HubSpot en Docusign verbinden

Verbind HubSpot en Docusign om Docusign-enveloppen te maken, aan te passen, te verzenden en bij te houden vanuit een contactpersoon-, bedrijfs- of dealrecord in uw HubSpot-account. U kunt aangepaste tekstvelden toevoegen aan de envelop die de eigenschappen van het record invullen. U kunt bijvoorbeeld de voor- en achternaam van de contactpersoon automatisch invullen in de Docusign-envelop wanneer u deze verzendt vanuit het contactrecord.

Let op: u kunt HubSpot-eigenschappen in Docusign-enveloppen gebruiken, maar dit is geen gegevenssynchronisatie-app die alle recordgegevens naar Docusign synchroniseert.

Voordat u begint

• Superbeheerder zijn of App Marketplace-machtigingen hebben in uw HubSpot-account.
• Een betaald Docusign-abonnement hebben.
• Een Docusign-admin zijn in uw Docusign-account.

De app verbinden

Docusign verbinden met HubSpot:

Opmerking: Docusign is een app op gebruikersniveau. Dit betekent dat elke HubSpot-gebruiker zijn Docusign-gebruiker moet koppelen. Meer informatie over het koppelen van uw gebruiker.

Uw Docusign-instellingen beheren

Als HubSpot Super Admin kunt u de functies van de Docusign-app ontdekken, een HMAC-beveiligingssleutel van Docusign toevoegen en uw verbonden gebruikers en account beheren. U kunt ook veldtoewijzingen configureren. Dit betekent dat eigenschappen van HubSpot-contacten, bedrijven of deals kunnen worden gebruikt in Docusign-enveloppen.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Docusign.
3. Een HMAC-beveiligingssleutel van Docusign toevoegen:

• • Klik rechtsboven op Acties > HMAC-beveiligingssleutel toevoegen.
  • Voer in het pop-upvenster uw HMAC-sleutel in en klik op Wijzigingen opslaan.

4. Uw Docusign-account wijzigen dat is verbonden met HubSpot:

• • Klik rechtsboven op Acties > Verbonden account wijzigen.
  • Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Kies een account om een ander verbonden account te selecteren.
  • Klik op Account wijzigen.

5. Uw admin-gebruiker opnieuw verbinden:

• • Klik rechtsboven op Acties > Gebruiker opnieuw verbinden.
  • Voer in het pop-upvenster je aanmeldingsgegevens in en klik op Aanmelden.

Let op: als u een gebruiker bent in meerdere Docusign-accounts, worden alle accounts verbonden met HubSpot.

Aangesloten gebruikers beheren

U kunt een tabel met uw verbonden Docusign-gebruikers bekijken en ze verwijderen. HubSpot-gebruikers die de Docusign-app niet hebben geïnstalleerd, kunnen hun Docusign-gebruiker verbinden.

Aangesloten gebruikers weergeven en beheren:

1. Klik op het tabblad Verbonden gebruikers.
2. De tabel toont alle verbonden HubSpot- en Docusign-gebruikers, de verbonden status en de verbindingsdatum.
3. Als u een gebruiker wilt verwijderen, klikt u op Acties > Verwijderen in de tabel naast de gebruiker die u wilt verwijderen.

Uw gebruiker verbinden met de al geïnstalleerde Docusign-app:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Docusign.
3. Klik op Gebruiker opnieuw verbinden.
4. Voer in het pop-upvenster uw aanmeldingsgegevens in en klik op Aanmelden.

Eigenschappen toewijzingen configureren

U kunt een koppeling maken tussen HubSpot-eigenschappen en Docusign-enveloppevelden met behulp van eigenschapstoewijzingen. U wilt bijvoorbeeld dat de voornaam van de contactpersoon automatisch wordt ingevuld op de Docusign-envelop. Je kunt de mapping zo configureren dat het veld Voornaam van de HS-contactpersoon van Docusign en de eigenschappen Voornaam van HubSpot aan elkaar zijn gekoppeld. Dit betekent dat als je het Docusign-veld HS Contact First Name in een envelop gebruikt, Docusign de waarde First name van de HubSpot-contactpersoon voorstelt.

Als een eigenschap niet is gekoppeld, wordt de waarde ervan niet voorgesteld in de envelop. Als Voornaam bijvoorbeeld niet is toegewezen, moet u de gewenste waarde handmatig invoeren wanneer u de envelop maakt.

