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連結HubSpot和DocuSign

上次更新時間: 一月 9, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

連結HubSpot和DocuSign ,以建立、自訂、傳送和追蹤HubSpot帳戶中的聯絡人、公司或交易記錄中的DocuSign信封。

請注意:您無法在HubSpot和DocuSign之間同步聯絡人、公司、交易或文件的相關資訊。

應用程式要求

連接應用程式

  •  在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace,然後選取「App Marketplace」。
  • 使用搜尋列尋找並選取DocuSign應用程式。
  • 在右上角,按一下「安裝應用程式」。
  • 登入您的DocuSign帳戶。
  • 安裝應用程式後,系統會將您重新導向至「已連結的應用程式」頁面。

管理DocuSign設定

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側面板中,前往「整合」>「已連結的應用程式」。
  • 按一下DocuSign。 

新增HMAC安全金鑰

  • 在右上角,按一下「操作」>「新增HMAC安全金鑰」。
  • 在彈出式視窗中,輸入HMAC金鑰,然後按一下儲存變更。

DocuSign-HMAC-key

變更已連結的DocuSign帳戶

如果您是多個帳戶的使用者,所有帳戶都會連結至HubSpot。 

  • 在右上角,按一下「操作」>「變更已連結的帳戶」。
  • 在彈出式視窗中,點擊「選擇帳戶」下拉式選單,以選擇其他已連結的帳戶。
  • 按一下「變更帳戶」。

使用DocuSign應用程式

使用DocuSign應用程式,您可以在HubSpot和DocuSign之間對應屬性、從HubSpot建立和傳送DocuSign文件、使用DocuSign範本中的HubSpot欄位,以及使用DocuSign事件觸發HubSpot工作流程動作。 

建立並傳送DocuSign文件

請注意:
  • 文件只能在DocuSign平臺中建立和刪除,而不能在您的HubSpot帳戶中建立和刪除。
  • 來自DocuSign的附件無法同步到物件記錄上的附件卡。

您可以從聯絡人、公司和交易記錄中選擇信封範本。 選擇範本後,您可以新增收件人並編輯主旨行和訊息。 

  • 在HubSpot帳戶中,前往聯絡人、公司或交易
  • 按一下記錄的名稱。

  • 在DocuSign部分的右側面板中,按一下從範本傳送。

docusign

  • 選取範本,然後按一下「下一步」。
select-docusign-template-1
  • 在下一個畫面 中,自訂信封:
    • 檢查信封中的文件:驗證所選範本中的文件。
    • 透過搜尋HubSpot聯絡人,將收件人新增至您的信封。 從客服案件或交易記錄傳送信封時,系統會自動填入收件人的姓名和電子郵件地址。
      • 將收件人新增至信封。
      • 按一下「+」以新增更多收件人。
      • 按一下「X」即可移除收件人。
      • 選擇收件人類型。

add-recipients-docusign

    • 自訂收件人的電子郵件訊息:新增電子郵件主旨和收件人的郵件。 如果您想為每位收件人撰寫不同的訊息,請選取「為每位收件人自訂電子郵件」核取方塊。

customize-message-docusign

      • 按一下「傳送給收件人」。
  • 如果你想編輯文件,請按一下「編輯文件」。 然後,按一下「操作」下拉式選單以編輯文件:
    • 編輯訊息:編輯文件主旨行和訊息。
    • 編輯收件人:編輯將接收文件的收件人。
    • 編輯文件:編輯將傳送給收件人的文件。 您可以上傳新文件、使用範本或從雲端上傳。
    • 進階選項:編輯收件人權限、設定提醒、設定到期日期和啟用評論。
    • 快捷鍵:編輯並設定快捷鍵,作為鼠標控件的替代方案,以便在收件者欄位上執行常見操作。

select-docusign-template

  • 編輯完成後,按一下「收件人預覽」即可預覽文件。
  • 若要傳送文件,請按一下傳送。
  • 收件人簽署文件後,客服案件、公司或交易記錄的狀態將變更為「已完成」。
docusign-signed-1

