Contracten bekijken en beheren

Contracten vormen in HubSpot de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet. Door contracten in HubSpot te beheren, kun je bestaande contractafspraken vastleggen en beheren, betalingen handmatig registreren of kopers automatisch factureren, wijzigingen aanbrengen gedurende de looptijd van een contract, contracten verlengen en de omzet nauwkeurig rapporteren.

Ontdek hoe je contracten kunt bekijken, bewerken en verlengen, offertes voor wijzigingen en verlengingen kunt opstellen, contracten kunt beëindigen en contracten kunt exporteren.

Lees meer over hoe contracten in HubSpot worden gebruikt, hoe je rechtstreeks contracten kunt aanmaken en hoe je contracten kunt aanmaken op basis van geaccepteerde offertes.

Contractrecords bekijken

Contracten bekijken op de indexpagina

Gebruik de contractindexpagina om alle contracten te bekijken en om opgeslagen weergaven aan te maken en te gebruiken om contracten op specifieke criteria te filteren. Om alle contracten te bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Om de kolommen in de tabel aan te passen, klik je rechtsboven in de tabel op Kolommen bewerken.
3. Om de indexpagina te filteren, klikt u op de vervolgkeuzemenu's voor filters (bijv. 'Status') en stelt u uw filtercriteria in. Contracten kunnen de volgende statussen hebben:
   • Gepland: wanneer een contract wordt aangemaakt met een toekomstige ingangsdatum, wordt de status ingesteld opGepland. Op de ingangsdatum wordt de status ingesteld opActief.
   • Actief: een contract dat momenteel van kracht is.
   • Voltooid: een contract waarvan de einddatum is bereikt.
   • Beëindigd: een contract dat is beëindigd.
   • Concept: een contract dat nog niet is afgerond.
4. Om aangepaste filters in te stellen, klikt u op Geavanceerde filters bovenaan de tabel.
5. Om een weergave op te slaan voor later gebruik, klikt u op het pictogram 'Opslaan' rechtsboven in de tabel.
6. Om een voorbeeld van de contractgegevens te bekijken, beweeg je de muis over het contract en klik je op 'Voorbeeld'. Bekijk de details in het rechterpaneel.
7. Klik op de naam van het contract om het contractrecord te bekijken. 

Meer informatie over de contractlay-out.

Contracten bekijken in gekoppelde CRM-records

Om een contract te bekijken vanuit een van de gekoppelde records (bijvoorbeeld een contactpersoon, bedrijf of factuur):

1. Ga naar uw records. Bijvoorbeeld:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Facturen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Facturen.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Prijsopgave. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Prijsopgave.
2. Open de rechterzijbalk door op de naam van een record te klikken of door op het Voorbeeldpictogram te klikken. Het gedrag is afhankelijk van de objectindexpagina waarop u zich bevindt.
3. Navigeer in de rechterzijbalk naar de kaart ‘Contracten’ om de contractstatus te bekijken. Als de kaart ‘Contracten’ standaard niet bij uw record wordt weergegeven, kunt u de kaart handmatig toevoegen.
4. Om meer details te bekijken, beweeg je de muisaanwijzer over het contract en klik je op het Voorbeeld-pictogram, of klik je op de contractnaam om naar het contract te gaan.
   
   
5. Bekijk de contractdetails in het rechterpaneel.

Bekijk het contractoverzicht, de activiteiten en de geschiedenis

Gebruik het contractrecord om inzicht te krijgen in de contractinformatie, waaronder prestaties, bijbehorende regelitems, factureringsschema, verlengingsinformatie, tijdlijn van activiteiten en geschiedenis.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik in de middelste kolom op het tabblad ‘Overzicht’ om een momentopname te bekijken van de contractprestaties, regelitems, het factureringsschema en de verlengingsinformatie.
   • De kaart ‘Contractprestaties’ toont de totale contractwaarde (TCV), de jaarlijkse contractwaarde (ACV), informatie over terugkerende inkomsten, de einddatum van het contract en het gefactureerde bedrag. Voor doorlopende contracten worden de TCV en ACV niet berekend, aangezien deze geen einddatum hebben.
     
     
   • De kaart ‘Huidige en aankomende posten’ geeft een overzicht van alle posten van het contract en hun eigenschappen (bijv. prijs, hoeveelheid, factureringsschema, looptijd, prijsmodel).
     
