Laatst bijgewerkt: april 12, 2024
Verbind HubSpot en DocuSign om DocuSign-enveloppen te maken, aan te passen, te verzenden en te volgen vanuit een contactpersoon, bedrijf of dealrecord in je HubSpot-account.
Let op: je kunt geen informatie over contactpersonen, bedrijven, deals of documenten synchroniseren tussen HubSpot en DocuSign.
Voordat je begint
- Je moet een superbeheerder zijn of App Marketplace rechten hebben in je HubSpot account.
- Je moet een betaald DocuSign-abonnement hebben.
Verbind de app
-
Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
- Gebruik de zoekbalk om de DocuSign app te vinden en te selecteren.
- Klik rechtsboven op App installeren.
- Voer in het dialoogvenster uw aanmeldingsgegevens in.
- Klik op Installeren. Je wordt doorgestuurd naar de pagina Aangesloten apps.
Uw DocuSign-instellingen beheren
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps.
- Klik op DocuSign.
Voeg een HMAC-beveiligingssleutel toe
- Klik rechtsboven op Acties > HMAC-beveiligingssleutel toevoegen.
- Voer in het pop-upvenster je HMAC-sleutel in en klik op Wijzigingen opslaan.
Je verbonden DocuSign-account wijzigen
Als je een gebruiker van meerdere accounts bent, worden alle accounts verbonden met HubSpot.
- Klik rechtsboven op Acties > Verbonden account wijzigen.
- Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Kies een account om een ander verbonden account te selecteren.
- Klik op Account wijzigen.
Ontdek nieuwe functies
Ontdek nieuwe functies met de DocuSign-app:
- Klik op het tabblad Ontdekking van functies
- Je kunt de volgende DocuSign-functies bekijken:
- Aangepaste koppelingen instellen
- De integratiekaart toevoegen aan de middelste kolom van een record
- DocuSign-acties gebruiken in workflows
- Enveloppen verzenden vanuit HubSpot
Eigenschapstoewijzingen controleren
Eigenschapstoewijzingen tussen DocuSign en HubSpot contactpersonen, bedrijven of deals bekijken:
- Klik op het tabblad Property Mappings.
- Klik op Contact, Bedrijf of Deal om de toewijzingen tussen HubSpot-eigenschappen en DocuSign-documentaanpasbare velden te bekijken. Als een eigenschap niet is toegewezen, worden gegevens niet opgenomen in de envelop.
- Zo voeg je een aangepaste toewijzing toe:
- Klik op Nieuwe mapping toevoegen.
- Gebruik de vervolgkeuzemenu's om het DocuSign-veld en de HubSpot-eigenschap te selecteren die je wilt koppelen.
- Klik op Opslaan.
- Als je een toewijzing wilt verwijderen, beweeg je met de muis over de toewijzing en klik je op Acties > Verwijderen.
Opmerking: om een aangepast DocuSign-veld in kaart te brengen, moet het een unieke tooltip en een tekstveldtype hebben.
Aangesloten gebruikers weergeven
Alle verbonden gebruikers weergeven:
- Klik op het tabblad Verbonden gebruikers.
- De tabel toont alle HubSpot-gebruikers en DocuSign-gebruikersaccounts en de verbonden status.
De DocuSign-app gebruiken
Met de DocuSign app kun je eigenschappen in kaart brengen tussen HubSpot en DocuSign, DocuSign documenten maken en verzenden vanuit HubSpot, HubSpot velden gebruiken in je DocuSign sjabloon en DocuSign gebeurtenissen gebruiken om HubSpot workflow acties te triggeren.
DocuSign-documenten maken en verzenden
Je kunt DocuSign-documenten maken en verzenden vanuit je contact-, bedrijfs- en dealrecords in HubSpot door een omslagsjabloon te selecteren.
- Navigeer in je HubSpot-account naar je contact-, bedrijfs- of dealrecord.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
- Klik op de naam van een record.
- Je kunt een document verzenden vanuit het DocuSign-paneel aan de rechterkant van het record of vanuit de DocuSign-integratiekaart in de middelste kolom van het record. Volg de instructies in dit artikel om de DocuSign-integratiekaart toe te voegen aan de middelste kolom van een record.
- Documenten kunnen alleen worden gemaakt en verwijderd in het DocuSign-platform en niet in je HubSpot-account.
- Bijlagen van DocuSign kunnen niet worden gesynchroniseerd naar de bijlagenkaart op een objectrecord.
- Klik op Verzenden vanuit een sjabloon in de DocuSign-kaart in het rechterpaneel of Toevoegen vanuit sjabloon in de DocuSign-integratiekaart in de middelste kolom.
- Selecteer je sjabloon en klik op Volgende.
- Pas in het volgende scherm je envelop aan:
- Controleer de documenten in de geselecteerde sjabloon in de sectie Documenten in uw envelop controleren.
- In het gedeelte Ontvangers toevoegen aan uw envelop, controleert u de naam en e-mail van de ontvangers.
- Om een ontvanger toe te voegen, klik op Nieuwe ontvanger toevoegen en voer de gegevens in.
- Klik op X om een ontvanger te verwijderen.
- In het gedeelte Het e-mailbericht voor uw ontvangers aanpassen: voegt u eenE-mailonderwerp en eenE-mailbericht voor ontvangers toe.
- Klik op Verzenden naar ontvangers om de sjabloon te verzenden.
- Klik op Bewerken in DocuSign om de sjabloon te bewerken.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Acties om uw document te bewerken:
- Bericht bewerken: bewerk de onderwerpregel en het bericht dat bij uw document wordt gevoegd.
