Kontaktieren HubSpot und Docusign

Kontaktieren HubSpot und Docusign, um Docusign-Umschläge von einem Kontakt, Unternehmen oder Dealdatensatz in Ihrem HubSpot Account aus zu erstellen, anzupassen, zu senden und nachzuverfolgen. Sie können dem Umschlag benutzerdefinierte Textfelder hinzufügen, die mit den Eigenschaften des Eintrags gefüllt werden. Beispielsweise können Sie den Vor- und Nachnamen des Kontakts automatisch in den Docusign-Umschlag eintragen lassen, wenn Sie die Nachricht vom Kontaktdatensatz aus senden.

Bitte beachten: Sie können HubSpot Eigenschaft Werte in Docusign-Umschlägen verwenden, dies ist jedoch keine App zur Datensynchronisierung , die vollständige Eintrag Details mit Docusign synchronisiert. 

Bevor Sie loslegen

• Super-Admin sein oder über App Marketplace Berechtigungen in Ihrem HubSpot Account verfügen.
• Sie haben eine kostenpflichtige Docusign-Version. 

Die App verknüpfen

So kontaktieren Sie Docusign mit HubSpot:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann App Marketplace aus.
• Verwenden Sie die Suchleiste , um die Docusign-App zu suchen und auszuwählen.
• Klicken Sie oben rechts auf App installieren.
• Geben Sie im Dialogfeld Ihre Anmeldedaten ein. 
• Klicken Sie auf „Installieren“. Sie werden auf die Seite " Verknüpfte Apps" weitergeleitet.

Bitte beachten Sie: Docusign ist eine App auf Benutzerebene. Das bedeutet, dass jeder HubSpot-Benutzer seinen Docusign-Benutzer kontaktieren muss. Erfahren Sie mehr über das Verknüpfen Ihres Benutzers.

Verwalten Sie Ihre Docusign-Einstellungen

Als Super-Admin von HubSpot können Sie die Funktionen der Docusign-App kennenlernen, einen HMAC-Sicherheitsschlüssel von Docusign hinzufügen und Ihre verknüpften Benutzer und Ihr Account verwalten. Sie können auch Feldzuordnungen konfigurieren. Damit sind HubSpot Kontakt, Unternehmen oder Deal Eigenschaften gemeint, die in Docusign-Umschlägen verwendet werden können.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie auf Docusign. 
• So fügen Sie einen HMAC-Sicherheitsschlüssel von Docusign hinzu:
  • Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „HMAC-Sicherheitsschlüssel hinzufügen“.
  • Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihren HMAC-Schlüssel ein und klicken Sie auf Änderungen speichern.
• So ändern Sie Ihren mit HubSpot verknüpften Docusign-Account: 
  • Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „Verknüpftes Konto ändern“.
  • Klicken Sie dann im eingeblendeten Fenster auf das Dropdown-Menü „Konto auswählen“ und wählen Sie ein anderes verknüpftes Konto aus.
  • Klicken Sie auf „Konto ändern“.
• So verknüpfen Sie Ihren Admin-Benutzer erneut:
  • Klicken Sie oben rechts auf Aktionen > Benutzer erneut verknüpfen.
  • Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihre Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf Anmelden.

Bitte beachten: Wenn Sie ein Benutzer in mehreren Docusign-Konten sind, werden alle Konten mit HubSpot verknüpft.

Verknüpfte Benutzer verwalten

Sie können eine Tabelle mit den mit Docusign verknüpften Benutzern anzeigen und diese löschen. HubSpot-Benutzer, die die Docusign-App nicht installiert haben, können ihren Docusign-Benutzer kontaktieren.

So können Sie verknüpfte Benutzer anzeigen und verwalten:

• Klicken Sie auf die Registerkarte Verknüpfte Benutzer .
• Die Tabelle zeigt alle verknüpften HubSpot- und Docusign-Benutzer, den Verknüpfungsstatus und das Verknüpfungsdatum an. 
• Um einen Benutzer zu löschen, klicken Sie in der Tabelle neben dem Benutzer, den Sie löschen möchten, auf Löschen von Aktionen> .

So kontaktieren Sie Ihren Benutzer mit der bereits installierten Docusign-App:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie auf Docusign.
• Klicken Sie auf Benutzer erneut verknüpfen.
• Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihre Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf Anmelden.

Eigenschaft-Zuordnungen konfigurieren

Mithilfe von Eigenschaft-Zuordnungen können Sie eine Verknüpfung zwischen HubSpot Eigenschaften- und Docusign-Umschlagfeldern erstellen. Sie möchten beispielsweise, dass der Vorname des Kontakts automatisch auf dem Docusign-Umschlag ausgefüllt wird. Sie können die Zuordnung so konfigurieren, dass das Feld "Vorname" in HubSpot und die Eigenschaften "Vorname " in HubSpot miteinander verknüpft sind. Das heißt, wenn Sie den DocuSign-Feld HS-Kontaktvorname in einem Umschlag verwenden, schlägt Docusign den Wert für den Vornamen des HubSpot Kontakt vor.

