Connecter HubSpot et Docusign

Connectez HubSpot et Docusign pour créer, personnaliser, envoyer et suivre des enveloppes Docusign à partir d’un contact, d’un entreprise ou d’un transaction fiche d'informations dans votre compte HubSpot. Vous pouvez ajouter des champs de texte personnalisés à l’enveloppe qui renseignent les valeurs de propriété de la fiche d’informations. Par exemple, vous pouvez remplir automatiquement le prénom et le nom de famille du contact dans l’enveloppe Docusign lorsque vous l’envoyez à partir de la fiche d’informations d’un contact.

Remarque : Vous pouvez utiliser les valeurs propriété HubSpot dans les enveloppes Docusign. Toutefois, il ne s’agit pas d’une application de synchronisation des données qui synchronise tous les détails du fiche d'informations avec Docusign. 

Avant de commencer

• Être un super administrateur ou disposer d’autorisations sur le marketplace des applications dans votre compte HubSpot.
• Disposer d’un abonnement Docusign payant. 

Connecter l'application

Pour connecter Docusign à HubSpot :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
• Utilisez la barre de recherche pour localiser et sélectionner l’application Docusign .
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez vos identifiants de connexion. 
• Cliquez sur Installer. Vous serez redirigé vers votre page Applications connectées .

À noter : Docusign est une application destinée à l’utilisateur. Cela signifie que chaque utilisateur HubSpot doit connecter son utilisateur Docusign. En savoir plus sur la connexion de votre utilisateur.

Gérer vos paramètres Docusign

En tant que super administrateur HubSpot, vous pouvez découvrir les fonctionnalités de l’application Docusign, ajouter une clé de sécurité HMAC depuis Docusign et gérer vos utilisateurs et votre compte connectés. Vous pouvez également configurer des mappages de champs. Cela signifie les propriétés de contact, d’entreprise ou de transaction HubSpot qui peuvent être utilisées dans les enveloppes Docusign.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Intégrations.
• Cliquez sur Docusign. 
• Pour ajouter une clé de sécurité HMAC à partir de Docusign :
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Ajouter une clé de sécurité HTML.
  • Dans la fenêtre contextuelle, saisissez votre clé HTML et cliquez sur Enregistrer les modifications.
• Pour changer votre compte Docusign connecté à HubSpot : 
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Modifier le compte connecté.
  • Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un compte pour choisir un autre compte connecté.
  • Cliquez sur Modifier le compte.
• Pour reconnecter votre utilisateur administrateur :
  • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions > reconnecter l’utilisateur.
  • Dans la fenêtre contextuelle, saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Se connecter.

Remarque : si vous utilisez plusieurs comptes Docusign, tous vos comptes seront connectés à HubSpot.

Gérer les utilisateurs connectés

Vous pouvez afficher un tableau de vos utilisateurs connectés à Docusign et les supprimer. Les utilisateurs HubSpot qui n’ont pas installé l’application Docusign peuvent connecter leur utilisateur Docusign.

Pour afficher et gérer les utilisateurs connectés :

• Cliquez sur l’onglet Utilisateurs connectés .
• Le tableau indique tous les utilisateurs HubSpot et Docusign connectés, le statut de connexion et la date de connexion. 
• Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur Actions > Supprimer dans le tableau en regard de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer.

Pour connecter votre utilisateur à l’application Docusign déjà installée :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Intégrations.
• Cliquez sur Docusign.
• Cliquez sur Reconnecter l’utilisateur.
• Dans la fenêtre contextuelle, saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Se connecter.

Configurer des mappages de propriétés

Vous pouvez créer un lien entre les propriétés HubSpot et les champs d’enveloppe Docusign en utilisant les mappages de propriétés. Par exemple, vous souhaitez que le prénom du contact soit automatiquement renseigné sur l’enveloppe Docusign. Vous pouvez configurer le mappage de manière à ce que le champ Prénom du contact HS de Docusign et les propriétés Prénom de HubSpot soient connectées. Ainsi, si vous utilisez le champ Prénom du contact HS dans une enveloppe, Docusign vous suggérera la valeur Prénom du contact HubSpot.

Si une propriété n’est pas mappée, sa valeur ne sera pas suggérée dans l’enveloppe. Par exemple, si le prénom n’est pas mappé, vous devrez saisir manuellement la valeur souhaitée lors de la création de l’enveloppe.

