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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.

HubSpot und DocuSign verbinden

Zuletzt aktualisiert am: Januar 9, 2024

Mit einem der folgenden Abonnements verfügbar (außer in den angegebenen Fällen):

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Verbinden Sie HubSpot und DocuSign, um DocuSign-Umschläge aus einem Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz in Ihrem HubSpot Account zu erstellen, anzupassen, zu versenden und zu verfolgen.

Bitte beachten Sie: können Sie keine Informationen über Kontakte, Unternehmen, Deals oder Dokumente zwischen HubSpot und DocuSign synchronisieren.

App-Anforderungen

Die App verknüpfen

  •  Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann App Marketplace aus.
  • Verwenden Sie die Suchleiste , um die DocuSign-App zu suchen und auszuwählen.
  • Klicken Sie oben rechts auf App installieren.
  • Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign Account an.
  • Wenn die App installiert ist, werden Sie auf die Seite Connected apps weitergeleitet.

DocuSign-Einstellungen verwalten

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“.
  • Klicken Sie auf DocuSign

HMAC-Sicherheitsschlüssel hinzufügen

  • Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „HMAC-Sicherheitsschlüssel hinzufügen“.
  • Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihren HMAC-Schlüssel ein und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

DocuSign-HMAC-key

Verknüpftes DocuSign-Konto ändern

Wenn Sie ein Benutzer in mehreren Accounts sind, werden alle Accounts mit HubSpot verbunden. 

  • Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „Verknüpftes Konto ändern“.
  • Klicken Sie dann im eingeblendeten Fenster auf das Dropdown-Menü „Konto auswählen“ und wählen Sie ein anderes verknüpftes Konto aus.
  • Klicken Sie auf „Konto ändern“.

Verwenden Sie die DocuSign App

Mit der DocuSign-App können Sie Eigenschaften zwischen HubSpot und DocuSign zuordnen, DocuSign-Dokumente von HubSpot aus erstellen und versenden, HubSpot-Felder in Ihrer DocuSign-Vorlage verwenden und DocuSign-Ereignisse nutzen, um HubSpot-Workflow-Aktionen auszulösen. 

DocuSign-Dokumente erstellen und versenden

Bitte beachten:
  • Dokumente können nur in der DocuSign Plattform erstellt und gelöscht werden und nicht in Ihrem HubSpot Account.
  • Anhänge von DocuSign können nicht mit der Karte für Anhänge in einem Datensatz synchronisiert werden.

Sie können eine Umschlagsvorlage über Ihre Kontakt-, Unternehmens- und Deal-Datensätze auswählen. Wenn eine Vorlage ausgewählt wurde, können Sie Empfänger hinzufügen und Ihre Betreffzeile und Nachricht bearbeiten. 

  • Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Kontakte, Unternehmen oder Deals.
  • Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.

  • Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt DocuSign auf Aus einer Vorlage senden.

docusign

  • Wählen Sie Ihre Vorlage, dann klicken Sie auf Weiter.
select-docusign-template-1
  • Passen Sie im nächsten Bildschirm Ihren Umschlag an:
    • Überprüfen Sie Dokumente in Ihrem Umschlag: Verifizieren Sie die Dokumente in Ihrer ausgewählten Vorlage.
    • Fügen Sie Ihrem Umschlag Empfänger hinzu , indem Sie Ihre HubSpot-Kontakte durchsuchen. Wenn Sie einen Umschlag voln einem Kontakt- oder Deal-Datensatz aus senden, werden der Name und die E-Mail-Adresse des Empfängers automatisch ausgefüllt.
      • Fügen Sie Empfänger zu Ihrem Umschlag hinzu.
      • Klicken Sie auf +, um weitere Empfänger hinzuzufügen.
      • Klicken Sie auf X, um Empfänger zu entfernen.
      • Wählen Sie einen Empfängertyp aus.

add-recipients-docusign

    • Passen Sie die E-Mail-Nachricht für Ihre Empfänger an: Fügen Sie einen E-Mail-Betreff und eine Nachricht für Empfänger hinzu. Wenn Sie für jeden Empfänger eine andere Nachricht schreiben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Individuelle E-Mail-Nachricht für jeden Empfänger“.

customize-message-docusign

      • Klicken Sie auf „An Empfänger senden”.
  • Wenn Sie Ihr Dokument bearbeiten möchten, klicken Sie auf „Dokumente bearbeiten“. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“, um Ihr Dokument zu bearbeiten:
    • Nachricht bearbeiten: bearbeiten Sie die Betreffzeile und die Nachricht, die Ihr Dokument begleiten wird.
    • Empfänger bearbeiten: bearbeiten Sie die Empfänger, die das Dokument erhalten sollen.
    • Dokumente bearbeiten: bearbeiten Sie die Dokumente, die an Ihre Empfänger gesendet werden. Sie können neue Dokumente hochladen, eine Vorlage verwenden oder aus der Cloud hochladen.
    • Erweiterte Optionen: Empfängerberechtigungen bearbeiten, Erinnerungen einrichten, ein Ablaufdatum festlegen und Kommentare aktivieren.
    • Tastenkombinationen: bearbeiten und richten Sie Tastenkombinationen als Alternative zur Maussteuerung ein, um häufige Aktionen in Empfängerfeldern durchzuführen.

select-docusign-template

  • Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind, klicken Sie auf „Vorschau”, um die Vorschau des Dokuments anzuzeigen.
  • Um das Dokument zu senden, klicken Sie auf „Senden“.
  • Wenn das Dokument vom Empfänger signiert wurde, wird der Status im Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz zu „Abgeschlossen“ geändert.
docusign-signed-1

 

Bitte beachten Sie: Wenn die DocuSign-App im HubSpot nicht geladen wird, wenden Sie sich bitte an Ihren DocuSign-Administrator, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Berechtigungen haben. 

