Gebruik HubSpot's integratie met DocuSign

Gebruik de DocuSign-integratie om DocuSign-enveloppen te maken, aan te passen, te verzenden en te volgen vanuit een contact-, bedrijfs- of dealrecord in uw HubSpot-account.

Let op: u kunt geen informatie over contacten, bedrijven, deals of documenten synchroniseren tussen HubSpot en DocuSign.

Integratie eisen

Je moet een Super Admin zijn of App Marketplacerechtenhebbenin je HubSpotaccount.

Installeer de integratie

• Gebruik de zoekbalk om de DocuSign-integratie te zoeken en te selecteren.
• Klik in de rechterbovenhoek op Installeer app.
• Meld u aan bij uw DocuSign-account.
• Wanneer de integratie is geïnstalleerd, wordt u doorgestuurd naar uw pagina Verbonden apps.

De DocuSign-integratie gebruiken

Documenten maken en verzenden

U kunt een envelopsjabloon selecteren uit uw contact-, bedrijfs- en dealrecords. Wanneer een sjabloon is geselecteerd, kunt u ontvangers toevoegen en uw onderwerpregel en bericht bewerken.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar contactpersonen, bedrijven of deals.

• Klik op de naamvan eenrecord.

• In het rechterpaneel in deDocuSign sectie, klikt u opVerzenden vanuit een sjabloon.

• Selecteer uw sjabloon en klik op Volgende.

• Pas in het volgende scherm uw enveloppe aan:

1. Controleer documenten in uw envelop: controleer de documenten in uw geselecteerde sjabloon.

2. Voeg ontvangers toe aan je envelop door te zoeken in je HubSpot contacten. Bij het verzenden van een envelop vanuit een contact of deal record, zullen de naam en het e-mailadres van de ontvanger automatisch ingevuld worden.

• • Voeg ontvangers toe aan uw enveloppe.
  • Klik op de + om meer ontvangers toe te voegen.
  • Klik op X om ontvangers te verwijderen.
  • Selecteer een type ontvanger.

3. Pas het e-mailbericht voor uw ontvangers aan: voeg eenE-mailonderwerp en Bericht voor ontvangers toe. Als u voor elke ontvanger een ander bericht wilt schrijven, schakelt u het selectievakje Aangepast e-mailbericht voor elke ontvanger in.

• Klik op Verzenden naar ontvangers.
• Als u uw document wilt bewerken, klikt u op Documenten bewerken. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties om uw document te bewerken:
  • Bericht bewerken: bewerkde onderwerpregel en het bericht dat bij uw document wordt gevoegd.
  • Ontvangers bewerken: bewerkde ontvangers die het document zullen ontvangen.
  • Documentenbewerken: bewerkde documenten die naar uw ontvangers worden verzonden. U kunt nieuwe documenten uploaden, een sjabloon gebruiken of uploaden vanuit de cloud.
  • Geavanceerde opties: bewerkde rechten van ontvangers, stel herinneringen in, stel een vervaldatum in en activeer opmerkingen.
  • Sneltoetsen: bewerksneltoetsen en stel deze in als alternatief voor muisbesturing om veelvoorkomende acties op ontvangersvelden uit te voeren.

• Wanneer u klaar bent met bewerken, klikt u op Ontvanger bekijken om een voorbeeld van het document te bekijken.
• Om het document te verzenden, klikt u op Verzenden.
• Wanneer het document door de ontvanger is ondertekend, verandert de status van het contact-, bedrijfs- of dealrecord in Voltooid.

Gebruik HubSpot-velden in uw DocuSign-sjabloon

U kunt HubSpot-gegevens, zoals informatie uit uw contact-, bedrijfs- of transactierecords, rechtstreeks in uw DocuSign-sjabloon invoegen.

Zo gebruikt u uw HubSpot-velden in DocuSign:

• Meld u aan bij uw DocuSign-account.
• Maak een sjabloon in uw DocuSign-account.
• Selecteer een HubSpot-veld en voeg het toe aan uw sjabloon. Alle HubSpot-velden beginnen met HS.
• Sla uw sjabloon op.
• Navigeer naar uw HubSpot-account en gebruik uw sjabloon.

