Laatst bijgewerkt: februari 14, 2025
Verbind HubSpot en Docusign om Docusign-enveloppen te maken, aan te passen, te verzenden en bij te houden vanuit een contactpersoon-, bedrijfsrecord of dealrecord in uw HubSpot-account. U kunt aangepaste tekstvelden aan de envelop toevoegen die de waarden van de eigenschappen van het record invullen. U kunt bijvoorbeeld de voor- en achternaam van de contactpersoon automatisch invullen in de Docusign-envelop wanneer u deze verzendt vanuit het Contactpersoonrecord.
Opmerking: u kunt de waarden van eigenschappen van HubSpot gebruiken in Docusign-enveloppen, maar dit is geen gegevenssynchronisatie-app die volledige recordgegevens naar Docusign synchroniseert.
Voordat je begint
Om HubSpot en Docusign te verbinden, moet u- Superbeheerder zijn of App-marktplaats rechten hebben in je Hubspot account.
- Een betaald Docusign-abonnement hebben.
De app aansluiten
Docusign verbinden met HubSpot:
-
Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
- Gebruik de zoekbalk om de Docusign-app te zoeken en te selecteren.
- Klik rechtsboven op App installeren.
- Voer in het dialoogvenster uw aanmeldingsgegevens in.
- Klik op Installeren. U wordt doorgestuurd naar uw pagina Aangesloten apps.
Opmerking: Docusign is een app op gebruikersniveau. Dit betekent dat elke HubSpot-gebruiker zijn Docusign-gebruiker moet koppelen. Meer informatie over het koppelen van uw gebruiker.
Uw Docusign-instellingen beheren
Als HubSpot Superbeheerder kunt u de functies van de Docusign-app ontdekken, een HMAC-beveiligingssleutel van Docusign toevoegen en uw verbonden gebruikers en account beheren. U kunt ook veldtoewijzingen configureren. Dit betekent dat de bedrijfseigenschappen van HubSpot voor contactpersonen, bedrijven of deals kunnen worden gebruikt in enveloppen van Docusign.
- Klik op Docusign.
- Een HMAC-beveiligingssleutel van Docusign toevoegen:
- Klik rechtsboven op Acties > HMAC-beveiligingssleutel toevoegen.
- Voer in het pop-upvenster uw HMAC-sleutel in en klik op Wijzigingen opslaan.
- Uw Docusign-account wijzigen dat is verbonden met HubSpot:
- Klik rechtsboven op Acties > Verbonden account wijzigen.
- Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Kies een account om een ander verbonden account te selecteren.
- Klik op Account wijzigen.
- Uw admin-gebruiker opnieuw verbinden:
- Klik rechtsboven op Acties > Gebruiker opnieuw verbinden.
- Voer in het pop-upvenster uw aanmeldingsgegevens in en klik op Aanmelden.
Let op: als u een gebruiker bent van meerdere Docusign-accounts, worden alle accounts gekoppeld aan HubSpot.
Aangesloten gebruikers beheren
Je kunt een tabel met je met Docusign verbonden gebruikers bekijken en ze verwijderen. HubSpot-gebruikers die de Docusign-app niet hebben geïnstalleerd, kunnen hun Docusign-gebruiker verbinden.
Om aangesloten gebruikers te bekijken en te beheren:
- Klik op het tabblad Verbonden gebruikers.
- De tabel toont alle verbonden HubSpot- en Docusign-gebruikers, de verbonden status en de verbindingsdatum.
- Als u een gebruiker wilt verwijderen, klikt u op Acties > Verwijderen in de tabel naast de gebruiker die u wilt verwijderen.
Om uw gebruiker te verbinden met de reeds geïnstalleerde Docusign-app:
- Klik op Docusign.
- Klik op Gebruiker opnieuw verbinden.
- Voer in het pop-upvenster uw aanmeldingsgegevens in en klik op Aanmelden.
