Connecter HubSpot et Docusign

Connectez HubSpot et Docusign pour créer, personnaliser, envoyer et suivre des enveloppes Docusign à partir de la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction dans votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter des champs de texte personnalisés à l’enveloppe qui renseignent les valeurs de propriété de la fiche d’informations. Par exemple, lorsque vous envoyez une enveloppe à partir de la fiche d’informations d’un contact, le prénom et le nom de famille du contact seront automatiquement remplis dans l’enveloppe Docusign. 

Remarque : Vous pouvez utiliser les valeurs des propriétés HubSpot dans les enveloppes DocuSign. Cependant, il ne s’agit pas d’une application de synchronisation de données qui synchronise tous les détails des fiches d’informations avec Docusign. 

Avant de commencer

• Vous devez disposer d’un abonnement Docusign payant pour utiliser cette intégration. 
• Vous devez être un administrateur Docusign dans votre compte Docusign. 

Connecter l'application

Pour connecter Docusign à HubSpot :

Remarque : Docusign est une application au niveau de l'utilisateur. Cela signifie que chaque utilisateur HubSpot doit connecter son utilisateur Docusign. En savoir plus sur la connexion de votre utilisateur.

Créer et gérer des enveloppes Docusign

Avec l’application Docusign, vous pouvez importer des enveloppes historiques dans HubSpot, ainsi que créer et envoyer des enveloppes Docusign directement depuis HubSpot. 

Importer des enveloppes Docusign

Pour importer des enveloppes Docusign :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
2. Cliquez sur Ajouter un import de contacts > dans l’angle supérieur droit.
3. Cliquez sur Importer les données.
4. Sélectionnez Objets d'une application.
5. Sélectionnez Fiches d'informations Docusign, puis cliquez sur Suivant.

6. Sélectionnez Enveloppe, puis cliquez sur Suivant.
7. Sur la page Confirmer , vérifiez le nombre d’enveloppes que vous importez dans HubSpot. 
8. Pour filtrer des enveloppes spécifiques, cliquez sur Ajouter un filtre.

• • Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un filtre et sélectionnez un filtre. 

• • Sélectionnez un opérateur de propriété. 

• • Cliquez sur Appliquer le filtre. 

9. Cliquez sur Commencer l'import. Vous serez redirigé vers la page Imports . Une fois l’import terminé, il apparaîtra dans le tableau des imports. 

Créez des enveloppes Docusign

Si vous avez ajouté la carte DocuSign à la colonne du milieu de vos fiches d’informations, vous pouvez créer de nouvelles enveloppes Docusign directement dans HubSpot. Consultez les enveloppes qui ont été envoyées vers une fiche d’informations, le statut, les destinataires, l’expéditeur et les dates de création et de dernière mise à jour. 

Pour créer une nouvelle enveloppe :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d'informations de contact, d'entreprise ou de transaction. 

• • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.

2. Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
3. Sur la carte d’intégration Docusign , cliquez sur + Créer.

4. Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Compte Docusign et sélectionnez le compte Docusign.
5. Pour sélectionner un modèle existant, cliquez sur le menu déroulant Utiliser un modèle et sélectionnez un modèle. Ou, sélectionnez Sans modèle.
6. Cliquez sur Créer une enveloppe.
7. Dans l'onglet Documents, consultez les documents joints. Vous pouvez également charger des documents depuis votre ordinateur, des fichiers existants dans HubSpot ou des pièces jointes depuis la fiche d'informations.
8. Dans l’onglet Destinataires , sélectionnez les destinataires de l’enveloppe.

• • Sélectionnez les fiches d'informations d'entreprise et de transaction dont vous souhaitez utiliser les données sur l'enveloppe.
  • Dans la section Informations de base, vérifiez les détails du destinataire tels que son nom, son adresse e-mail, son type de destinataire et la vérification de son identité. Les détails du destinataire seront renseignés automatiquement lors de la création d'enveloppes à partir d'une fiche d'informations de contact ou de transaction. S’il existe plusieurs contacts associés à la transaction, les coordonnées du destinataire seront pré-remplies dans l’ordre dans lequel les données de contact seront reçues de Docusign.
  • Pour ajouter d'autres destinataires, cliquez sur Ajouter un nouveau destinataire et ajoutez ses coordonnées.
  • Dans la section Champs de document, consultez les valeurs suggérées par HubSpot.

