」のみです。

The DocuSign workflow template does not have any documents attached（DocuSignワークフローテンプレートにドキュメントが添付されていません）

このエラーを解決するには、DocuSignテンプレートに移動して、適切なドキュメントが追加されていることを確認します。

The number of deal contacts is more then placeholders in template.（取引コンタクト数がテンプレートのプレースホルダーの数より多い。）

取引コンタクト数がテンプレートのプレースホルダーの数を超えている場合、HubSpotによりコンタクトリストがプレースホルダーのサイズに切り捨てられ、それらのコンタクトのみがエンベロープを受信するものとして追加されます。例えば、3つのコンタクトがあり、テンプレートのプレースホルダーが2つのみの場合、最初の2つのコンタクトのみが追加されます。エンベロープ送信先となるコンタクトの数に対して、十分なプレースホルダーがテンプレートに含まれていることを確認してください。

取引コンタクトの自動設定はテンプレート内のプレースホルダー数に制限されました。またはテンプレートに同じEメールが含まれているため、コンタクトが新しい受信者として自動設定されませんでした。

受信者のEメールがコンタクトのEメールと同じ場合、HubSpotは、HubSpotレコードからのコンタクトの自動設定をスキップします。

DocuSign設定を管理する

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左側のパネルで、［統合］>［接続済みのアプリ］に移動します。
• ［DocuSign］統合をクリックします。

マッピング済みフィールドを表示する

• ［マッピング済みフィールド］タブに移動します。
• HubSpotプロパティーとそれぞれに対応するDocuSignフィールドのリストを表示します。

HMACセキュリティーキーを追加する

• 右上の［アクション］>［HMACセキュリティーキーを追加する］をクリックします。
• 表示されるポップアップウィンドウで、HMACキーを入力し、［変更を保存］をクリックします。
  
  

接続済みのDocuSignアカウントを変更する

• 右上の［アクション］>［接続済みのアカウントを変更］をクリックします。
• 表示されるポップアップウィンドウで、［アカウントを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、別の接続済みアカウントを選択します。
• ［アカウントを変更］をクリックします。

DocuSign統合をアンインストールする

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左側のパネルで、［統合］>［接続済みのアプリ］に移動します。
• ［DocuSign］統合の上にカーソルを重ねて［アクション］>［アンインストール］をクリックします。
• 表示されるポップアップウィンドウで、必要なテキストを入力し、［アンインストール］をクリックします。