Après avoir connecté HubSpot et Microsoft Teams, découvrez comment enregistrer des appels téléphoniques Microsoft Teams dans des fiches d’informations HubSpot.
Avant de commencer
- Vous devez connecter la version d’installation de niveau administrateur de l’application Microsoft Teams. Si vous avez connecté la version d’installation au niveau utilisateur, désinstallez l’application et installez la version d’installation au niveau administrateur.
- Les utilisateurs doivent être mappés entre HubSpot et Microsoft Teams pour que les appels soient enregistrés dans les fiches d’informations HubSpot.
- Les appels Microsoft Teams peuvent uniquement être enregistrés dans les fiches d’informations de contacts qui existent déjà dans HubSpot. Pour que la connexion fonctionne, le numéro de téléphone utilisé dans Microsoft Teams doit correspondre exactement au numéro de téléphone ou au numéro de portable du contact dans HubSpot, y compris l’indicatif du pays et l’indicatif régional.
- HubSpot n’enregistre pas les appels sur les fiches d’informations de contact si l’e-mail du contact correspond à celle d’un utilisateur dans le compte HubSpot.
Activer l'enregistrement automatique des appels Teams
- Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
- Cliquez sur Microsoft Teams.
- Cliquez sur l'onglet Teams Phone.
- Sélectionnez les cases à cocher Pour les appels sortants et Pour les appels entrants pour les appels que vous souhaitez enregistrer automatiquement dans HubSpot. Le type d'appel sélectionné se connecte automatiquement à l'enregistrement du contact, à l'enregistrement principal de l'entreprise associée et à tous les enregistrements d'affaires associés.
Une fois qu’un appel est enregistré dans une fiche d’informations d’un contact dans HubSpot, l’utilisateur qui a passé l’appel recevra un message dans Microsoft Teams de la part du bot HubSpot l’informant que l’appel a été enregistré. Les utilisateurs peuvent également modifier les détails de l’appel consigné directement à partir de la notification.
Remarque : En raison de la latence des appels Microsoft Teams, il faut en moyenne 15 minutes et jusqu’à 60 minutes pour que les appels soient enregistrés dans les fiches d’informations.
Fonctionnalité supplémentaire
Vous devez configurer les paramètres en dehors de HubSpot pour la fonctionnalité click-to-call ou le routage des appels entrants.
Activer le click-to-call
La fonctionnalité "cliquer pour appeler" n'est disponible que pour les utilisateurs de Windows. Une fois configuré, vous pouvez lancer un appel téléphonique Microsoft Teams à partir d’une page de fiche d’informations HubSpot en cliquant sur l’icône externalLink en regard du numéro de téléphone du contact.
Si vous avez Windows 10 :
- Cliquez sur le bouton Start et sélectionnez Default apps.
- Cliquez sur Choisir les applications par défaut par protocole.
- Cliquez sur TEL et sélectionnez Microsoft Teams.
Si vous avez Windows 11 :
- Cliquez sur le bouton Start et sélectionnez Default apps.
- Cliquez sur Choisissez les valeurs par défaut par type de lien.
- Dans la section TEL, sélectionnez Microsoft Teams.
- Accédez à votre centre d’administration Microsoft Teams.
- Dans la barre de navigation de gauche, accédez à Stratégies d’appels vocaux >.
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- Pour activer le transfert des appels entrant vers HubSpot pour tous les utilisateurs, cliquez sur Stratégie globale.
- Pour activer le transfert des appels entrant vers HubSpot pour des utilisateurs spécifiques, créez une nouvelle politique, puis attribuez-la à des utilisateurs spécifiques.
- Dans la politique, cliquez sur pour activer l'option Ouvrir des applications dans le navigateur pour les appels RTCP entrants .
- Collez l'URL suivante : https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Votre HubID}/calling/redirect/{phone}
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- Remplacez {Your HubID} par le Hub ID de votre compte.
- {phone} ne doit pas être remplacé dans l’URL.
- Accédez à vos paramètres Microsoft Teams et cliquez sur Calls.
- Cliquez pour activer l'option Allow third party apps to automatically open in a new browser window for incoming PTSN calls.
Une fois configuré, lors de l'acceptation d'un appel entrant sur Teams provenant d'un contact, la fiche d'informations HubSpot s'ouvrira automatiquement.
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