Gebruik HubSpot's integratie met DocuSign

Gebruik de DocuSign-integratie om DocuSign-enveloppen te maken, aan te passen, te verzenden en te volgen vanuit een contact-, bedrijfs- of dealrecord in uw HubSpot-account.

Let op: u kunt geen informatie over contacten, bedrijven, deals of documenten synchroniseren tussen HubSpot en DocuSign.

Integratie-eisen

U moet een Super Admin zijn of AppMarketplace-machtigingenhebben in uw HubSpot-account.

Installeer de integratie

• { local.navAppMarketplace }}
• Gebruik de zoekbalk om de DocuSign-integratie te zoeken en te selecteren.
• Klik in de rechterbovenhoek op App installeren.
• Meld u aan bij uw DocuSign-account.
• Wanneer de integratie is geïnstalleerd, wordt u omgeleid naar uw pagina Aangesloten apps.

De DocuSign-integratie gebruiken

Documenten maken en verzenden

U kunt een envelopsjabloon selecteren uit uw contact-, bedrijfs- en dealrecords. Wanneer een sjabloon is geselecteerd, kunt u ontvangers toevoegen en uw onderwerpregel en bericht bewerken.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar contactpersonen, bedrijven of deals.

• Klik op denaamvan een record.

• In het rechterpaneel in deDocuSign sectie, klikt u opVerzenden vanuit een sjabloon.

• Selecteer uw sjabloon en klik op Volgende.

• Pas in het volgende scherm uw enveloppe aan:

1. Controleer documenten in uw envelop: controleer de documenten in uw geselecteerde sjabloon.

2. Voeg ontvangers toe aan je envelop door te zoeken in je HubSpot contacten. Wanneer je een envelop verstuurt vanuit een contact- of dealrecord, zullen de naam en e-mail van de ontvanger automatisch ingevuld worden.

• • Voeg ontvangers toe aan je envelop.
  • Klik op de + om meer ontvangers toe te voegen.
  • Klik op X om ontvangers te verwijderen.
  • Selecteer een type ontvanger.

3. Pas het e-mailbericht voor uw ontvangers aan: voeg eenE-mailonderwerp en Bericht voor ontvangers toe. Als u voor elke ontvanger een ander bericht wilt schrijven, schakelt u het selectievakje Aangepast e-mailbericht voor elke ontvanger in.

• Klik op Verzenden naar ontvangers.
• Als u uw document wilt bewerken, klikt u op Documenten bewerken. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties om uw document te bewerken:
  • Bericht bewerken:bewerk de onderwerpregel en het bericht dat bij uw document wordt gevoegd.
  • Ontvangers bewerken:bewerk de ontvangers die het document zullen ontvangen.
  • Documentenbewerken: bewerk de documenten die naar uw ontvangers worden verzonden. U kunt nieuwe documenten uploaden, een sjabloon gebruiken of uploaden vanuit de cloud.
  • Geavanceerde opties:bewerk de rechten van ontvangers, stel herinneringen in, stel een vervaldatum in en activeer opmerkingen.
  • Sneltoetsen:bewerk sneltoetsen en stel deze in als alternatief voor muisbesturing om veelvoorkomende acties uit te voeren op velden van ontvangers.

• Wanneer u klaar bent met bewerken, klikt u op Ontvanger bekijken om een voorbeeld van het document te bekijken.
• Om het document te verzenden, klikt u op Verzenden.
• Wanneer het document door de ontvanger is ondertekend, verandert de status van het contact-, bedrijfs- of dealrecord in Voltooid.

HubSpot-velden gebruiken in uw DocuSign-sjabloon

U kunt HubSpot-gegevens, zoals informatie uit uw contact-, bedrijfs- of dealrecords, rechtstreeks invoegen in uw DocuSign-sjabloon. Alleen vooraf gedefinieerde HubSpot-velden kunnen worden gebruikt in uw DocuSign-sjablonen en velden die rechtstreeks in de ingesloten HubSpot-weergave zijn toegevoegd, wordenniet

Om uw HubSpot-velden te gebruiken in DocuSign:

• Meld u aan bij uw DocuSign-account.
• Maak een sjabloon in uw DocuSign-account.
• Selecteer een HubSpot-veld en voeg het toe aan uw sjabloon. Alle HubSpot-velden beginnen met HS.
• Sla uw sjabloon op.
• Navigeer naar uw HubSpot-account en gebruik uw sjabloon.