Pour consulter les mappages de propriétés entre Docusign et les contacts, entreprises ou transactions HubSpot : 

• Cliquez sur l'onglet Mappages de propriétés.
• Pour consulter les mappages entre les propriétés HubSpot et les champs Docusign, cliquez sur un onglet d’objet .
• Pour ajouter un mappage de champs personnalisé :
  • Cliquez sur Ajouter un mappage. 
  • Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le champ Docusign et la propriété HubSpot que vous souhaitez mapper.
  • Cliquez sur Enregistrer. 
• Pour supprimer un mappage, survolez-la et cliquez sur Actions > Supprimer. 

Utiliser l’application Docusign

Avec l’application Docusign, vous pouvez importer des enveloppes historiques dans HubSpot, créer et envoyer des enveloppes Docusign depuis HubSpot et utiliser des événements Docusign pour déclencher des actions de workflow HubSpot. 

Importez des enveloppes Docusign

Si vous disposez des autorisations d’import dans HubSpot, vous pouvez importer des enveloppes historiques dans HubSpot.

Pour import des enveloppes Docusign :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts CRM > .
• Cliquez sur Importer dans l'angle supérieur droit.
• Cliquez sur Importer un fichier.
• Sélectionnez des objets dans une application.
• Sélectionnez Fiches d’informations Docusign, puis cliquez sur Suivant.

• Sélectionnez Enveloppes, puis cliquez sur Suivant.
• Sur l’écran Confirmer , vérifiez le nombre d’enveloppes que vous importez dans HubSpot. 
• Pour filtrer des enveloppes spécifiques, cliquez sur Ajouter un filtre.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un filtre et sélectionnez un filtre.
  • Sélectionnez les opérateurs de propriété.
  • Cliquez sur Appliquer le filtre.
• Cliquez sur Commencer l'import. Vous serez redirigé vers l'écran Importer. Une fois l'import terminé, il apparaîtra dans le tableau des imports. 

Créer des documents Docusign

Si vous avez ajouté la carte Docusign à la colonne centrale de votre fiche d’informations, vous pouvez créer de nouvelles enveloppes. Vous pouvez également consulter les enveloppes envoyées à une fiche d’informations, le statut, les destinataires, l’expéditeur et les dates de création et de dernière mise à jour. 

Pour créer une nouvelle enveloppe :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d’informations de contact, d’entreprise ou de transaction. 
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans la colonne du milieu, accédez à la carte d’intégration de Docusign .

• Cliquez sur Créer.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Compte Docusign et sélectionnez le compte Docusign.

• Pour sélectionner un modèle existant, cliquez sur le menu déroulant Utiliser un modèle et sélectionnez un modèle. Vous pouvez également sélectionner Sans modèle.
• Cliquez sur Créer une enveloppe.

• Dans l'onglet Documents, consultez les documents joints. Vous pouvez également charger des documents depuis votre ordinateur, des fichiers existants dans HubSpot ou des pièces jointes depuis la fiche d’informations.
• Dans l’onglet Destinataires , choisissez les destinataires qui recevront l’enveloppe.
  • Sélectionnez les fiches d’informations d’entreprise et de transaction dont vous souhaitez utiliser les données sur l’enveloppe.
  • Dans la section Informations de base, vérifiez les détails du destinataire tels que son nom, son adresse e-mail, son type de destinataire et la vérification de son identité. Les détails du destinataire seront renseignés automatiquement lors de la création d'enveloppes à partir d'une fiche d'informations de contact ou de transaction. Si plusieurs contacts sont associés à la transaction, les coordonnées du destinataire seront préremplies dans l’ordre dans lequel les coordonnées sont reçues de Docusign.
  • Pour ajouter d’autres destinataires, cliquez sur Ajouter un nouveau destinataire et ajoutez ses coordonnées.
  • Dans la section Champs de document, consultez les valeurs suggérées par HubSpot.
• Dans l’onglet Message , rédigez un message pour vos destinataires.
  • Activez l’option C ustom e-mails et langue pour choisir la langue et personnaliser le message que les destinataires reçoivent.
  • Cliquez sur le menu déroulant Language et sélectionnez une langue.
  • Saisissezl’objet de l’e-mail et le corps de l’e-mail.
• Dans l’onglet Révision , vérifiez l’enveloppe Docusign.
• Cliquez sur Envoyer une enveloppe pour envoyer le document.