     
   • De kaart ‘Verlengingsinformatie’ toont de verlengingsstatus, op basis van eventuele afgeronde verlengingen of geaccepteerdeverlengingsoffertesvoor het contract.
     
     
3. Klik op het tabblad ‘Activiteiten’ om een tijdlijn te bekijken van communicatie (bijv. e-mails en telefoongesprekken), teamactiviteiten (vergaderingen, notities, taken), updates van het contract en bijbehorende facturen, deals en tickets.
   
   
4. Klik op het tabblad ‘Geschiedenis’ om details te bekijken van contractwijzigingen, directe verlengingen en verlengingsoffertes, inclusief wijzigingen in terugkerende inkomsten en het toevoegen of verwijderen van contractregels.

Contracten beheren

In een contractrecord kun je de details van een contract beheren. Je kunt contracten bewerken en verlengen, offertes voor wijzigingen en verlengingen aanmaken, betaalmethoden bijwerken, contracten beëindigen en koppelingen beheren.

Let op: om contracten te bewerken zonder een wijzigingsofferte aan te maken,moet je je account aanmelden voor de Direct Create, Edit, and Renew HubSpot Contracts -bèta.

Contractontwerpen bewerken (BETA)

Bewerk contractontwerpen om de gegevens van de verkoper en koper, het incassoproces, de betaalmethode, de contractregels en de afrekeninstellingen bij te werken. Om een contractontwerp te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op denaam van een contract.
3. Klik linksboven op‘Acties’ en selecteer vervolgens‘Bewerken’.
4. Werk het contract bij.
5. Om het contract als concept op te slaan, klikt u linksboven op Terug.
6. Om het contract definitief te maken, klikt u rechtsboven op Definitief maken.

Afgeronde contracten bewerken (BETA)

Bewerk afgeronde contracten om de gegevens van de verkoper en koper, het incassoproces, de betaalmethode, de contractregels en de afrekeninstellingen bij te werken. Als u een op offertes gebaseerd proces wilt gebruiken voor het voorstellen en goedkeuren van wijzigingen in een bestaand contract, lees dan meer over het maken van wijzigingsoffertes.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op denaam van een contract.
3. Klik linksboven op'Acties' en selecteer vervolgens'Bewerken'.
4. Klik in het dialoogvenster opContract direct bewerken.

De gegevens van de koper

en

verkoper in het contract

bewerken

Bewerk de gegevens van de koper en verkoper in het contract in het gedeeltePartijen:

1. Klik om het gedeeltePartijen uit te vouwen.
2. Om de bedrijfsgegevens van de verkoper bij te werken, onder 'Verkoper':
   • Beweeg de muis over de verkoper en klik op hetpictogram voor bewerken.
   • Werk de gegevens in het rechterpaneel bij en klik vervolgens op 'Opslaan'.
   • Wijzigingen in de bedrijfsgegevens van de verkoper zijn alleen van toepassing op het contract en de facturen die aan het contract zijn gekoppeld. Uw accountinstellingen worden niet bijgewerkt.
3. Om de gegevens van het facturerende bedrijf te bewerken, beweeg je de muis over het bedrijf en klik je op hetpictogram 'bewerken'. Door deze bewerkingen wordt ook het CRM-record van het bedrijf bijgewerkt.
4. Om het factureringsbedrijf te vervangen, beweeg je de muis over het bedrijf en klik je op hetpictogram 'Vervangen'.
5. Om het factureringsbedrijf te verwijderen, beweeg je de muis over het bedrijf en klik je op hetpictogram 'Verwijderen'.
6. Om hetzelfde factuuradres te gebruiken als in het bedrijfsrecord, vink je onder 'Factuuradres' het selectievakje'Hetzelfde als facturerend bedrijf' aan.
7. Om een ander factuuradres te gebruiken, klik je op'+ Factuuradres toevoegen'. In het rechterpaneel:
   • Voer het factuuradres in en klik op 'Opslaan'.
   • Wijzigingen in de factuuradresgegevens worden alleen doorgevoerd in het contract en worden gebruikt op facturen die aan het contract zijn gekoppeld. Het bedrijfsrecord wordt niet bijgewerkt.
     
