Forbind HubSpot og Docusign

Forbind HubSpot og Docusign for at oprette, tilpasse, sende og spore Docusign-kuverter fra en kontakt-, virksomheds- eller aftalepost i din HubSpot-konto. Du kan tilføje brugerdefinerede tekstfelter til konvolutten, som udfylder postens egenskabsværdier. Du kan f.eks. automatisk udfylde kontaktpersonens for- og efternavn i Docusign-konvolutten, når du sender den fra kontaktoptegnelsen.

Bemærk: Du kan bruge HubSpot-egenskabsværdier i Docusign-kuverter, men dette er ikke en datasynkroniseringsapp, der synkroniserer alle postoplysninger til Docusign.

Før du går i gang

• Være superadministrator eller have App Marketplace-rettigheder på din HubSpot-konto.
• Have en betalt Docusign-plan.
• Være Docusign-administrator på din Docusign-konto.

Opret forbindelse til appen

Sådan forbinder du Docusign til HubSpot:

Bemærk: Docusign er en app på brugerniveau. Det betyder, at hver HubSpot-bruger skal forbinde sin Docusign-bruger. Få mere at vide om at forbinde din bruger.

Administrer dine Docusign-indstillinger

Som HubSpot Super Admin kan du finde Docusign-appens funktioner, tilføje en HMAC-sikkerhedsnøgle fra Docusign og administrere dine forbundne brugere og konto. Du kan også konfigurere feltmappinger. Det betyder, at HubSpot-kontakt-, firma- eller aftaleegenskaber kan bruges i Docusign-kuverter.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Docusign.
3. Sådan tilføjer du en HMAC-sikkerhedsnøgle fra Docusign:

• • Klik på Handlinger > Tilføj HMAC-sikkerhedsnøgle øverst til højre.
  • Indtast din HMAC-nøgle i pop op-vinduet, og klik på Gem ændringer.

4. Sådan ændrer du din Docusign-konto, der er forbundet med HubSpot:

• • Klik på Handlinger > Skift tilsluttet konto øverst til højre.
  • Klik på rullemenuen Vælg en konto i pop op-vinduet for at vælge en anden tilsluttet konto.
  • Klik på Skift konto.

5. Sådan genopretter du forbindelsen til din administratorbruger:

• • Klik på Handlinger > Genopret bruger øverst til højre.
  • Indtast dine loginoplysninger i pop op-vinduet, og klik på Log ind.

Bemærk: Hvis du er bruger på flere Docusign-konti, vil alle konti blive forbundet med HubSpot.

Administrer forbundne brugere

Du kan se en tabel over dine Docusign-forbundne brugere og slette dem. HubSpot-brugere, der ikke har installeret Docusign-appen, kan forbinde deres Docusign-bruger.

For at se og administrere forbundne brugere:

1. Klik på fanen Forbundne brugere.
2. Tabellen viser alle forbundne HubSpot- og Docusign-brugere, forbindelsesstatus og forbindelsesdato.
3. For at slette en bruger skal du klikke på Handlinger > Slet i tabellen ved siden af den bruger, du vil slette.

For at forbinde din bruger til den allerede installerede Docusign-app:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Docusign.
3. Klik på Genforbind bruger.
4. Indtast dine loginoplysninger i pop op-vinduet, og klik på Log ind.

Konfigurer mappinger af egenskaber

Du kan oprette et link mellem HubSpot-egenskaber og Docusign-kuvertfelter ved hjælp af egenskabsmappinger. Du vil f.eks. gerne have, at kontaktpersonens fornavn automatisk udfyldes på Docusign-kuverten. Du kan konfigurere mappingen, så Docusigns HS Contact First Name-felt og HubSpots First name-egenskaber er forbundet. Det betyder, at hvis du bruger Docusign-feltet HS Contact First Name i en konvolut, vil Docusign foreslå HubSpot-kontaktens First name-værdi.

Hvis en egenskab ikke er kortlagt, vil dens værdi ikke blive foreslået i kuverten. Hvis Fornavn f.eks. ikke er kortlagt, skal du manuelt indtaste den ønskede værdi, når du opretter kuverten.

