Conectar o HubSpot e o Docusign

Use a integração do DocuSign para criar, personalizar, enviar e rastrear envelopes do DocuSign de um registro de contato, empresa ou negócio na sua conta da HubSpot. Você pode adicionar campos de texto personalizados ao envelope que preenchem os valores de propriedade do registro. Por exemplo, você pode preencher automaticamente o nome e o sobrenome do contato no envelope do Docusign ao enviá-lo do registro do contato.

Observação: você pode usar os valores de propriedades do HubSpot nos envelopes do Docusign; no entanto, este não é um aplicativo de sincronização de dados que sincroniza detalhes completos do registro com o Docusign. 

Antes de começar

• Seja um Superadministrador ou tenha permissões de Marketplace de aplicativos em sua conta HubSpot.
• Tenha um plano pago do Docusign. 
• Seja um administrador em sua conta do Docusign. 

Conectar o aplicativo

Para conectar o Docusign ao HubSpot:

Observação: o Docusign é um aplicativo em nível de usuário. Isso significa que cada usuário do HubSpot deve conectar seu usuário do Docusign. Saiba mais sobre como conectar seu usuário.

Gerenciar as configurações do Docusign

Como Superadministrador do HubSpot, você pode descobrir os recursos do aplicativo Docusign, adicionar uma chave de segurança HMAC a partir do Docusign e gerenciar seus usuários e conta conectados. Você também pode configurar mapeamentos de campo. Isso significa que as propriedades de contato, empresa ou negócio do HubSpot podem ser usadas dentro de envelopes do Docusign.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique em DocuSign. 
3. Para adicionar uma chave de segurança HMAC a partir do Docusign:

• • No canto superior direito, clique em Ações > Adicionar chave de segurança HMAC.
  • Na janela pop-up, insira sua chave HMAC e clique em Salvar alterações.

4. Para alterar sua conta do Docusign conectada ao HubSpot: 

• • No canto superior direito, clique em Ações > Alterar conta conectada.
  • Na janela pop-up, clique no menu suspenso Escolha uma conta para selecionar uma conta conectada diferente.
  • Clique em Alterar conta.

5. Para reconectar seu usuário administrador:

• • No canto superior direito, clique em Ações > Reconectar usuário.
  • Na janela pop-up, insira suas credenciais de login e clique em Fazer login em.

Observação: se você for um usuário em várias contas do Docusign, todas elas serão conectadas ao HubSpot.

Gerenciar usuários conectados

Você pode visualizar uma tabela com os usuários conectados ao Docusign e excluí-los. Os usuários do HubSpot que não instalaram o aplicativo Docusign podem se conectar a seus usuários do Docusign.

Para exibir e gerenciar usuários conectados:

1. Clique na guia Usuários conectados.
2. A tabela mostra todos os usuários do HubSpot e do Documentum conectados, o status conectado e a data da conexão. 
3. Para excluir um usuário, clique em Ações > Excluir na tabela ao lado do usuário que deseja excluir.

Para conectar seu usuário ao aplicativo Docusign já instalado:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Clique em DocuSign.
3. Clique em Reconectar usuário.
4. Na janela pop-up, digite suas credenciais de login e clique em Fazer login.

Configurar mapeamentos de propriedade

Você pode criar um vínculo entre as propriedades do HubSpot e os campos de envelope do Docusign usando mapeamentos de propriedades. Por exemplo, você deseja que o nome do contato seja preenchido automaticamente no envelope do Docusign. Você pode configurar o mapeamento para que o campo Nome do Contato do HS no Docusign e as propriedades de Nome do HubSpot sejam conectados. Isso significa que, se você usar o campo do Docusign de Nome do contato do HS em um envelope, o Docusign sugerirá o valor de Nome do contato do HubSpot.

Se uma propriedade não for mapeada, seu valor não será sugerido no envelope. Por exemplo, se o Nome não estiver mapeado, será necessário inserir manualmente o valor desejado ao criar o envelope.

