Microsoft Teams-gesprekken koppelen aan HubSpot-records

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je telefoongesprekken via Microsoft Teams automatisch vastleggen in HubSpot-records. Zo houd je een overzicht bij van klantgesprekken in je CRM, waardoor je team de gespreksactiviteit samen met andere interacties kan bekijken zonder elk gesprek handmatig te hoeven vastleggen. Je kunt ook ‘click-to-call’ en de routering van inkomende gesprekken zo instellen dat het relevante HubSpot-contactrecord wordt geopend wanneer je Microsoft Teams-gesprekken beantwoordt, waardoor je tijdens gesprekken gemakkelijker toegang hebt tot de context van de klant.

Voordat je aan de slag gaat

• Je moet de installatieversie op beheerdersniveau van de Microsoft Teams-app koppelen. Als je de installatieversie op gebruikersniveau hebt gekoppeld, lees dan hier meer over hoe je kunt overschakelen naar de installatie op beheerdersniveau.
• Gebruikers moeten tussen HubSpot en Microsoft Teams zijn gekoppeld om gesprekken in HubSpot-records te kunnen registreren.
• Microsoft Teams-gesprekken kunnen alleen worden geregistreerd in contactrecords die al in HubSpot bestaan. Om registratie mogelijk te maken, moet het telefoonnummer dat in Microsoft Teams wordt gebruikt exact overeenkomen met het telefoonnummer of mobiele nummer van het contact in HubSpot, inclusief zowel de landcode als de netnummer.
• HubSpot registreert geen gesprekken in contactrecords als het e-mailadres van het contact overeenkomt met dat van een gebruiker in het HubSpot-account.

Schakel het automatisch registreren van Teams-gesprekken in

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Klik op het tabblad Instellingen. Klik vervolgens op Teams Phone.
4. Vink de selectievakjes Voor uitgaande gesprekken en Voor inkomende gesprekken aan voor de gesprekken die je automatisch in HubSpot wilt registreren. Het geselecteerde gesprekstype wordt automatisch geregistreerd in het contactrecord, het primaire gekoppelde bedrijfsrecord en eventuele gekoppelde dealrecords.

Nadat een gesprek is vastgelegd in een contactrecord in HubSpot, ontvangt de gebruiker die het gesprek heeft gevoerd een bericht in Microsoft Teams van de HubSpot-bot waarin wordt gemeld dat het gesprek is vastgelegd. Gebruikers kunnen de details van het vastgelegde gesprek ook rechtstreeks vanuit de melding bewerken.

Let op: vanwege de vertraging bij Microsoft Teams-gesprekken duurt het gemiddeld 15 minuten en maximaal 60 minuten voordat gesprekken in de records worden vastgelegd.

Extra functionaliteit

Je moet instellingen buiten HubSpot configureren voor de ‘click-to-call’-functionaliteit of het doorsturen van inkomende gesprekken.

Click-to-call inschakelen

De ‘click-to-call’-functionaliteit is alleen beschikbaar voor Windows-gebruikers. Zodra deze is geconfigureerd, kun je een Microsoft Teams-telefoongesprek starten vanaf een HubSpot-recordpagina door op het ‘ externalLink ’-pictogram naast het telefoonnummer van de contactpersoon te klikken.

Als je Windows 10 hebt:

1. Klik op de Start-knop en selecteer Standaardapps.
2. Klik op 'Standaardapps per protocol kiezen'.
3. Klik op 'TEL ' en selecteer 'Microsoft Teams'.

Als je Windows 11 hebt:

1. Klik op de Start-knop en selecteer Standaardapps.
2. Klik op Standaardapps kiezen per linktype.
3. Selecteer in het gedeelte 'TEL' Microsoft Teams.

Open HubSpot-contactrecords bij het aannemen van inkomende Teams-oproepen

1. Ga naar je Microsoft Teams-beheercentrum.
2. Ga in de navigatiebalk aan de linkerkant naar 'Voice ' > 'Beleid voor bellen'.

• • Om het doorsturen van inkomende gesprekken naar HubSpot voor alle gebruikers in te schakelen, klik je op 'Globaal beleid'.
  • Om inkomende oproepen naar HubSpot in te schakelen voor specifieke gebruikers, maakt u een nieuw beleid aan en wijst u dit vervolgens toe aan de betreffende gebruikers.

3. Klik in het beleid op de schakelaar 'Apps in browser openen voor inkomende PSTN-oproepen' om deze in te schakelen .
4. Plak de volgende URL: https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Uw HubID}/calling/redirect/{phone}

• • Vervang {Uw HubID} door de Hub-ID van uw account.
  • {phone} mag niet worden vervangen in de URL.

5. Ga naar uw Microsoft Teams-instellingen en klik op ‘Oproepen’.
6. Klik om de schakelaar 'Toestaan dat apps van derden automatisch in een nieuw browservenster worden geopend bij inkomende PSTN-oproepen' in te schakelen.

Zodra dit is ingesteld, wordt het HubSpot-record automatisch geopend wanneer je in Teams een inkomend gesprek van een contactpersoon accepteert.