     

     Let op: als automatische omzetbelasting is ingeschakeld, wordt het factuuradres ' ' gebruikt om te bepalen of er belasting aan het contract moet worden toegevoegd.

8. Klik om het gedeelteBelastingnummers uit te vouwen om eventuele belastingnummers te bekijken die aan het factureringsbedrijf zijn toegevoegd. Bewerk bestaande belastingnummers door op hetbewerkingspictogram naast de naam van het factureringsbedrijf te klikken en vervolgens in het rechterpaneel op het tabblad Belastingnummers te klikken. Voeg belastingnummers van verkopers toe via defacturentool.
9. Om een facturatiecontact toe te voegen, klik je naast ‘Facturatiecontact’ op ‘Toevoegen’. In het rechterpaneel:
   • Zoek een contactpersoon en selecteer deze, en klik vervolgens op'Opslaan'.
   • Klik in het rechterpaneel op het tabblad ‘Nieuw aanmaken’ om een nieuw contactrecord aan te maken.
10. Om de gegevens van de facturatiecontactpersoon te bewerken, beweeg je de muis over de contactpersoon en klik je op hetbewerkingspictogram. Wijzigingen worden ook doorgevoerd in het CRM-record van de contactpersoon.
11. Om de facturatiecontactpersoon te vervangen, beweeg je de muis over de contactpersoon en klik je op hetpictogram 'Vervangen'.
12. Om het facturatiecontact te verwijderen, beweeg je de muis over het contact en klik je op hetpictogram 'Verwijderen'.
13. Om extra factureringscontacten toe te voegen, klikt u op'+ Extra contacten toevoegen'. Zoek naar contacten, vink de selectievakjes naast de contacten aan en klik vervolgens op'Opslaan'.

Contractgegevens bewerken

Bewerk contractgegevens in het gedeelte'Contractinstellingen '.

1. Klik om hetgedeelte 'Contractinstellingen' uit te vouwen.
2. Om de contracthouder te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu'Contracthouder' en selecteert u eencontracthouder.
3. Om de betalingsvoorwaarden te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Betalingsvoorwaarden' en selecteert u eenbetalingsvoorwaarde. Meer informatie over betalingsvoorwaarden.
4. Om het inkoopordernummer van het contract te wijzigen, voert u hetinkoopordernummer in het veld‘Inkoopordernummer’ in.
5. Om een aangepaste eigenschap toe te voegen, klikt u op+ Aangepaste eigenschap toevoegen. Selecteerbestaande aangepaste contracteigenschappen uit de lijst, zoek naar eenaangepaste eigenschap of klik opNieuwe contracteigenschap aanmaken om een nieuwe aangepaste contracteigenschap in te stellen.
6. Klik op het verwijderpictogram naast een aangepaste eigenschap om deze uit het contract te verwijderen.
7. Om het contract aan een deal te koppelen, klikt u op het vervolgkeuzemenu‘Koppelen aan een deal’ en selecteert u eendeal, of klikt u op ‘Een nieuwe deal aanmaken’ om een nieuwe deal aan te maken.

Regelitems bewerken

Bewerk de contractregels van het contract in het gedeelteContractregels.

1. Klik in het gedeelte 'Ingangsdatum wijzigen ' op de datumkiezeren selecteer de datum waarop de wijziging van kracht wordt.
2. Als de 'Gebruikers toestaan de standaardpro rata-verdeling te overschrijven' is is ingeschakeld, schakel dan het selectievakje 'Kosten en tegoeden pro rata berekenen voor de resterende factureringsperiode' uit om geen pro rata berekening toe te passen. Als het selectievakje is aangevinkt, worden de kosten pro rata berekend.
3. Om een regelitem te verwijderen, beweeg je de muis over het regelitem, klik je op'Acties' en selecteer je vervolgens'Regelitem annuleren'. Het regelitem krijgt dan de status'Geannuleerd'.
4. Om een regelitem bij te werken, wijzigt u de eigenschappen van het regelitem in de kolommen van het regelitem (bijv.Eenheidsprijs, Aantal,Eenheidskorting). Klik rechtsboven opKolommen bewerken om aan te passen welke kolommen worden weergegeven. Het regelitem krijgt de status Gewijzigd.
5. Om wijzigingen ongedaan te maken, beweeg je de muisaanwijzer over de naam van de regelitem, klik je op ‘Acties’ en selecteer je vervolgens ‘Wijzigingen ongedaan maken’.
   