Let op: alleen vooraf gedefinieerde HubSpot-velden kunnen in uw DocuSign-sjablonen worden gebruikt. Vergeet niet om velden in uw DocuSign-sjabloon te plaatsen voordat u die sjabloon in HubSpot gebruikt. Velden die rechtstreeks in HubSpot embedded view zijn toegevoegd, worden niet toegepast.

DocuSign-gebeurtenissen gebruiken om workflowacties te activeren (Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise)

U kunt workflowacties activeren vanuit DocuSign-gebeurtenissen in contactworkflows.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op Workflow maken.
• Selecteer Contactgebaseerd als uw workflowtype en klik vervolgens op Workflow maken.
• Klik op de Contactregistratietrigger om een registratietrigger toe te voegen. Selecteer in het rechterpaneel DocuSign: Tijdlijngebeurtenissjabloon voor contact ofselecteer uw eigen inschrijftriggers.

• Zodra uw triggers voor inschrijving zijn ingesteld, kunt u acties toevoegen.
• Als u een DocuSign-enveloppe wilt verzenden, selecteert u DocuSign-enveloppe verzenden inde lijst met workflowacties. Selecteer de gebruiker en het sjabloon.

Wanneer uw workflow is ingeschakeld, kunt u enkele foutmeldingen tegenkomen:

De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen plaatshouders of ontvangers.

U kunt deze fout oplossen door naar uw DocuSign-sjabloon te navigeren en ervoor te zorgen dat u het juiste aantal plaatshouders of ontvangers hebt toegevoegd. Deze fout heeft alleen betrekking op Contactpersonen of Overeenkomsten.

De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen ontvangers.

U kunt deze fout oplossen door naar uw DocuSign-sjabloon te navigeren en ervoor te zorgen dat u het juiste aantal ontvangers hebt toegevoegd. Deze fout heeft alleen betrekking op Contactpersonen.

De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen documenten als bijlage.

U kunt deze fout oplossen door naar uw DocuSign-sjabloon te gaan en ervoor te zorgen dat u de juiste documenten hebt toegevoegd.

Het aantal contactpersonen voor deals is groter dan het aantal plaatshouders in de sjabloon.

Als het aantal contactpersonen voor deals groter is dan het aantal plaatshouders in uw sjabloon, zal HubSpot de lijst met contactpersonen afsnijden tot de grootte van de plaatshouders en alleen deze contactpersonen zullen de envelop ontvangen. Bijvoorbeeld, als u drie contacten en slechts twee plaatshouder op de sjabloon, alleen de eerste twee contacten zal worden toegevoegd. Zorg ervoor dat uw sjabloon voldoende plaatshouders bevat voor het aantal contacten waarnaar u de envelop wilt verzenden.

Auto-populatie voor deal contactpersonen was beperkt tot het aantal plaatshouders in uw sjabloon. OF Uw contactpersoon werd niet automatisch ingevuld als nieuwe ontvanger omdat de sjabloon hetzelfde e-mailadres bevat.

Als het e-mailadres van de ontvanger gelijk is aan het e-mailadres van de contactpersoon, slaat HubSpot het automatisch vullen van contactpersonen uit het HubSpot-record over.

Uw DocuSign-instellingen beheren

• Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
• Ga in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps.
• Klik op de DocuSign-integratie.

Uw toegewezen velden weergeven

• Navigeer naar het tabblad Toegewezen velden.
• Bekijk een lijst met uw HubSpot-eigenschappen en de bijbehorende DocuSign-velden.

Een HMAC-beveiligingssleutel toevoegen

• Klik in de rechterbovenhoek op Acties > HMAC-beveiligingssleutel toevoegen.
• Voer in het pop-upvenster uw HMAC-sleutel in en klik op Wijzigingen opslaan.
  
  

Uw verbonden DocuSign-account wijzigen

• Klik in de rechterbovenhoek op Acties > Verbonden account wijzigen.
• Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Account kiezen om een andere verbonden account te selecteren.
• Klik op Account wijzigen.

De DocuSign-integratie verwijderen

• Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
• Ga in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps.
• Beweeg de muis over de DocuSign-integratie en klik op Acties > Verwijderen .
• Typ in het pop-upvenster de gewenste tekst en klik op Verwijderen.