9. Dans l'onglet Message, rédigez un message pour vos destinataires.

• • Activez l'option E-mail et langue personnalisés pour choisir la langue et personnaliser le message que les destinataires reçoivent.
  • Cliquez sur le menu déroulant Anguage L et sélectionnez une langue.
  • Saisissezl'objet de l'e-mail et le corps de l'e-mail.

10. Dans l'onglet Vérifier, vérifiez l'enveloppe Docusign.
11. Cliquez sur Envoyer une enveloppe pour envoyer le document.

Remarque : Si l’application Docusign ne se charge pas dans HubSpot, veuillez contacter votre administrateur Docusign pour vous assurer que vous disposez des autorisations requises.

Gérer ou envoyer des enveloppes Docusign existantes

Si vous avez ajouté la carte DocuSign à la colonne du milieu de vos fiches d’informations, vous pouvez ajouter des enveloppes existantes de DocuSign à une fiche d’informations dans HubSpot. Modifiez l’enveloppe, consultez l’historique, téléchargez le PDF et supprimez l’enveloppe de HubSpot.

Pour gérer les enveloppes Docusign existantes :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à vos fiches d'informations de contact, d'entreprise ou de transaction.

• • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.

2. Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
3. Pour ajouter une enveloppe existante :

• • Sur la carte d’intégration Docusign , cliquez sur Ajouter à partir de Docusign.
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez l'enveloppe et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez également rechercher une enveloppe par nom ou par plage de dates.

4. Pour modifier une enveloppe existante :

• • Sur la carte d’intégration Docusign , passez le curseur de la souris sur l’enveloppe et cliquez sur Action.
  • Cliquez sur Modifier.
  • Modifiez votre document. Découvrez comment modifier une enveloppe.
  • Cliquez sur Envoyer une enveloppe pour envoyer le document.

5. Pour afficher l'historique de l'enveloppe :

• • Sur la carte d’intégration Docusign , passez le curseur de la souris sur l’enveloppe et cliquez sur Action.
  • Cliquez sur Afficher l'historique. Par exemple, vous pouvez voir l'horodatage de l'envoi de l'enveloppe.

6. Pour supprimer l'enveloppe de HubSpot :

• • Sur la carte d’intégration Docusign , passez le curseur de la souris sur l’enveloppe et cliquez sur Action.
  • Cliquez sur Supprimer de HubSpot.
  • Cliquez sur Retirer l’enveloppe dans la fenêtre contextuelle. Cela ne supprimera pas l'enveloppe de Docusign.

Utiliser les propriétés HubSpot dans votre modèle Docusign

Ajoutez des données HubSpot, telles que des informations provenant de vos fiches d’informations de contact, d’entreprise ou de transaction, directement dans votre modèle. Les champs ajoutés directement dans l’éditeur de documents de HubSpot ne seront pas remplis automatiquement. Les champs prédéfinis se trouvent dans vos paramètres Docusign. 

Pour utiliser vos propriétés HubSpot dans Docusign :

1. Connectez-vous à votre compte DocuSign.
2. Créez un modèle dans votre compte DocuSign.
3. Sélectionnez un champ HubSpot et ajoutez-le à votre modèle. Toutes les propriétés HubSpot commencent par HS et se trouvent dans la section Champs personnalisés. 

4. Enregistrez votre modèle.
5. Accédez à votre compte HubSpot et utilisez votre modèle.

Utiliser des événements Docusign pour déclencher des actions de workflow 

Déclenchez des actions de workflow à partir d’événements Docusign dans les workflows basés sur les contacts, les entreprises et les transactions.

Pour créer un workflow à l’aide d’un déclencheur d’événement Docusign :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur Créer un workflow.
3. Dans le panneau de gauche, recherchez Docusign et sélectionnez Docusign : Modèle d’événement de chronologie des contacts. 
4. Cliquez sur + Ajouter des critères pour ajouter des critères supplémentaires à vos critères d’inscription. 
5. Une fois vos critères d’inscription configurés, ajoutez des actions.
6. Pour envoyer une enveloppe DocuSign, sélectionnez Envoyer une enveloppe DocuSign dans la liste des actions de workflow. Sélectionnez l'Utilisateur et le Modèle.

