Kontakt HubSpot og Docusign

Kontakt HubSpot og Docusign for at oprette, tilpasse, sende og spore Docusign-kuverter fra et kontakt-, virksomheds- eller Dealregister i din HubSpot-konto. Du kan tilføje brugerdefinerede tekstfelter til konvolutten, som udfylder registrets værdier for egenskaber. Du kan f.eks. automatisk udfylde kontaktens for- og efternavn i Docusign-konvolutten, når du sender den fra kontaktregistret.

Bemærk: Du kan bruge HubSpot-egenskaber i Docusign-kuverter, men dette er ikke en datasynkroniseringsapp, der synkroniserer alle detaljer i registret til Docusign.

Før du går i gang

• Være Superadmin eller have rettigheder til App Marketplace på din HubSpot-konto.
• Have en betalt Docusign-plan.
• Være Docusign-administrator på din Docusign-konto.

Kontakt app'en

Sådan kontakter du Docusign til HubSpot:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigationslinje og derefter vælge App Marketplace.
• Brug søgefeltet til at finde og vælge Docusign-appen.
• Klik på Rate app øverst til højre.
• Indtast dine loginoplysninger i dialogboksen.
• Klik på Rate. Du bliver omdirigeret til din side med kontakter til apps.

Bemærk: Docusign er en app på brugerniveau. Det betyder, at hver HubSpot-bruger skal kontakte sin Docusign-bruger. Få mere at vide om at kontakte din bruger.

Administrer dine Docusign-indstillinger

Som HubSpot Superadmin kan du opdage Docusign-appens funktioner, tilføje en HMAC-sikkerhedsnøgle fra Docusign og administrere dine kontaktede brugere og konti. Du kan også konfigurere felttilknytninger. Det betyder, at HubSpot-kontakt-, virksomheds- eller dealegenskaber kan bruges i Docusign-kuverter.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
• Klik på Docusign.
• Sådan tilføjer du en HMAC-sikkerhedsnøgle fra Docusign:
  • Klik på Handlinger > Tilføj HMAC-sikkerhedsnøgle øverst til højre.
  • I pop op-vinduet skal du indtaste din HMAC-nøgle og klikke på Gem ændringer.
• Sådan ændrer du din Docusign-konto med kontakt til HubSpot:
  • Klik på Handlinger > Skift kontaktet konto øverst til højre.
  • I pop op-vinduet skal du klikke på rullemenuen Vælg en konto for at vælge en anden konto med kontakt.
  • Klik på Skift konto.
• Sådan genopretter du forbindelsen til din administratorbruger:
  • Klik på Handlinger > Genopret bruger øverst til højre.
  • I pop op-vinduet skal du indtaste dine loginoplysninger og klikke på Log ind.

Bemærk: Hvis du er bruger på flere Docusign-konti, vil alle konti være i kontakt med HubSpot.

Administrer brugere med kontakt

Du kan se en tabel over dine Docusign-kontakterede brugere og slette dem. HubSpot-brugere, der ikke har rate Docusign-appen, kan kontakte deres Docusign-bruger.

For at se og administrere kontaktede brugere:

• Klik på fanen Kontaktede brugere.
• Tabellen viser alle HubSpot- og Docusign-brugere, der er kontaktet, status for kontakt og dato for kontakt.
• For at slette en bruger skal du klikke på Handlinger > Slet i tabellen ved siden af den bruger, du vil slette.

For at kontakte din bruger med den allerede installerede Docusign-app:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
• Klik på Docusign.
• Klik på Genopret bruger.
• I pop op-vinduet skal du indtaste dine loginoplysninger og klikke på Log ind.

Konfigurer egenskabstilknytninger

Du kan oprette et link mellem HubSpot-egenskaber og Docusign-kuvertfelter ved hjælp af egenskabstilknytninger. For eksempel ønsker du, at kontaktens fornavn automatisk skal udfyldes på Docusign-konvolutten. Du kan konfigurere tilknytningen, så Docusigns felt HS Kontakt First Name og HubSpots egenskaber First name er kontaktet . Det betyder, at hvis du bruger Docusign-feltet HS Kontakt First Name i en konvolut, vil Docusign foreslå HubSpot-kontaktens First name -værdi.