DocuSign-Felder den Eigenschaften von HubSpot zuordnen

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace. Indem Sie auf Integrationen verwalten klicken, gelangen Sie zum Bereich Verknüpfte Apps.
  • Klicken Sie auf DocuSign.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte Eigenschaften-Zuordnungen
  • Überprüfen Sie die standardmäßigen Zuordnungen von Eigenschaften und wie Informationen zwischen HubSpot und DocuSign synchronisiert werden. 
  • Um eine neue Eigenschaft zu kartieren, klicken Sie auf Neue Kartierung hinzufügen.
  • Wählen Sie die zuzuordnenden Eigenschaften aus den Dropdown-Menüs DocuSign und HubSpot aus. 
  • Klicken Sie auf Speichern

Bitte beachten Sie: um ein benutzerdefiniertes DocuSign-Feld zuzuordnen, sollte es einen eindeutigen Tooltip und einen Textfeldtyp haben. 

HubSpot-Felder in Ihrer DocuSign-Vorlage verwenden

Sie können HubSpot-Daten wie Informationen von Ihren Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensätzen direkt in Ihre DocuSign-Vorlage einfügen. Nur vordefinierte HubSpot-Felder (d.h. HubSpot-Eigenschaften, die beim ersten Verbinden der App aufgelistet werden) können in Ihren DocuSign-Vorlagen verwendet werden. Felder, die direkt in der in HubSpot eingebetteten Ansicht hinzugefügt werden, werden nicht übernommen. Die vordefinierten Felder finden Sie in Ihren DocuSign-Einstellungen. Zurzeit ist es nicht möglich, benutzerdefinierte HubSpot-Felder hinzuzufügen. 

So verwenden Sie Ihre HubSpot-Felder in DocuSign:

  • Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign Account an.
  • Erstellen Sie eine Vorlage in Ihrem DocuSign Account.
  • Wählen Sie ein HubSpot-Feld aus und fügen Sie es zu Ihrer Vorlage hinzu. Alle HubSpot-Felder beginnen mit HS und sind im Abschnitt Custom Fields zu finden. 
  • Speichern Sie Ihre Vorlage.
  • Gehen Sie zu Ihrem HubSpot-Account und verwenden Sie Ihre Vorlage.

Bitte beachten Sie: Die Daten vonwerden nur für den Objektdatensatz ausgefüllt, aus dem die Vorlage erstellt wird. Wenn Sie z. B. eine Vorlage aus einem Deal-Datensatz erstellen, werden nur die Eigenschaften des Deals ausgefüllt.

DocuSign-Events verwenden, um Workflow-Aktionen auszulösen (Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise)

Sie können Workflow-Aktionen über DocuSign-Events in Workflows auslösen.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
  • Klicken Sie auf „Workflow erstellen“.
  • Wählen Sie als Workflow-Typ „Kontaktbasiert“ aus und klicken Sie dann auf „Workflow erstellen“.
  • Klicken Sie auf „Aufnahme-Trigger für Kontakte“, um einen Aufnahme-Trigger hinzuzufügen. Wählen Sie im rechten Bereich DocuSign: Contact timeline event template oder wählen Sie Ihre eigenen Trigger für die Registrierung.

docusign-workflow-enrollment

  • Sobald Ihre Aufnahme-Trigger festgelegt sind, können Sie Aktionen hinzufügen.
  • Um ein DocuSign-Umschlag zu senden, wählen Sie in der Liste der Aktionen des Workflows „DocuSign-Umschlag senden“ aus. Wählen Sie den Benutzer und die Vorlage aus.

send-workflow-envelope-docusign

Wenn Ihr Workflow aktiviert ist, sehen Sie möglicherweise folgende Fehlermeldungen:

Fehler Wie lösen Sie

Die DocuSign-Workflow-Vorlage enthält keine Platzhalterzeichen oder Empfänger.

Dieser Fehler bezieht sich nur auf Kontakteoder Deals. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Anzahl von Platzhaltern oder Empfängern zu Ihrer DocuSign-Vorlage hinzugefügt haben.

Die DocuSign-Workflow-Vorlage enthält keine Empfänger.

Dieser Fehler bezieht sich nur auf Kontakteoder Deals. Stellen Sie sicher, dass die richtige Anzahl von Empfängern zu Ihrer DocuSign-Vorlage hinzugefügt wurde.

Die DocuSign-Workflow-Vorlage enthält keine Dokumente.

Vergewissern Sie sich, dass Sie der Vorlage die richtigen Dokumente hinzugefügt haben.

Die Anzahl der Deal-Kontakte ist größer als die der Platzhalter in der Vorlage.

Stellen Sie sicher, dass die Vorlage genügend Platzhalter für die Anzahl der Kontakte enthält, an die Sie den Umschlag senden möchten. Wenn Sie zum Beispiel drei Kontakte und nur zwei Platzhalter in der Vorlage haben, werden nur die ersten beiden Kontakte dem Umschlag hinzugefügt und erhalten ihn. 

Die automatische Ausfüllung für Deal-Kontakte war auf die Anzahl der Platzhalter in Ihrer Vorlage beschränkt.

Ihr Kontakt wurde nicht automatisch als neuer Empfänger eingetragen, da die Vorlage dieselbe E-Mail enthält.

Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers der des Kontakts entspricht, überspringt HubSpot das automatische Ausfüllen mit Kontakten aus dem HubSpot-Datensatz.

Deinstallieren Sie die DocuSign-App

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die DocuSign App und klicken Sie auf Aktionen > Deinstallieren.
  • Geben Sie im im eingeblendeten Fenster den erforderlichen Text ein und klicken Sie auf „Deinstallieren“.
uninstall-docusign

 

 

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