Wenn eine Eigenschaft nicht zugeordnet ist, wird ihr Wert nicht im Umschlag vorgeschlagen. Wenn z. B. Vorname nicht zugeordnet ist, müssen Sie den gewünschten Wert beim Erstellen des Umschlags manuell eingeben.

So überprüfen Sie Eigenschaften-Zuordnungen zwischen Docusign- und HubSpot-Kontakten, -Unternehmen oder -Deals: 

• Klicken Sie auf die Registerkarte Eigenschaften-Zuordnungen.
• Um die Zuordnungen zwischen HubSpot Eigenschaften- und Docusign-Feldern zu überprüfen, klicken Sie auf eine Objekt Registerkarte.
• So fügen Sie eine benutzerdefinierte Feldzuordnungen hinzu:
  • Klicken Sie auf Neue Zuordnung hinzufügen. 
  • Verwenden Sie die Dropdown-Menüs , um die Docusign-Feld und HubSpot Eigenschaft auszuwählen, die Sie zuordnen möchten.
  • Klicken Sie auf Speichern. 
• Um eine Zuordnung zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zuordnung und klicken Sie auf Aktionen > Löschen. 

Verwenden Sie die Docusign-App

Mit der Docusign-App können Sie historische Umschläge importieren, um HubSpot, Docusign-Umschläge von HubSpot erstellen und versenden und Docusign-Ereignisse verwenden, um Aktionen zu Trigger HubSpot Workflow. 

Docusign-Umschläge importieren

Wenn Sie über Importberechtigungen in HubSpot verfügen, können Sie auch historische Umschläge nach HubSpot importieren.

So importieren Sie Docusign-Umschläge:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot Account zu CRM > Kontakte.
• Klicken Sie oben rechts auf Importieren.
• Klicken Sie als Nächstes auf Datei importieren.
• Wählen Sie Objekte von einer App aus.
• Wählen Sie Docusign-Datensätze aus und klicken Sie dann auf Weiter.

• Wählen Sie Umschläge aus und klicken Sie dann auf Weiter.
• Überprüfen Sie im Bildschirm "Bestätigen" die Anzahl der Umschläge, die Sie in HubSpot importieren. 
• Um nach bestimmten Umschlägen zu filtern, klicken Sie auf Filter hinzufügen.
  • Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Einen Filter auswählen und wählen Sie einen Filter aus.
  • Wählen Sie die Eigenschaft Operator aus.
  • Klicken Sie auf Filter anwenden.
• Klicken Sie auf „Importvorgang starten“. Sie werden zum Bildschirm „Importe“ weitergeleitet. Wenn der Import abgeschlossen ist, wird er in der Importtabelle angezeigt.  

Erstellen von Docusign-Dokumenten

Wenn Sie die Docusign-Karte zur mittleren Spalte Ihres Eintrags hinzugefügt haben, können Sie neue Umschläge erstellen. Sie können auch überprüfen, welche Umschläge an einen Eintrag gesendet wurden, den Status, die Empfänger, den Absender sowie das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Aktualisierung. 

So erstellen Sie einen neuen Umschlag:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot Account zu Ihren Kontakt-, Unternehmen- oder Deal-Datensätzen. 
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Gehen Sie in der mittleren Spalte zur Docusign-Integrationskarte .

• Klicken Sie auf Neu erstellen.
• Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Docusign Account und wählen Sie die Docusign-Account aus.

• Um eine vorhandene Vorlage auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Vorlage verwenden und wählen Sie eine Vorlage aus. Sie können auch Ohne Vorlage auswählen.
• Klicken Sie auf Umschlag erstellen.

• Überprüfen Sie auf der Registerkarte Dokumente die angehängten Dokumente. Sie können auch Dokumente von Ihrem Computer, vorhandene Dateien in HubSpot oder Anhänge vom Eintrag hochladen.
• Wählen Sie auf der Registerkarte Empfänger die Empfänger aus, die den Umschlag erhalten sollen.
  • Wählen Sie auf dem Umschlag aus, von welchen Unternehmen - und Deal-Datensätzen Sie die Daten verwenden möchten.
  • Überprüfen Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen jeweils die Details des Empfängers wie Name, E-Mail, Empfängertyp und Verifizierung der Identität. Die Empfängerdetails werden automatisch ausgefüllt, wenn Umschläge aus einem Datensatz eines Kontakts oder Deals erstellt werden. Wenn dem Deal mehr als ein Kontakt zugeordnet ist, werden die Empfängerdetails in der Reihenfolge, in der die Kontaktdaten von Docusign empfangen werden, vorausgefüllt.
  • Um weitere Empfänger hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuen Empfänger hinzufügen und fügen Sie dessen Details hinzu.
  • Überprüfen Sie im Abschnitt Dokumentfelder alle von HubSpot vorgeschlagenen Werte.
• Auf der Registerkarte Nachricht können Sie eine Nachricht für Ihre Empfänger schreiben.
  • Aktivieren Sie den Schalter fürC ustom E-Mail und Sprache , um die Sprache auszuwählen und die Nachricht anzupassen, die die Empfänger erhalten.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Language und wählen Sie eine Sprache aus.
  • Geben Sie den E-Mail-Betreff und den E-Mail-Text ein.
• Überprüfen Sie auf der Registerkarte Überprüfen den Docusign-Umschlag.
• Klicken Sie auf Einen Umschlag senden, um das Dokument zu versenden.

