Registra las llamadas de Microsoft Teams en los registros de HubSpot

Después de haber conectado HubSpot y Microsoft Teams, aprende a registrar las llamadas telefónicas de Microsoft Teams en los registros de HubSpot. 

Antes de empezar

• Debe conectar la versión de instalación de nivel de administrador de la aplicación Microsoft Teams. Si ha conectado la versión de instalación a nivel de usuario, desinstale la aplicación e instale la versión de instalación a nivel de administrador. 
• Los usuarios deben estar asignados entre HubSpot y Microsoft Teams para que las llamadas se registren en los registros de HubSpot. 
• Las llamadas de Microsoft Teams sólo se pueden registrar en registros de contactos que ya existan en HubSpot. Para que el registro funcione, el número de teléfono utilizado en Microsoft Teams debe coincidir exactamente con el número de teléfono o el número de móvil del contacto en HubSpot, incluyendo tanto el código de país como el código de área.
• HubSpot no registra llamadas en los registros de contactos si el correo electrónico del contacto coincide con el de un usuario de la cuenta de HubSpot.

Activar el registro automático de las llamadas de Teams

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Clic en Microsoft Teams.
3. Haga clic en la pestaña Teams Phone. 
4. Selecciona las casillas de comprobación Para llamadas salientes y Para llamadas entrantes de las llamadas que quieres registrar automáticamente en HubSpot. El tipo de llamada seleccionado se registrará automáticamente en el registro del contacto, en el registro principal de la empresa asociada y en cualquier registro de operaciones asociado.

Después de registrar una llamada en un registro de contacto en HubSpot, el usuario que realizó la llamada recibirá un mensaje en Microsoft Teams del bot de HubSpot notificándole que la llamada ha sido grabada. Los usuarios también pueden editar los detalles de la llamada registrada directamente desde la notificación.

Nota: debido a la latencia de las llamadas de Microsoft Teams, las llamadas tardan una media de 15 minutos y las llamadas tardan hasta 60 minutos en registrarse en los registros. 

Funciones adicionales

Debes configurar los ajustes fuera de HubSpot para la funcionalidad click-to-call o el enrutamiento de llamadas entrantes.

Activar el click-to-call

La función Click-to-call sólo está disponible para usuarios de Windows. Una vez configurada, puedes iniciar una llamada telefónica de Microsoft Teams desde una página de registro de HubSpot haciendo clic en el externalLink icono situado junto al número de teléfono del contacto. 

Si tienes Windows 10:

1. Haga clic en el botón Iniciar y seleccione Aplicaciones predeterminadas.
2. Haga clic en Elija las aplicaciones predeterminadas por protocolo. 
3. Haga clic en TEL y seleccione Microsoft Teams. 

Si tienes Windows 11:

1. Haga clic en el botón Iniciar y seleccione Aplicaciones predeterminadas.
2. Haga clic en Elija los valores predeterminados por tipo de enlace. 
3. En la sección TEL, seleccione Microsoft Teams. 

Abrir registros de contactos de HubSpot al aceptar llamadas entrantes de Teams

1. Navega a tu Centro de administración de Microsoft Teams.
2. En la barra de navegación izquierda, ve a Directivas de llamadas de voz >. 

• • Para activar el enrutamiento de llamadas entrantes a HubSpot para todos los usuarios, haz clic en Política global.
  • Para activar el enrutamiento de llamadas entrantes a HubSpot para usuarios específicos, crea una nueva política y luego asígnala a los usuarios específicos.

3. En la política, haga clic para activar la opción Abrir aplicaciones en el navegador para llamadas RTC entrantes .
4. Pegue la siguiente URL: https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Your HubID}/calling/redirect/{phone}

• • Sustituye {Your HubID} por el ID de Hub de tu cuenta.
  • {phone} no debe sustituirse en la URL. 

5. Vaya a la configuración de Microsoft Teams y haga clic en Calls.
6. Pulse para activar la opción Permitir que las aplicaciones de terceros se abran automáticamente en una nueva ventana del navegador para las llamadas entrantes del PTSN.

Una vez configurado, al aceptar una llamada entrante en Teams de un contacto, el registro de HubSpot se abrirá automáticamente.