   
6. Om een regelitem toe te voegen, klik je rechtsboven op 'Regelitem toevoegen' en selecteer je vervolgens een optie:
   • Kies uit productbibliotheek: voeg een regelitem toe op basis van een product in je productbibliotheek, inclusief regelitems die zijn aangemaakt met de HubSpot-Shopify-integratie.
     • Nadat je deze optie hebt geselecteerd, kun je zoeken op productnaam, productbeschrijving of SKU, of op 'Geavanceerde filters' klikken om je zoekopdracht te verfijnen. Vink in het rechterpaneel de selectievakjes aan naast de producten waarop je je regelitem wilt baseren.
     • Als je gedifferentieerde prijzen , klik dan op 'Niveaus bekijken' om de verschillende niveaus voor het product te bekijken voordat u de regelitem toevoegt.
   • Een aangepaste regelitem maken: als u toestemming hebt om aangepaste regelitems aan te maken, wordt er een nieuwe aangepaste regelitem aangemaakt die uniek is voor de betreffende offerte. Nadat u deze optie hebt geselecteerd, voert u de gegevens van uw regelitem in het rechterpaneel in en kiest u of u de aangepaste regelitem wilt opslaan in uw productbibliotheek. Klik op ‘Opslaan’ of ‘Opslaan en nog een toevoegen’.
7. Als automatische omzetbelasting is ingeschakeld, selecteer dan belastingcategorieën voor eventuele toegevoegde regelitems.
8. De regel wordt gemarkeerd als ‘Toegevoegd’.
9. Bekijk de wijzigingen in het paneel 'Wijzigingen ' aan de rechterkant.
   
   
10. Als de optie Kosten en tegoeden pro rata berekenen voor de resterende factureringsperiode is geselecteerd, wordt de pro rata-aanpassing weergegeven in het overzicht.
    
    
11. Om automatische omzetbelasting uit te schakelen, zet je de schakelaar'Automatische omzetbelasting' uit.

Facturering en betalingen bewerken

Let op: je kunt instellen of betalingen op facturen automatisch of handmatig moeten worden geïnd als je bent aangemeld voor de bètaversievan 'Direct Create, Edit, and Renew HubSpot Contracts' of als je bent aangemeld voor de bètaversie van'Connected CPQ, Billing, and Payments' en de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld.

Bij het bewerken van facturering en betalingen voor afgeronde contracten:

• Als facturering was ingeschakeld toen het contract werd aangemaakt, kan deze tijdens het bewerken niet worden uitgeschakeld.

• Als facturering was uitgeschakeld toen het contract werd aangemaakt, kan deze niet worden ingeschakeld tijdens het bewerken.

De facturerings- en betalingsoptie bewerken in het gedeelte'Facturering en betalingen ':

1. Klik op'Automatische betalingen' of'Handmatige betalingen' om het incassoproces bij te werken. Als u'Automatische betalingen' selecteert, zijn online betalingen standaard ingeschakeld.
2. Als ‘Automatische betalingen’ is geselecteerd en u de betaalmethode voor het in rekening brengen wilt wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Afrekenmethode’ en selecteert u een afrekenmethode. Selecteer‘Betaalmethode innen bij de volgende betaalde factuur’ om een nieuwe betaalmethode van de koper te innen wanneer deze de volgende factuur betaalt.
3. Schakel onder ‘Online betalingen’ de schakelaar‘Online betalingen accepteren’ in om kopers in staat te stellen facturen online te betalen.
   • De vooraf ingevulde keuzes op dit scherm komen overeen met wat is ingesteld in de betalingsinstellingen. Vink de selectievakjes ‘Geaccepteerde betaalmethoden’ aan of uit om de te accepteren betaalmethoden te kiezen.
   • Als u kosten hebt ingesteld, vink dan onder'Kosten die bij het afrekenen worden toegepast' deselectievakjes aan naast de kosten die u op de contractbetaling wilt toepassen.
   • Schakel het selectievakje 'Factuuradres voor creditcardaankopen verzamelen' in om het factuuradres van uw kopers te verzamelen.
   • Schakel het selectievakje 'Verzendadres verzamelen' in om het verzendadres van uw kopers te verzamelen.
4. Om betalingen via een alternatieve methode te accepteren, zet u de schakelaar‘Online betalingen accepteren’ uit. Als u‘Automatische betalingen’ hebt geselecteerd, zijn online betalingen standaard ingeschakeld.

