Log Microsoft Teams gesprekken naar HubSpot records

Nadat je HubSpot en Microsoft Teams hebt gekoppeld, kun je leren hoe je Microsoft Teams-telefoongesprekken kunt loggen in HubSpot-records.

Voordat je begint

• Je moet de installatieversie op beheerdersniveau van de Microsoft Teams-app koppelen. Als je de installatieversie op gebruikersniveau hebt aangesloten, verwijder dan de app en installeer de installatieversie op beheerdersniveau.
• Gebruikers moeten worden gekoppeld tussen HubSpot en Microsoft Teams om gesprekken te kunnen loggen bij HubSpot-records.
• Microsoft Teams-oproepen kunnen alleen worden gelogd naar contactrecords die al bestaan in HubSpot. Om te kunnen loggen, moet het telefoonnummer dat wordt gebruikt in Microsoft Teams exact overeenkomen met het telefoonnummer of mobiele nummer van de contactpersoon in HubSpot, inclusief het landnummer en het netnummer.
• HubSpot logt geen gesprekken over contactrecords als het e-mailadres van de contact overeenkomt met dat van een gebruiker in het HubSpot-account.

Schakel automatisch loggen in voor Teams gesprekken

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Microsoft Teams.
3. Klik op het tabblad Teams Phone.
4. Schakel de selectievakjes Voor uitgaande gesprekken en Voor inkomende gesprekken in voor de gesprekken die je automatisch naar HubSpot wilt laten loggen. Het geselecteerde gesprekstype wordt automatisch gelogd naar de contactpersoon, de primaire gekoppelde bedrijfsrecord en eventuele gekoppelde dealrecords.

Nadat een gesprek is gelogd naar een contactpersoonrecord in HubSpot, ontvangt de gebruiker die het gesprek heeft gevoerd een bericht in Microsoft Teams van de HubSpot bot met de melding dat het gesprek is opgenomen. Gebruikers kunnen de details van het geregistreerde gesprek ook direct vanuit de melding bewerken.

Let op: vanwege de latentie voor Microsoft Teams gesprekken, duurt het gemiddeld 15 minuten tot 60 minuten voordat gesprekken zijn vastgelegd.

Extra functionaliteit

Je moet instellingen buiten HubSpot configureren voor click-to-call functionaliteit of inbound call routing.

Click-to-call inschakelen

Click-to-call functionaliteit is alleen beschikbaar voor Windows-gebruikers. Eenmaal geconfigureerd, kun je een Microsoft Teams Phone gesprek starten vanaf een HubSpot recordpagina door op het externalLink icoon naast het telefoonnummer van de contactpersoon te klikken.

Als je Windows 10 hebt:

1. Klik op de knop Start en selecteer Standaard apps.
2. Klik op Kies standaard apps op protocol.
3. Klik op TEL en selecteer Microsoft Teams.

Als u Windows 11 hebt:

1. Klik op de knop Start en selecteer Standaard apps.
2. Klik op Standaardapps kiezen op verbindingstype.
3. Selecteer Microsoft Teams in het gedeelte TEL.

HubSpot-contactrecords openen wanneer je inkomende Teams-oproepen accepteert

1. Navigeer naar je Microsoft Teams beheercentrum.
2. Navigeer in de linker navigatiebalk naar Stem > Belbeleid.

• • Om het routeren van inkomende oproepen naar HubSpot in te schakelen voor alle gebruikers, klik je op Wereldwijd beleid.
  • Om het routeren van inkomende oproepen naar HubSpot voor specifieke gebruikers in te schakelen, maak je een nieuw beleid aan en wijs je dit toe aan de specifieke gebruikers.

3. Klik in het beleid om de optie Apps in browser openen voor inkomende PSTN-gesprekken in te schakelen.
4. Plak de volgende URL: https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Uw HubID}/calling/redirect/{phone}

• • Vervang {Uw HubID} door de Hub-ID van je account.
  • {phone} moet niet worden vervangen in de URL.

5. Navigeer naar je Microsoft Teams-instellingen en klik op Gesprekken.
6. Klik om de optie Apps van derden toestaan om automatisch in een nieuw browservenster te openen voor inkomende PTSN-oproepen aan te zetten.

Eenmaal ingesteld, zal bij het aannemen van een inkomend gesprek op Teams van een contact automatisch het HubSpot record geopend worden.