Para revisar os mapeamentos de propriedades entre contatos, empresas ou negócios do Docusign e do HubSpot: 

1. Clique na guia Mapeamentos de propriedades.
2. Para revisar os mapeamentos entre as propriedades do HubSpot e os campos do Docusign, clique em uma guia de objeto.
3. Para adicionar um mapeamento de campo personalizado:

• • Clique em Adicionar novo mapeamento. 
  • Use os menus suspensos para selecionar o campo do Docusign e a propriedade do HubSpot que deseja mapear.
  • Clique em Salvar. 

4. Para excluir um mapeamento, passe o mouse sobre um mapeamento e clique em Ações > Excluir. 

Usar o aplicativo Docusign

Com o aplicativo Docusign, você pode importar envelopes históricos para o HubSpot, criar e enviar envelopes do Docusign a partir do HubSpot e usar eventos do Docusign como gatilho de ações de fluxo de trabalho do HubSpot. 

Importar envelopes do Docusign

Se você tiver permissões para Importar no HubSpot, poderá importar envelopes históricos para o HubSpot.

Para importar envelopes do Docusign:

1. Em sua conta da HubSpot, navegue até CRM > Contatos.
2. No canto superior direito, clique em Importar.
3. Clique em Importar um arquivo.
4. Selecione Objetos de um aplicativo.
5. Selecione Registros do Docusign e clique em Próximo.

6. Selecione Envelopes e clique em Próximo.
7. Na guia Confirmar, revise o número de envelopes que você está importando para o HubSpot. 
8. Para filtrar envelopes específicos, clique em Adicionar filtro.

• • No painel direito, clique no menu suspenso Selecionar um filtro e selecione um filtro.

• • Selecione os operadores da propriedade.

• • Clique em Aplicar filtro. 

9. Clique em Começar importação. Você será redirecionado à tela Importações. Quando a importação terminar, ela será exibida na tabela de importações. 

Criar documentos do Docusign

Se você adicionou o cartão Docusign à coluna central do registro, poderá criar novos envelopes. Você também pode revisar quais envelopes foram enviados para um registro, o status, os destinatários, o remetente e as datas de criação e última atualização. 

Para criar um novo envelope:

1. Em sua conta da HubSpot, navegue até seus registros de contato, empresa ou negócio. 

• • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.

2. Clique no nome de um registro.
3. Na coluna central, navegue até o cartão da integração do Docusign.

4. Clique em Criar novo.
5. No painel direito, clique no menu suspenso Conta do Docusign e selecione a Conta do Docusign.
6. Para selecionar um modelo existente, clique no menu suspenso Usar um modelo e selecione um modelo. Você também pode selecionar Sem modelo.
7. Clique em Criar envelope.
8. Na guia Documentos, revise os documentos anexados. Você também pode carregar o documentos do seu computador, arquivos existentes no HubSpot ou anexos a partir do registro.
9. Na guia Destinatários, escolha os destinatários que receberão o envelope.

• • Selecione os registros de empresa e negócio dos quais você deseja usar os dados no envelope.
  • Na seção Informações básicas, analise as informações do destinatário, como nome, e-mail, tipo de destinatário e verificação de identidade. Os detalhes do destinatário serão preenchidos automaticamente ao criar envelopes a partir de um registro de contato ou negócio. Se houver mais de um contato associado ao negócio, os detalhes do destinatário serão preenchidos previamente na ordem em que os dados do contato forem recebidos do Docusign.
  • Para adicionar outros destinatários, clique em Adicionar novo destinatário e adicione as informações.
  • Na seção Campos do documento, revise os valores sugeridos pelo HubSpot.

10. Na guia Mensagem, escreva uma mensagem para os destinatários.

• • Ative a opção Personalizar e-mail e idioma para escolher o idioma e personalizar a mensagem que os destinatários receberão.
  • Clique no menu suspenso Idioma e selecione um idioma.
  • Digite o assunto e o corpo do e-mail.