Als u de toewijzingen van eigenschappen tussen Docusign en HubSpot-contactpersonen, bedrijven of deals wilt bekijken:

1. Klik op het tabblad Property Mappings.
2. Om de toewijzingen tussen HubSpot-eigenschappen en Docusign-velden te bekijken, klikt u op een objecttabblad.
3. Een aangepaste veldtoewijzing toevoegen:

• • Klik op Nieuwe toewijzing toevoegen.
  • Gebruik de vervolgkeuzemenu's om het Docusign-veld en de HubSpot-eigenschap te selecteren die u wilt toewijzen.
  • Klik op Opslaan.

4. Als u een toewijzing wilt verwijderen, gaat u met de muisaanwijzer over de toewijzing en klikt u op Acties > Verwijderen.

De Docusign-app gebruiken

Met de Docusign-app kun je historische enveloppen importeren in HubSpot, Docusign-enveloppen maken en verzenden vanuit HubSpot en Docusign-events gebruiken om HubSpot-workflowacties te activeren.

Docusign-enveloppen importeren

Als je machtigingen voor importeren hebt in HubSpot, kun je historische enveloppen importeren naar HubSpot.

Zo importeer je Docusign-enveloppen:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik rechtsboven op Importeren.
3. Klik op Een bestand importeren.
4. Selecteer Objecten van een app.
5. Selecteer Docusign-records en klik op Volgende.

6. Selecteer Enveloppen en klik op Volgende.
7. Controleer in het scherm Bevestigen het aantal enveloppen dat je naar HubSpot importeert.
8. Klik op Filter toevoegen om op specifieke enveloppen te filteren.

• • Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Selecteer een filter en selecteer een filter.

• • Selecteer de eigenschap operators.

• • Klik op Filter toepassen.

9. Klik op Begin import. Je wordt teruggeleid naar het scherm Importeren. Wanneer je import voltooid is, wordt deze weergegeven in de importtabel.

Docusign-documenten maken

Als u de Docusign-kaart hebt toegevoegd aan de middelste kolom van uw record, kunt u nieuwe enveloppen maken. U kunt ook bekijken welke enveloppen naar een record zijn verzonden, de status, de ontvangers, de afzender en de aanmaak- en laatst bijgewerkte datums.

Om een nieuwe envelop aan te maken:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar je contact-, bedrijfs- of dealrecords.

• • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

2. Klik op de naam van een record.
3. Navigeer in de middelste kolom naar de Docusign-integratiekaart.

4. Klik op Nieuw maken.
5. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Docusign-account en selecteer de Docusign-account.
6. Als u een bestaande sjabloon wilt selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Een sjabloon gebruiken en selecteert u een sjabloon. U kunt ook Zonder sjabloon selecteren.
7. Klik op Envelop maken.
8. Bekijk de bijgevoegde documenten op het tabblad Documenten. Je kunt ook documenten uploaden vanaf je computer, bestaande bestanden binnen HubSpot of bijlagen uit het record.
9. Kies op het tabblad Ontvangers de ontvangers die de envelop moeten ontvangen.

• • Selecteer van welke bedrijfs- en dealrecords je de gegevens op de envelop wilt gebruiken.
  • Controleer in het gedeelte Basisgegevens de gegevens van de ontvanger, zoals naam, e-mailadres, type ontvanger en identiteitscontrole. De gegevens van de ontvanger worden automatisch ingevuld als u enveloppen maakt vanuit een contactpersoon- of dealrecord. Als er meer dan één contactpersoon aan de deal is gekoppeld, worden de gegevens van de ontvanger vooraf ingevuld in de volgorde waarin de contactgegevens van Docusign zijn ontvangen.
  • Als u andere ontvangers wilt toevoegen, klikt u op Nieuwe ontvanger toevoegen en voegt u hun gegevens toe.
  • Bekijk de door HubSpot voorgestelde waarden in het gedeelte Documentvelden.

10. Schrijf op het tabblad Bericht een bericht voor uw ontvangers.

• • Schakel de optieAangepaste e-mail en taal in om de taal te kiezen en het bericht dat de ontvangers ontvangen aan te passen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenuTaal en selecteer een taal.
  • Voer hetonderwerp en de hoofdtekst vande e-mail in.