Wijzigingen opslaan

1. Klik rechtsboven op'Wijzigingen opslaan ' om de wijzigingen in het contract op te slaan.
2. Klik in het dialoogvensterop 'Wijzigingen opslaan' om de wijzigingen te bevestigen.

Offertes voor wijzigingen in een contract aanmaken

Als u een op offertes gebaseerd proces wilt gebruiken voor het voorstellen en goedkeuren van wijzigingen in een bestaand contract of voor het beheren van verlengingen, moet u wijzigingsoffertes gebruiken: Lees meer overhet maken van wijzigingsoffertes.

Een contract direct verlengen (BETA)

Alsu een superbeheerder, kun je je account aanmelden voor de Beta-versie voor het direct aanmaken, bewerken en verlengen van HubSpot-contracten .

Verleng een contract direct wanneer een klant het einde van zijn huidige contract nadert. Bestaande verkopers en kopers, contractdetails, regelitems en facturerings- en betalingsgegevens worden overgenomen uit het oorspronkelijke contract, zodat u de gegevens niet handmatig opnieuw hoeft in te voeren. Lees meer over wat er bij een verlenging is inbegrepen.

Contractkoppelingen

Bij het verlengen van contracten wordt het verlengingscontract gekoppeld aan het bestaande contract. Verlengingen worden ook vastgelegd op de tabbladen ‘Overzicht’, ‘Activiteiten’ en ‘Geschiedenis’ van het oorspronkelijke contract. Je kunt koppelingslabels gebruiken om de relatie tussen het contract en de verlenging verder te definiëren, zodat records kan segmenteren, rapporten kan opstellen en workflows kan maken.Lees meer over het gebruik van koppelingslabels.

Verlengingen aanmaken

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op denaam van een contract.
3. Klik linksboven op‘Acties’ en selecteer vervolgens‘Contract verlengen’.
4. Klik in het dialoogvenster opDirect doorgaan met verlengen.

De gegevens van de koper

en

verkoper van het contract

bewerken

Bewerk de gegevens van de koper en verkoper van het contract in het gedeeltePartijen.

1. Om de bedrijfsgegevens van de verkoper bij te werken, gaat u onder ‘Verkoper’:
   • Beweeg de muis over de verkoper en klik op hetpictogram voor bewerken.
   • Werk de gegevens in het rechterpaneel bij en klik vervolgens op 'Opslaan'.
   • Wijzigingen in de bedrijfsgegevens van de verkoper zijn alleen van toepassing op het contract en de facturen die aan het contract zijn gekoppeld. Uw accountinstellingen worden niet bijgewerkt.
2. Om de gegevens van het facturerende bedrijf te bewerken, beweeg je de muis over het bedrijf en klik je op hetpictogram 'bewerken'. Door deze bewerkingen wordt ook het CRM-record van het bedrijf bijgewerkt.
3. Om het factureringsbedrijf te vervangen, beweeg je de muis over het bedrijf en klik je op hetpictogram 'Vervangen'.
4. Om het factureringsbedrijf te verwijderen, beweeg je de muis over het bedrijf en klik je op hetpictogram 'Verwijderen'.
5. Om hetzelfde factuuradres te gebruiken als in het bedrijfsrecord, vink je onder 'Factuuradres' het selectievakje'Hetzelfde als facturerend bedrijf' aan.
6. Om een ander factuuradres te gebruiken, klik je op'+ Factuuradres toevoegen'. In het rechterpaneel:
   • Voer het factuuradres in en klik op 'Opslaan'.
   • Wijzigingen in de factuuradresgegevens worden alleen doorgevoerd in het contract en worden gebruikt op facturen die aan het contract zijn gekoppeld. Het bedrijfsrecord wordt niet bijgewerkt.
     
     

     Let op: als automatische omzetbelasting is ingeschakeld, wordt het factuuradres ' ' gebruikt om te bepalen of er belasting aan het contract moet worden toegevoegd.