Remarque : si l’application Docusign ne se charge pas dans HubSpot, veuillez contacter votre administrateur Docusign pour vérifier que vous disposez des autorisations nécessaires.

Gérer ou envoyer des enveloppes Docusign existantes

Si vous avez ajouté la carte Docusign à la colonne centrale de votre fiche d’informations, vous pouvez ajouter des enveloppes existantes depuis Docusign à la fiche d’informations. Vous pouvez également modifier l’enveloppe, afficher l’historique, télécharger le PDF et supprimer l’enveloppe de HubSpot.

Pour gérer les enveloppes Docusign existantes :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d’informations de contact, d’entreprise ou de transaction.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans la colonne du milieu, accédez à la carte d’intégration de Docusign .
• Pour ajouter une enveloppe existante :
  • Cliquez sur Ajouter à partir de Docusign.
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez l’enveloppe et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez également rechercher une enveloppe par nom ou par plage de dates.

• Pour modifier une enveloppe existante :
  • Passez le curseur de la souris sur l’enveloppe et cliquez sur Actions.
  • Cliquez sur Modifier.
  • Naviguez dans l’éditeur de document. En savoir plus sur l’éditeur.
  • Cliquez sur Envoyer une enveloppe pour envoyer le document.
• Pour afficher l’historique de l’enveloppe :
  • Passez le curseur de la souris sur l’enveloppe et cliquez sur Actions.
  • Cliquez sur Afficher l’historique. Par exemple, vous pouvez voir l’horodatage de l’envoi de l’enveloppe.
• Pour supprimer l’enveloppe de HubSpot :
  • Passez le curseur de la souris sur l’enveloppe et cliquez sur Actions.
  • Cliquez sur Supprimer de HubSpot.
  • Cliquez sur Supprimer l’enveloppe dans la fenêtre contextuelle. Cela ne supprimera pas l’enveloppe de Docusign.

Utiliser les propriétés HubSpot dans votre modèle Docusign

Vous pouvez insérer des données HubSpot, telles que des informations provenant de vos fiches d’informations de contact, d’entreprise ou de transaction, directement dans votre modèle Docusign. Les champs ajoutés directement dans l’éditeur de documents HubSpot ne seront pas remplis automatiquement. Les champs prédéfinis se trouvent dans les paramètres de votre Docusign.

Pour utiliser vos propriétés HubSpot dans Docusign :

• Connectez-vous à votre compte Docusign.
• Créez un modèle dans votre compte Docusign.
• Sélectionnez un champ HubSpot et ajoutez-le à votre modèle. Toutes les propriétés HubSpot commencent par HS et se trouvent dans la section Champs personnalisés . 
• Enregistrez votre modèle.
• Accédez à votre compte HubSpot et utilisez votre modèle.

À noter : Les données ne seront renseignées que pour la fiche d’informations à partir de laquelle le modèle est en cours de création. Par exemple, si vous créez un modèle à partir de la transaction fiche d'informations, seules les propriétés de transaction seront renseignées.

Utilisez les événements Docusign pour déclencher des actions de workflow (Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub et Service Hub Pro et Entreprise ) 

Vous pouvez déclencher des actions de workflow à partir d’événements Docusign dans les workflows basés sur les contacts, les entreprises et les transactions.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur Créer un workflow.
• Sélectionnez Basé sur les contacts, Basé sur l’entreprise ou Basé sur les transactions et cliquez sur Suivant. 
• Cliquez sur Configurer des critères d'inscription.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Lorsque les critères de filtrage sont remplis, puis DocuSign : propriétés de modèle d'événement de la chronologie de contact. 
• Une fois vos critères d’inscription définis, vous pouvez ajouter des actions.
• Pour envoyer une enveloppe Docusign, sélectionnez Envoyer une enveloppe Docusign dans la liste des actions de workflow. Sélectionnez l'Utilisateur et le Modèle.

Lorsque votre workflow est activé, il est possible de rencontrer un message d'erreur :

Désinstaller l’application Docusign

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Intégrations.
• Passez le curseur de la souris sur l’application Docusign et cliquez sur Actions > de désinstallation.
• Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le texte requis et cliquez sur Désinstaller.