Hvis en egenskab ikke er kortlagt, vil dens værdi ikke blive foreslået i konvolutten. Hvis Fornavn f.eks. ikke er kortlagt, skal du manuelt indtaste den ønskede værdi, når du opretter kuverten.

For at gennemgå Egenskabstilknytninger mellem Docusign og HubSpot kontakter, virksomheder eller deals:

• Klik på fanen Egenskabstilknytninger.
• Klik på en objektfane for at anmelde egenskabstilknytninger mellem HubSpot-egenskaber og Docusign-felter.
• For at tilføje en brugerdefineret felttilknytning:
  • Klik på Tilføj ny mapping.
  • Brug rullemenuerne til at vælge det Docusign-felt og den HubSpot-egenskab, du vil tilknytte.
  • Klik på Gem.
• For at slette en mapping skal du holde musen over en mapping og klikke på Handlinger > Slet.

Brug Docusign-appen

Med Docusign-appen kan du importere historiske kuverter til HubSpot, oprette og sende Docusign-kuverter fra HubSpot og bruge Docusign-hændelser til at trigge HubSpot arbejdsgangshandlinger.

Importer Docusign-kuverter

Hvis du har tilladelse til at importere i HubSpot, kan du importere historiske konvolutter til HubSpot.

For at importere Docusign-kuverter:

• På din HubSpot CRM-konto skal du navigere til CRM > Kontakter .
• Klik på Importer øverst til højre.
• Klik på Importer en fil.
• Vælg Objekter fra en app.
• Vælg Docusign-registre, og klik derefter på Næste.

• Vælg Kuverter, og klik derefter på Næste.
• På skærmen Bekræft skal du anmelde antallet af kuverter, du importerer til HubSpot.
• Klik på Tilføj filter for at filtrere efter specifikke konvolutter.
  • Klik på rullemenuen Vælg et filteri højre panel, og vælg et filter.
  • Vælg operatørerne for egenskaberne.
  • Klik på Anvend filter.
• Klik på Begynd at importere. Du bliver omdirigeret tilbage til skærmen Importer. Når din import er færdig, vises den i importtabellen.

Opret Dokumenter med Docusign

Hvis du har tilføjet Docusign-kortet til den midterste kolonne i dit register, kan du oprette nye konvolutter. Du kan også anmelde, hvilke konvolutter der er sendt til et register, status, modtagere, afsender og datoerne for oprettelse og sidste opdatering.

Sådan opretter du en ny konvolut:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til dine kontakt-, virksomheds- eller dealregistre.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Klik på navnet på et register.
• I den midterste kolonne skal du navigere til Docusign-integrationskortet.

• Klik på Opret ny.
• Klik på rullemenuen Docusign-konto i højre panel, og vælg Docusign-kontoen.

• Hvis du vil vælge en eksisterende skabelon, skal du klikke på rullemenuen Brug en skabelon og vælge en skabelon . Du kan også vælge Uden skabelon.
• Klik på Opret konvolut.

• På fanen Dokumenter skal du anmelde de vedhæftede dokumenter. Du kan også uploade dokumenter fra din computer, eksisterende filer i HubSpot eller vedhæftede filer fra registret.
• På fanen Modtagere skal du vælge de modtagere, der skal have kuverten.
  • Vælg, hvilke virksomhedsregistre og dealregistre du vil bruge data fra på konvolutten.
  • I afsnittet Grundlæggende oplysninger skal du anmelde modtagerens oplysninger, f.eks. navn, e-mail, modtagertype og identitetsbekræftelse. Modtageroplysningerne udfyldes automatisk, når du opretter konvolutter fra et kontaktregister eller et dealregister. Hvis der er mere end én kontakt tilknyttet en deal, vil modtageroplysningerne blive forudfyldt i den rækkefølge, som kontaktdataene modtages fra Docusign.
  • Hvis du vil tilføje andre modtagere, skal du klikke på Add new recipient og tilføje deres oplysninger.
  • I afsnittet Dokumenter skal du anmelde eventuelle HubSpot-forslag til værdier.
• På fanen Besked skal du skrive en besked til dine modtagere.
  • SlåBrugerdefineret e-mail og sprog til for at vælge sprog og tilpasse den besked, som modtagerne får.
  • Klik på dropdown-menuenLanguage, og vælg et sprog.
  • Indtaste-mailens emne og e-mailens brødtekst.
• Anmeld Docusign-konvolutten på fanen Anmeldelse.
• Klik på Send en konvolut for at sende dokumentet.