7. Klik om het gedeelteBelastingnummers uit te vouwen om eventuele belastingnummers te bekijken die aan het factureringsbedrijf zijn toegevoegd. Bewerk bestaande belastingnummers door op hetbewerkingspictogram naast de naam van het factureringsbedrijf te klikken en vervolgens in het rechterpaneel op het tabblad Belastingnummers te klikken. Voeg belastingnummers van verkopers toe via defacturentool.
8. Om een facturatiecontact toe te voegen, klik je naast ‘Facturatiecontact’ op ‘Toevoegen’. In het rechterpaneel:
   • Zoek een contactpersoon en selecteer deze, en klik vervolgens op'Opslaan'.
   • Klik in het rechterpaneel op het tabblad ‘Nieuw aanmaken’ om een nieuw contactrecord aan te maken.
9. Om de gegevens van de facturatiecontactpersoon te bewerken, beweeg je de muis over de contactpersoon en klik je op hetbewerkingspictogram. Wijzigingen worden ook doorgevoerd in het CRM-record van de contactpersoon.
10. Om de facturatiecontactpersoon te vervangen, beweeg je de muis over de contactpersoon en klik je op hetpictogram 'Vervangen'.
11. Om de factureringscontactpersoon te verwijderen, beweeg je de muis over de contactpersoon en klik je op hetpictogram 'Verwijderen'.
12. Om extra factureringscontacten toe te voegen, klikt u op'+ Extra contacten toevoegen'. Zoek naar contacten, vink de selectievakjes naast de contacten aan en klik vervolgens op'Opslaan'.

Contractgegevens

bewerken Bewerk de contractgegevens in het gedeelte'Contractinstellingen '.

1. Om de ingangsdatum van het contract te wijzigen, klikt u in het gedeelte Ingangsdatum contract op dedatumkiezeren selecteert u eendatum.
2. Om de contracthouder te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu'Contracthouder' en selecteert u eencontracthouder.
3. Om de betalingsvoorwaarden te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Betalingsvoorwaarden' en selecteert u eenbetalingsvoorwaarde. Meer informatie over betalingsvoorwaarden.
4. Om een inkoopordernummer toe te voegen, voert u hetinkoopordernummer in het veld‘Inkoopordernummer’ in.
5. Om een aangepaste eigenschap toe te voegen, klikt u op+ Aangepaste eigenschap toevoegen. Selecteerbestaande aangepaste contracteigenschappen uit de lijst, zoek naar eenaangepaste eigenschap of klik opNieuwe contracteigenschap aanmaken om een nieuwe aangepaste contracteigenschap in te stellen.
6. Klik op het verwijderpictogram naast een aangepast veld om het uit het contract te verwijderen.
7. Om het contract aan een deal te koppelen, klikt u op het vervolgkeuzemenu‘Koppelen aan een deal’ en selecteert u eendeal, of klikt u op ‘Een nieuwe deal aanmaken’ om een nieuwe deal aan te maken.

Regelitems toevoegen en bewerken

Voeg regelitems toe aan het contract vanuit uw productbibliotheekof voeg aangepaste regelitems toe.

Let op: wanneer u Stripe gebruikt als betalingsverwerkingsoptie, moet het totale verschuldigde bedrag hoger zijn dan $0,50, of het equivalente minimum in de afrekenvaluta. Lees meer over de minimale afrekenbedragen van Stripe.

Om regelitems toe te voegen:

1. Klik rechtsboven in het gedeelte met regelitems op 'Regelitem toevoegen' en selecteer vervolgens een optie:
   • Selecteren uit productbibliotheek: voeg een regelitem toe op basis van een product in je productbibliotheek, inclusief regelitems die zijn aangemaakt met de HubSpot-Shopify-integratie.
     • Zoek op productnaam,productbeschrijving of SKU, of klik op 'Geavanceerde filters' om je zoekopdracht te verfijnen.
     • Vink in het rechterpaneel de selectievakjes aan naast de producten waarop je je regelitem wilt baseren. Als je regelitems met gedifferentieerde prijzen selecteert, klik danop 'Niveaus bekijken' om de verschillende niveaus voor het product te bekijken, voordat je het regelitem toevoegt.
       