Lorsque votre workflow est activé, il est possible de rencontrer un message d'erreur :

Gérer vos paramètres Docusign

En tant que super administrateur HubSpot, vous pouvez explorer les fonctionnalités de l’application Docusign, ajouter une clé de sécurité HMAC depuis Docusign et gérer vos utilisateurs et votre compte connectés. Configurez des mappages de champs qui vous permettent d’utiliser les propriétés de contact, d’entreprise ou de transaction HubSpot dans les enveloppes Docusign.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Docusign. 
3. Pour ajouter une clé de sécurité HMAC à partir de Docusign :

• • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Paramètres de clé de sécurité HMAC.
  • Dans la fenêtre contextuelle, saisissez votre clé HMAC et cliquez sur Enregistrer les modifications.

4. Pour changer de compte Docusign connecté à HubSpot : 

• • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Modifier le compte connecté.
  • Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un compte pour choisir un autre compte connecté.
  • Cliquez sur Modifier le compte.

5. Pour reconnecter votre utilisateur administrateur :

• • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions > Reconnecter l’utilisateur.
  • Dans la fenêtre contextuelle, saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Se connecter.

Remarque : si vous utilisez plusieurs comptes Docusign, tous vos comptes seront connectés à HubSpot.

Gérer les utilisateurs connectés

Affichez un tableau de vos utilisateurs connectés à DocuSign et supprimez-les si nécessaire. Les utilisateurs HubSpot qui n’ont pas installé l’application Docusign peuvent toujours connecter leur utilisateur Docusign à HubSpot.

Pour afficher et gérer les utilisateurs connectés :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Docusign.
3. Cliquez sur l'onglet Utilisateurs connectés.
4. Le tableau indique tous les utilisateurs HubSpot et Docusign connectés, le statut de connexion et la date de connexion. 
5. Pour supprimer un utilisateur , cliquez sur > Actions Supprimer dans le tableau à côté de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer.

Pour connecter votre utilisateur à l'application Docusign déjà installée :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Docusign.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Reconnecter l’utilisateur.
4. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Se connecter.

Configurer des mappages de champs

Créez un lien entre les propriétés HubSpot et les champs d’enveloppe Docusign à l’aide des mappages de propriétés. Par exemple, vous souhaitez que le prénom du contact soit automatiquement renseigné sur l'enveloppe Docusign. Vous pouvez configurer le mappage de manière à ce que le champ Prénom du contact HS de Docusign et les propriétés Prénom de HubSpot soient connectées. Ainsi, si vous utilisez le champ Prénom du contact HS dans une enveloppe, Docusign vous suggérera la valeur Prénom du contact HubSpot.

Si une propriété n'est pas mappée, sa valeur ne sera pas suggérée dans l'enveloppe. Par exemple, si Prénom n’est pas mappé, vous devrez saisir manuellement la valeur souhaitée lorsque vous créerez l’enveloppe.

Pour consulter les mappages de champs entre Docusign et les contacts, entreprises ou transactions HubSpot :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Docusign.
3. Cliquez sur l'onglet Mappages de champs.
4. Pour consulter les mappages entre les propriétés HubSpot et les champs Docusign, cliquez sur l’onglet de l’objet que vous souhaitez examiner.
5. Pour ajouter un mappage de champs personnalisé :

• • Cliquez sur Ajouter un nouveau mappage.

• • Utilisez les menus déroulants pour sélectionner le champ Docusign et la propriété HubSpot que vous souhaitez mapper.
  • Cliquez sur Enregistrer. 

6. Pour supprimer un mappage, placez le curseur dessus et cliquez sur Actions > Supprimer. 

Désinstaller l'application Docusign

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Placez le curseur de la souris sur l'application Docusign et cliquez sur Actions > Désinstaller.
3. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le texte requis et cliquez sur Désinstaller.