HubSpot und DocuSign verbinden

Verbinden Sie HubSpot und DocuSign, um DocuSign-Umschläge aus einem Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz in Ihrem HubSpot Account zu erstellen, anzupassen, zu versenden und zu verfolgen.

Bitte beachten Sie: können Sie keine Informationen über Kontakte, Unternehmen, Deals oder Dokumente zwischen HubSpot und DocuSign synchronisieren.

Vor dem Start

• Sie müssen ein Super-Admin sein oder über App Marketplace-Berechtigungen in Ihrem HubSpot Account verfügen.
• Sie müssen einen bezahlten DocuSign Planhaben. 

Die App verknüpfen

•  Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann App Marketplace aus.
• Verwenden Sie die Suchleiste , um die DocuSign-App zu suchen und auszuwählen.
• Klicken Sie oben rechts auf App installieren.
• Geben Sie im Dialogfeld Ihre Anmeldedaten Zugangsdatenein. 
• Klicken Sie auf „Installieren“. Sie werden zu Ihrer Seite Verknüpfte Apps weitergeleitet.

Erfahren Sie, wie Sie historische DocuSign-Umschlägeimportieren können. 

DocuSign-Einstellungen verwalten

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“.
• Klicken Sie auf DocuSign. 

So fügen Sie einen HMAC-Sicherheitsschlüssel hinzu:

• Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „HMAC-Sicherheitsschlüssel hinzufügen“.
• Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihren HMAC-Schlüssel ein und klicken Sie auf Änderungen speichern.

So ändern Sie Ihren verknüpften Account: 

Wenn Sie ein Benutzer in mehreren Accounts sind, werden alle Accounts mit HubSpot verbunden. 

• Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „Verknüpftes Konto ändern“.
• Klicken Sie dann im eingeblendeten Fenster auf das Dropdown-Menü „Konto auswählen“ und wählen Sie ein anderes verknüpftes Konto aus.
• Klicken Sie auf „Konto ändern“.

Alle anzeigen, um alle verbundenen Benutzer anzuzeigen:

• Klicken Sie auf die Registerkarte Verbundene Benutzer.
• Die Tabelle zeigt alle HubSpot-Benutzer und DocuSign-Benutzerkonten sowie den Status der Verbindung. 

Entdecken Sie neue Funktionen

Um neue Funktionen der DocuSign-App zu entdecken:

• Klicken Sie auf die Registerkarte Funktionen entdecken
• Sie können die folgenden DocuSign-Funktionen überprüfen:
  • Benutzerdefinierte Zuordnungen einrichten
  • Integrationskarte zur mittleren Spalte eines Datensatzes hinzufügen
  • Diese Aktionen von DocuSign in Workflows verwenden
  • Briefumschläge von HubSpot aus versenden
  • DocuSign-Umschläge importieren

Eigenschaftenzuordnungen überprüfen

Zur Überprüfung von Eigenschaftszuordnungen zwischen DocuSign und HubSpot-Kontakten, Unternehmen oder Deals: 

• Klicken Sie auf die Registerkarte Eigenschaften-Zuordnungen.
• Klicken Sie auf Kontakt, Unternehmen, oder Deal , um die Zuordnungen zwischen den HubSpot-Eigenschaften und den benutzerdefinierten Feldern des DocuSign-Dokuments zu überprüfen. Wenn eine Eigenschaft nicht zugeordnet ist, werden die Daten nicht in den Umschlag aufgenommen. 
• So fügen Sie eine benutzerdefinierte Zuordnung hinzu:
  • Klicken Sie auf Neue Zuordnung hinzufügen. 
  • Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um das DocuSign-Feld und die HubSpot-Eigenschaft auszuwählen, die Sie zuordnen möchten.
  • Klicken Sie auf Speichern. 
• Um eine Zuordnung zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zuordnung und klicken Sie auf Aktionen > Löschen. 

Verwenden Sie die DocuSign App

Mit der DocuSign-App können Sie Eigenschaften zwischen HubSpot und DocuSign zuordnen, DocuSign-Dokumente von HubSpot aus erstellen und versenden, HubSpot-Felder in Ihrer DocuSign-Vorlage verwenden und DocuSign-Ereignisse nutzen, um HubSpot-Workflow-Aktionen auszulösen. 

DocuSign-Dokumente erstellen und senden

Wenn Sie die DocuSign-Karte zur mittleren Spalte Ihres Datensatzes hinzugefügt haben, können Sie auch Umschläge von DocuSign zum Datensatz hinzufügen: 

• Klicken Sie in der Karte DocuSign-Integration auf Von DocuSign hinzufügen. 
• Wählen Sie im rechten Bereich den Umschlag aus und klicken Sie auf Hinzufügen. 

In dieser DocuSign-Integrationskarte können Sie überprüfen, welche Vorlagen an einen Datensatz gesendet wurden, den Status, die Empfänger, den Absender sowie das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Aktualisierung. 

Briefumschläge erstellen und versenden

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihrem Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz. 
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• So fügen Sie einen vorbereiteten Umschlag hinzu:
  • klicken Sie in der mittleren Karte DocuSign-Integration auf Von DocuSign hinzufügen , um einen vorhandenen Umschlag hinzuzufügen.
  • Wählen Sie im rechten Bereich den Umschlag aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
• Um einen neuen Umschlag zu erstellen, klicken Sie auf Neu erstellen. 
  • Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü DocuSign-Konto und wählen Sie das DocuSign-Konto aus.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Vorlage verwenden und wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus oder wählen Sie Ohne Vorlage aus, um von Grund auf neu zu beginnen. 
    
