Conectar HubSpot y Docusign

Conecta HubSpot y Docusing para crear, personalizar, enviar y hacer seguimiento de los sobres de Docusing desde un registro de contacto, empresa o negocio en tu cuenta de HubSpot. Puedes agregar campos de texto personalizados al sobre que rellena los valores de propiedad del registro. Por ejemplo, puedes rellenar automáticamente el nombre y los apellidos del contacto en el sobre de Docusign cuando lo envíes desde el registro del contacto.

Nota: puede utilizar los valores de propiedad de HubSpot en los sobres de Docusign. Sin embargo, no se trata de una aplicación de sincronización de datos que sincronice todos los detalles del registro con Docusign. 

Antes de empezar

• Debe tener un plan Docusign de pago para utilizar esta integración. 
• Debe ser Docusign Admin en su cuenta Docusign. 

Conectar la aplicación

Para conectar Docusign a HubSpot:

Nota: Docusign es una aplicación a nivel de usuario. Esto significa que cada usuario de HubSpot debe conectar su usuario de Docusign. Más información sobre cómo conectar a su usuario.

Administrar la configuración de Docusign

Como Superadministrador de HubSpot, puedes explorar las funciones de la aplicación Docusign, añadir una clave de seguridad HMAC de Docusign y gestionar tus usuarios y tu cuenta conectados. También puede configurar asignaciones de campos que le permitan utilizar las propiedades de contacto, empresa o negocio de HubSpot en los sobres de Docusign.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Docusign. 
3. Para agregar una clave de seguridad de HMAC desde Docusign:

• • En la parte superior derecha, haga clic en Acciones > Ajustes de la clave de seguridad HMAC.
  • En la ventana emergente, escribe tu clave de HMAC y haz clic en Guardar cambios.

4. Para cambiar tu cuenta de Docusign conectada a HubSpot: 

• • En la parte superior derecha, haz clic en Acciones > Cambiar cuenta conectada.
  • En la ventana emergente, haz clic en el menú desplegable Elegir una cuenta para seleccionar una cuenta conectada diferente.
  • Haz clic en Cambiar cuenta.

5. Para volver a conectar tu usuario administrador:

• • En la parte superior derecha, haga clic en Acciones > Reconectar usuario.
  • En la ventana emergente, introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Iniciar sesión.

Nota: si eres un usuario con varias cuentas de Docusign, todas las cuentas se conectarán a HubSpot.

Gestionar los usuarios conectados

Puedes ver una tabla de tus usuarios conectados a Docusign y eliminarlos. Los usuarios de HubSpot que no hayan instalado la aplicación de Docusign pueden conectar su usuario de Docusign.

Para ver y gestionar los usuarios conectados:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Docusign.
3. Haz clic en la pestaña Usuarios conectados.
4. La tabla muestra todos los usuarios de HubSpot y Docusign conectados, el estado de conexión y la fecha de conexión. 
5. Para eliminar un usuario, haz clic en Acciones > Eliminar en la tabla situada junto al usuario que quieres eliminar.

Para conectar a tu usuario con la aplicación de Docusign ya instalada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Docusign.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Reconectar usuario.
4. En la ventana emergente, introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Iniciar sesión.

Configurar asignaciones de propiedades

Puedes crear un vínculo entre las propiedades de HubSpot y los campos de los sobres de Docusign utilizando asignaciones de campos. Por ejemplo, quieres que el nombre del contacto se rellene automáticamente en el sobre Docusign. Puedes configurar la asignación para que el campo Nombre del contacto de HS de Docusign y las propiedades Nombre de HubSpot estén conectadas. Esto significa que si utilizas el campo de Docusign Nombre del contacto de HS en un sobre, Docusign sugerirá el valor del nombre del contacto de HubSpot.

Si una propiedad no está asignada, su valor no se sugerirá en el sobre. Por ejemplo, si Nombre no está asignado, tendrá que introducir manualmente el valor deseado al crear el sobre.

Para revisar las asignaciones de propiedades entre los contactos, empresas o negocios de Docusign y HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Docusign.
3. Haz clic en la pestaña Asignaciones de propiedades.
4. Para revisar las correspondencias entre las propiedades de HubSpot y los campos de Docusign, haga clic en la ficha del objeto que desee revisar.
5. Para agregar una asignación de campos personalizada:

• • Haz clic en Agregar nueva asignación.

• • Utiliza los menús desplegables para seleccionar el campo de Docusign y la propiedad de HubSpot que quieres asignar.
  • Haz clic en Guardar. 

6. Para eliminar una asignación, pasa el cursor por encima de una asignación y haz clic en Acciones > Eliminar. 

Utilizar la aplicación de Docusign

Con la aplicación de Docusign, puedes importar sobres históricos a HubSpot, crear y enviar sobres de Docusign desde HubSpot y utilizar eventos de Docusign para desencadenar acciones de workflow de HubSpot. 

Importar sobres de Docusign

Si tienes permisos de importación en HubSpot, puedes importar sobres históricos a HubSpot.

Para importar sobres de Docusign:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Contactos.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Importar.
3. Haga clic en Importar datos.
4. Selecciona Objetos de una aplicación.
5. Selecciona Registros de Docusign y haz clic en Siguiente.

6. Selecciona Sobres y haz clic en Siguiente.
7. En la página Confirmar , revisa el número de sobres que estás importando a HubSpot. 
8. Para filtrar por sobres específicos, haz clic en Agregar filtro.

• • En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Seleccionar un filtro y selecciona un filtro.

• • Selecciona los operadores de la propiedad.

• • Haz clic en Aplicar filtro.

9. Haz clic en Comenzar importación. Se te redireccionará a la pantalla de Importaciones. Cuando la importación haya finalizado, aparecerá en la tabla de importaciones. 