11. Bekijk de Docusign-envelop op het tabblad Bekijken.
12. Klik op Envelop verzenden om het document te verzenden.

Opmerking: als de Docusign-app niet wordt geladen in HubSpot, neem dan contact op met uw Docusign-beheerder om ervoor te zorgen dat u de relevante machtigingen hebt.

Bestaande Docusign-enveloppen beheren of verzenden

Als je de Docusign-kaart hebt toegevoegd aan de middelste kolom van je record, kun je bestaande enveloppen van Docusign aan het record toevoegen. Je kunt de envelop ook bewerken, de geschiedenis bekijken, de PDF downloaden en de envelop verwijderen uit HubSpot.

Bestaande Docusign-enveloppen beheren:

1. Navigeer in je HubSpot-account naar je contact-, bedrijfs- of dealrecords.

• • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

2. Klik op de naam van een record.
3. Navigeer in de middelste kolom naar de Docusign-integratiekaart.
4. Een bestaande envelop toevoegen:

• • Klik op Toevoegen vanuit Docusign.
  • Selecteer de envelop in het rechterpaneel en klik op Toevoegen. U kunt ook een envelop zoeken op naam of datumbereik.

5. Een bestaande envelop bewerken:

• • Ga met de muis over de envelop en klik op Acties.
  • Klik op Bewerken.
  • Navigeer door de documenteditor. Meer informatie over de editor.
  • Klik op Envelop verzenden om het document te verzenden.

6. De envelopgeschiedenis bekijken:

• • Beweeg de muis over de envelop en klik op Acties.
  • Klik op Geschiedenis weergeven. Je kunt bijvoorbeeld het tijdstempel zien van wanneer de envelop is verzonden.

7. De envelop verwijderen uit HubSpot:

• • Ga met de muis over de envelop en klik op Acties.
  • Klik op Verwijderen uit HubSpot.
  • Klik op Envelop verwijderen in het pop-upvenster. Hiermee wordt de envelop niet uit Docusign verwijderd.

HubSpot-eigenschappen gebruiken in uw Docusign-sjabloon

U kunt HubSpot-gegevens, zoals informatie uit uw contactpersonen-, bedrijfs- of dealrecords, rechtstreeks in uw Docusign-sjabloon invoegen. Velden die u rechtstreeks in de HubSpot-documenteditor toevoegt, worden niet automatisch ingevuld. De vooraf gedefinieerde velden vindt u in uw Docusign-instellingen.

U kunt uw HubSpot-eigenschappen als volgt gebruiken in Docusign:

1. Meld u aan bij uw Docusign-account.
2. Maak een sjabloon in uw Docusign-account.
3. Selecteer een HubSpot-veld en voeg het toe aan uw sjabloon. Alle HubSpot-eigenschappen beginnen met HS en je vindt ze in de sectie Aangepaste velden.
4. Sla uw sjabloon op.
5. Navigeer naar uw HubSpot-account en gebruik uw sjabloon.

Gebruik Docusign-gebeurtenissen om workflowacties te activeren(Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub, en Service Hub Professional en Enterprise).

Je kunt workflowacties activeren vanuit Docusign-gebeurtenissen in contact-, bedrijfs- en dealgebaseerde workflows.

Zo maakt u een workflow met een gebeurtenistrigger van Docusign:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op Workflow maken.
3. Selecteer Contactgebaseerd, Bedrijfgebaseerd of Dealgebaseerd en klik op Volgende.
4. Klik op Triggers instellen.
5. Selecteer in het rechterpaneel Wanneer aan de filtercriteria is voldaan en vervolgens Docusign: Eigenschappen gebeurtenissjabloon contacttijdlijn.
6. Zodra uw inschrijftriggers zijn ingesteld, kunt u acties toevoegen.
7. Als u een Docusign-envelop wilt verzenden, selecteert u Docusign-envelop verzenden in de lijst met workflowacties. Selecteer de gebruiker en de sjabloon.

Wanneer uw workflow is ingeschakeld, kunt u enkele foutmeldingen tegenkomen:

Deïnstalleer de Docusign-app

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Beweeg de muis over de Docusign-app en klik op Acties > Verwijderen.
3. Typ in het pop-upvenster de gewenste tekst en klik op Verwijderen.