Instalar y usar la integración de HubSpot con Jira

Conecta la integración de Jira para crear y actualizar los problemas de Jira dentro de HubSpot desde el registro del ticket. También puedes usar la herramienta workflows para enviar notificaciones a tu equipo y puedes analizar tus problemas de Jira usando nuevas propiedades de Jira.

Requisitos de integración

• Debes ser superadministrador o tener permisos del mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot.

• Debes tener una cuenta de Jira Cloud. La integración no se sincronizará con instancias de Jira en servidores propiedad del cliente.
• Si tienes barras laterales personalizadas en tu cuenta de HubSpot (solo Pro y Enterprise), debes agregar manualmente la tarjeta JIRA a la barra lateral en la configuración de tu cuenta. 

Instalar la integración

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono del mercado marketplace situado en la barra de navegación principal, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.

• Usa la barra de búsqueda para localizar la integración de Jira.

• Haz clic en Instalar aplicación en la esquina superior derecha.

• Revisa los permisos necesarios y luego haz clic en Aceptar.

Nota: la desinstalación de la aplicación JIRA o el cambio del usuario en la integración eliminarán todas las asociaciones de tickets e incidencias en tu cuenta.

Usar la integración

Una vez que la integración esté conectada, puedes crear un nuevo caso de Jira desde un registro de ticket, adjuntar un caso de Jira existente a un ticket y, automatizar e informar sobre tickets usando la herramienta workflows.

Crear y administrar casos de Jira

• En tu cuenta de HubSpot Servicios > Tickets.

• Haz clic en el nombre de un ticket.

• En el panel derecho en la sección Jira, haz clic en Asociar caso de Jira.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y busca un caso de Jira existente o haz clic en Crear nuevo caso de Jira para crear un nuevo caso. Al crear un nuevo caso de Jira, ingresa los detalles de la Jira y agrega los adjuntos relevantes.

• Haz clic en Adjuntar caso de Jira si seleccionaste un caso de Jira existente o haz clic en Crear caso de Jira si has creado un nuevo caso.

• El caso de Jira aparecerá en la sección Jira en el ticket de asistencia técnica asociado, y en los registros de contacto y  empresa.

  
• Para ver comentarios del caso de Jira asociado en la cronología del ticket, en el panel medio, en la pestaña Actividad, haz clic en el menú desplegable Filtrar actividad.
• En la sección Integraciones, selecciona la casilla de comprobación Jira. Los comentarios de Jira se sincronizarán y mostrarán en la cronología del ticket de asistencia técnica.

Eliminar un caso de Jira desde un registro

Puedes eliminar un caso de Jira desde el registro asociado. Cuando se crea o asocia un caso de Jira con un registro de contacto o empresa, se creará automáticamente un ticket asociado en HubSpot. El caso de Jira se asocia con el nuevo ticket, además del registro de contacto y empresa.

Nota: la acción de eliminar un caso de Jira solo se puede completar desde el Ticket asociado. Cuando se elimina el caso de Jira del Ticket, también se eliminará del registro de Contacto o Empresa asociado.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Haz clic en el nombre del Ticket con un caso de Jira asociado.
• En el panel derecho, navega a la sección Jira.
  • Para eliminar un solo caso de Jira, haz clic en Acciones > Eliminar caso de Jira.

• • Para eliminar todos los casos de Jira asociados del Ticket, haz clic en Acciones > Eliminar todos los casos de Jira.

Automatiza e informa sobre los casos de Tickets y Jira

Con la integración de Jira, puedes crear workflows para enviar notificaciones a tu equipo o al cliente a medida que se actualizan y resuelven los casos de Jira. También puedes crear informes personalizados para analizar tus tickets y ver cuáles casos de Jira tienen el mayor número de tickets de HubSpot adjuntos.

Cuando la integración de Jira está conectada, las siguientes propiedades se agregarán a tu cuenta y estarán disponibles para usar en workflows e informes:

• Estado de incidencia de Jira

• Resumen de incidencia de Jira

• ID de incidencia de Jira

• Prioridad de incidencia de Jira

• Responsable de incidencia de Jira

• Identificador de incidencia de Jira

• Enlace de incidencia de Jira

• Encargado del reporte de incidencia de Jira

Nota: no es posible editar valores de propiedad relacionados con Jira en HubSpot.

Sincronizar notas de ticket y comentarios a un caso de Jira

Puedes sincronizar automáticamente notas y comentarios de los registros de ticket de HubSpot a los casos de Jira asociados. Los comentarios se sincronizan bidireccionalmente entre HubSpot y Jira. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
• Haz clic en el nombre de un ticket.
• En el panel derecho, navega a la sección Jira.
• Haz clic en Asociar caso de Jira.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable para seleccionar tu caso de Jira. Selecciona la casilla de comprobación Sincronizar notas y comentarios de tickets con este caso de Jira Luego haz clic en Adjuntar caso de Jira.

• Para los casos de Jira existentes que están adjuntos a tickets, haz clic en Acciones > Comenzar a sincronizar notas y comentarios con Jira.

Nota: las notas y los comentarios sincronizados con Jira se crearán bajo el usuario de la integración, independientemente de quién haya creado la nota en HubSpot. 

Crear tickets de Jira usando workflows

En workflows basados en tickets, puedes agregar una acción Crear un caso de Jira para crear automáticamente casos de Jira desde HubSpot. Usando esta acción, puedes establecer el proyecto del caso, el tipo, un resumen y una descripción.

Nota: esta característica está disponible únicamente para Pro y Enterprise.

Para agregar una acción Crear un caso de Jira a un workflow:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow o crea un nuevo workflow.
• En el editor de workflow, haz clic en el ícono más + para agregar una acción de workflow.
• En la barra lateral derecha, selecciona Crear caso de Jira. 
  
  
• Configura los detalles de los casos de Jira que estarás creando.
  • HubSpot extraerá automáticamente los proyectos y los tipos disponibles desde Jira.
  • Puedes insertar fichas de ticket en los campos Resumen y Descripción para extraer detalles directamente desde tus tickets inscritos. Por ejemplo, puedes agregar la ficha de Estado de ticket para incluir automáticamente el estado del ticket de HubSpot en la descripción del caso de Jira.

• Cuando hayas terminado de configurar los detalles del ticket, haz clic en Guardar.

Nota: el tipo de caso EPIC no está disponible al crear un caso a través de un workflow.
Sin embargo, se puede usar un EPIC al crear un caso de Jira manualmente desde un registro de ticket.

Más información sobre cómo crear workflows y configuración de workflows.