- Ontvangers bewerken: bewerk de ontvangers die het document zullen ontvangen.
- Documenten bewerken: bewerk de documenten die naar uw ontvangers worden verzonden. Je kunt nieuwe documenten uploaden, een sjabloon gebruiken of uploaden vanuit de cloud.
- Geavanceerde opties: bewerk de rechten van ontvangers, stel herinneringen in, stel een vervaldatum in en activeer opmerkingen.
- Als je klaar bent met bewerken, klik je op Voorbeeld om een voorbeeld van het document te bekijken.
- Klik op Verzenden om het document te verzenden.
- Als het document is ondertekend door de ontvanger, verandert de status van de contactpersoon, het bedrijf of de deal in Voltooid.
Als je de DocuSign-kaart hebt toegevoegd aan de middelste kolom van je record, kun je ook enveloppen van DocuSign aan het record toevoegen:
- Klik in de DocuSign-integratiekaart op Toevoegen vanuit DocuSign.
- Selecteer in het rechterpaneel de envelop en klik op Toevoegen.
In deze DocuSign-integratiekaart kun je zien welke sjablonen naar een record zijn verzonden, de status, de ontvangers, de afzender en de aanmaakdatum en laatst bijgewerkte datum.
Let op: als de DocuSign app niet laadt in HubSpot, neem dan contact op met je DocuSign admin om er zeker van te zijn dat je alle relevante rechten hebt.
HubSpot velden gebruiken in je DocuSign sjabloon
Je kunt HubSpot-gegevens, zoals informatie uit je contactpersonen-, bedrijfs- of dealrecords, rechtstreeks in je DocuSign-sjabloon invoegen. Alleen vooraf gedefinieerde HubSpot velden (d.w.z. HubSpot eigenschappen die worden weergegeven wanneer de app voor het eerst wordt gekoppeld) kunnen worden gebruikt in je DocuSign-sjablonen. Velden die rechtstreeks in de ingesloten HubSpot-weergave zijn toegevoegd, worden niet toegepast. De voorgedefinieerde velden vind je in je DocuSign-instellingen. Het is op dit moment niet mogelijk om aangepaste HubSpot-velden toe te voegen.
Om je HubSpot-velden in DocuSign te gebruiken:
- Log in bij je DocuSign-account.
- Maak een sjabloon in je DocuSign-account.
- Selecteer een HubSpot-veld en voeg het toe aan je sjabloon. Alle HubSpot velden beginnen met HS en je kunt ze vinden in het gedeelte Aangepaste velden.
- Sla je sjabloon op.
- Navigeer naar je HubSpot-account en gebruik je sjabloon.
Let op: gegevens worden alleen ingevuld voor het objectrecord waarvan het sjabloon wordt gemaakt. Als je bijvoorbeeld een sjabloon maakt van het deal record, dan worden alleen de deal eigenschappen ingevuld.
DocuSign-events gebruiken om workflowacties te triggeren(Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise)
Je kunt workflowacties activeren vanuit DocuSign-events in contactworkflows.
- Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
- Klik op Workflow maken.
- Selecteer Contactgebaseerd als uw workflowtype en klik vervolgens op Workflow maken.
- Klik op de Contact inschrijving trigger om een inschrijving trigger toe te voegen. Selecteer in het rechterpaneel DocuSign: Tijdlijngebeurtenissjabloon contact of selecteer uw eigen inschrijvingstriggers.
- Zodra je inschrijftriggers zijn ingesteld, kun je acties toevoegen.
- Om een DocuSign-envelop te verzenden, selecteer je Send DocuSign envelop in de lijst met workflowacties. Selecteer de gebruiker en het sjabloon.
Wanneer je workflow is ingeschakeld, kun je enkele foutmeldingen tegenkomen:
| Fout | Hoe op te lossen |
| De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen plaatshouders of ontvangers. |
Deze fout heeft alleen betrekking op contactpersonenof deals. Zorg ervoor dat u het juiste aantal plaatshouders of ontvangers hebt toegevoegd aan uw DocuSign-sjabloon. |
| De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen ontvangers. |
Deze fout heeft alleen betrekking op contactpersonenof deals. Zorg ervoor dat het juiste aantal ontvangers is toegevoegd aan uw DocuSign-sjabloon. |
| Aan de DocuSign-workflowsjabloon zijn geen documenten toegevoegd. |
Zorg ervoor dat de juiste documenten aan de sjabloon zijn toegevoegd. |
| Het aantal dealcontactpersonen is groter dan de plaatsaanduidingen in de sjabloon. |
Zorg ervoor dat de sjabloon voldoende plaatsaanduidingen heeft voor het aantal contactpersonen naar wie u de envelop wilt sturen. Als u bijvoorbeeld drie contactpersonen hebt en slechts twee plaatshouders in de sjabloon, zullen alleen de eerste twee contactpersonen worden toegevoegd aan de envelop en deze ontvangen. |
| Auto-populatie voor dealcontacten was beperkt tot het aantal plaatshouders in uw sjabloon. Uw contactpersoon werd niet automatisch ingevuld als nieuwe ontvanger omdat de sjabloon hetzelfde e-mailadres bevat. |
Als het e-mailadres van de ontvanger gelijk is aan het e-mailadres van de contactpersoon, slaat HubSpot het automatisch vullen van contactpersonen uit het HubSpot-record over. |
Verwijder de DocuSign-app
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps.
- Beweeg de muis over de DocuSign app en klik op Acties > De-installeren.
- Typ in het pop-upvenster de gewenste tekst en klik op Verwijderen.
