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Connecter HubSpot et DocuSign

Dernière mise à jour: octobre 2, 2024

Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :

Tous les produits et les abonnements

Connectez HubSpot et DocuSign pour créer, personnaliser, envoyer et suivre des enveloppes DocuSign à partir de la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction dans votre compte HubSpot.

Remarque : Vous ne pouvez pas synchroniser les informations sur les contacts, les entreprises, les transactions ou les documents entre HubSpot et DocuSign.

Avant de commencer

Vous devez être un super administrateur ou disposer d'autorisations pour le marketplace des applications dans votre compte HubSpot.
Vous devez disposer d'un abonnement DocuSign payant.

Connecter l'application

Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
Utilisez la barre de recherche pour localiser et sélectionner l'application DocuSign.
Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application.
Dans la boîte de dialogue, saisissez vos identifiants de connexion.
Cliquez surInstaller. Vous serez redirigé vers votre page Applications connectées.

Découvrez comment importer des enveloppes DocuSign historiques.

Gérer les paramètres de votre document

Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
Cliquez sur DocuSign.

Pour ajouter une clé de sécurité HMAC :

Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Ajouter une clé de sécurité HTML.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez votre clé HTML et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour modifier votre compte connecté :

Si vous êtes un utilisateur dans plusieurs comptes, tous les comptes seront connectés à HubSpot.

Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Modifier le compte connecté.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un compte pour choisir un autre compte connecté.
Cliquez sur Modifier le compte.

Pour afficher tous les utilisateurs connectés :

Cliquez sur l'onglet Utilisateurs connectés.
Le tableau indique tous les utilisateurs de HubSpot et les comptes d'utilisateurs de DocuSign, ainsi que le statut de connexion.

Découvrez de nouvelles fonctionnalités

Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités de l'application DocuSign :

Cliquez sur l'onglet Découverte de fonctionnalité.
Vous pouvez consulter les fonctionnalités suivantes de DocuSign :
- Configurer des mappages personnalisés
- Ajouter la carte d'intégration à la colonne centrale d'une fiche d'informations
- Utiliser les actions DocuSign dans les workflows
- Envoyer des enveloppes depuis HubSpot
- Importer des enveloppes DocuSign

Consulter les mappages de propriétés

Pour consulter les mappages de propriétés entre les contacts, les entreprises ou les transactions de DocuSign et de HubSpot :

Cliquez sur l'onglet Mappages de propriétés.
Cliquez sur Contact, Entreprise ou Transaction pour consulter les mappages entre les propriétés HubSpot et les champs personnalisés des documents DocuSign. Si une propriété n'est pas mappée, les données ne seront pas incluses dans l'enveloppe.
Pour ajouter un mappage personnalisé :
- Cliquez sur Ajouter un mappage.
- Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le champ DocuSign et la propriété HubSpot que vous souhaitez mapper.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer un mappage, survolez-la et cliquez sur Actions > Supprimer.

Remarque :

Pour mapper un champ DocuSign personnalisé, il doit avoir une info-bulle unique et un champ de texte.
Le mappage de champs personnalisé est uniquement disponible pour DocuSign eSignature Business Pro ou un abonnement supérieur.

Utiliser l'application DocuSign

Avec l'application DocuSign, vous pouvez mapper des propriétés entre HubSpot et DocuSign, créer et envoyer des documents DocuSign depuis HubSpot, utiliser des champs HubSpot dans votre modèle DocuSign, et utiliser des événements DocuSign pour déclencher des actions de workflow HubSpot.

Créer et envoyer des documents DocuSign

Si vous avez ajouté la carte DocuSign à la colonne centrale de votre fiche d'informations, vous pouvez également ajouter des enveloppes DocuSign à la fiche d'informations :

Dans la carte Intégration DocuSign, cliquez sur Ajouter depuis DocuSign.
Dans le panneau de droite, sélectionnez l'enveloppe et cliquez sur Ajouter.

Dans cette carte d'intégration DocuSign, vous pouvez vérifier quels modèles ont été envoyés à une fiche d'informations, le statut, les destinataires, l'expéditeur et les dates de création et de dernière mise à jour.

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Créer et envoyer des enveloppes

Dans votre compte HubSpot, accédez à une fiche d'informations de contact, d'entreprise ou de transaction.
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
- Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
- Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
Pour ajouter une enveloppe existante :
- dans la carte centrale Intégration DocuSign, cliquez sur Ajouter depuis DocuSign pour ajouter une enveloppe existante.
- Dans le panneau de droite, sélectionnez l'enveloppe et cliquez sur Ajouter.
Pour créer une nouvelle enveloppe, cliquez sur Créer.
- Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Compte DocuSign et sélectionnez le compte DocuSign.
- Cliquez sur le menu déroulant Utiliser un modèle et sélectionnez un modèle existant ou sélectionnez Sans modèle pour partir de zéro.
  - Si vous avez sélectionné un modèle existant, consultez les documents joints.

