データ品質コマンドセンターの活用

データ品質コマンドセンターは、HubSpot CRMにデータがどのように保存されているかの概要を示し、データの潜在的な問題をハイライト表示します。プロパティー、レコード、データ同期統合、ワークフローについて、考えられる問題を評価できます。また、コマンドセンターから各資産をさらに掘り下げて、データの品質を向上させるためのアクションを起こすことも可能です。

データ品質コマンドセンターには、スーパー管理者またはデータ品質ツールへのアクセス権限を持つユーザーのみがアクセスできます。

コマンドセンターにアクセスするには

• HubSpotアカウントで、 Reports > Data Management > Data Qualityに移動します。

• プロパティティー : アカウント内のコンタクト、会社、取引、チケットのプロパティの総数、プロパティの問題についての毎日のトレンドレポート、HubSpotが以下のいずれかの問題があると確認したプロパティの数：

• • データなし：記録上、そのプロパティーの値が空であるか、不完全なものである。
  • 未使用：リスト、ワークフロー、レポートなど、HubSpotのどのツールでもこのプロパティーは使用されていません。
  • 重複：当該プロパティーと類似したプロパティーが他に存在する。

• レコードについて : コンタクトや会社のレコードの総数、レコードの問題点に関する日々のトレンドレポート、HubSpotが以下のいずれかの問題点を確認したレコードの数です：
  • 書式の問題：コンタクトレコードのプロパティー値が正しく書式設定されていない可能性があります（例：Last nameに大文字がないなど）。現時点では、書式設定データはコンタクトのみ利用可能です。
  • 重複：そのレコードと類似した別のレコードが存在する。

• データ同期 : 接続されているデータ同期アプリの総数、データ同期に関する問題の日次傾向レポート、HubSpotが以下のいずれかの問題があると認定したアプリの数です：
  • 同期に失敗するアプリ：アプリは接続され、データの同期がオンになっていますが、HubSpotは一部のレコードが同期されていないことを確認しました。
  • 同期が有効でないアプリ：アカウントが切断されているか、既存の同期が一時停止されているか、データ同期が設定またはオンになっていないため、アプリが同期されていない。
• ワークフロー : アクティブなワークフローの総数、ワークフローの問題に関する日々のトレンドレポート、HubSpotが未使用またはリスクがあると判断したワークフローの数などです。  
  • 未使用のワークフロー：ワークフローはオフにされているか、過去90日間にアクティビティーがない。
  • リスクのあるワークフロー：ワークフローに少なくとも1つの固有のエラーがある。

以下では、各セクションのインサイトに関する詳細な情報へのアクセス方法と、データ品質に関する提案への対応方法について説明します。

プロパティーを見る

プロパティーカードは、コンタクト、会社、取引、チケットのプロパティーに関する洞察を表示します。ここから、問題解決に向けて行動を起こしたり、監視したくないプロパティーを非表示にして、プロパティーインサイトレポートに影響を与えないようにすることができます。

• グラフに表示されるデータを調整するには、「日付範囲」と「頻度」のドロップダウンメニューをクリックし、希望のフィルターを選択します。

• 問題数レポートの日付にカーソルを合わせると、その日の各問題のカウントが表示されます。
• プロパティーの詳細情報を表示するには、[ すべてのプロパティーのインサイトを表示 ]をクリックします。

• プロパティーが何件あるか、概要を見るデータなし、未使用、または重複の可能性があります。
• レビューするプロパティーカードで、少なくとも1つの潜在的な問題があるプロパティーを一覧で表示します。プロパティーは五十音順で、すべての銘柄が表示されます。
  • 特定の課題で絞り込むには、「すべての課題」ドロップダウンメニューをクリックし、表示したい課題の種類の横にあるチェックボックスを選択します。
  • 特定のオブジェクトのプロパティーだけを表示するには、「すべてのオブジェクト」ドロップダウンメニューをクリックし、表示したいオブジェクトを選択します。
  • 表の上部にある検索バーで、特定のプロパティーを検索することができます。
  • 列をクリックすると、その列のデータでプロパティーを並べ替えることができます。コラムは以下の通りです。
    • Name：プロパティーの名前。
    • 課題：そのプロパティーで特定された課題の種類。オプションには、No data、Unused、Duplicatesがあります。
    • Object：プロパティーが適用されるオブジェクト。 
    • プロパティー更新日：そのプロパティーの値が更新された直近の日付。
    • 更新元：最新の更新の場合、プロパティー値がどのように更新されたかを示す。
    • 充填率(% )：プロパティーに値を持つレコードの割合。
    • Used in：そのプロパティーを現在使用しているツール（リスト、ワークフローなど）の数。
• 課題レポートから個々のプロパティーを非表示にするには、プロパティーにカーソルを合わせ、Actions > Hideをクリックします。複数のプロパティーを非表示にするには、プロパティー横のチェックボックスを選択し、表の上部にある「隠す」を選択します。これらのプロパティーは、「隠しプロパティ」タブに移動します。 
• 隠しプロパティ」タブをクリックすると、監視しないことにしたプロパティーが表示されます。非表示プロパティの問題の監視を再開するには、プロパティの上にカーソルを置き、Actions > Showをクリックします。複数の非表示プロパティーを表示するには、プロパティー横のチェックボックスを選択し、テーブルの上部にある「表示」を選択します。
• どちらのタブでも、特定のプロパティーについて詳細を見たり、アクションを起こしたりするには、プロパティー名をクリックします。
• プロパティーを編集するには、右上の「Edit property」をクリックします。右側のパネルで、プロパティーを編集します。