For at gennemgå egenskabsmappinger mellem Docusign og HubSpot-kontakter, -virksomheder eller -aftaler:

1. Klik på fanen Property Mappings.
2. For at se mappinger mellem HubSpot-egenskaber og Docusign-felter skal du klikke på en objektfane.
3. For at tilføje en brugerdefineret felttilknytning:

• • Klik på Tilføj ny mapping.
  • Brug rullemenuerne til at vælge det Docusign-felt og den HubSpot-egenskab, du vil tilknytte.
  • Klik på Gem.

4. For at slette en mapping skal du holde musen over en mapping og klikke på Handlinger > Slet.

Brug Docusign-appen

Med Docusign-appen kan du importere historiske kuverter til HubSpot, oprette og sende Docusign-kuverter fra HubSpot og bruge Docusign-begivenheder til at udløse HubSpot-workflowhandlinger.

Importer Docusign-kuverter

Hvis du har importrettigheder i HubSpot, kan du importere historiske konvolutter til HubSpot.

Sådan importerer du Docusign-kuverter:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
2. Klik på Import øverst til højre.
3. Klik på Importer en fil.
4. Vælg Objekter fra en app.
5. Vælg Docusign-poster, og klik derefter på Næste.

6. Vælg Konvolutter, og klik derefter på Næste.
7. På skærmbilledet Bekræft skal du gennemgå antallet af konvolutter, du importerer til HubSpot.
8. Klik på Tilføj filter for at filtrere efter specifikke konvolutter.

• • Klik på rullemenuen Vælg et filteri højre panel, og vælg et filter.

• • Vælg ejendomsoperatørerne.

• • Klik på Anvend filter.

9. Klik på Begynd import. Du bliver omdirigeret tilbage til skærmen Imports. Når din import er færdig, vises den i importtabellen.

Opret Docusign-dokumenter

Hvis du har tilføjet Docusign-kortet til den midterste kolonne i din post, kan du oprette nye konvolutter. Du kan også se, hvilke konvolutter der er sendt til en post, status, modtagere, afsender og datoerne for oprettelse og sidste opdatering.

Sådan opretter du en ny konvolut:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til dine kontakt-, virksomheds- eller aftaleposter.

• • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.

2. Klik på navnet på en post.
3. I den midterste kolonne skal du navigere til Docusign-integrationskortet.

4. Klik på Opret ny.
5. I højre panel skal du klikke på rullemenuen Docusign-konto og vælge Docusign-kontoen.
6. Hvis du vil vælge en eksisterende skabelon, skal du klikke på rullemenuen Brug en skabelon og vælge en skabelon . Du kan også vælge Uden skabelon.
7. Klik på Opret konvolut.
8. Gennemgå de vedhæftede dokumenter på fanen Dokumenter. Du kan også uploade dokumenter fra din computer, eksisterende filer i HubSpot eller vedhæftede filer fra posten.
9. På fanen Modtagere vælger du de modtagere, der skal have kuverten.

• • Vælg, hvilke virksomheds- og aftaleposter du vil bruge data fra på kuverten.
  • I afsnittet Grundlæggende oplysninger skal du gennemgå modtagerens oplysninger, f.eks. navn, e-mail, modtagertype og identitetsbekræftelse. Modtageroplysningerne udfyldes automatisk, når der oprettes konvolutter fra en kontakt- eller aftalepost. Hvis der er mere end én kontakt tilknyttet aftalen, vil modtageroplysningerne blive forudfyldt i den rækkefølge, som kontaktdataene modtages fra Docusign.
  • Hvis du vil tilføje andre modtagere, skal du klikke på Add new recipient og tilføje deres oplysninger.
  • I afsnittet Dokumentfelter skal du gennemgå eventuelle HubSpot-forslag til værdier.

10. Skriv en besked til dine modtagere på fanen Besked.

• • SlåBrugerdefineret e-mail og sprog til for at vælge sprog og tilpasse den besked, som modtagerne får.
  • Klik på dropdown-menuenLanguage, og vælg et sprog.
  • Indtast e-mailensemne og e-mailens brødtekst.

