Integration von HubSpot mit DocuSign verwenden

Verwenden Sie die DocuSign-Integration, um DocuSign-Umschläge von einem Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz in Ihrem HubSpot-Account aus zu erstellen, anzupassen, zu senden und nachzuverfolgen.

Bitte beachten: Sie können keine Informationen zu Kontakten, Unternehmen, Deals oder Dokumenten zwischen HubSpot und DocuSign synchronisieren.

Integrationsanforderungen

• Sie müssen ein Super-Admin sein oder über Berechtigungen für den App Marketplace  in Ihrem HubSpot-Account verfügen.

Integration installieren

•  Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol (marketplace) und gehen Sie dann zu Apps.
• Verwenden Sie die Suchleiste, um die DocuSign-Integration zu suchen und auszuwählen.
• Klicken Sie oben rechts auf „App installieren“.
• Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto an.
• Wenn die Integration installiert ist, werden Sie zu Ihrer Seite „Verknüpfte Apps“ weitergeleitet.

DocuSign-Integration verwenden

Dokumente erstellen und senden

Sie können eine Umschlagsvorlage über Ihre Kontakt-, Unternehmens- und Deal-Datensätze auswählen. Wenn eine Vorlage ausgewählt wurde, können Sie Empfänger hinzufügen und Ihre Betreffzeile und Nachricht bearbeiten. 

• Navigieren Sie In Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte, Unternehmen oder Deals.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.

• Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt „DocuSign“ auf „Von einer Vorlage senden”.

• Wählen Sie Ihre Vorlage aus und klicken Sie dann auf „Weiter“.

• Passen Sie im nächsten Bildschirm Ihren Umschlag an:
  • Überprüfen Sie Dokumente in Ihrem Umschlag: Verifizieren Sie die Dokumente in Ihrer ausgewählten Vorlage.
  •  Sie können Ihrem Umschlag Empfänger hinzufügen, indem Sie Ihre HubSpot-Kontakte durchsuchen. Wenn Sie einen Umschlag voln einem Kontakt- oder Deal-Datensatz aus senden, werden der Name und die E-Mail-Adresse des Empfängers automatisch ausgefüllt.

• • • Fügen Sie Empfänger zu Ihrem Umschlag hinzu.
    • Klicken Sie auf +, um weitere Empfänger hinzuzufügen.
    • Klicken Sie auf X, um Empfänger zu entfernen.
    • Wählen Sie einen Empfängertyp aus.

• • Passen Sie die E-Mail-Nachricht für Ihre Empfänger an: Fügen Sie einen E-Mail-Betreff und eine Nachricht für Empfänger hinzu. Wenn Sie für jeden Empfänger eine andere Nachricht schreiben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Individuelle E-Mail-Nachricht für jeden Empfänger“.

• • • Klicken Sie auf „An Empfänger senden”.
• Wenn Sie Ihr Dokument bearbeiten möchten, klicken Sie auf „Dokumente bearbeiten“. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“, um Ihr Dokument zu bearbeiten:
  • Nachricht bearbeiten: Bearbeiten Sie die Betreffzeile und die Nachricht für Ihr Dokument.
  • Empfänger bearbeiten: Bearbeiten Sie die Empfänger, die das Dokument erhalten.
  • Dokumente bearbeiten: Bearbeiten Sie die Dokumente, die an Ihre Empfänger gesendet werden. Sie können neue Dokumente hochladen, eine Vorlage verwenden oder aus der Cloud hochladen.
  • Erweiterte Optionen: Bearbeiten Sie Empfängerberechtigungen, richten Sie Erinnerungen ein, legen Sie ein Ablaufdatum fest und aktivieren Sie Kommentare.
  • Tastenkombinationen: Legen Sie Tastenkombination als Alternative zur Maussteuerung für häufige Aktionen in Empfängerfeldern fest und bearbeiten Sie diese.

• Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind, klicken Sie auf „Vorschau”, um die Vorschau des Dokuments anzuzeigen.
• Um das Dokument zu senden, klicken Sie auf „Senden“.
• Wenn das Dokument vom Empfänger signiert wurde, wird der Status im Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz zu „Abgeschlossen“ geändert.

HubSpot-Felder in Ihrer DocuSign-Vorlage verwenden

Sie können HubSpot-Daten wie Informationen von Ihren Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensätzen direkt in Ihre DocuSign-Vorlage einfügen. Nur vordefinierte HubSpot-Felder können in Ihren DocuSign-Vorlagen verwendet werden und Felder, die direkt in der eingebetteten HubSpot-Ansicht hinzugefügt wurden, werden nicht übernommen. Die vordefinierten Felder finden Sie in Ihren DocuSign-Einstellungen. 

So verwenden Sie Ihre HubSpot-Felder in DocuSign:

• Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto an.
• Erstellen Sie eine Vorlage in Ihrem DocuSign-Konto.
• Wählen Sie ein HubSpot-Feld aus und fügen Sie es Ihrer Vorlage hinzu. Alle HubSpot-Felder beginnen mit HS  und Sie finden sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Felder. 
• Speichern Sie Ihre Vorlage.
• Gehen Sie zu Ihrem HubSpot-Account und verwenden Sie Ihre Vorlage.

