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Conectar o HubSpot e o DocuSign

Ultima atualização: Abril 19, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

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Conecte o HubSpot e o DocuSign para criar, personalizar, enviar e rastrear envelopes do DocuSign de um registro de contato, empresa ou negócio na sua conta da HubSpot.

Observação: você não pode sincronizar informações sobre contatos, empresas, negócios ou documentos entre o HubSpot e o DocuSign.

Antes de começar

Conectar o aplicativo

  •  Na sua conta HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação superior e selecione App Marketplace.
  • Use a barra de pesquisa para localizar e selecionar o aplicativo DocuSign.
  • No canto superior direito, clique em Instalar aplicativo.
  • Na caixa de diálogo, insira suas Credenciais de login
  • Clique emInstalar. Você será redirecionado para a página de Aplicativos conectados.

Gerenciar as configurações de login

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados.
  • Clique em DocuSign

Adicionar uma chave de segurança HMAC

  • No canto superior direito, clique em Ações > Adicionar chave de segurança HMAC.
  • Na janela pop-up, insira sua chave HMAC e clique em Salvar alterações.

Alterar a conta do DocuSign conectada

Se você é um usuário em várias contas, todas as contas estarão conectadas ao HubSpot. 

  • No canto superior direito, clique em Ações > Alterar conta conectada.
  • Na janela pop-up, clique no menu suspenso Escolha uma conta para selecionar uma conta conectada diferente.
  • Clique em Alterar conta.

Revisar mapeamentos de propriedade

  • Clique na guia Mapeamentos de propriedades.
  • Clique em ContatoEmpresa ou Negócio para revisar os mapeamentos entre as propriedades do HubSpot e os campos personalizados do documento do DocuSign. Se uma propriedade não for mapeada, os dados não serão incluídos no envelope. 
  • Para adicionar um mapeamento personalizado:
    • Clique em Adicionar novo mapeamento
    • Use os menus suspensos para selecionar o campo do DocuSign e a propriedade do HubSpot que deseja mapear.
    • Clique em Salvar
  • Para excluir um mapeamento, passe o mouse sobre um mapeamento e clique em AçõesExcluir

Observação: para mapear um campo personalizado do DocuSign, ele deve ter uma dica de ferramenta exclusiva e um tipo de campo de texto

Ver usuários conectados

Para ver todos os usuários conectados:

  • Clique na guia Usuários conectados.
  • A tabela mostra todos os usuários do HubSpot e contas de usuário do DocuSign e o status de conexão. 

Usar o aplicativo DocuSign

Com o aplicativo DocuSign, você pode mapear propriedades entre o HubSpot e o DocuSign, criar e enviar documentos do DocuSign a partir do HubSpot, usar campos do HubSpot em seu modelo do DocuSign e usar eventos do DocuSign para acionar ações de fluxo de trabalho do HubSpot. 

Criar e enviar documentos do DocuSign

Você pode criar e enviar documentos do DocuSign a partir de seus registros de contatos, empresas e negócios no HubSpot, selecionando um modelo de envelope. 

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até o registro de contato, empresa ou negócio.
    • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
    • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
    • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Clique no nome de um registro
  • Você pode enviar um documento do painel do DocuSign no lado direito do registro ou da coluna central. Para adicionar o cartão de integração do DocuSign à coluna central de um registro, siga as instruções deste artigo
Observação:
  • Os documentos somente podem ser criados e excluídos na plataforma DocuSign e não na sua conta HubSpot.
  • Os anexos do DocuSign não podem ser sincronizados com o cartão de anexos em um registro de objeto.

  • Clique em Enviar de um modelo.

docusign

  • Selecione o modelo e clique em Próximo.
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  • Na tela seguinte, personalize seu envelope:
    • Revise os documentos no envelope: verifique os documentos no modelo selecionado.
    • Adicione destinatários ao seu envelope pesquisando seus contatos do HubSpot. Ao enviar um envelope de um registro de contato ou negócio, o nome e o e-mail do destinatário serão preenchidos automaticamente.
      • Adicionar destinatários ao envelope.
      • Clique em + para adicionar mais destinatários.
      • Clique no X para remover os destinatários.
      • Selecione um Tipo de destinatário.

add-recipients-docusign

    • Personalizar a mensagem de e-mail para os destinatários: adicione um Assunto e uma Mensagem de e-mail para os destinatários. Se quiser escrever uma mensagem diferente para cada destinatário, marque a caixa de seleção Mensagem de e-mail personalizada para cada destinatário.

customize-message-docusign

      • Clique em Enviar para destinatários.
  • Se quiser editar seu documento, clique em Editar documentos. Em seguida, clique no menu suspenso Ações para editar o documento:
    • Editar mensagem: edite a linha de assunto e a mensagem que acompanham o documento.
    • Editar destinatários: edite os destinatários que receberão o documento.
    • Editar documentos: edite os documentos que serão enviados aos destinatários. Você pode fazer upload de novos documentos, usar um modelo ou fazer upload da nuvem.
    • Opções avançadas: edite os privilégios do destinatário, configure lembretes, defina uma data de expiração e ative comentários.
    • Teclas de atalho: edite e configure as teclas de atalho como uma alternativa aos controles do mouse para executar ações comuns nos campos do destinatário.