Crear documentos de Docusign

Si ha añadido la tarjeta Docusign a la columna central de su registro, podrá crear nuevos sobres. También puedes revisar qué sobres se enviaron a un registro, el estado, los destinatarios, el remitente y las fechas de creación y última actualización. 

Para crear un nuevo sobre:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus registros de contacto, empresa o negocio. 

• • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.

2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En la columna central, ve a la tarjeta de integración de Docusign.
4. Haz clic en + Crear nuevo.

5. En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Cuenta de Docusign y selecciona la cuenta de Docusign.
6. Para seleccionar una plantilla existente, haz clic en el menú desplegable Utilizar una plantilla y selecciona una plantilla. También puedes seleccionar Sin plantilla.
7. Haz clic en Crear sobre.
8. En la pestaña Documentos, revisa los documentos adjuntos. También puedes subir documentos desde tu ordenador, archivos existentes en HubSpot o archivos adjuntos del registro.
9. En la pestaña Destinatarios, elige los destinatarios que recibirán el sobre.

• • Selecciona de qué registros de empresa y negocio quieres utilizar los datos del sobre.
  • En la sección Información básica, revisa los datos del destinatario, como su nombre, correo electrónico, tipo de destinatario y verificación de identidad. Los detalles del destinatario se rellenarán automáticamente cuando se creen sobres a partir de un registro de contacto o negocio. Si hay más de un contacto asociado al negocio, los datos del destinatario se rellenarán previamente en el orden en que se reciban los datos de contacto de Docusign.
  • Para agregar otros destinatarios, haz clic en Agregar nuevo destinatario y agrega sus datos.
  • En la sección Campos del documento, revisa los valores sugeridos por HubSpot.

10. En la pestaña Mensaje, escribe un mensaje para tus destinatarios.

• • Activa el interruptorCorreo electrónico e idioma personalizado para elegir el idioma y personalizar el mensaje que reciben los destinatarios.
  • Haz clic en el menú desplegableIdioma y seleccione un idioma.
  • Introduce elasunto y el cuerpo delcorreo electrónico.

11. En la pestaña Revisar, revisa el sobre de Docusign.
12. Haz clic en Enviar un sobre para enviar el documento.

Nota: si la aplicación de Docusign no se carga en HubSpot, ponte en contacto con tu administrador de Docusign para asegurarte de que tienes los permisos pertinentes.

Gestionar o enviar sobres de Docusign existentes

Si agregaste la tarjeta de Docusign a la columna central de tu registro, puedes agregar sobres existentes de Docusign al registro. También puedes editar el sobre, ver el historial, descargar el PDF y eliminar el sobre de HubSpot.

Para gestionar los sobres de Docusign existentes:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus registros de contacto, empresa o negocio.

• • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.

2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En la columna central, ve a la tarjeta de integración de Docusign.
4. Para agregar un sobre existente:

• • Haz clic en Agregar desde Docusign.
  • En el panel derecho, selecciona el sobre y haz clic en Agregar. También puedes buscar un sobre por nombre o intervalo de fechas.

5. Para editar un sobre existente:

• • Pasa el cursor por encima del sobre y haz clic en Acciones.
  • Haz clic en Editar.
  • Navega por el editor de documentos. Más información sobre el editor.
  • Haz clic en Enviar un sobre para enviar el documento.

6. Para ver el historial de sobres:

• • Pasa el cursor por encima del sobre y haz clic en Acciones.
  • Haz clic en Ver historial. Por ejemplo, puedes ver la fecha y hora de envío del sobre.

7. Para eliminar el sobre de HubSpot:

• • Pasa el cursor por encima del sobre y haz clic en Acciones.
  • Haz clic en Eliminar de HubSpot.
  • Haga clic en Eliminar sobre en el cuadro emergente. Esto no eliminará el sobre de Docusign.

Utilizar las propiedades de HubSpot en tu plantilla Docusign

Puedes insertar datos de HubSpot, como información de tus registros de contactos, empresas o negocios, directamente en tu plantilla de Docusign. Los campos agregados directamente en el editor de documentos de HubSpot no se rellenarán automáticamente. Los campos predefinidos se encuentran en tu configuración de Docusign.

Para utilizar tus propiedades de HubSpot en Docusign:

1. Inicia sesión en tu cuenta de DocuSign.
2. Crea una plantilla en tu cuenta de Docusign.
3. Selecciona un campo de HubSpot y agrégalo a la plantilla. Todas las propiedades de HubSpot empiezan por HS y las puedes encontrar en la sección de Campos personalizados. 
4. Guarda tu plantilla.
5. Navega a tu cuenta de HubSpot y usa tu plantilla.

Utilice los eventos de Docusign para desencadenar acciones de workflow 

Puedes desencadenar acciones de workflow a partir de eventos de Docusign en workflows basados en contactos, empresas y negocios.

Para crear un workflow utilizando un evento desencadenante de Docusign:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en Crear workflows.
3. En el panel derecho, busque Docusign y seleccione Docusign: Plantilla de eventos de cronología de contactos. 
4. Haga clic en + Añadir criterios para añadir más criterios a sus desencadenantes de inscripción. 
5. Una vez que se hayan establecido tus desencadenantes, puedes agregar acciones.
6. Para enviar un sobre de Docusign, selecciona Enviar sobre de Docusign en la lista de acciones del workflow. Selecciona Usuario y Plantilla.

Cuando tu workflow está activado, puedes encontrar algunos mensajes de error:

Desinstalar la aplicación de Docusign

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Pasa el cursor sobre la aplicación de Docusign y haz clic en Acciones > Desinstalar.
3. En la ventana emergente, escribe el texto obligatorio y haz clic en Desinstalar.