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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Connecter HubSpot et DocuSign

Dernière mise à jour: janvier 9, 2024

Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :

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Connectez HubSpot et DocuSign pour créer, personnaliser, envoyer et suivre les enveloppes DocuSign à partir d'un contact, d'une entreprise ou d'un contrat dans votre compte HubSpot.

Remarque : vous ne pouvez pas synchroniser les informations sur les contacts, les entreprises, les contrats ou les documents entre HubSpot et DocuSign.

Exigences de l'application

Connecter l'application

  •  Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
  • Utilisez la barre de recherche pour localiser et sélectionner l'application DocuSign.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application.
  • Connectez-vous à votre compte DocuSign.
  • Une fois l'application installée, vous serez redirigé vers votre page Connected apps.

Gérer les paramètres de votre document

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
  • Cliquez sur DocuSign

Ajouter une clé de sécurité HTML

  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Ajouter une clé de sécurité HTML.
  • Dans la fenêtre contextuelle, saisissez votre clé HTML et cliquez sur Enregistrer les modifications.

DocuSign-HMAC-key

Modifier votre compte DocuSign connecté

Si vous êtes un utilisateur dans plusieurs comptes, tous les comptes seront connectés à HubSpot. 

  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Modifier le compte connecté.
  • Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un compte pour choisir un autre compte connecté.
  • Cliquez sur Modifier le compte.

Utiliser l'application DocuSign

Avec l'application DocuSign, vous pouvez mapper des propriétés entre HubSpot et DocuSign, créer et envoyer des documents DocuSign depuis HubSpot, utiliser des champs HubSpot dans votre modèle DocuSign, et utiliser des événements DocuSign pour déclencher des actions de workflow HubSpot. 

Créer et envoyer des documents DocuSign

Remarque :
  • Les documents ne peuvent être créés et supprimés que dans la plateforme DocuSign et non dans votre compte HubSpot.
  • Les pièces jointes provenant de DocuSign ne peuvent pas être synchronisées avec la carte des pièces jointes d'un enregistrement d'objet.

Vous pouvez sélectionner un modèle d'enveloppe à partir de vos fiches d'informations de contacts, d'entreprises et de transactions. Une fois un modèle sélectionné, vous pouvez ajouter des destinataires et modifier votre ligne d'objet et votre message. 

  • Dans votre compte HubSpot, naviguez vers contacts, entreprises ou affaires.
  • Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.

  • Dans le panneau de droite de la section DocuSign , cliquez sur Envoyer à partir d'un modèle.

docusign

  • Sélectionnez votre modèle , puis cliquez sur Next.
select-docusign-template-1
  • Sur l'écran suivant, personnalisez votre enveloppe :
    • Analyser les documents dans votre inscription : vérifiez les documents dans votre modèle sélectionné.
    • Ajoutez des destinataires à votre enveloppe en recherchant vos contacts HubSpot. Lorsque vous envoyez une enveloppe à partir de la fiche d'informations d'un contact ou d'une transaction, le nom et l'adresse e-mail du destinataire sont renseignés automatiquement.
      • Ajoutez des destinataires à votre enveloppe.
      • Cliquez sur + pour ajouter d'autres destinataires.
      • Cliquez sur X pour supprimer des destinataires.
      • Sélectionnez un Type de destinataire.

add-recipients-docusign

    • Personnalisez le message de votre e-mail en fonction de vos destinataires : indiquez l'Objet de l'e-mail et le Message pour vos destinataires. Si vous souhaitez rédiger un message différent pour chaque destinataire sélectionné, sélectionnez la case à cocher Personnaliser le message d'e-mail pour chaque destinataire.

customize-message-docusign

      • Cliquez sur Envoyer aux destinataires.
  • Si vous souhaitez modifier votre document, cliquez sur Modifier des documents. Cliquez ensuite sur le menu déroulant Actions pour modifier votre document :
    • Modifier le message : modifier la ligne d'objet et le message qui accompagnera votre document.
    • Modifier les destinataires : modifier les destinataires qui recevront le document.
    • Modifier les documents : modifier les documents qui seront envoyés à vos destinataires. Vous pouvez charger de nouveaux documents, utiliser un modèle ou charger du contenu depuis le cloud.
    • Options avancées : modifier les privilèges des destinataires, mettre en place des rappels, fixer une date d'expiration et activer les commentaires.
    • Touches de raccourci : éditer et configurer des touches de raccourci pour remplacer les commandes de la souris afin d'effectuer des actions courantes sur les champs des destinataires.

select-docusign-template

  • Une fois vos modifications apportées, cliquez sur Aperçu du destinataire pour prévisualiser le document.
  • Pour envoyer le document, cliquez sur Envoyer.
  • Une fois le document signé par le destinataire, le statut de la fiche d'informations du contact, de l'entreprise ou de la transaction passe sur Terminé.
docusign-signed-1

 

Veuillez noter: si l'application DocuSign ne se charge pas dans HubSpot, veuillez contacter votre administrateur DocuSign pour vous assurer que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires. 

