Registrare le chiamate di Microsoft Teams nei record di HubSpot

Dopo aver collegato HubSpot e Microsoft Teams, scoprite come registrare le telefonate di Microsoft Teams nei record di HubSpot.

Prima di iniziare

• È necessario collegare la versione di installazione a livello di amministratore dell'app Microsoft Teams. Se si è collegata la versione di installazione a livello utente, disinstallare l'app e installare la versione di installazione a livello amministratore.
• Gli utenti devono essere mappati tra HubSpot e Microsoft Teams affinché le chiamate vengano registrate nei record di HubSpot.
• Le chiamate di Microsoft Teams possono essere registrate solo su record di contatti già esistenti in HubSpot. Affinché la registrazione funzioni, il numero di telefono utilizzato in Microsoft Teams deve corrispondere esattamente al numero di telefono o al numero di cellulare del contatto in HubSpot, compresi il prefisso internazionale e il prefisso locale.
• HubSpot non registra le chiamate sui record dei contatti se l'e-mail del contatto corrisponde a quella di un utente dell'account HubSpot.

Attivare la registrazione automatica delle chiamate di Teams

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Microsoft Teams.
3. Fare clic sulla scheda Telefono di Teams.
4. Selezionare le caselle di controllo Per le chiamate in uscita e Per le chiamate in entrata per le chiamate che si desidera registrare automaticamente in HubSpot. Il tipo di chiamata selezionato verrà registrato automaticamente sul record del contatto, sul record dell'azienda principale associata e su tutti i record di trattativa associati.

Dopo che una chiamata è stata registrata in un record di contatto in HubSpot, l'utente che ha effettuato la chiamata riceverà un messaggio in Microsoft Teams dal bot di HubSpot che lo informa che la chiamata è stata registrata. Gli utenti possono anche modificare i dettagli della chiamata registrata direttamente dalla notifica.

Nota bene: a causa della latenza delle chiamate in Microsoft Teams, le chiamate vengono registrate in media in 15 e fino a 60 minuti.

Funzionalità aggiuntive

È necessario configurare le impostazioni al di fuori di HubSpot per la funzionalità click-to-call o l'instradamento delle chiamate in entrata.

Attivare la funzione click-to-call

La funzionalità click-to-call è disponibile solo per gli utenti Windows. Una volta configurata, è possibile avviare una chiamata Microsoft Teams Phone da una pagina di record di HubSpot facendo clic sull'icona externalLink accanto al numero di telefono del contatto.

Se si dispone di Windows 10:

1. Fare clic sul pulsante Start e selezionare Applicazioni predefinite.
2. Fare clic su Scegli le app predefinite per protocollo.
3. Fare clic su TEL e selezionare Microsoft Teams.

Se si dispone di Windows 11:

1. Fare clic sul pulsante Start e selezionare Applicazioni predefinite.
2. Fare clic su Scegli predefiniti per tipo di collegamento.
3. Nella sezione TEL, selezionare Microsoft Teams.

Aprire i record dei contatti HubSpot quando si accettano le chiamate Teams in arrivo

1. Accedere al centro di amministrazione di Microsoft Teams.
2. Nella barra di navigazione sinistra, andate su Voce > Criteri di chiamata.

• • Per attivare l'instradamento delle chiamate in entrata verso HubSpot per tutti gli utenti, fare clic su Criteri globali.
  • Per attivare il routing delle chiamate in entrata verso HubSpot per utenti specifici, creare un nuovo criterio e assegnarlo agli utenti specifici.

3. Nel criterio, fare clic per attivare l'opzione Apri applicazioni nel browser per le chiamate PSTN in entrata .
4. Incollare il seguente URL: https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Your HubID}/calling/redirect/{phone}

• • Sostituite {Il vostro HubID} con l'Hub ID del vostro account.
  • {phone} non deve essere sostituito nell'URL.

5. Passare alle impostazioni di Microsoft Teams e fare clic su Chiamate.
6. Fare clic per attivare l'opzione Consenti alle app di terze parti di aprirsi automaticamente in una nuova finestra del browser per le chiamate PTSN in arrivo.

Una volta impostata, quando si accetta una chiamata in entrata su Teams da un contatto, il record di HubSpot si aprirà automaticamente.