11. Na guia Revisar, revise o envelope do Docusign.
12. Clique em Enviar um envelope para enviar o documento.

Observe: se o aplicativo Docusign não for carregado no HubSpot, entre em contato com o administrador do Docusign para garantir que você tenha as permissões relevantes.

Gerenciar ou enviar envelopes existentes do Docusign

Se você adicionou o cartão do Docusign à coluna central do registro, poderá adicionar envelopes existentes do Docusign ao registro. Você também pode editar o envelope, exibir o histórico, baixar o PDF e remover o envelope do HubSpot.

Para gerenciar envelopes existentes do Docusign:

1. Em sua conta da HubSpot, navegue até seus registros de contato, empresa ou negócio.

• • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.

2. Clique no nome de um registro.
3. Na coluna central, navegue até o cartão da integração do Docusign.
4. Para adicionar um envelope existente:

• • Clique em Adicionar do Docusign.
  • No painel direito, selecione o envelope e clique em Adicionar. Você também pode pesquisar um envelope por nome ou intervalo de datas.

5. Para editar um envelope existente:

• • Passe o mouse sobre o envelope e clique em Ações.
  • Clique em Editar.
  • Navegue pelo editor de documentos. Saiba mais sobre o editor.
  • Clique em Enviar um envelope para enviar o documento.

6. Para exibir o histórico do envelope:

• • Passe o mouse sobre o envelope e clique em Ações.
  • Clique em Exibir histórico. Por exemplo, você pode ver a data/hora de quando o envelope foi enviado.

7. Para remover o envelope do HubSpot:

• • Passe o mouse sobre o envelope e clique em Ações.
  • Clique em Remover do HubSpot.
  • Clique em Remover envelope na caixa pop-up. Isso não removerá o envelope do Docusign.

Usar propriedades do HubSpot em um modelo do Docusign

Você pode inserir dados do HubSpot, como informações dos registros de contato, empresa ou negócio, diretamente no modelo do Docusign. Os campos adicionados diretamente no editor de documentos do HubSpot não serão preenchidos automaticamente. Os campos predefinidos podem ser encontrados nas configurações do Docusign.

Para usar as propriedades do HubSpot no Docusign:

1. Faça login na sua conta do Docusign.
2. Crie um modelo na sua conta do DocuSign.
3. Selecione um campo do HubSpot e adicione-o ao modelo. Todas as propriedades do HubSpot começam com HS e você pode encontrá-las na seção Campos personalizados. 
4. Salve o modelo.
5. Acesse sua conta da HubSpot e use o modelo.

Usar Eventos do Docusign para gatilho de ações de fluxo de trabalho (Marketing hub, Sales hub , Hub de Dados, e Service hub )

Você pode executar ações de fluxo de trabalho a partir de eventos do Docusign em fluxos de trabalho baseados em contatos, empresas e negócios.

Para criar um fluxo de trabalho usando um gatilho de evento Docusign:

1. No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
2. Clique em Criar fluxo de trabalho.
3. Selecione Baseado em contatos, Baseado em empresas ou Baseado em negócios e clique em Próximo. 
4. Clique em Configurar gatilhos.
5. No painel direito, selecione Quando o critério do filtro for atendido e, em seguida, DocuSign: propriedades do modelo de evento de linha do tempo do contato. 
6. Depois de definir seus disparadores de inscrição, você pode adicionar ações.
7. Para enviar um envelope DocuSign, selecione Enviar envelope DocuSign na lista de ações de fluxo de trabalho. Selecione o Usuário e o Modelo.

Quando seu fluxo de trabalho está ativado, você pode encontrar algumas mensagens de erro:

Desinstalar o aplicativo Docusign

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de <configurações< <settings icon< na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações< > <Apps conectados<.
2. Passe o cursor do mouse sobre o aplicativo DocuSign e clique em Ações > Desinstalar.
3. Na janela pop-up, digite o texto obrigatório e clique em Desinstalar.