11. Gennemgå Docusign-konvolutten på fanen Review.
12. Klik på Send en konvolut for at sende dokumentet.

Bemærk: Hvis Docusign-appen ikke indlæses i HubSpot, skal du kontakte din Docusign-administrator for at sikre, at du har de relevante tilladelser.

Administrer eller send eksisterende Docusign-kuverter

Hvis du har tilføjet Docusign-kortet til den midterste kolonne i din post, kan du tilføje eksisterende konvolutter fra Docusign til posten. Du kan også redigere kuverten, se historikken, downloade PDF'en og fjerne kuverten fra HubSpot.

Sådan administrerer du eksisterende Docusign-kuverter:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til dine kontakt-, virksomheds- eller aftaleposter.

• • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.

2. Klik på navnet på en post.
3. I den midterste kolonne skal du navigere til Docusign-integrationskortet.
4. For at tilføje en eksisterende konvolut:

• • Klik på Tilføj fra Docusign.
  • Vælg konvolutten i højre panel, og klik på Tilføj. Du kan også søge efter en konvolut efter navn eller datointerval.

5. Sådan redigerer du en eksisterende konvolut:

• • Hold musen over konvolutten, og klik på Handlinger.
  • Klik på Rediger.
  • Naviger gennem dokumenteditoren. Få mere at vide om editoren.
  • Klik på Send en konvolut for at sende dokumentet.

6. For at se konvoluthistorikken:

• • Hold musen over konvolutten, og klik på Handlinger.
  • Klik på Vis historik. Du kan f.eks. se tidsstemplet for, hvornår konvolutten blev sendt.

7. Sådan fjerner du konvolutten fra HubSpot:

• • Hold musen over konvolutten, og klik på Handlinger.
  • Klik på Fjern fra HubSpot.
  • Klik på Fjern konvolut i pop op-boksen. Dette vil ikke fjerne konvolutten fra Docusign.

Brug HubSpot-egenskaber i din Docusign-skabelon

Du kan indsætte HubSpot-data, f.eks. oplysninger fra dine kontakt-, virksomheds- eller aftaleposter, direkte i din Docusign-skabelon. Felter, der tilføjes direkte i HubSpot-dokumenteditoren, vil ikke blive udfyldt automatisk. De foruddefinerede felter kan findes i dine Docusign-indstillinger.

Sådan bruger du dine HubSpot-egenskaber i Docusign:

1. Log ind på din Docusign-konto.
2. Opret en skabelon på din Docusign-konto.
3. Vælg et HubSpot-felt, og tilføj det til din skabelon. Alle HubSpot-egenskaber begynder med HS, og du kan finde dem i afsnittet Brugerdefinerede felter.
4. Gem din skabelon.
5. Naviger til din HubSpot-konto, og brug din skabelon.

Brug Docusign-hændelser til at udløse workflow-handlinger(Marketing Hub, Sales Hub, Data Hub, og Service Hub Professional og Enterprise)

Du kan udløse workflow-handlinger fra Docusign-hændelser i kontakt-, virksomheds- og aftalebaserede workflows.

Sådan opretter du et workflow ved hjælp af en Docusign-hændelsesudløser:

1. På din HubSpot-konto skal du gå til Automatisering > Arbejdsgange.
2. Klik på Opret arbejdsgang.
3. Vælg Kontaktbaseret, Virksomhedsbaseret eller Aftalebaseret, og klik på Næste.
4. Klik på Opsæt udløsere.
5. I højre panel skal du vælge Når filterkriterier er opfyldt og derefter Docusign: Egenskaber for hændelsesskabelon for kontakttidslinje.
6. Når dine tilmeldingsudløsere er indstillet, kan du tilføje handlinger.
7. For at sende en Docusign-kuvert skal du vælge Send Docusign-kuvert på listen over workflow-handlinger. Vælg brugeren og skabelonen.

Når dit workflow er slået til, kan du støde på nogle fejlmeddelelser:

Afinstaller Docusign-appen

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Hold musen over Docusign-appen, og klik på Handlinger > Afinstaller.
3. Skriv den ønskede tekst i pop op-vinduet, og klik på Afinstaller.