Conecta HubSpot y DocuSign

Conecta HubSpot y DocuSign para crear, personalizar, enviar y hacer un seguimiento de los sobres DocuSign desde un registro de contacto, empresa o negocio en tu cuenta de HubSpot.

Ten en cuenta que: no puedes sincronizar información sobre contactos, empresas, negocios o documentos entre HubSpot y DocuSign.

Antes de comenzar

• Debes ser un super admin o tener Permisos del Mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot.
• Debes tener un plan de DocuSign Pagado. 

Conectar la aplicación

•  En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de marketplace Mercados situado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
• Utiliza la barra de búsqueda de para localizar y seleccionar la aplicación DocuSign.
• En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
• En el cuadro de diálogo, introduce tus credenciales de Iniciar sesión en . 
• Haz clic en Instalar. Se te redirigirá a tu página Aplicaciones conectadas.

Aprende a importar sobres históricos de DocuSign. 

Administrar la configuración de DocuSign

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el panel izquierdo, navega a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
• Haz clic en DocuSign. 

Agregar una clave de seguridad HMAC:

• En la parte superior derecha, haz clic en Acciones > Agregar clave de seguridad de HMAC.
• En la ventana Emergente, introduce tu clave HMAC y haz clic en Guardar cambios.

Para cambiar tu cuenta conectada: 

Si eres usuario de varias cuentas, todas ellas estarán conectadas a HubSpot. 

• En la parte superior derecha, haz clic en Acciones > Cambiar cuenta conectada.
• En la ventana emergente, haz clic en el menú desplegable Elegir una cuenta para seleccionar una cuenta conectada diferente.
• Haz clic en Cambiar cuenta.

Para ver todos los usuarios conectados:

• Clic en la pestaña Usuarios conectados.
• La tabla muestra todos los usuarios de HubSpot y las cuentas de usuario de DocuSign, así como el estado de conexión. 

Descubre nuevas Características

Para descubrir nuevos interruptores con la aplicación DocuSign:

• Clic en la pestaña Exploración de características
• Puedes revisar los siguientes interruptores de DocuSign:
  • Configurar mapas personalizados
  • Agregar la tarjeta de integración a la columna central de un registro
  • Usar acciones de DocuSign en workflows
  • Enviar sobres desde HubSpot
  • Importar sobres de DocuSign

Revisar las Asignaciones de propiedades

Para revisar las Asignaciones de propiedades entre contactos, empresas o tratos de DocuSign y HubSpot: 

• Haz clic en la pestaña Asignaciones de propiedades.
• Haz clic en Contacto, Empresa, o Trato para revisar las correspondencias entre las Propiedades de HubSpot y los campos personalizados de los documentos de DocuSign. Si una propiedad no está mapeada, los datos no se incluirán en el sobre. 
• Para Agregar un mapa personalizado:
  • Clic en Agregar nueva asignación. 
  • Utiliza los menús desplegables para seleccionar el Campo de DocuSign y la Propiedad de HubSpot que deseas mapear.
  • Haz clic en Guardar. 
• Para eliminar una asignación, pasa el ratón por encima de una asignación y haz clic en Acciones > Eliminar. 

Utiliza la aplicación DocuSign

Con la aplicación DocuSign, puedes asignar propiedades entre HubSpot y DocuSign, crear y enviar documentos de DocuSign desde HubSpot, utilizar campos de HubSpot en tu plantilla de DocuSign y utilizar eventos de DocuSign para activar acciones de workflow de HubSpot. 

Crear y enviar documentos DocuSign

Si has Agregado la tarjeta de DocuSign a la columna central de tu registro, también puedes Agregar sobres de DocuSign al registro: 

• En la tarjeta Integración con DocuSign , haz clic en Agregar desde DocuSign. 
• En el panel derecho, selecciona el sobre y haz clic en Agregar. 

En esta Tarjeta de integración de DocuSign, puedes revisar qué plantillas se han enviado a un registro, el estado, los destinatarios, el remitente y las fechas de creación y última actualización. 

Crear y enviar sobres

• En tu cuenta de HubSpot, navega hasta un registro de contacto, empresa o negocio. 
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
• Haz clic en el nombre de un registro.
• Para añadir un sobre existente:
  • en la tarjeta central Integración con DocuSign, haga clic en Añadir desde DocuSign para añadir un sobre existente.
  • En el panel derecho, selecciona el sobre y haz clic en Agregar.
• Para crear un sobre nuevo, haz clic en Crear nuevo. 
  • En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Cuenta de DocuSign y selecciona la cuenta de DocuSign.
  • Haz clic en el menú desplegable Utilizar una plantilla y selecciona una plantilla existente, o selecciona Sin plantilla para empezar desde cero. 
    
