Laatst bijgewerkt: juni 28, 2023
Gebruik de DocuSign-integratie om DocuSign-enveloppen te maken, aan te passen, te verzenden en te volgen vanuit een contactpersoon, bedrijf of dealrecord in je HubSpot-account.
Let op: je kunt geen informatie over contactpersonen, bedrijven, deals of documenten synchroniseren tussen HubSpot en DocuSign.
Vereisten voor integratie
- Je moet een superbeheerder zijn of App Marketplace rechten hebben in je HubSpot account.
Installeer de integratie
-
Klik in je HubSpot account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de navigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
- Gebruik de zoekbalk om de DocuSign integratie te vinden en te selecteren.
- Klik rechtsboven op app installeren.
- Log in op uw DocuSign-account.
- Wanneer de integratie is geïnstalleerd, wordt u doorgestuurd naar uw pagina Aangesloten apps.
De DocuSign-integratie gebruiken
Lees hieronder hoe je documenten kunt maken en verzenden met de DocuSign-integratie, HubSpot-velden in je DocuSign-sjabloon kunt gebruiken en DocuSign-evenementen kunt gebruiken om HubSpot-workflowacties te activeren.
Documenten maken en verzenden
- documenten kunnen alleen worden gemaakt en verwijderd in het DocuSign-platform en niet in je HubSpot-account.
- Bijlagen van DocuSign kunnen niet worden gesynchroniseerd naar de bijlagenkaart op een objectrecord.
Je kunt een enveloppensjabloon selecteren uit je contact-, bedrijfs- en dealrecords. Als je een sjabloon hebt geselecteerd, kun je ontvangers toevoegen en de onderwerpregel en het bericht bewerken.
- Navigeer in je HubSpot-account naar contactpersonen, bedrijven of deals.
-
Klik op de naam van een record.
- Klik in het rechterpaneel in het gedeelte DocuSign op Verzenden vanuit een sjabloon.
- Selecteer je sjabloon en klik op Volgende.
- Pas in het volgende scherm uw envelop aan:
- Controleer de documenten in je envelop: controle er de documenten in je geselecteerde sjabloon.
- Voeg ontvangers toe aan je envelop door te zoeken in je HubSpot-contactpersonen. Als je een envelop verstuurt vanuit een contact of deal record, worden de naam en het e-mailadres van de ontvanger automatisch ingevuld.
-
-
- Voeg ontvangers toe aan je envelop.
- Klik op de + om meer ontvangers toe te voegen.
- Klik op X om ontvangers te verwijderen.
- Selecteer een type ontvanger.
-
-
- Pas het e-mailbericht voor je ontvangers aan: voeg eenE-mailonderwerp en Bericht voor ontvangers toe. Als je voor elke ontvanger een ander bericht wilt schrijven, schakel je het selectievakje Aangepast e-mailbericht voor elke ontvanger in.
-
-
- Klik op Verzenden naar ontvangers.
-
- Als je je document wilt bewerken, klik je op Documenten bewerken. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties om je document te bewerken:
- Bericht bewerken: bewerk de onderwerpregel en het bericht dat bij uw document wordt gevoegd.
- Ontvangers bewerken: bewerk de ontvangers die het document zullen ontvangen.
- Documenten bewerken: bewerk de documenten die naar uw ontvangers worden verzonden. Je kunt nieuwe documenten uploaden, een sjabloon gebruiken of uploaden vanuit de cloud.
- Geavanceerde opties: bewerk de privileges van ontvangers, stel herinneringen in, stel een vervaldatum in en activeer opmerkingen.
- Sneltoetsen: bewerk en stel sneltoetsen in als alternatief voor muisbesturing om veelvoorkomende acties uit te voeren op ontvangervelden.
- Als je klaar bent met bewerken, klik je op Ontvangstvoorbeeld om een voorbeeld van het document te bekijken.
- Klik op Verzenden om het document te verzenden.
- Als het document is ondertekend door de ontvanger, verandert de status van de contactpersoon, het bedrijf of de deal in Voltooid.
Let op: als de DocuSign-integratie niet wordt geladen in HubSpot, neem dan contact op met je DocuSign-administrator om er zeker van te zijn dat je alle relevante rechten hebt.
HubSpot velden gebruiken in je DocuSign sjabloon
Je kunt HubSpot-gegevens, zoals informatie uit je contactpersonen-, bedrijfs- of dealrecords, rechtstreeks in je DocuSign-sjabloon invoegen. Alleen vooraf gedefinieerde HubSpot velden (d.w.z. HubSpot eigenschappen die worden vermeld wanneer de integratie voor het eerst wordt gekoppeld) kunnen worden gebruikt in je DocuSign-sjablonen. Velden die rechtstreeks in de ingesloten HubSpot-weergave zijn toegevoegd, worden niet toegepast. De voorgedefinieerde velden vind je in je DocuSign-instellingen. Het is op dit moment niet mogelijk om aangepaste HubSpot-velden toe te voegen.
