HubSpot-Integration mit Jira installieren und verwenden

Verknüpfen Sie die Jira-Integration, um in HubSpot Jira-Probleme über den Ticket-Datensatz zu erstellen und zu aktualisieren. Sie können auch das Workflows-Tool verwenden, um Benachrichtigungen an Ihr Team zu senden und Ihre Jira-Probleme mithilfe neuer Jira-Eigenschaften zu analysieren.

Integrationsanforderungen

• Sie müssen ein Super-Admin sein oder über Berechtigungen für den App Marketplace in Ihrem HubSpot-Account verfügen.

• Sie müssen über ein Jira Cloud-Konto verfügen. Die Integration wird nicht mit Jira-Instanzen synchronisiert, die auf Servern im Besitz der Kunden ausgeführt werden.

Integration installieren

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol (marketplace) und gehen Sie dann zu Apps.

• Verwenden Sie die Suchleiste, um die Jira-Integration zu suchen.

• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf App installieren.

• Überprüfen Sie die erforderlichen Berechtigungen und klicken Sie dann auf „Akzeptieren“.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Jira-App deinstallieren oder den Integrationsbenutzer wechseln, werden alle Ticket- und Fragenzuordnungen in Ihrem Konto gelöscht.

Verwendung der Integration

Sobald die Integration verknüpft ist, können Sie ein neues Jira-Problem von einem Ticket-Datensatz aus erstellen, ein vorhandenes Jira-Problem an ein Ticket anhängen und mithilfe des Workflows-Tools Tickets automatisieren und Berichte erstellen.

Jira-Probleme erstellen und verwalten

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf „Services“ > „Tickets“.

• Klicken Sie auf den Namen eines Tickets.

• Klicken Sie im rechten Bereich im Jira-Abschnitt auf „Jira-Problem zuordnen“.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü und suchen Sie nach einem bestehenden Jira-Problem oder klicken Sie auf „Neues Jira-Problem erstellen“, um einen neues Jira-Problem zu erstellen. Wenn Sie ein neues Jira-Problem erstellen, geben Sie die erforderlichen Details ein und fügen Sie relevante Anhänge hinzu.

• Klicken Sie auf „Jira-Problem anhängen“, wenn Sie ein vorhandenes Jira-Problem ausgewählt haben, oder auf „Jira-Problem erstellen“, wenn Sie ein neues Jira-Problem erstellt haben.

• Das Jira-Problem wird im Jira-Abschnitt in den zugehörigen Ticket-, Kontakt- und Unternehmensdatensätzen angezeigt.

  
• Um Kommentare vom zugehörigen Jira-Problem in der Ticket-Chronik anzuzeigen, klicken Sie im mittleren Bereich auf der Registerkarte „Aktivität“ auf das Dropdown-Menü „Aktivität filtern“.
• Aktivieren Sie im Bereich „Integrationen“ das Kontrollkästchen „Jira“. Kommentare von Jira werden jetzt synchronisiert und in der Ticket-Chronik angezeigt.

Ein Jira-Problem aus einem Datensatz entfernen

Sie können ein Jira-Problem aus dem zugehörigen Datensatz entfernen. Wenn ein Jira-Problem erstellt oder einem Kontakt- oder Unternehmensdatensatz zugeordnet wird, wird automatisch ein zugehöriges Ticket in HubSpot erstellt. Das Jira-Problem wird dann dem neuen Ticket zugeordnet und auch dem Kontakt- und/oder Unternehmensdatensatz.

Bitte beachten: Die Aktion zum Entfernen eines Jira-Problems kann nur über das zugehörige Ticket abgeschlossen werden. Wenn das Jira-Problem aus dem Ticket entfernt wird, wird es auch aus dem zugehörigen Kontakt- oder Unternehmensdatensatz entfernt.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen des Tickets mit einem zugehörigen Jira-Problem.
• Gehen Sie im rechten Bereich zum Abschnitt „Jira“.
  • Um ein einzelnes Jira-Problem zu entfernen, klicken Sie auf „Aktionen“ > „Jira-Problem entfernen“.