Toewijzingen voor eigenschappen configureren
U kunt een koppeling maken tussen de eigenschappen van HubSpot en de velden van de Docusign-envelop met behulp van veldtoewijzingen. Je wilt bijvoorbeeld dat de voornaam van de contactpersoon automatisch wordt ingevuld op de Docusign-envelop. U kunt de veldtoewijzing zo configureren dat het veld Voornaam van de HS-contactpersoon van Docusign en de eigenschappen Voornaam van HubSpot met elkaar verbonden zijn. Dit betekent dat als u het Docusign-veld HS Contactpersoon Voornaam in een envelop gebruikt, Docusign de waarde Voornaam van de HubSpot-contactpersoon voorstelt.
Als een eigenschap niet in kaart is gebracht, wordt de waarde ervan niet voorgesteld in de envelop. Als bijvoorbeeld Voornaam niet in kaart is gebracht, moet je de gewenste waarde handmatig invoeren wanneer je de envelop maakt.
Eigenschapstoewijzingen bekijken tussen contactpersonen, bedrijven of deals van Docusign en Hubspot:
- Klik op het tabblad Eigenschapstoewijzingen.
- Om veldtoewijzingen tussen HubSpot-eigenschappen en Docusign-velden te bekijken, klikt u op een tabblad Object.
- Een aangepaste veldtoewijzing toevoegen:
- Klik op Nieuwe toewijzing toevoegen.
- Gebruik de vervolgkeuzemenu's om het Docusign-veld en de HubSpot-eigenschap te selecteren die u wilt toewijzen.
- Klik op Opslaan.
- Als u een toewijzing wilt verwijderen, gaat u met de muisaanwijzer over de toewijzing en klikt u op Acties > Verwijderen.
Opmerking:
- Om een aangepast Docusign-veld in kaart te brengen, moet het een unieke tooltip en een tekstveldtype hebben.
- Het toewijzen van aangepaste eigenschappen is alleen beschikbaar voor de plannen Docusign eSignature Business Pro of hoger.
Gebruik de Docusign-app
Met de Docusign-app kunt u historische enveloppen importeren in HubSpot, Docusign-enveloppen maken en verzenden vanuit HubSpot en gebeurtenissen in Docusign gebruiken om HubSpot workflowacties te activeren.
Docusign-enveloppen importeren
Als je importeerrechten hebt in Hubspot, kun je historische enveloppen importeren naar Hubspot.
Docusign-enveloppen importeren:
- Navigeer in je HubSpot account naar CRM > Contactpersonen.
- Klik rechtsboven op Importeren.
- Klik op Een bestand importeren.
- Selecteer Objecten van een app.
- Selecteer Docusign records en klik op Volgende.
- Selecteer Enveloppen en klik op Volgende.
- Controleer in het scherm Bevestigen het aantal enveloppen dat je naar HubSpot importeert.
- Klik op Filter toevoegen om op specifieke enveloppen te filteren.
- Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Selecteer een filter en selecteer een filter.
- Selecteer de eigenschap operators.
- Klik op Filter toepassen.
- Klik op Begin met importeren. Je wordt teruggeleid naar het scherm Importeren. Wanneer je import voltooid is, wordt deze weergegeven in de importeertabel.
Docusign-documenten maken
Als u de Docusign-kaart hebt toegevoegd aan de middelste kolom van uw record, kunt u nieuwe enveloppen maken. U kunt ook bekijken welke enveloppen naar een record zijn verzonden, de status, de ontvangers, de afzender en de aanmaak- en laatst bijgewerkte datums.
Een nieuwe envelop maken:
- Navigeer in je Hubspot account naar je contactrecords, bedrijfsrecords of dealrecords.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
- Klik op de naam van een record.
- Navigeer in de middelste kolom naar de Docusign-integratiekaart.
- Klik op Nieuw maken.
- Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu voor de Docusign-account en selecteer de Docusign-account.
