Dernière mise à jour: avril 12, 2024
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Connectez HubSpot et DocuSign pour créer, personnaliser, envoyer et suivre les enveloppes DocuSign à partir d'un contact, d'une entreprise ou d'un contrat dans votre compte HubSpot.
Remarque : vous ne pouvez pas synchroniser les informations sur les contacts, les entreprises, les contrats ou les documents entre HubSpot et DocuSign.
Avant de commencer
- Vous devez être super administrateur ou avoir App Marketplace permissions dans votre compte HubSpot.
- Vous devez disposer d'un plan DocuSign payant .
Connecter l'application
-
Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
- Utilisez la barre de recherche pour localiser et sélectionner l'application DocuSign.
- Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application.
- Dans la boîte de dialogue, entrez votre login credentials.
- Cliquez surInstaller. Vous serez redirigé vers votre page Connected apps.
Gérer les paramètres de votre document
- Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
- Cliquez sur DocuSign.
Ajouter une clé de sécurité HTML
- Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Ajouter une clé de sécurité HTML.
- Dans la fenêtre contextuelle, saisissez votre clé HMAC et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Modifier votre compte DocuSign connecté
Si vous êtes un utilisateur dans plusieurs comptes, tous les comptes seront connectés à HubSpot.
- Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Modifier le compte connecté.
- Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un compte pour choisir un autre compte connecté.
- Cliquez sur Modifier le compte.
Découvrez les nouvelles fonctionnalités
Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités de l'application DocuSign :
- Cliquez sur l'onglet Feature Discovery
- Vous pouvez consulter les fonctionnalités suivantes de DocuSign :
- Établir des correspondances personnalisées
- Ajouter la carte d'intégration à la colonne centrale d'un enregistrement
- Utiliser les actions DocuSign dans les workflows
- Envoyer des enveloppes depuis HubSpot
Examiner les correspondances entre les propriétés
Pour examiner les correspondances de propriétés entre les contacts, les sociétés ou les transactions de DocuSign et de HubSpot :
- Cliquez sur l'onglet Property Mappings.
- Cliquez sur Contact, Société, ou Contrat pour examiner les correspondances entre les propriétés HubSpot et les champs personnalisés des documents DocuSign. Si une propriété n'est pas cartographiée, les données ne seront pas incluses dans l'enveloppe.
- Pour ajouter un mappage personnalisé :
- Cliquez sur Add new mapping.
- Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le champ DocuSign et la propriété HubSpot que vous souhaitez mapper.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Pour supprimer une cartographie, survolez-la et cliquez sur Actions > Supprimer.
Veuillez noter : pour mapper un champ DocuSign personnalisé, il doit avoir une info-bulle unique et un champ de texte de type.
Voir les utilisateurs connectés
Pour afficher tous les utilisateurs connectés :
- Cliquez sur l'onglet Utilisateurs connectés.
- Le tableau indique tous les utilisateurs de HubSpot et les comptes d'utilisateurs de DocuSign, ainsi que le statut de connexion.
Utiliser l'application DocuSign
Avec l'application DocuSign, vous pouvez mapper des propriétés entre HubSpot et DocuSign, créer et envoyer des documents DocuSign depuis HubSpot, utiliser des champs HubSpot dans votre modèle DocuSign, et utiliser des événements DocuSign pour déclencher des actions de workflow HubSpot.
Créer et envoyer des documents DocuSign
Vous pouvez créer et envoyer des documents DocuSign à partir de vos enregistrements de contact, d'entreprise et d'affaire dans HubSpot en sélectionnant un modèle d'enveloppe.
- Dans votre compte HubSpot, accédez à votre enregistrement de contact, d'entreprise ou d'affaire.
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
- Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
- Cliquez sur le nom d'un enregistrement.
- Vous pouvez envoyer un document à partir du panneau DocuSign situé à droite de l'enregistrement, ou à partir de la carte d'intégration DocuSign située dans la colonne centrale de l'enregistrement. Pour ajouter la carte d'intégration DocuSign à la colonne centrale d'un enregistrement, suivez les instructions de cet article.
- Les documents ne peuvent être créés et supprimés que dans la plateforme DocuSign et non dans votre compte HubSpot.
- Les pièces jointes provenant de DocuSign ne peuvent pas être synchronisées avec la carte des pièces jointes d'un enregistrement d'objet.
- Cliquez sur Send from a template dans la carte DocuSign du panneau de droite, ou sur Add from template dans la carte d'intégration DocuSign de la colonne centrale.
- Sélectionnez votre modèle , puis cliquez sur Next.
- Sur l'écran suivant, personnalisez votre enveloppe :
- Dans la section Review documents in your envelope, vérifiez les documents dans le modèle que vous avez sélectionné.
- Dans la section Ajouter des destinataires à votre enveloppe, vérifiez le nom et l'e-mail des destinataires.
- Pour ajouter un destinataire, cliquez sur Ajouter un nouveau destinataire et entrez les détails.
- Cliquez sur X pour supprimer un destinataire.
- Dans la section Personnalisez le message e-mail pour vos destinataires :, ajoutez un objet Email et Email message pour les destinataires.
- Cliquez sur Send to recipients pour envoyer le modèle.
- Pour modifier le modèle, cliquez sur Edit in DocuSign.
- Cliquez sur le menu déroulant Actions pour modifier votre document :
- Modifier le message : modifier la ligne d'objet et le message qui accompagnera votre document.
- Modifier les destinataires : modifier les destinataires qui recevront le document.
