Zuletzt aktualisiert am: April 12, 2024
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Verbinden Sie HubSpot und DocuSign, um DocuSign-Umschläge aus einem Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz in Ihrem HubSpot Account zu erstellen, anzupassen, zu versenden und zu verfolgen.
Bitte beachten Sie: können Sie keine Informationen über Kontakte, Unternehmen, Deals oder Dokumente zwischen HubSpot und DocuSign synchronisieren.
Vor dem Start
- Sie müssen ein Super-Admin sein oder über App Marketplace-Berechtigungen in Ihrem HubSpot Account verfügen.
- Sie müssen einen bezahlten DocuSign Planhaben.
Die App verknüpfen
-
Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann App Marketplace aus.
- Verwenden Sie die Suchleiste , um die DocuSign-App zu suchen und auszuwählen.
- Klicken Sie oben rechts auf App installieren.
- Geben Sie im Dialogfeld Ihre Anmeldedaten Zugangsdatenein.
- Klicken Sie auf „Installieren“. Sie werden zu Ihrer Seite Verknüpfte Apps weitergeleitet.
DocuSign-Einstellungen verwalten
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“.
- Klicken Sie auf DocuSign.
HMAC-Sicherheitsschlüssel hinzufügen
- Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „HMAC-Sicherheitsschlüssel hinzufügen“.
- Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihren HMAC-Schlüssel ein und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Verknüpftes DocuSign-Konto ändern
Wenn Sie ein Benutzer in mehreren Accounts sind, werden alle Accounts mit HubSpot verbunden.
- Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „Verknüpftes Konto ändern“.
- Klicken Sie dann im eingeblendeten Fenster auf das Dropdown-Menü „Konto auswählen“ und wählen Sie ein anderes verknüpftes Konto aus.
- Klicken Sie auf „Konto ändern“.
Entdecken Sie neue Funktionen
Um neue Funktionen der DocuSign-App zu entdecken:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Funktionen entdecken
- Sie können die folgenden DocuSign-Funktionen überprüfen:
- Benutzerdefinierte Zuordnungen einrichten
- Integrationskarte zur mittleren Spalte eines Datensatzes hinzufügen
- Diese Aktionen von DocuSign in Workflows verwenden
- Briefumschläge von HubSpot aus versenden
Eigenschaftenzuordnungen überprüfen
Zur Überprüfung von Eigenschaftszuordnungen zwischen DocuSign und HubSpot-Kontakten, Unternehmen oder Deals:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Eigenschaften-Zuordnungen.
- Klicken Sie auf Kontakt, Unternehmen, oder Deal , um die Zuordnungen zwischen den HubSpot-Eigenschaften und den benutzerdefinierten Feldern des DocuSign-Dokuments zu überprüfen. Wenn eine Eigenschaft nicht zugeordnet ist, werden die Daten nicht in den Umschlag aufgenommen.
- So fügen Sie eine benutzerdefinierte Zuordnung hinzu:
- Klicken Sie auf Neue Zuordnung hinzufügen.
- Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um das DocuSign-Feld und die HubSpot-Eigenschaft auszuwählen, die Sie zuordnen möchten.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Um eine Zuordnung zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zuordnung und klicken Sie auf Aktionen > Löschen.
Bitte beachten Sie: um ein benutzerdefiniertes DocuSign-Feld zuzuordnen, sollte es einen eindeutigen Tooltip und einen Textfeldtyp haben.
Anzeigen von verbundenen Benutzern
Alle anzeigen, um alle verbundenen Benutzer anzuzeigen:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Verbundene Benutzer.
- Die Tabelle zeigt alle HubSpot-Benutzer und DocuSign-Benutzerkonten sowie den Status der Verbindung.
Verwenden Sie die DocuSign App
Mit der DocuSign-App können Sie Eigenschaften zwischen HubSpot und DocuSign zuordnen, DocuSign-Dokumente von HubSpot aus erstellen und versenden, HubSpot-Felder in Ihrer DocuSign-Vorlage verwenden und DocuSign-Ereignisse nutzen, um HubSpot-Workflow-Aktionen auszulösen.