    • Wenn Sie eine vorhandene Vorlage ausgewählt haben, überprüfen Sie alle angehängten Dokumente.

• Überprüfen Sie auf der Registerkarte Dokumente die angehängten Dokumente. Sie können auch Dokumente von Ihrem Computer hochladen.
  • Klicken Sie auf Dokument hinzufügen und wählen Sie Dateien durchsuchen aus, um eine Datei aus dem Datei-Manager hinzuzufügen, oder wählen Sie Vorhandene Anhänge auswählen aus, um Anhänge aus dem Datensatz hinzuzufügen. 
• Wählen Sie auf der Registerkarte Empfänger die Empfänger aus, die den Umschlag erhalten sollen.
  • Wählen Sie aus, welche Daten aus Unternehmens- und Deal-Datensätzen Sie auf dem Umschlag verwenden möchten. 
  • Überprüfen Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen die Details des Empfängers wie Name, E-Mail, Empfängertyp und Identitätsprüfung. Die Empfängerdetails werden automatisch ausgefüllt, wenn Umschläge aus einem Datensatz eines Kontakts oder Deals erstellt werden. Wenn mehr als ein Kontakt mit dem Deal verknüpft ist, werden die Empfängerdetails in der Reihenfolge vorausgefüllt, in der die Kontaktdaten von DocuSign empfangen werden. Diese Reihenfolge entspricht nicht unbedingt der Reihenfolge der Kontakte in der zugehörigen Karte in der rechten Seitenleiste.
  • Klicken Sie auf Neuen Empfänger hinzufügen und fügen Sie alle Details für weitere Empfänger hinzu. 
  • Überprüfen Sie im Abschnitt Dokumentfelder alle von HubSpot vorgeschlagenen Werte. 

• Schreiben Sie auf der Registerkarte Nachricht eine Nachricht, die Ihre Empfänger lesen sollen.
  • Klicken Sie hier, um den Schalter Personalisierte E-Mail und Sprache zu aktivieren, um die Sprache auszuwählen und die Nachricht, die der/die Empfänger erhält/erhalten, anzupassen.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache und wählen Sie eine Sprache aus.
    • Geben Sie den E-Mail-Betreff und E-Mail-Text ein.
• Überprüfen Sie auf der Registerkarte Überprüfen das DocuSign-Dokument. 
• Klicken Sie auf Einen Umschlag senden, um das Dokument zu versenden.

Bitte beachten Sie: Wenn die DocuSign-App in HubSpot nicht geladen wird, wenden Sie sich bitte an Ihren DocuSign-Administrator, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Berechtigungen haben. 

HubSpot-Felder in Ihrer DocuSign-Vorlage verwenden

Sie können HubSpot-Daten wie Informationen von Ihren Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensätzen direkt in Ihre DocuSign-Vorlage einfügen. Nur vordefinierte HubSpot-Felder (d.h. HubSpot-Eigenschaften, die beim ersten Verbinden der App aufgelistet werden) können in Ihren DocuSign-Vorlagen verwendet werden. Felder, die direkt in der in HubSpot eingebetteten Ansicht hinzugefügt werden, werden nicht übernommen. Die vordefinierten Felder finden Sie in Ihren DocuSign-Einstellungen. Zurzeit ist es nicht möglich, benutzerdefinierte HubSpot-Felder hinzuzufügen. 

So verwenden Sie Ihre HubSpot-Felder in DocuSign:

• Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign Account an.
• Erstellen Sie eine Vorlage in Ihrem DocuSign Account.
• Wählen Sie ein HubSpot-Feld aus und fügen Sie es zu Ihrer Vorlage hinzu. Alle HubSpot-Felder beginnen mit HS und sind im Abschnitt Custom Fields zu finden. 
• Speichern Sie Ihre Vorlage.
• Gehen Sie zu Ihrem HubSpot-Account und verwenden Sie Ihre Vorlage.

Bitte beachten Sie: Die Daten vonwerden nur für den Objektdatensatz ausgefüllt, aus dem die Vorlage erstellt wird. Wenn Sie z. B. eine Vorlage aus einem Deal-Datensatz erstellen, werden nur die Eigenschaften des Deals ausgefüllt.

Verwenden Sie DocuSign-Ereignisse, um Workflow-Aktionen auszulösen (Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub, und Service Hub Professional und Enterprise)

Sie können Workflow-Aktionen über DocuSign-Events in Workflows auslösen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf „Workflow erstellen“.
• Wählen Sie Kontaktbasiert und klicken Sie auf Weiter. 
• Klicken Sie auf Trigger einrichten. 
• Wählen Sie im rechten Bereich Wenn die Filterkriterien erfüllt sind, dann Docusign: Eigenschaften der Event-Eigenschaften der Chronik-Vorlage. 
• Sobald Ihre Aufnahme-Trigger festgelegt sind, können Sie Aktionen hinzufügen.
• Um ein DocuSign-Umschlag zu senden, wählen Sie in der Liste der Aktionen des Workflows „DocuSign-Umschlag senden“ aus. Wählen Sie den Benutzer und die Vorlage aus.

Wenn Ihr Workflow aktiviert ist, sehen Sie möglicherweise folgende Fehlermeldungen:

Deinstallieren Sie die DocuSign-App

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über die DocuSign App und klicken Sie auf Aktionen > Deinstallieren.
• Geben Sie im im eingeblendeten Fenster den erforderlichen Text ein und klicken Sie auf „Deinstallieren“.