Bitte beachten: Wenn die Docusign-App in HubSpot nicht geladen wird, wenden Sie sich an Ihren Docusign-Administrator, um sicherzustellen, dass Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Vorhandene Docusign-Umschläge verwalten oder senden

Wenn Sie die Docusign-Karte in der mittleren Spalte Ihres Eintrags hinzugefügt haben, können Sie vorhandene Umschläge von Docusign zum Eintrag hinzufügen. Sie können auch den Umschlag bearbeiten, den Verlauf anzeigen, die PDF-Datei herunterladen und den Umschlag aus HubSpot entfernen.

So verwalten Sie vorhandene Docusign-Umschläge:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot Account zu Ihren Kontakt-, Unternehmen- oder Deal-Datensätzen.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Gehen Sie in der mittleren Spalte zur Docusign-Integrationskarte .
• So fügen Sie einen vorbereiteten Umschlag hinzu:
  • Klicken Sie auf Von Docusign hinzufügen.
  • Wählen Sie im rechten Bereich den Umschlag aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können einen Umschlag auch nach Name oder Datumsbereich suchen.

• So bearbeiten Sie einen vorhandenen Umschlag:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Umschlag und klicken Sie auf Aktionen.
  • Klicken Sie auf Bearbeiten.
  • Navigieren Sie durch den Dokument-Editor. Erfahren Sie mehr über den Editor.
  • Klicken Sie auf Einen Umschlag senden, um das Dokument zu versenden.
• So zeigen Sie den Umschlagverlauf an:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Umschlag und klicken Sie auf Aktionen.
  • Klicken Sie auf Verlauf anzeigen. Sie können beispielsweise den Zeitstempel für den Zeitpunkt des Versands des Umschlags anzeigen.
• So entfernen Sie den Umschlag aus HubSpot:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Umschlag und klicken Sie auf Aktionen.
  • Klicken Sie auf "Aus HubSpot entfernen".
  • Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Umschlag entfernen . Dadurch wird der Umschlag nicht von Docusign entfernt.

Verwenden Sie HubSpot Eigenschaften in Ihrer Docusign-Vorlage

Sie können HubSpot-Daten, z. B. Informationen aus Ihren Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensätzen, direkt in Ihre Docusign-Vorlage einfügen. Felder, die direkt im HubSpot-Dokument-Editor hinzugefügt werden, werden nicht automatisch ausgefüllt. Die vordefinierten Felder finden Sie in Ihren Docusign-Einstellungen.

So verwenden Sie Ihre HubSpot Eigenschaften in Docusign:

• Melden Sie sich bei Ihrem Docusign-Account an.
• Erstellen Sie eine Vorlage in Ihrem Docusign-Account .
• Wählen Sie ein HubSpot-Feld aus und fügen Sie es zu Ihrer Vorlage hinzu. Alle HubSpot Eigenschaften beginnen mit HS und finden sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Felder . 
• Speichern Sie Ihre Vorlage.
• Gehen Sie zu Ihrem HubSpot-Account und verwenden Sie Ihre Vorlage.

Bitte beachten Sie: Daten werden nur für den Eintrag ausgefüllt, aus dem die Vorlage erstellt wird. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage aus der Dealdatensatz erstellen, werden nur Deal Eigenschaften ausgefüllt.

Verwenden Sie Docusign-Events, um Aktionen ( Marketing Hub, Sales Hub , Operations Hub und Service Hub zu Trigger Workflow Professional und Enterprise ) 

Sie können Workflow-Aktionen anhand von Docusign-Ereignissen in Kontakt-, Unternehmen- und Deal-basierten Workflows Triggern.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Klicken Sie auf „Workflow erstellen“.
• Wählen Sie Kontaktbasiert, Unternehmensbasiert oder Dealbasiert aus und klicken Sie auf Weiter. 
• Klicken Sie auf Trigger einrichten. 
• Wählen Sie im rechten Bereich Wenn die Filterkriterien erfüllt sind, dann Docusign: Eigenschaften der Event-Eigenschaften der Chronik-Vorlage. 
• Sobald Ihre Aufnahme-Trigger festgelegt wurden, können Sie Aktionen hinzufügen.
• Um einen Docusign-Umschlag zu senden, wählen Sie in der Liste der Workflow-Aktionen die Option Docusign-Umschlag senden aus. Wählen Sie den Benutzer und die Vorlage aus.

Wenn Ihr Workflow aktiviert ist, sehen Sie möglicherweise folgende Fehlermeldungen:

Die Docusign-App deinstallieren

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über die Docusign-App und klicken Sie auf Aktionen > deinstallieren.
• Geben Sie im im eingeblendeten Fenster den erforderlichen Text ein und klicken Sie auf Deinstallieren.