- Als je een bestaande sjabloon wilt selecteren, klik je op het vervolgkeuzemenu Gebruik een sjabloon en selecteer je een sjabloon. Je kunt ook Zonder sjabloon selecteren.
- Klik op Envelop maken.
- Bekijk de bijgevoegde documenten op het tabblad Documenten. Je kunt ook documenten uploaden vanaf je computer, bestaande bestanden binnen HubSpot of bijlagen vanuit het record.
- Kies op het tabblad Ontvangers ontvangers die de envelop willen ontvangen.
- Selecteer van welke bedrijfsrecords en dealrecords je de gegevens op de envelop wilt gebruiken.
- Bekijk in het gedeelte Basisgegevens de gegevens van de ontvanger, zoals naam, e-mailadres, type ontvanger en identiteitscontrole. Gegevens van de ontvanger worden automatisch ingevuld als u enveloppen maakt van een contactpersoonrecord of dealrecord. Als er meer dan één contactpersoon aan de deal is gekoppeld, worden de gegevens van de ontvanger vooraf ingevuld in de volgorde waarin de contactgegevens van Docusign zijn ontvangen.
- Als u andere ontvangers wilt toevoegen, klikt u op Nieuwe ontvanger toevoegen en voegt u hun gegevens toe.
- Bekijk de door HubSpot voorgestelde waarden in het gedeelte Documentvelden.
- Schrijf op het tabblad Bericht een bericht voor uw ontvangers.
- Schakel de optieAangepaste e-mail en taal in om de taal te kiezen en het bericht dat de ontvangers ontvangen aan te passen.
- Klik op het vervolgkeuzemenuTaal en selecteer een taal.
- Voer hetonderwerp en de hoofdtekst vande e-mail in.
- Bekijk de Docusign-envelop op het tabblad Bekijken.
- Klik op Envelop verzenden om het document te verzenden.
Opmerking: als de Docusign-app niet wordt geladen in HubSpot, neem dan contact op met uw Docusign-administrator om ervoor te zorgen dat u over de relevante machtigingen beschikt.
Bestaande Docusign-enveloppen beheren of verzenden
Als je de Docusign-kaart hebt toegevoegd aan de middelste kolom van je record, kun je bestaande enveloppen van Docusign toevoegen aan het record. Je kunt de envelop ook bewerken, de geschiedenis bekijken, de PDF downloaden en de envelop verwijderen uit HubSpot.
Bestaande Docusign-enveloppen beheren:
- Navigeer in je Hubspot account naar je contactrecords, bedrijfsrecords of dealrecords.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
- Klik op de naam van een record.
- Navigeer in de middelste kolom naar de Docusign-integratiekaart.
- Een bestaande envelop toevoegen:
- Klik op Toevoegen vanuit Docusign.
- Selecteer de envelop in het rechterpaneel en klik op Toevoegen. U kunt ook een envelop zoeken op naam of datumbereik.
- Een bestaande envelop bewerken:
- Ga met de muis over de envelop en klik op Acties.
- Klik op Bewerken.
- Navigeer door de documenteditor. Meer informatie over de editor.
- Klik op Envelop verzenden om het document te verzenden.
- De envelopgeschiedenis bekijken:
- Beweeg de muis over de envelop en klik op Acties.
- Klik op Geschiedenis weergeven. Je kunt bijvoorbeeld het tijdstempel zien van wanneer de envelop is verzonden.
- De envelop verwijderen uit HubSpot:
- Ga met de muis over de envelop en klik op Acties.
- Klik op Verwijderen uit HubSpot.
- Klik op Envelop verwijderen in het pop-upvenster. Hiermee wordt de envelop niet uit Docusign verwijderd.