Om je HubSpot-velden in DocuSign te gebruiken:
- Log in bij je DocuSign-account.
- Maak een sjabloon in je DocuSign-account.
- Selecteer een HubSpot-veld en voeg het toe aan je sjabloon. Alle HubSpot velden beginnen met HS en je kunt ze vinden in het gedeelte Aangepaste velden.
- Sla je sjabloon op.
- Navigeer naar je HubSpot-account en gebruik je sjabloon.
Let op: gegevens worden alleen ingevuld voor het objectrecord waarvan het sjabloon wordt gemaakt. Als je bijvoorbeeld een sjabloon maakt van het deal record, dan worden alleen de deal eigenschappen ingevuld.
DocuSign-events gebruiken om workflowacties te triggeren(Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise)
Je kunt workflowacties activeren vanuit DocuSign-events in contactworkflows.
- Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
- Klik op Workflow maken.
- Selecteer Contactgebaseerd als uw workflowtype en klik vervolgens op Workflow maken.
- Klik op de Contact inschrijving trigger om een inschrijving trigger toe te voegen. Selecteer in het rechterpaneel DocuSign: Tijdlijngebeurtenissjabloon contact of selecteer uw eigen inschrijvingstriggers.
- Zodra je inschrijftriggers zijn ingesteld, kun je acties toevoegen.
- Om een DocuSign-envelop te verzenden, selecteer je Send DocuSign envelop in de lijst met workflowacties. Selecteer de gebruiker en het sjabloon.
Wanneer je workflow is ingeschakeld, kun je enkele foutmeldingen tegenkomen:
| Fout | Hoe op te lossen |
| De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen plaatshouders of ontvangers. |
Deze fout heeft alleen betrekking op contactpersonenof deals. Zorg ervoor dat u het juiste aantal plaatshouders of ontvangers hebt toegevoegd aan uw DocuSign-sjabloon. |
| De DocuSign-workflowsjabloon heeft geen ontvangers. |
Deze fout heeft alleen betrekking op contactpersonenof deals. Zorg ervoor dat het juiste aantal ontvangers is toegevoegd aan uw DocuSign-sjabloon. |
| Aan de DocuSign-workflowsjabloon zijn geen documenten toegevoegd. |
Zorg ervoor dat de juiste documenten aan de sjabloon zijn toegevoegd. |
| Het aantal dealcontactpersonen is groter dan de plaatsaanduidingen in de sjabloon. |
Zorg ervoor dat de sjabloon voldoende plaatsaanduidingen heeft voor het aantal contactpersonen naar wie u de envelop wilt sturen. Als u bijvoorbeeld drie contactpersonen hebt en slechts twee plaatshouders in de sjabloon, zullen alleen de eerste twee contactpersonen worden toegevoegd aan de envelop en deze ontvangen. |
| Auto-populatie voor dealcontacten was beperkt tot het aantal plaatshouders in uw sjabloon. Uw contactpersoon werd niet automatisch ingevuld als nieuwe ontvanger omdat de sjabloon hetzelfde e-mailadres bevat. |
Als het e-mailadres van de ontvanger gelijk is aan het e-mailadres van de contactpersoon, slaat HubSpot het automatisch vullen van contactpersonen uit het HubSpot-record over. |
Uw DocuSign-instellingen beheren
- Klik in je HubSpot account op het instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
- Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps.
- Klik op de DocuSign-integratie.
Bekijk je in kaart gebrachte velden
- Navigeer naar het tabblad In kaart gebrachte velden.
- Bekijk een lijst met je HubSpot-eigenschappen en de bijbehorende DocuSign-velden.
Voeg een HMAC-beveiligingssleutel toe
- Klik rechtsboven op Acties > HMAC-beveiligingssleutel toevoegen.
- Voer in het pop-upvenster je HMAC-sleutel in en klik op Wijzigingen opslaan.
Je verbonden DocuSign-account wijzigen
Als je een gebruiker van meerdere accounts bent, worden alle accounts verbonden met HubSpot.- Klik rechtsboven op Acties > Verbonden account wijzigen.
- Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Kies een account om een ander verbonden account te selecteren.
- Klik op Account wijzigen.
De DocuSign-integratie verwijderen
- Klik in je HubSpot account op het instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
- Navigeer in het linkerpaneel naar Integraties > Aangesloten apps.
- Beweeg de muis over de DocuSign-integratie en klik op Acties > De-installeren.
- Typ in het pop-upvenster de gewenste tekst en klik op Verwijderen.