Bemærk: Hvis Docusign-appen ikke indlæses i HubSpot, skal du kontakte din Docusign-administrator for at sikre, at du har de relevante tilladelser.

Administrer eller send eksisterende Docusign-kuverter

Hvis du har tilføjet Docusign-kortet til den midterste kolonne i dit register, kan du tilføje eksisterende konvolutter fra Docusign til registeret. Du kan også redigere kuverten, se historikken, downloade PDF'en og fjerne kuverten fra HubSpot.

At administrere eksisterende Docusign-kuverter:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til dine kontakt-, virksomheds- eller dealregistre.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Virksomheder.
  • På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Klik på navnet på et register.
• I den midterste kolonne skal du navigere til kortet med Docusign-integrationen.
• For at tilføje en eksisterende konvolut:
  • Klik på Tilføj fra Docusign.
  • Vælg konvolutten i højre panel, og klik på Tilføj. Du kan også søge efter en konvolut efter navn eller datointerval.

• Sådan redigerer du en eksisterende konvolut:
  • Hold musen over konvolutten, og klik på Handlinger.
  • Klik på Rediger.
  • Naviger gennem dokument-editoren. Få mere at vide om editoren.
  • Klik på Send en konvolut for at sende dokumentet.
• For at se konvoluthistorikken:
  • Hold musen over konvolutten, og klik på Handlinger.
  • Klik på Vis historik. Du kan f.eks. se tidsstemplet for, hvornår konvolutten blev sendt.
• Sådan fjerner du konvolutten fra HubSpot:
  • Hold musen over konvolutten, og klik på Handlinger.
  • Klik på Fjern fra HubSpot.
  • Klik på Remove envelope i pop op-boksen. Dette vil ikke fjerne konvolutten fra Docusign.

Brug HubSpot egenskaber i din Docusign skabelon

Du kan indsætte HubSpot-data, f.eks. oplysninger fra dine kontakt-, virksomheds- eller dealregistre, direkte i din Docusign-skabelon. Dokumenter, der tilføjes direkte i HubSpot-dokumenteredigeringsprogrammet, vil ikke blive udfyldt automatisk. De foruddefinerede felter findes i dine Docusign-indstillinger.

For at bruge dine HubSpot egenskaber i Docusign:

• Log ind på din Docusign-konto.
• Opret en skabelon på din Docusign-konto.
• Vælg et HubSpot-felt, og tilføj det til din skabelon. Alle HubSpot-egenskaber begynder med HS, og du kan finde dem i afsnittet Brugerdefinerede felter.
• Gem din skabelon.
• Naviger til din HubSpot-konto, og brug din skabelon.

Bemærk: Data vil kun blive udfyldt for det register, som skabelonen oprettes fra. Hvis du f.eks. opretter en skabelon fra et dealregister, vil kun dealegenskaber blive udfyldt.

Brug Docusign-hændelser til at udløse workflow-handlinger(Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub, og Service Hub Professional og Enterprise)

Du kan trigge arbejdsgangshandlinger fra Docusign-hændelser i kontakt-, virksomheds- og deal-baserede arbejdsgange.

• På din HubSpot-konto skal du gå til Automatisering > Arbejdsgange.
• Klik på Opret arbejdsgang.
• Vælg Kontakt-baseret, Virksomheds-baseret eller Deal-baseret, og klik på Næste.
• Klik på Opsæt triggers.
• I højre panel skal du vælge Når filterkriterier er opfyldt og derefter Docusign: Egenskaber for skabelon for tidslinje for kontakt.
• Når dine tilmeldingstriggere er indstillet, kan du tilføje handlinger.
• Hvis du vil sende en Docusign-konvolut, skal du vælge Send Docusign-konvolut på listen over arbejdsgangshandlinger. Vælg bruger og skabelon.

Når din arbejdsgang er slået til, kan du støde på nogle fejlmeddelelser:

Afinstaller Docusign app'en

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
• Hold musen over Docusign-appen, og klik på Actions > Uninstall.
• I pop op-vinduet skal du skrive den ønskede tekst og klikke på Afinstaller.