• プロパティーの履歴値をエクスポートするには、「Actions」ドロップダウン・メニューをクリックし、「Export property history」を選択します。
• プロパティーをアーカイブするには、Actionsドロップダウンメニューをクリックし、Archiveを選択します。アーカイブプロパティーについて詳しくはこちら
• プロパティーに関する追加情報を表示します。
  • プロパティの詳細：プロパティの名前、説明、オブジェクト、作成日、最終更新日、フィールドタイプ。
  • 充填率/値を持つレコード：プロパティーに値を持つレコードの割合です。CRM の［リストを表示］をクリックすると、そのプロパティーの値を持つレコードの全リストが表示されます。

• • プロパティー更新ソース：プロパティーに対してどのように値が更新されたかを示すレポート。ドロップダウンメニューをクリックすると、日付範囲と頻度に基づいてレポートを絞り込むことができます。 
  • このプロパティーを使用しているツール：このプロパティーが現在使用されている資産のリスト。特定のツールに基づいて資産を絞り込むには、「すべてのツール」ドロップダウンメニューをクリックします。

レコードが重複していないか、フォーマットに問題がないか確認する。

レコードカードでは、コンタクトや会社のレコードに関する潜在的な問題の概要を表示し、解決することができます。考えられる問題としては、コンタクトのプロパティー値のフォーマットが正しくない（例：コンタクトのファーストネームが大文字でない）、レコードが重複している、などがあります。値の書式設定については、特定の問題を自動的に修正するルールを設定することができます。

注意：現時点では、書式問題はコンタクトのみ、重複管理はコンタクトと会社のみ利用可能です。

• グラフに表示されるデータを調整するには、「日付範囲」と「頻度」のドロップダウンメニューをクリックし、希望のフィルターを選択します。
• 問題数レポートの日付にカーソルを合わせると、その日の各問題のカウントが表示されます。
• プロパティーフォーマットの問題があるコンタクトレコードのリストを表示するには、「Formatting issues」の行の「View all 」をクリックします。フォーマットの問題を修正する」ページが表示され、以下の操作が可能です。

• • フォーマットの修正案を手動で承認または拒否するには、テーブルで、フォーマットの修正案を表示および管理します。
  • 特定の書式問題を自動的に修正する設定を管理するには、右上の［自動化］をクリックします。右側のパネルで、現在および将来のフォーマットに関する問題を自動的に修正するルールを設定します。

• 重複している可能性のあるコンタクトレコードや会社レコードのリストを表示するには、「Duplicates」行の「View all」をクリックします。重複した記録の管理」ページが表示されます。表で、重複している可能性があるものを確認する。

Data Syncアプリのインサイトを見る

Data Syncカードでは、Data Sync by HubS pot接続アプリで考えられる同期の問題の概要を表示し、これらの問題を解決するための行動をとることができます。

• グラフに表示されるデータを調整するには、「日付範囲」と「頻度」のドロップダウンメニューをクリックし、希望のフィルターを選択します。
• 問題数レポートの日付にカーソルを合わせると、その日の各問題のカウントが表示されます。
• アプリの詳細情報を表示するには、「すべてのData Syncアプリのインサイトを表示」をクリックします。

• 自分のアプリが何個あるか表示する同期に失敗した、または同期がアクティブでない。
• 同期アクティビティーカードでは、データ同期アプリをすべて表示することができます。デフォルトでは、アプリはアルファベット順で表示され、すべてのアプリが表示されます。
  • 特定の同期ステータスで絞り込むには、「すべてのステータス」ドロップダウンメニューをクリックし、表示したいステータスを選択します。同期の状態について詳しくはこちらをご覧ください。
  • 表上部の検索バーを使って、特定のアプリを検索することができます。
  • 列をクリックすると、その列のデータでアプリを並べ替えることができます。コラムは以下の通りです。
    • App：接続されているアプリの名前。
    • アカウント：接続しているアプリのアカウントです。
    • ステータス：アプリの同期状況。
    • 同期に失敗：同期されていないレコードの数。
    • 最終同期アクティビティー：アプリが同期された直近の日付または時刻。
• アプリの名前をクリックすると、そのアプリの同期設定に移動します
• Failing to sync列で、数字をクリックすると、エラーのあるレコードのリストが表示されます。右側のパネルで、影響を受けるレコード、同期されているオブジェクト、レコードが同期されていないアプリ、エラーの理由を確認します。

• • ドロップダウンメニューをクリックすると、同期の種類とエラーのカテゴリーに基づいてレコードを絞り込むことができます。
  • エラーの横にある情報情報アイコンにカーソルを合わせると、エラーの解決方法の詳細が表示されます。

HubSpotデータ同期の設定と使用方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

リスクのあるワークフローと未使用のワークフローを見直す

ワークフローカードでは、最近のアクティビティーがないワークフローやエラーのあるワークフローの概要を見ることができます。

• グラフに表示されるデータを調整するには、「日付範囲」と「頻度」のドロップダウンメニューをクリックし、希望のフィルターを選択します。
• 問題数レポートの日付にカーソルを合わせると、その日の各問題のカウントが表示されます。
• 未使用のワークフローの一覧を表示するには、「未使用のワークフロー」行の「すべてを表示」をクリックします。ワークフローツールの「未使用ワークフロー」タブ（）が表示され、不要なワークフローを移動、オフ、削除するためのアクションを起こすことができます。

• エラーのある危険なワークフローのリストを表示するには、「危険なワークフロー」行の「すべてを表示」をクリックします。ワークフローツールのAt-risk workflowsタブが表示され、ワークフローのエラーのトラブルシューティングを行うことができます。

ワークフローの整理について、詳しくはこちらをご覧ください。