Log Microsoft Teams gesprekken naar HubSpot records

Leer hoe je Teams telefoongesprekken kunt loggen in HubSpot records. Dit kun je doen nadat je HubSpot en Microsoft Teams met elkaar hebt verbonden.

Voordat je begint

• Je moet verbinding maken met de Full install-versie van de Microsoft Teams-app. Als je verbinding hebt gemaakt met de Limited install-versie, verwijder dan de app en installeer de Full install-versie.
• Gebruikers moeten worden gekoppeld tussen HubSpot en Microsoft Teams om gesprekken te kunnen loggen naar HubSpot-records.

Schakel automatisch loggen in voor Teams-gesprekken

• Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Integraties.
• Klik op Microsoft Teams.
• Klik op het tabblad Teams Telefoon.
• Schakel de selectievakjes in voor de gesprekken die je automatisch wilt loggen: Voor uitgaande gesprekken en Voor inkomende gesprekken. Het geselecteerde gesprekstype wordt automatisch gelogd naar de contactpersoon, de primaire bijbehorende bedrijfsrecord en eventuele bijbehorende dealrecords.

Zodra het gesprek is toegevoegd aan het contact record, krijgt de persoon die het gesprek heeft gevoerd een bericht in Teams van de HubSpot bot dat het gesprek is opgenomen. Gebruikers kunnen ook de details van het geregistreerde gesprek bewerken vanuit de melding.

Let op: door de latentie van Teams-gesprekken kan het gemiddeld 15 minuten tot 60 minuten duren voordat het gesprek is gelogd.

Extra functionaliteit

Je moet instellingen buiten HubSpot configureren voor click-to-call functionaliteit of inbound call routing.

Click-to-call inschakelen

De click-to-call functionaliteit is alleen beschikbaar voor Windows-gebruikers. Eenmaal geconfigureerd, kun je een Teams Phone gesprek starten vanaf een HubSpot recordpagina door op het externalLink icoon naast het telefoonnummer te klikken.

Als je Windows 10 hebt:

• Klik op de knop Start en selecteer Standaard apps.
• Klik op Kies standaard apps op protocol.
• Klik op TEL en selecteer Microsoft Teams.

Als u Windows 11 hebt:

• Klik op de knop Start en selecteer Standaard apps.
• Klik op Standaardapps kiezen op verbindingstype.
• Selecteer Microsoft Teams in het gedeelte TEL.

Routeer inkomende gesprekken van Teams Phone naar HubSpot-contactpersonen

• Navigeer naar je Microsoft Teams beheercentrum.
• Navigeer in de linker navigatiebalk naar Stem > Belbeleid.
  • Om het routeren van inkomende gesprekken naar HubSpot voor alle gebruikers in te schakelen, klik je op Wereldwijd beleid.
  • Om het routeren van inkomende oproepen naar HubSpot voor specifieke gebruikers in te schakelen, maak je een nieuw beleid aan en wijs je dit toe aan de specifieke gebruikers.
• Klik in het beleid om de optie Apps in browser openen voor inkomende PSTN-gesprekken aan te zetten.
• Plak de volgende URL: https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Uw HubID}/calling/redirect/{phone}
  • Vervang {Uw HubID} door de Hub-ID van je account.
  • {phone} moet niet worden vervangen in de URL.
• Navigeer naar je Microsoft Teams-instellingen en klik op Gesprekken.
• Klik om de optie Apps van derden toestaan om automatisch in een nieuw browservenster te openen voor inkomende PTSN-oproepen aan te zetten.

Eenmaal ingesteld, kun je inkomende oproepen ontvangen van Teams Phone naar je HubSpot contactrecords.