docusign-app

Dans l'onglet Documents, consultez les documents joints. Vous pouvez également télécharger des documents à partir de votre ordinateur.
- Cliquez sur Ajouter un document et sélectionnez Parcourir les fichiers pour ajouter un fichier à partir du gestionnaire de fichiers, ou Choisir des pièces jointes existantes pour ajouter des pièces jointes à partir de la fiche d'informations.
Dans l'onglet Destinataires, choisissez les destinataires qui recevront l'enveloppe.
- Sélectionnez les fiches d'informations d'entreprise et de transaction dont vous souhaitez utiliser les données sur l'enveloppe.
- Dans la section Informations de base, vérifiez les détails du destinataire tels que son nom, son adresse e-mail, son type de destinataire et la vérification de son identité. Les détails du destinataire seront renseignés automatiquement lors de la création d'enveloppes à partir d'une fiche d'informations de contact ou de transaction. Si plusieurs contacts sont associés à une transaction, les coordonnées du destinataire seront prérenseignées dans l'ordre dans lequel les coordonnées sont reçues de DocuSign. Cet ordre ne correspond pas nécessairement à celui des contacts dans la carte de contact associée dans la barre latérale de droite.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau destinataire et ajoutez les détails concernant les autres destinataires.
- Dans la section Champs de document, consultez les valeurs suggérées par HubSpot.

Dans l'onglet Message, rédigez un message à l'attention de vos destinataires.
- Cliquez pour activer l'option E-mail et langue personnalisés pour choisir la langue et personnaliser le message que le(s) destinataire(s) reçoit(vent).
  - Cliquez sur le menu déroulant Langue et sélectionnez une langue.
  - Saisissez l'objet de l'e-mail et le corps de l'e-mail.
Dans l'onglet Revoir, révisez le document DocuSign.
Cliquez sur Envoyer une enveloppe pour envoyer le document.

Remarque : Si l'application DocuSign ne se charge pas dans HubSpot, veuillez contacter votre administrateur DocuSign pour vous assurer que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires.

Utiliser des champs HubSpot dans votre modèle DocuSign

Vous pouvez insérer des données HubSpot, telles que des informations provenant de vos fiches d'informations de contact, d'entreprise ou de transaction, directement dans votre modèle. Seuls les champs prédéfinis HubSpot (c'est-à-dire les propriétés HubSpot répertoriées lors de la première connexion à l'application) peuvent être utilisés dans vos modèles DocuSign. Les champs ajoutés directement dans l'aperçu de HubSpot ne seront pas appliqués. Les champs prédéfinis se trouvent dans les paramètres de DocuSign. Il n'est pas possible d'ajouter des champs HubSpot personnalisés pour le moment.

Pour utiliser vos champs HubSpot dans DocuSign :

Connectez-vous à votre compte DocuSign.
Créez un modèle dans votre compte DocuSign.
Sélectionnez un champ HubSpot et ajoutez-le à votre modèle. Tous les champs HubSpot commencent par HS et vous pouvez les trouver dans la section Champs personnalisés.
Enregistrez votre modèle.
Accédez à votre compte HubSpot et utilisez votre modèle.

Remarque : Les données ne seront renseignées que pour la fiche d'informations de l'objet à partir duquel le modèle est créé. Par exemple, si vous créez un modèle à partir de la fiche d'informations de transaction, seules les propriétés de transaction seront renseignées.

Utilisez les événements DocuSign pour déclencher des actions de workflow (Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub et Service Hub Pro et Entreprise)

Vous pouvez déclencher des actions de workflow à partir d'événements DocuSign dans les workflows basés sur les contacts.

Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
Cliquez sur Créer un workflow.
Sélectionnez Basé sur les contacts et cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Configurer des critères d'inscription.
Dans le panneau de droite, sélectionnez Lorsque les critères de filtrage sont remplis, puis DocuSign : propriétés de modèle d'événement de la chronologie de contact.
Une fois vos critères d'inscription configurés, vous pouvez ajouter des actions.
Pour envoyer une enveloppe DocuSign, sélectionnez Envoyer une enveloppe DocuSign dans la liste des actions d'un workflow. Sélectionnez l'Utilisateur et le Modèle.

Lorsque votre workflow est activé, il est possible de rencontrer un message d'erreur :

Erreur	Résolution du problème
Le modèle de workflow d'authentification ne contient aucun espace ni destinataire.	Cette erreur concerne uniquement les contacts et les transactions. Assurez-vous que le nombre de caractères génériques ou de destinataires ajoutés à votre modèle DocuSign est correct.
Le modèle de workflow d'authentification ne contient aucun destinataire.	Cette erreur concerne uniquement les contacts et les transactions. Assurez-vous que le nombre de destinataires ajoutés à votre modèle DocuSign est correct.
Le modèle de workflow d'authentification ne contient aucun document joint.	Assurez-vous que les bons documents ont été ajoutés au modèle.
Le nombre de contacts associés à une transaction est supérieur au nombre d'espaces réservés dans le modèle.	Assurez-vous que le modèle a suffisamment d'espaces réservés par rapport au nombre de contacts auxquels vous souhaitez envoyer l'enveloppe. Par exemple, si vous disposez de trois contacts et deux espaces réservés seulement dans le modèle, seuls les deux premiers contacts seront ajoutés à l'enveloppe et la recevront.
Le remplissage automatique des contacts associés à une transaction était limité au nombre d'espaces réservés dans votre modèle. Votre contact n'a pas été rempli automatiquement en tant que nouveau destinataire car le modèle contient le même e-mail.	Si l'adresse e-mail du destinataire correspond à l'adresse e-mail de contact, HubSpot ne renseignera pas automatiquement les contacts à partir de la fiche d'informations HubSpot.

Désinstaller l'application DocuSign

Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
Passez le curseur de la souris sur l'application DocuSign et cliquez sur Actions > Désinstaller.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le texte requis et cliquez sur Désinstaller.

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