DocuSign-Dokumente erstellen und versenden
Sie können DocuSign-Dokumente aus Ihren Kontakt-, Unternehmens- und Deal-Datensätzen in HubSpot erstellen und versenden, indem Sie eine Umschlagvorlage auswählen.
- Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Ihrem Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz.
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
- Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
- Sie können ein Dokument entweder über das DocuSign Bedienfeld auf der rechten Seite des Datensatzes oder über die DocuSign-Integrationskarte in der mittleren Spalte des Datensatzes senden. Um die DocuSign-Integrationskarte zur mittleren Spalte eines Datensatzes hinzuzufügen, folgen Sie den Anweisungen in diesem Artikel.
- Dokumente können nur in der DocuSign Plattform erstellt und gelöscht werden und nicht in Ihrem HubSpot Account.
- Anhänge von DocuSign können nicht mit der Karte für Anhänge in einem Datensatz synchronisiert werden.
- Klicken Sie auf Senden aus einer Vorlage in der DocuSign-Karte in der rechten Leiste, oder Hinzufügen aus einer Vorlage in der DocuSign-Integrationskarte in der mittleren Spalte.
- Wählen Sie Ihre Vorlage, dann klicken Sie auf Weiter.
- Passen Sie im nächsten Bildschirm Ihren Umschlag an:
- Überprüfen Sie im Abschnitt Dokumente in Ihrem Umschlag die Dokumente in Ihrer ausgewählten Vorlage.
- Überprüfen Sie im Bereich Add recipients to your envelope den Namen und die E-Mail-Adresse der Empfänger.
- Um einen Empfänger hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuen Empfänger hinzufügen und geben Sie die Detailsein.
- Klicken Sie auf X, um einen Empfänger zu entfernen.
- Im Abschnitt Passen Sie die E-Mail-Nachricht für Ihre Empfänger an:, fügen Sie einen EMail-Betreff und E-Mail message für die Empfänger hinzu.
- Klicken Sie auf An Empfänger senden, um die Vorlage zu versenden.
- Um die Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten in DocuSign.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen , um Ihr Dokument zu bearbeiten:
- Nachricht bearbeiten: bearbeiten Sie die Betreffzeile und die Nachricht, die Ihr Dokument begleiten wird.
- Empfänger bearbeiten: bearbeiten Sie die Empfänger, die das Dokument erhalten sollen.
- Dokumente bearbeiten: bearbeiten Sie die Dokumente, die an Ihre Empfänger gesendet werden. Sie können neue Dokumente hochladen, eine Vorlage verwenden oder aus der Cloud hochladen.
- Erweiterte Optionen: Empfängerberechtigungen bearbeiten, Erinnerungen einrichten, ein Ablaufdatum festlegen und Kommentare aktivieren.
- Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf Vorschau, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen.
- Um das Dokument zu senden, klicken Sie auf „Senden“.
- Wenn das Dokument vom Empfänger signiert wurde, wird der Status im Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz zu „Abgeschlossen“ geändert.
Wenn Sie die DocuSign-Karte zur mittleren Spalte Ihres Datensatzes hinzugefügt haben, können Sie auch Umschläge von DocuSign zum Datensatz hinzufügen:
- Klicken Sie in der Karte DocuSign-Integration auf Von DocuSign hinzufügen.
- Wählen Sie im rechten Bereich den Umschlag aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
In dieser DocuSign-Integrationskarte können Sie überprüfen, welche Vorlagen an einen Datensatz gesendet wurden, den Status, die Empfänger, den Absender sowie das Erstellungs- und das letzte Aktualisierungsdatum.
Bitte beachten Sie: Wenn die DocuSign-App im HubSpot nicht geladen wird, wenden Sie sich bitte an Ihren DocuSign-Administrator, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Berechtigungen haben.
HubSpot-Felder in Ihrer DocuSign-Vorlage verwenden
Sie können HubSpot-Daten wie Informationen von Ihren Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensätzen direkt in Ihre DocuSign-Vorlage einfügen. Nur vordefinierte HubSpot-Felder (d.h. HubSpot-Eigenschaften, die beim ersten Verbinden der App aufgelistet werden) können in Ihren DocuSign-Vorlagen verwendet werden. Felder, die direkt in der in HubSpot eingebetteten Ansicht hinzugefügt werden, werden nicht übernommen. Die vordefinierten Felder finden Sie in Ihren DocuSign-Einstellungen. Zurzeit ist es nicht möglich, benutzerdefinierte HubSpot-Felder hinzuzufügen.