Gebruik de eigenschappen van HubSpot in uw Docusign-sjabloon
U kunt HubSpot-gegevens, zoals informatie uit uw contactpersonen, bedrijfsrecords of dealrecords, rechtstreeks in uw Docusign-sjabloon invoegen. Velden die rechtstreeks in de HubSpot-documenteditor worden toegevoegd, worden niet automatisch ingevuld. De vooraf gedefinieerde velden vindt u in uw Docusign-instellingen.
Om uw HubSpot eigenschappen in Docusign te gebruiken:
- Meld u aan bij uw Docusign-account.
- Maak een sjabloon in uw Docusign-account.
- Selecteer een HubSpot-veld en voeg het toe aan uw sjabloon. Alle eigenschappen van HubSpot beginnen met HS en u kunt ze vinden in de sectie Aangepaste velden.
- Sla uw sjabloon op.
- Navigeer naar uw HubSpot-account en gebruik uw sjabloon.
Let op: gegevens worden alleen ingevuld voor het record waarvan de sjabloon wordt gemaakt. Als u bijvoorbeeld een sjabloon maakt van het Dealrecord, dan worden alleen de eigenschappen van de deal ingevuld.
Gebruik Docusign-gebeurtenissen om workflowacties te triggeren(Marketing Hub, Sales Hub, Operations Hub, en Service Hub Professional en Enterprise)
U kunt workflowacties activeren vanuit gebeurtenissen in Docusign in workflows op basis van contactpersonen, bedrijven en deals.
- Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
- Klik op Workflow maken.
- Selecteer Contactpersoon, Bedrijf of Deal en klik op Volgende.
- Klik op Triggers instellen.
- Selecteer in het rechterpaneel Wanneer aan de filtercriteria is voldaan en vervolgens Docusign: Contacteigenschap Tijdlijn Gebeurtenissjabloon.
- Zodra uw registratietriggers zijn ingesteld, kunt u actiereeks toevoegen.
- Als u een Docusign-envelop wilt verzenden, selecteert u Send Docusign envelop in de lijst met workflowacties. Selecteer de gebruiker en de sjabloon.
Als je workflow is ingeschakeld, kun je een aantal foutmeldingen tegenkomen:
| Fout | Hoe op te lossen |
| De workflowsjabloon van Docusign heeft geen plaatshouders of ontvangers. |
Deze fout heeft alleen betrekking op contactpersonenof deals. Zorg ervoor dat u het juiste aantal plaatshouders of ontvangers hebt toegevoegd aan uw Docusign-sjabloon. |
| De Docusign-sjabloon voor workflows heeft geen ontvangers. |
Deze fout heeft alleen betrekking op contactpersonenof deals. Zorg ervoor dat u het juiste aantal ontvangers hebt toegevoegd aan uw Docusign-sjabloon. |
| De workflowsjabloon van Docusign bevat geen documenten. |
Controleer of de juiste documenten aan de sjabloon zijn toegevoegd. |
| Het aantal contactpersonen voor deals is groter dan de plaatsaanduidingen in de sjabloon. |
Zorg ervoor dat de sjabloon voldoende plaatsaanduidingen heeft voor het aantal contactpersonen naar wie u de envelop wilt sturen. Als u bijvoorbeeld drie contactpersonen hebt en slechts twee plaatshouders in de sjabloon, zullen alleen de eerste twee contactpersonen worden toegevoegd aan de envelop en deze ontvangen. |
| Auto-populatie voor deals contactpersonen was beperkt tot het aantal plaatshouders in uw sjabloon. Uw contactpersoon werd niet automatisch ingevuld als nieuwe ontvanger omdat de sjabloon hetzelfde e-mailadres bevat. |
Als het e-mailadres van de ontvanger gelijk is aan het e-mailadres van de contactpersoon, slaat HubSpot het automatisch vullen van contactpersonen uit het Hubspot-record over. |
De Docusign-app verwijderen
- Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
- Beweeg de muis over de Docusign-app en klik op Acties > De-installeren.
- Typ in het pop-upvenster de gewenste tekst en klik op Verwijderen.