    • Si seleccionaste una plantilla existente, revisa los documentos adjuntos.

• En la pestaña Documentos, revisa los documentos adjuntos. También puede subir documentos desde tu computadora.
  • Haz clic en Agregar documento y selecciona Explorar archivos para agregar un archivo desde el gestor de archivos, o Elegir archivos adjuntos existentes para agregar archivos adjuntos desde el registro. 
• En la pestaña Destinatarios, elige los destinatarios que recibirán el sobre.
  • Selecciona de qué empresa y negocios quieres utilizar los datos en el sobre. 
  • En la sección Información básica, revisa los datos del destinatario, como su nombre, correo electrónico, tipo de destinatario y verificación de identidad. Los detalles del destinatario se rellenarán automáticamente cuando se creen sobres a partir de un registro de contacto o trato. Si hay más de un contacto asociado a la operación, los detalles del destinatario se rellenarán previamente en el orden en que se reciban los datos de contacto de DocuSign. Este orden no es necesariamente el mismo que el de los contactos en la tarjeta de contacto asociada en la barra lateral derecha.
  • Haz clic en Agregar nuevo destinatario y agrega los datos de los demás destinatarios. 
  • En la sección Campos del documento, revise los valores sugeridos por HubSpot. 

• En la pestaña Mensaje, escribe un mensaje para que lo lean tus destinatarios.
  • Haz clic para activar el interruptor Correo e idioma personalizados para elegir el idioma y personalizar el mensaje que reciben los destinatarios.
    • Haz clic en el menú desplegable Idioma y selecciona un idioma.
    • Introduce el  Asunto del correo electrónico y el Cuerpo del correo.
• En la pestaña Revisar, revisa el documento DocuSign. 
• Haz clic en Enviar un sobre para enviar el documento.

Por favor, nota: si la aplicación de DocuSign no se carga en HubSpot, ponte en contacto con tu administrador de DocuSign para asegurarte de que tienes todos los permisos pertinentes. 

Usa campos de HubSpot en la plantilla de DocuSign

Puedes insertar datos de HubSpot, como información de tus registros de contactos, empresas o negocios, directamente en la plantilla de DocuSign. En tus plantillas de DocuSign sólo se pueden utilizar los campos predefinidos de HubSpot de (es decir, las propiedades de HubSpot que aparecen cuando la aplicación se conecta por primera vez). Los campos añadidos directamente en la vista incrustada de HubSpot no se aplicarán. Los campos predefinidos se encuentran en la configuración de DocuSign. En este momento no es posible añadir campos personalizados de HubSpot. 

Para usar los campos de HubSpot en DocuSign:

• Inicie sesión en su cuenta DocuSign.
• Crea una plantilla en tu cuenta de DocuSign.
• Selecciona un campo de HubSpot y añádelo a tu plantilla. Todos los campos de HubSpot empiezan por HS y puedes encontrarlos en la sección Campos personalizados. 
• Guarda tu plantilla.
• Navega a tu cuenta de HubSpot y usa tu plantilla.

Nota: los datos desólo se rellenarán para el registro del objeto a partir del cual se está creando la plantilla. Por ejemplo, si crea una plantilla a partir del registro del negocio, sólo se rellenarán las propiedades del negocio.

Utiliza eventos de DocuSign para activar acciones del flujo de trabajo (Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub, y Service Hub Professional y Enterprise)

Puedes activar acciones de workflow desde eventos de DocuSign en workflows de contacto.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en Crear workflows.
• Selecciona Basado en contactos y haz clic en Siguiente. 
• Clic en Configurar desencadenantes. 
• En el panel derecho, selecciona Cuando se cumplan los criterios de filtrado, y luego Docusign: Propiedades de la plantilla de eventos de la línea de tiempo de contacto. 
• Una vez que se hayan establecido tus activadores de inscripción, puedes agregar acciones.
• Para enviar un sobre de DocuSign, selecciona Enviar sobre de DocuSign en la lista de acciones del workflow. Selecciona Usuario y Plantilla.

Cuando tu workflow está activado, puedes encontrar algunos mensajes de error:

Desinstala la aplicación DocuSign

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el panel izquierdo, navega a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
• Pasa el ratón por encima de la aplicación DocuSign y haz clic en Acciones > Desinstalar.
• En la ventana emergente, escribe el texto obligatorio y haz clic en Desinstalar.