select-docusign-template

  • Quando terminar a edição, clique na Visualização do destinatário para visualizar o documento.
  • Para enviar o documento, clique em Enviar.
  • Quando o documento for assinado pelo destinatário, o status no registro de contato, empresa ou negócio mudará para Concluído.
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Se você adicionou o cartão do DocuSign à coluna central do seu registro, também poderá adicionar envelopes do DocuSign ao registro: 

  • No cartão de integração DocuSign, clique em Adicionar do DocuSign
  • Selecione o envelope e clique em Adicionar

Observação: se o aplicativo DocuSign não for carregado no HubSpot, entre em contato com o administrador do DocuSign para garantir que você tenha todas as permissões relevantes. 

Usar os campos do HubSpot no modelo do DocuSign

Você pode inserir os dados do HubSpot, como informações dos registros de contato, empresa ou negócio, diretamente no seu modelo do DocuSign. Apenas campos predefinidos do HubSpot (ou seja, propriedades do HubSpot listadas quando o aplicativo é conectado pela primeira vez) podem ser usados em seus modelos do DocuSign. Os campos adicionados diretamente na exibição incorporada do HubSpot não serão aplicados. Os campos predefinidos podem ser encontrados nas configurações do DocuSign. Não é possível adicionar campos personalizados do HubSpot no momento. 

Para usar seus campos do HubSpot no DocuSign:

  • Faça login na sua conta do DocuSign.
  • Crie um modelo na sua conta do DocuSign.
  • Selecione um campo do HubSpot e adicione-o ao modelo. Todos os campos do HubSpot começam com HS, e você pode encontrá-los na seção Campos personalizados
  • Salve o modelo.
  • Acesse sua conta da HubSpot e use o modelo.

Observação: os dados só serão preenchidos para o registro do objeto a partir do qual o modelo está sendo criado. Por exemplo, se você estiver criando um modelo do registro de negócio, apenas as propriedades do negócio serão preenchidas.

Use eventos do DocuSign para disparar ações do fluxo de trabalho (Marketing Hub, Sales Hub e Service Hub Professional e Enterprise)

Você pode disparar ações do fluxo de trabalho de eventos do DocuSign em fluxos de trabalho do contato.

  • Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
  • Clique em Criar fluxo de trabalho.
  • Selecione Baseado em contato como seu tipo de fluxo de trabalho e clique em Criar fluxo de trabalho.
  • Clique no Disparador de inscrição de contato para adicionar um disparador de inscrição. No painel direito, selecione DocuSign: modelo de evento de linha do tempo de contato ou selecione seus próprios gatilhos de inscrição.

docusign-workflow-enrollment

  • Depois de definir seus disparadores de inscrição, você pode adicionar ações.
  • Para enviar um envelope DocuSign, selecione Enviar envelope DocuSign na lista de ações de fluxo de trabalho. Selecione o Usuário e o Modelo.

send-workflow-envelope-docusign

Quando seu fluxo de trabalho está ativado, você pode encontrar algumas mensagens de erro:

Erro Como resolver

O modelo de fluxo de trabalho do DocuSign não tem nenhum espaço reservado ou destinatários.

Este erro refere-se apenas a contatosou negócios. Certifique-se de ter o número correto de espaços reservados ou destinatários adicionados ao seu modelo do DocuSign.

O modelo de fluxo de trabalho do DocuSign não tem nenhum destinatário.

Este erro refere-se apenas a contatosou negócios. Certifique-se de ter o número correto de destinatários adicionados ao seu modelo do DocuSign.

O modelo de fluxo de trabalho do DocuSign não tem nenhum documento anexado.

Certifique-se de ter os documentos corretos adicionados ao modelo.

O número de contatos do negócio é maior do que a quantidade de espaços reservados no modelo.

Verifique se seu modelo contém espaços reservados suficientes para o número de contatos para os quais você deseja enviar o envelope. Por exemplo, se você tiver três contatos e apenas dois espaços reservados no modelo, apenas os dois primeiros contatos serão adicionados ao envelope e o receberão. 

A população automática para contatos do negócio foi limitada ao número de espaços reservados em seu modelo.

Seu contato não foi preenchido automaticamente como novo destinatário porque o modelo contém o mesmo e-mail.

Se o e-mail do destinatário for igual ao e-mail do contato, o HubSpot pulará o preenchimento automático dos contatos do registro do HubSpot.

Desinstalar o aplicativo DocuSign

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No painel esquerdo, acesse Integrações > Aplicativos conectados.
  • Passe o cursor do mouse sobre o aplicativo DocuSign e clique em Ações > Desinstalar.
  • Na janela pop-up, digite o texto obrigatório e clique em Desinstalar.
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