Registra le chiamate di Microsoft Teams nei record di HubSpot

Dopo aver collegato HubSpot e Microsoft Teams, è possibile registrare automaticamente le chiamate telefoniche di Microsoft Teams nei record di HubSpot. Ciò consente di conservare una traccia delle conversazioni con i clienti nel proprio CRM, in modo che il team possa esaminare l’attività delle chiamate insieme alle altre interazioni senza dover registrare manualmente ogni singola chiamata. È inoltre possibile configurare la funzione "clicca per chiamare" e l’instradamento delle chiamate in entrata in modo che, quando si risponde a una chiamata su Microsoft Teams, si apra la scheda del contatto HubSpot corrispondente, facilitando così l’accesso al contesto del cliente durante le conversazioni.

Prima di iniziare

• È necessario collegare la versione dell’app Microsoft Teams installata a livello di amministratore. Se hai collegato la versione installata a livello di utente, scopri di più su come passare all’installazione a livello di amministratore.
• Gli utenti devono essere associati tra HubSpot e Microsoft Teams affinché le chiamate vengano registrate nelle schede di HubSpot.
• Le chiamate di Microsoft Teams possono essere registrate solo nelle schede dei contatti già esistenti in HubSpot. Affinché la registrazione funzioni, il numero di telefono utilizzato in Microsoft Teams deve corrispondere esattamente al numero di telefono fisso o al numero di cellulare del contatto in HubSpot, inclusi sia il prefisso internazionale che il prefisso locale.
• HubSpot non registra le chiamate nei record dei contatti se l’indirizzo e-mail del contatto corrisponde a quello di un utente nell’account HubSpot.

Attiva la registrazione automatica delle chiamate di Teams

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic su Microsoft Teams.
3. Fai clic sulla scheda Impostazioni. Quindi fai clic su Teams Phone.
4. Seleziona le caselle di controllo Per le chiamate in uscita e Per le chiamate in entrata relative alle chiamate che desideri registrare automaticamente su HubSpot. Il tipo di chiamata selezionato verrà automaticamente registrato nella scheda del contatto, nella scheda dell’azienda principale associata e in eventuali schede delle trattative associate.

Dopo che una chiamata è stata registrata in un record di contatto in HubSpot, l’utente che ha effettuato la chiamata riceverà un messaggio in Microsoft Teams dal bot di HubSpot che lo informerà che la chiamata è stata registrata. Gli utenti possono anche modificare i dettagli della chiamata registrata direttamente dalla notifica.

Nota: a causa della latenza delle chiamate su Microsoft Teams, sono necessari in media 15 minuti e fino a 60 minuti affinché le chiamate vengano registrate nei record.

Funzionalità aggiuntive

È necessario configurare le impostazioni al di fuori di HubSpot per la funzionalità "click-to-call" o l’instradamento delle chiamate in entrata.

Attivare la funzione “clicca per chiamare”

La funzionalità “click-to-call” è disponibile solo per gli utenti Windows. Una volta configurata, è possibile avviare una chiamata telefonica su Microsoft Teams da una pagina di record di HubSpot facendo clic sull’icona “ externalLink ” accanto al numero di telefono del contatto.

Se utilizzi Windows 10:

1. Fai clic sul pulsante Start e seleziona " App predefinite".
2. Fai clic su “Scegli app predefinite per protocollo”.
3. Fai clic su TEL e seleziona Microsoft Teams.

Se utilizzi Windows 11:

1. Fai clic sul pulsante Start e seleziona " App predefinite".
2. Fai clic su " Scegli le impostazioni predefinite per tipo di collegamento".
3. Nella sezione TEL, seleziona Microsoft Teams.

Apri i record dei contatti di HubSpot quando accetti le chiamate in arrivo su Teams

1. Accedi al tuo centro di amministrazione di Microsoft Teams.
2. Nella barra di navigazione a sinistra, vai su "Voce " > "Criteri di chiamata".

• • Per attivare l'instradamento delle chiamate in entrata verso HubSpot per tutti gli utenti, clicca su " Politica globale".
  • Per attivare l'instradamento delle chiamate in entrata verso HubSpot per utenti specifici, crea una nuova politica e poi assegnala agli utenti specifici.

3. Nella politica, clicca per attivare l’opzione “Apri le app nel browser per le chiamate PSTN in entrata ”.
4. Incolla il seguente URL: https://app.hubspot.com/msteams-integration-ui/{Il tuo HubID}/calling/redirect/{phone}

• • Sostituisci {Your HubID} con l’ID Hub del tuo account.
  • {phone} non deve essere sostituito nell’URL.

5. Accedi alle impostazioni di Microsoft Teams e fai clic su " Chiamate".
6. Fai clic per attivare l’opzione " Consenti alle app di terze parti di aprirsi automaticamente in una nuova finestra del browser per le chiamate PSTN in entrata ".

Una volta configurato, quando accetti una chiamata in entrata su Teams da un contatto, il record di HubSpot si aprirà automaticamente.