Let op:gegevens zullen alleen worden ingevuld voor het objectrecord waarvan de sjabloon wordt gemaakt. Bijvoorbeeld, als je een sjabloon maakt van het deal record, zullen alleendeal eigenschappen worden ingevuld.

DocuSign-gebeurtenissen gebruiken om workflowacties te triggeren (Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise

U kunt workflowacties

• { local.navWorkflows }}
• Klik op Workflow maken.
• Selecteer Contact-gebaseerd als uw workflow type en klik vervolgens op Creëer workflow.
• Klik op de Contact enrollment trigger om een enrollment trigger toe te voegen. Selecteer in het rechterpaneel DocuSign: Tijdlijngebeurtenissjabloon Contactof selecteer uw eigen inschrijftriggers.

• Zodra uw triggers voor inschrijving zijn ingesteld, kunt u acties toevoegen.
• Als u een DocuSign-enveloppe wilt verzenden, selecteert u DocuSign-enveloppe verzendenin de lijst met workflowacties. Selecteer de gebruiker en het sjabloon.

Wanneer uw workflow is ingeschakeld, kunt u enkele foutmeldingen tegenkomen:

De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen plaatshouders of ontvangers.

U kunt deze fout oplossen door naar uw DocuSign-sjabloon te navigeren en ervoor te zorgen dat u het juiste aantal tijdelijke aanduidingen of ontvangers hebt toegevoegd. Deze fout heeft alleen betrekking op Contactpersonen of Overeenkomsten

De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen ontvangers.

U kunt deze fout oplossen door naar uw DocuSign-sjabloon te navigeren en ervoor te zorgen dat u het juiste aantal ontvangers hebt toegevoegd. Deze fout heeft alleen betrekking op Contactpersonen

De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen documenten als bijlage.

U kunt deze fout oplossen door naar uw DocuSign-sjabloon te gaan en ervoor te zorgen dat u de juiste documenten hebt toegevoegd.

Het aantal contactpersonen voor deals is groter dan het aantal plaatshouders in de sjabloon.

Als het aantal contactpersonen meer is dan het aantal plaatshouders in uw sjabloon zal HubSpot de lijst met contactpersonen afknippen tot de grootte van de plaatshouders en alleen deze contactpersonen zullen de envelop ontvangen. Bijvoorbeeld, als je drie contacten hebt en slechts twee placeholders in de template, zullen alleen de eerste twee contacten worden toegevoegd. Zorg ervoor dat uw sjabloon voldoende plaatshouders bevat voor het aantal contacten waarnaar u de envelop wilt verzenden.

Auto-populatie voor dealcontacten was beperkt tot het aantal plaatshouders in uw sjabloon. OF Uw contactpersoon werd niet automatisch ingevuld als nieuwe ontvanger omdat de sjabloon hetzelfde e-mailadres bevat.

Als het e-mailadres van de ontvanger gelijk is aan het e-mailadres van de contactpersoon, zal HubSpot het automatisch vullen van contactpersonen uit het HubSpot-record overslaan.

Uw DocuSign-instellingen beheren

• { local.navSettings }}
• Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps.
• Klik op de DocuSign-integratie.

Bekijk uw gemapte velden

• Navigeer naar het tabblad Toegewezen velden.
• Bekijk een lijst met uw HubSpot-eigenschappen en de bijbehorende DocuSign-velden.

Een HMAC beveiligingssleutel toevoegen

• Klik in de rechterbovenhoek op Acties > HMAC-beveiligingssleutel toevoegen.
• Voer in het pop-upvenster uw HMAC-sleutel in en klik op Wijzigingen opslaan.
  
  

Uw verbonden DocuSign-account wijzigen

• Klik in de rechterbovenhoek op Acties > Gekoppelde account wijzigen.
• Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Account kiezen om een andere verbonden account te selecteren.
• Klik op Account wijzigen.

De DocuSign-integratie verwijderen

• { local.navSettings }}
• Ga in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps.
• Beweeg de muis over de DocuSign-integratie en klik op Acties > Verwijderen.
• Typ in het pop-upvenster de gewenste tekst en klik op Verwijderen.