Mapper les champs DocuSign aux propriétés HubSpot

  • Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
  • Cliquez sur DocuSign.
  • Cliquez sur l'onglet Property Mappings
  • Examinez les mappages de propriétés par défaut et la manière dont les informations sont synchronisées entre HubSpot et DocuSign. 
  • Pour cartographier une nouvelle propriété, cliquez sur Add new mapping.
  • Sélectionnez les propriétés à mapper dans les menus déroulants DocuSign et HubSpot
  • Cliquez sur Enregistrer

Veuillez noter : pour mapper un champ DocuSign personnalisé, il doit avoir une info-bulle unique et un champ de texte de type

Utiliser des champs HubSpot dans votre modèle DocuSign

Vous pouvez insérer des données HubSpot, telles que des informations provenant de vos fiches d'informations de contact, d'entreprise ou de transaction, directement dans votre modèle. Seuls les champs prédéfinis HubSpot (c'est-à-dire les propriétés HubSpot répertoriées lors de la première connexion à l'application) peuvent être utilisés dans vos modèles DocuSign. Les champs ajoutés directement dans la vue intégrée de HubSpot ne seront pas appliqués. Les champs prédéfinis se trouvent dans vos paramètres DocuSign. Il n'est pas possible d'ajouter des champs HubSpot personnalisés pour le moment. 

Pour utiliser vos champs HubSpot dans DocuSign :

  • Connectez-vous à votre compte DocuSign.
  • Créez un modèle dans votre compte DocuSign.
  • Sélectionnez un champ HubSpot et ajoutez-le à votre modèle. Tous les champs HubSpot commencent par HS et vous pouvez les trouver dans la section Custom Fields
  • Enregistrez votre modèle.
  • Accédez à votre compte HubSpot et utilisez votre modèle.

Remarque : ne sera renseigné que pour l'enregistrement de l'objet à partir duquel le modèle est créé. Par exemple, si vous créez un modèle à partir de l'enregistrement de l'opération, seules les propriétés de l'opération seront renseignées.

Utilisez les événements DocuSign pour déclencher des actions de workflow (Marketing Hub, Sales Hub et Service Hub Pro et Entreprise)

Vous pouvez déclencher des actions de workflow à partir d'événements DocuSign dans les workflows basés sur les contacts.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
  • Cliquez sur Créer un workflow.
  • Sélectionnez le type de workflow Basé sur les contacts, puis cliquez sur Créer un workflow.
  • Cliquez sur le Déclencheur d'inscription de contacts pour ajouter un déclencheur d'inscription. Dans le panneau de droite, sélectionnez DocuSign : Modèle d'événement de la chronologie des contacts ou sélectionnez vos propres déclencheurs d'inscription.

docusign-workflow-enrollment

  • Une fois vos critères d'inscription configurés, vous pouvez ajouter des actions.
  • Pour envoyer une enveloppe DocuSign, sélectionnez Envoyer une enveloppe DocuSign dans la liste des actions d'un workflow. Sélectionnez l'Utilisateur et le Modèle.

send-workflow-envelope-docusign

Lorsque votre workflow est activé, il est possible de rencontrer un message d'erreur :

Erreur Comment résoudre

Le modèle de workflow d'authentification ne contient aucun espace ni destinataire.

Cette erreur concerne uniquement les contactsou les transactions. Assurez-vous que vous avez ajouté le nombre correct d'espaces réservés ou de destinataires à votre modèle DocuSign.

Le modèle de workflow d'authentification ne contient aucun destinataire.

Cette erreur concerne uniquement les contactsou les transactions. Assurez-vous que le nombre correct de destinataires a été ajouté à votre modèle DocuSign.

Le modèle de workflow d'authentification ne contient aucun document joint.

Assurez-vous que vous avez ajouté les bons documents au modèle.

Le nombre de contacts de l'affaire est supérieur aux espaces réservés dans le modèle.

Assurez-vous que le modèle comporte suffisamment d'espaces réservés pour le nombre de contacts auxquels vous souhaitez envoyer l'enveloppe. Par exemple, si vous avez trois contacts et seulement deux espaces réservés sur le modèle, seuls les deux premiers contacts seront ajoutés à l'enveloppe et la recevront. 

L'auto-population pour les contacts d'affaires était limitée au nombre d'espaces réservés dans votre modèle.

Votre contact n'a pas été ajouté automatiquement comme nouveau destinataire parce que le modèle contient le même e-mail.

Si l'adresse e-mail du destinataire correspond à l'adresse e-mail de contact, HubSpot ne renseignera pas automatiquement les contacts à partir de la fiche d'informations HubSpot.

Désinstaller l'application DocuSign

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le panneau de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
  • Survolez l'application DocuSign et cliquez sur Actions > Désinstaller.
  • Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le texte requis et cliquez sur Désinstaller.
uninstall-docusign

 

 

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