• • Um alle zugehörigen Jira-Probleme aus dem Ticket zu entfernen, klicken Sie auf „Aktionen“ > „Alle Jira-Probleme entfernen“.

Tickets und Jira-Probleme automatisieren und Berichte dazu erstellen

Mit der HubSpot-Integration können Sie Workflows erstellen, um Benachrichtigungen an Ihr Team oder den Kunden zu senden, wenn Jira-Probleme aktualisiert und behoben werden. Sie können auch benutzerdefinierte Berichte erstellen, um Ihre Tickets zu analysieren und so herauszufinden, welche Jira-Probleme die höchste Anzahl von HubSpot-Tickets haben.

Wenn die HubSpot-Integration verknüpft ist, werden die folgenden Eigenschaften zu Ihrem Account hinzugefügt und können in Workflows und Berichten verwendet werden:

• Status des Jira-Problems

• Zusammenfassung des Jira-Vorgangs

• ID des Jira-Vorgangs

• Priorität des Jira-Vorgangs

• für den Jira-Vorgang zuständige Person

• Identifikator des Jira-Vorgangs

• Link des Jira-Vorgangs

• Melder des Jira-Problems

Bitte beachten Sie: Es ist nicht möglich, Eigenschaftswerte im Zusammenhang mit Jira in HubSpot zu bearbeiten.

Ticket-Notizen und -Kommentare mit einem Jira-Problem synchronisieren

Sie können Notizen und Kommentare von HubSpot-Ticket-Datensätzen automatisch mit zugehörigen Jires-Vorgängen synchronisieren lassen. Kommentare werden bidirektional zwischen HubSpot und Jira synchronisiert. 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen eines Tickets.
• Gehen Sie im rechten Bereich zum Abschnitt „Jira“.
• Klicken Sie auf „Mit Jira-Vorgang verknüpfen”.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü, um Ihr Jira-Problem auszuwählen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ticket-Notizen und -Kommentare mit diesem Jira-Problem synchronisieren“. Klicken Sie dann auf „Jira-Problem anhängen“.

• Klicken Sie bei bestehenden JIs-Problemen, die an Tickets angehängt sind, auf „Aktionen“ >„ Synchronisieren von Notizen mit Jira beginnen“.

Bitte beachten Sie: Mit Jira synchronisierte Notizen und Kommentare werden unter dem Integrationsbenutzer erstellt, unabhängig davon, wer die Notiz in HubSpot erstellt hat

Jira-Tickets mithilfe von Workflows erstellen

In Ticket-basierten Workflows können Sie eine Aktion vom Typ „Jira-Problem erstellen“ erstellen, um automatisch Jira-Probleme von HubSpot aus zu erstellen. Mithilfe dieser Aktion können Sie das Projekt, den Typ, die Zusammenfassung und eine Beschreibung des Problems festlegen.

Bitte beachten: Diese Funktion ist nur für Professional und Enterprise verfügbar.

So fügen Sie eine Aktion vom Typ „Jira-Problem erstellen“ zu einem Workflow hinzu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das Plus-Symbol (+) , um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
• Wählen Sie in der rechten Seitenleiste „Jira-Problem erstellen“ aus. 
  
  
• Richten Sie die Details für die Jira-Probleme eint, die Sie erstellen möchten.
  • HubSpot übernimmt automatisch die verfügbaren Projekte und Typen von Jira.
  • Sie können Ticket-Token in die Felder „Zusammenfassung“ und „Beschreibung“ einfügen, um Details direkt aus Ihren aufgenommenen Tickets zu holen. Sie könnten beispielsweise das Token „Ticket-Status“ hinzufügen, um automatisch den HubSpot-Ticket-Status in der Jira-Beschreibung zu berücksichtigen.

• Wenn Sie mit der Einrichtung der Ticket-Details fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Bitte beachten Sie DerEPIC-Ausgabentyp ist nicht verfügbar, wenn Sie eine Ausgabe über einen Workflow erstellen.
EPIC kann jedoch verwendet werden, wenn ein Jira-Problem manuell aus einem Ticketdatensatz erstellt wird.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Workflows und Workflow-Einstellungen.