So verwenden Sie Ihre HubSpot-Felder in DocuSign:
- Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign Account an.
- Erstellen Sie eine Vorlage in Ihrem DocuSign Account.
- Wählen Sie ein HubSpot-Feld aus und fügen Sie es zu Ihrer Vorlage hinzu. Alle HubSpot-Felder beginnen mit HS und sind im Abschnitt Custom Fields zu finden.
- Speichern Sie Ihre Vorlage.
- Gehen Sie zu Ihrem HubSpot-Account und verwenden Sie Ihre Vorlage.
Bitte beachten Sie: Die Daten vonwerden nur für den Objektdatensatz ausgefüllt, aus dem die Vorlage erstellt wird. Wenn Sie z. B. eine Vorlage aus einem Deal-Datensatz erstellen, werden nur die Eigenschaften des Deals ausgefüllt.
DocuSign-Events verwenden, um Workflow-Aktionen auszulösen (Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise)
Sie können Workflow-Aktionen über DocuSign-Events in Workflows auslösen.
- Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
- Klicken Sie auf „Workflow erstellen“.
- Wählen Sie als Workflow-Typ „Kontaktbasiert“ aus und klicken Sie dann auf „Workflow erstellen“.
- Klicken Sie auf „Aufnahme-Trigger für Kontakte“, um einen Aufnahme-Trigger hinzuzufügen. Wählen Sie im rechten Bereich DocuSign: Contact timeline event template oder wählen Sie Ihre eigenen Trigger für die Registrierung.
- Sobald Ihre Aufnahme-Trigger festgelegt sind, können Sie Aktionen hinzufügen.
- Um ein DocuSign-Umschlag zu senden, wählen Sie in der Liste der Aktionen des Workflows „DocuSign-Umschlag senden“ aus. Wählen Sie den Benutzer und die Vorlage aus.
Wenn Ihr Workflow aktiviert ist, sehen Sie möglicherweise folgende Fehlermeldungen:
| Fehler | Wie lösen Sie |
| Die DocuSign-Workflow-Vorlage enthält keine Platzhalterzeichen oder Empfänger. |
Dieser Fehler bezieht sich nur auf Kontakteoder Deals. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Anzahl von Platzhaltern oder Empfängern zu Ihrer DocuSign-Vorlage hinzugefügt haben. |
| Die DocuSign-Workflow-Vorlage enthält keine Empfänger. |
Dieser Fehler bezieht sich nur auf Kontakteoder Deals. Stellen Sie sicher, dass die richtige Anzahl von Empfängern zu Ihrer DocuSign-Vorlage hinzugefügt wurde. |
| Die DocuSign-Workflow-Vorlage enthält keine Dokumente. |
Vergewissern Sie sich, dass Sie der Vorlage die richtigen Dokumente hinzugefügt haben. |
| Die Anzahl der Deal-Kontakte ist größer als die der Platzhalter in der Vorlage. |
Stellen Sie sicher, dass die Vorlage genügend Platzhalter für die Anzahl der Kontakte enthält, an die Sie den Umschlag senden möchten. Wenn Sie zum Beispiel drei Kontakte und nur zwei Platzhalter in der Vorlage haben, werden nur die ersten beiden Kontakte dem Umschlag hinzugefügt und erhalten ihn. |
| Die automatische Ausfüllung für Deal-Kontakte war auf die Anzahl der Platzhalter in Ihrer Vorlage beschränkt. Ihr Kontakt wurde nicht automatisch als neuer Empfänger eingetragen, da die Vorlage dieselbe E-Mail enthält. |
Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers der des Kontakts entspricht, überspringt HubSpot das automatische Ausfüllen mit Kontakten aus dem HubSpot-Datensatz. |
Deinstallieren Sie die DocuSign-App
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über die DocuSign App und klicken Sie auf Aktionen > Deinstallieren.
- Geben Sie im im eingeblendeten Fenster den erforderlichen Text ein und klicken Sie auf „Deinstallieren“.
