將 Microsoft Teams 通話記錄至 HubSpot 記錄中

將HubSpot 與 Microsoft Teams 串接後，您即可將Microsoft Teams 的電話通話自動記錄至 HubSpot 記錄中。此功能有助於在您的 CRM 中保存客戶對話紀錄，讓您的團隊無需手動記錄每通電話，即可將通話活動與其他互動紀錄一併檢視。 您亦可設定「點擊撥號」及「來電路由」功能，讓系統在接聽 Microsoft Teams 來電時自動開啟相關的 HubSpot 聯絡人記錄，使您在對話過程中能更輕鬆地查閱客戶背景資訊。

開始之前

• 您必須連接「管理員級」安裝版本的 Microsoft Teams 應用程式。若您連接的是「使用者級」安裝版本，請進一步了解如何切換至「管理員級」安裝版本。
• 為使通話能記錄至 HubSpot 聯絡人記錄中，必須先在 HubSpot 與 Microsoft Teams 之間建立使用者對應關係。
• Microsoft Teams 通話僅能記錄至 HubSpot 中已存在的聯絡人記錄。為使記錄功能正常運作，Microsoft Teams 中使用的電話號碼必須與 HubSpot 聯絡人的電話號碼或手機號碼完全一致，包括國家代碼和區號在內。
• 若聯絡人的電子郵件地址與 HubSpot 帳戶中某位使用者的電子郵件地址相同，HubSpot 將不會將通話記錄至該聯絡人的記錄中。

啟用 Teams 通話的自動記錄功能

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點選「Microsoft Teams」。
3. 點擊「設定」標籤頁，然後點擊「Teams 電話」。
4. 針對您希望自動記錄至 HubSpot 的通話，請勾選「針對外撥通話」和「針對來電」的核取方塊。所選的通話類型將自動記錄至聯絡人記錄、主要關聯的公司記錄，以及任何關聯的交易記錄中。

通話記錄至 HubSpot 中的聯絡人記錄後，撥打該通話的使用者將在 Microsoft Teams 中收到來自 HubSpot 機器人的訊息，通知該通話已記錄。使用者亦可直接從通知中編輯已記錄通話的詳細資訊。

請注意：由於Microsoft Teams 通話存在延遲，通話記錄至相關記錄平均需 15 分鐘，最長可能需 60 分鐘。

其他功能

若要啟用「點擊撥號」功能或來電路由功能，您必須在 HubSpot 外部進行設定。

啟用「點擊撥號」

「點擊撥號」功能僅限 Windows 使用者使用。完成設定後，您可從 HubSpot 記錄頁面點擊聯絡人電話號碼旁的「externalLink 」圖示，即可啟動 Microsoft Teams 電話通話。

若您使用 Windows 10：

1. 點擊「開始」按鈕，然後選擇「預設應用程式」。
2. 點擊「依通訊協定選擇預設應用程式」。
3. 點擊「TEL」，然後選擇「Microsoft Teams」。

若您使用 Windows 11：

1. 點擊「開始」按鈕，然後選擇「預設應用程式」。
2. 點選「依連結類型選擇預設應用程式」。
3. 在「TEL」區段中，選擇Microsoft Teams。

在接受 Teams 來電時開啟 HubSpot 聯絡人記錄

1. 前往您的Microsoft Teams 管理中心。
2. 在左側導覽列中，前往「語音」>「通話政策」。

• • 若要為所有使用者啟用將來電轉接至 HubSpot 的功能，請點選「全域政策」。
  • 若要為特定使用者啟用將來電轉接至 HubSpot 的功能，請建立新政策，然後將其指派給特定使用者。

3. 在政策中，點擊以開啟「針對來電 PSTN 呼叫在瀏覽器中開啟應用程式」開關 。
4. 貼上以下網址：https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{您的 HubID}/calling/redirect/{phone}

• • 請將 {您的 HubID} 替換 為 您帳戶的 Hub ID。
  • URL 中的{phone} 不應被替換。

5. 前往您的 Microsoft Teams 設定，並點選「通話」。
6. 點擊以開啟「允許第三方應用程式在收到 PSTN 來電時自動在新瀏覽器視窗中開啟」開關。

設定完成後，當您在 Teams 上接聽來自聯絡人的來電時，HubSpot 記錄將會自動開啟。