 

請注意:如果DocuSign應用程式無法載入HubSpot ,請聯絡您的DocuSign管理員,確保您擁有所有相關權限。 

將DocuSign欄位對應到HubSpot屬性

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace。在「管理」下,選取「已連結的應用程式」。
  • 按一下DocuSign。
  • 按一下「屬性對應」索引標籤。 
  • 檢閱預設屬性對應,以及資訊如何在HubSpot與DocuSign之間同步。 
  • 若要對映新屬性,請按一下「新增對映」。
  • 從DocuSign和HubSpot下拉式選單中選取要對應的屬性。 
  • 按一下儲存。 

請注意:若要對應自訂DocuSign欄位,該欄位應包含唯一的工具提示和文字欄位類型。 

在DocuSign模板中使用HubSpot字段

您可以直接在DocuSign範本中插入HubSpot資料,例如來自聯絡人、公司或交易記錄的資訊。 只有預先定義的HubSpot欄位(即首次連接應用程式時列出的HubSpot屬性)才能在DocuSign範本中使用。 將不會套用直接在HubSpot嵌入式檢視中新增的欄位。 您可以在DocuSign設定中找到預先定義的欄位。 目前無法添加自定義HubSpot字段。 

若要在DocuSign中使用HubSpot欄位,請按照以下步驟操作:

  • 登入您的DocuSign帳戶。
  • 在DocuSign帳戶中建立範本。
  • 選擇HubSpot欄位並將其新增到範本中。 所有HubSpot欄位都以HS開頭,您可以在「自訂欄位」部分找到它們。 
  • 儲存您的範本。
  • 前往您的HubSpot帳戶並使用您的範本。

請注意:只會針對建立範本的物件記錄填入資料。 例如,如果您從交易記錄建立範本,則只會填入交易屬性。 

使用DocuSign事件觸發工作流程動作(行銷中心、銷售中心和服務中心專業版和企業版)

您可以從聯絡人工作流程中的DocuSign事件觸發工作流程動作。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
  • 按一下建立 工作流程。
  • 選擇以客服案件為基礎作為工作流程類型,然後按一下建立工作流程。
  • 按一下聯絡人註冊觸發程序以新增註冊觸發程序。 在右側面板中,選取DocuSign :聯絡時間軸事件範本,或選取您自己的註冊觸發程序
docusign-workflow-enrollment
  • 設定註冊觸發器後,即可新增動作
  • 若要傳送DocuSign信封,請在工作流程動作清單中選取傳送DocuSign信封 。 選取使用者和範本。
send-workflow-envelope-docusign

開啟工作流程時,您可能會遇到一些錯誤訊息:

錯誤 如何解決

DocuSign工作流程模板沒有任何佔位符或收件人。

此錯誤僅與客服案件或交易有關。 確保在DocuSign模板中添加了正確數量的佔位符或收件人。

DocuSign工作流程模板沒有任何收件人。

此錯誤僅與客服案件或交易有關。 確保在DocuSign模板中添加了正確數量的收件人。

DocuSign工作流程範本未附加任何文件。

請確保你已將正確的文件新增至範本。

交易聯絡人的數量超過範本中的佔位符。

確保範本有足夠的佔位符,可容納您要將信封發送到的聯絡人數量。 例如,如果您有三個聯絡人,而範本上只有兩個佔位符,則只有前兩個聯絡人將被添加到信封中並接收它。 

交易聯絡人的自動填入僅限於範本中的佔位符數量。

由於範本包含相同的電子郵件,您的聯絡人未自動填入為新收件人。

如果收件人電子郵件等於聯絡人電子郵件, HubSpot將跳過自動填充HubSpot記錄中的聯絡人。

解除安裝DocuSign應用程式

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側面板中,前往「整合」>「已連結的應用程式」。
  • 將遊標移至DocuSign應用程式,然後按一下「動作」>「解除安裝」。
  • 在彈出視窗中,輸入所需的文字,然後按一下「解除安裝」。
uninstall-docusign

 

 

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