- Modifier les documents : modifier les documents qui seront envoyés à vos destinataires. Vous pouvez charger de nouveaux documents, utiliser un modèle ou charger du contenu depuis le cloud.
- Options avancées : modifier les privilèges des destinataires, mettre en place des rappels, fixer une date d'expiration et activer les commentaires.
- Une fois l'édition terminée, cliquez sur Preview pour prévisualiser le document.
- Pour envoyer le document, cliquez sur Envoyer.
- Une fois le document signé par le destinataire, le statut de la fiche d'informations du contact, de l'entreprise ou de la transaction passe sur Terminé.
Si vous avez ajouté la carte DocuSign à la colonne centrale de votre enregistrement, vous pouvez également ajouter des enveloppes DocuSign à l'enregistrement :
- Dans la carte DocuSign integration , cliquez sur Add from DocuSign.
- Dans le panneau de droite, sélectionnez l'enveloppe et cliquez sur Add.
Dans cette carte d'intégration DocuSign, vous pouvez vérifier quels modèles ont été envoyés à un enregistrement, le statut, les destinataires, l'expéditeur et les dates de création et de dernière mise à jour.
Veuillez noter: si l'application DocuSign ne se charge pas dans HubSpot, veuillez contacter votre administrateur DocuSign pour vous assurer que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires.
Utiliser des champs HubSpot dans votre modèle DocuSign
Vous pouvez insérer des données HubSpot, telles que des informations provenant de vos fiches d'informations de contact, d'entreprise ou de transaction, directement dans votre modèle. Seuls les champs prédéfinis HubSpot (c'est-à-dire les propriétés HubSpot répertoriées lors de la première connexion à l'application) peuvent être utilisés dans vos modèles DocuSign. Les champs ajoutés directement dans la vue intégrée de HubSpot ne seront pas appliqués. Les champs prédéfinis se trouvent dans vos paramètres DocuSign. Il n'est pas possible d'ajouter des champs HubSpot personnalisés pour le moment.
Pour utiliser vos champs HubSpot dans DocuSign :
- Connectez-vous à votre compte DocuSign.
- Créez un modèle dans votre compte DocuSign.
- Sélectionnez un champ HubSpot et ajoutez-le à votre modèle. Tous les champs HubSpot commencent par HS et vous pouvez les trouver dans la section Custom Fields.
- Enregistrez votre modèle.
- Accédez à votre compte HubSpot et utilisez votre modèle.
Remarque : ne sera renseigné que pour l'enregistrement de l'objet à partir duquel le modèle est créé. Par exemple, si vous créez un modèle à partir de l'enregistrement de l'opération, seules les propriétés de l'opération seront renseignées.
Utilisez les événements DocuSign pour déclencher des actions de workflow (Marketing Hub, Sales Hub et Service Hub Pro et Entreprise)
Vous pouvez déclencher des actions de workflow à partir d'événements DocuSign dans les workflows basés sur les contacts.
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
- Cliquez sur Créer un workflow.
- Sélectionnez le type de workflow Basé sur les contacts, puis cliquez sur Créer un workflow.
- Cliquez sur le Déclencheur d'inscription de contacts pour ajouter un déclencheur d'inscription. Dans le panneau de droite, sélectionnez DocuSign : Modèle d'événement de la chronologie des contacts ou sélectionnez vos propres déclencheurs d'inscription.
- Une fois vos critères d'inscription configurés, vous pouvez ajouter des actions.
- Pour envoyer une enveloppe DocuSign, sélectionnez Envoyer une enveloppe DocuSign dans la liste des actions d'un workflow. Sélectionnez l'Utilisateur et le Modèle.
Lorsque votre workflow est activé, il est possible de rencontrer un message d'erreur :
| Erreur | Comment résoudre |
| Le modèle de workflow d'authentification ne contient aucun espace ni destinataire. |
Cette erreur concerne uniquement les contactsou les transactions. Assurez-vous que vous avez ajouté le nombre correct d'espaces réservés ou de destinataires à votre modèle DocuSign. |
| Le modèle de workflow d'authentification ne contient aucun destinataire. |
Cette erreur concerne uniquement les contactsou les transactions. Assurez-vous que le nombre correct de destinataires a été ajouté à votre modèle DocuSign. |
| Le modèle de workflow d'authentification ne contient aucun document joint. |
Assurez-vous que vous avez ajouté les bons documents au modèle. |
| Le nombre de contacts de l'affaire est supérieur aux espaces réservés dans le modèle. |
Assurez-vous que le modèle comporte suffisamment d'espaces réservés pour le nombre de contacts auxquels vous souhaitez envoyer l'enveloppe. Par exemple, si vous avez trois contacts et seulement deux espaces réservés sur le modèle, seuls les deux premiers contacts seront ajoutés à l'enveloppe et la recevront. |
| L'auto-population pour les contacts d'affaires était limitée au nombre d'espaces réservés dans votre modèle. Votre contact n'a pas été ajouté automatiquement comme nouveau destinataire parce que le modèle contient le même e-mail. |
Si l'adresse e-mail du destinataire correspond à l'adresse e-mail de contact, HubSpot ne renseignera pas automatiquement les contacts à partir de la fiche d'informations HubSpot. |
Désinstaller l'application DocuSign
- Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
- Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
- Survolez l'application DocuSign et cliquez sur Actions > Désinstaller.
- Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le texte requis et cliquez sur Désinstaller.