Bitte beachten: Die Daten werden nur für den Objektdatensatz ausgefüllt, aus dem die Vorlage erstellt wird. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage aus dem Deal-Datensatz erstellen, werden nur Deal-Eigenschaften ausgefüllt. 

DocuSign-Events verwenden, um Workflow-Aktionen auszulösen (Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise)

Sie können Workflow-Aktionen über DocuSign-Events in Workflows auslösen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Klicken Sie auf „Workflow erstellen“.
• Wählen Sie als Workflow-Typ „Kontaktbasiert“ aus und klicken Sie dann auf „Workflow erstellen“.
• Klicken Sie auf „Aufnahme-Trigger für Kontakte“, um einen Aufnahme-Trigger hinzuzufügen. Wählen Sie im rechten Bereich „DocuSign: Contact timeline event template“ aus oder wählen Sie Ihre eigenen Registrierungsauslöser aus.

• Sobald Ihre Aufnahme-Trigger festgelegt sind, können Sie Aktionen hinzufügen.
• Um ein DocuSign-Umschlag zu senden, wählen Sie in der Liste der Aktionen des Workflows „DocuSign-Umschlag senden“ aus. Wählen Sie den Benutzer und die Vorlage aus.

Wenn Ihr Workflow aktiviert ist, sehen Sie möglicherweise folgende Fehlermeldungen:

Die DocuSign-Workflow-Vorlage enthält keine Platzhalterzeichen oder Empfänger.

Sie können diesen Fehler beheben, indem Sie zu Ihrer DocuSign-Vorlage gehen und sicherstellen, dass Sie die richtige Anzahl an Platzhaltern oder Empfängern hinzugefügt haben. Dieser Fehler bezieht sich nur auf Kontakte oder Deals.

Die DocuSign-Workflow-Vorlage enthält keine Empfänger.

Sie können diesen Fehler beheben, indem Sie zu Ihrer DocuSign-Vorlage gehen und sicherstellen, dass Sie die richtige Anzahl an Empfängern haben. Dieser Fehler bezieht sich nur auf Kontakte.

Die DocuSign-Workflow-Vorlage enthält keine Dokumente.

Sie können diesen Fehler beheben, indem Sie zu Ihrer DocuSign-Vorlage gehen und sicherstellen, dass Sie die richtigen Dokumente hinzugefügt haben.

Die Anzahl der Deal-Kontakte ist größer als die Zahl der Platzhalter in der Vorlage.

Wenn die Anzahl der Deal-Kontakte größer als die Zahl der Platzhalter in Ihrer Vorlage ist, schneidet HubSpot die Kontaktliste auf die Platzhalter-Größe ab und fügt nur diese Kontakte hinzu, die dann den Umschlag erhalten. Wenn Sie beispielsweise drei Kontakte und nur zwei Platzhalter auf der Vorlage haben, werden nur die ersten beiden Kontakte hinzugefügt. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlage genügend Platzhalter für die Anzahl der Kontakte enthält, denen Sie den Umschlag senden möchten.

Das automatische Ausfüllen wurde für Deal-Kontakte auf die Anzahl der Platzhalter in Ihrer Vorlage beschränkt. ODER Ihr Kontakt wurde nicht automatisch als neuer Empfänger ausgefüllt, da Vorlage dieselbe E-Mail enthält.

Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers der des Kontakts entspricht, überspringt HubSpot das automatische Ausfüllen mit Kontakten aus dem HubSpot-Datensatz.

DocuSign-Einstellungen verwalten

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“.
• Klicken Sie auf die DocuSign-Integration.

Zugewiesene Felder anzeigen

• Gehen Sie zur Registerkarte „Zugeordnete Felder“.
• Zeigen Sie eine Liste Ihrer HubSpot-Eigenschaften und ihren entsprechenden DocuSign-Felder an.

HMAC-Sicherheitsschlüssel hinzufügen

• Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „HMAC-Sicherheitsschlüssel hinzufügen“.
• Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihren HMAC-Schlüssel ein und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
  
  

Verknüpftes DocuSign-Konto ändern

• Klicken Sie oben rechts auf „Aktionen“ > „Verknüpftes Konto ändern“.
• Klicken Sie dann im eingeblendeten Fenster auf das Dropdown-Menü „Konto auswählen“ und wählen Sie ein anderes verknüpftes Konto aus.
• Klicken Sie auf „Konto ändern“.

DocuSign-Integration deinstallieren

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Bereich zu „Integrationen“ > „Verknüpfte Apps“.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über die DocuSign-Integration und klicken Sie auf „Aktionen“ > „Deinstallieren“.
• Geben Sie im im eingeblendeten Fenster den erforderlichen Text ein und klicken Sie auf „Deinstallieren“.