       
   • Aangepaste regelitem maken: maak een aangepast regelitem dat uniek is voor het contract. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, gebruik je het rechterpaneel om de details van je regelitem in te voeren. Vink het selectievakje 'Regelitem opslaan in de productbibliotheek ' aan om het regelitem op te slaan in je productbibliotheek. Klik op 'Opslaan ' of'Opslaan en nog een toevoegen'.
2. Klik op 'Contract bekijken' om een voorbeeld van de contractgegevens en het facturatieschema te bekijken.
3. Belastingen kunnen aan afzonderlijke regelitems worden toegevoegd, of je kunt gebruikmaken van automatische omzetbelasting bij online betalingen. Om belastingen aan afzonderlijke regelitems toe te voegen, klik je op het vervolgkeuzemenu ‘Belastingtarief’ en stelt u de belastingtarieven in voor de regelitems. De kolom ‘Belastingbedrag’ wordt automatisch bijgewerkt.
4. Als u gebruikmaakt van automatische omzetbelasting, zet u de schakelaar‘Automatische omzetbelasting’ aan. De automatische omzetbelasting wordt berekend wanneer het verlengingscontract wordt aangemaakt.
   
   • Klik in de kolom 'Belastingcategorie’ op het vervolgkeuzemenu en selecteer de belastingcategorie voor elke regelitem. Je kunt voor verschillende regelitems verschillende belastingcategorieën kiezen. Elk regelitem moet een unieke naam hebben.
   • Als u een artikel verzendt als onderdeel van het contract, moet u een regelitem voor verzendkosten toevoegen om de automatische belasting correct te laten berekenen. Als u verzendkosten nog niet aan uw productbibliotheek hebt toegevoegd, voeg dan een aangepast regelitem toe met de belastingcategorie ‘Verzendkosten’.
5. U kunt de kolommen bewerken die in de tabel met regelitems worden weergegeven. Als u een superbeheerder bent, kunt u instellen welke kolommen standaard voor alle gebruikers worden weergegeven. Lees hier hoe ukolommen kuntbewerken.
6. Bewerk de regelitems in de editor door de waarden van elke kolom aan te passen. 
   
   
7. Bij het bewerken van regelitems met gedifferentieerde prijzen wordt de prijs aangepast op basis van het prijsniveau naarmate je de hoeveelheid aanpast. Klik op'Niveaus bekijken' om de hoeveelheden naast de niveautabel te bewerken en te zien welk prijsniveau van toepassing is.
   
   
8. Standaard is de facturering voor eenmalige en terugkerende regelitems ingesteld op de datum van vandaag. Als u uw koper later voor een regelitem wilt factureren, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Startdatum facturering ’ en selecteert u vervolgens ‘Aangepaste datum’. Klik in het rechterpaneel op dedatumkiezer en selecteer eenstartdatum. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.
9. Om een korting toe te voegen aan een regelitem, klik je in de kolom ‘Eenheidskorting ’ op het vervolgkeuzemenu en selecteer je ‘percentage ’ of ‘valuta’. Voer het kortingsbedrag in. Kortingen kunnen worden ingesteld op individuele regelitems, niet op het gehele contract.
10. Om de details van de regelitem te bewerken, of om een regelitem te klonen of te verwijderen, beweeg je de muis over het regelitem, klik je op ‘Acties’ en selecteer je vervolgens een optie:
    • Bewerken: bewerk de regelitem van het contract. Dit heeft geen invloed op de productbibliotheek.
    • Verwijderen: verwijder de regelitem.

9. Om de regelitems te herschikken, klikt u op een regelitem en sleept u het met behulp van de sleepgreep (dragHandle ).

10. In het gedeelte ‘Overzicht’ wordt weergegeven hoe de kosten aan uw koper in rekening worden gebracht:

    • Het subtotaal toont alleen de artikelen die bij het afrekenen moeten worden betaald. Artikelen die op een later tijdstip in rekening worden gebracht, verschijnen in het totaal ‘Toekomstige betalingen ’.
    • Alle artikelen, ongeacht de vervaldatum van de betaling, worden opgeteld onder‘Totaal’.
    • Schakel de schakelaar‘Automatische omzetbelasting’ uit omde automatische omzetbelasting uit te schakelen.

Facturering en betalingen bewerken

Let op: je kunt instellen of betalingen op facturen automatisch of handmatig worden geïnd als je bent aangemeld voor de bètaversievan ‘Direct Create, Edit, and Renew HubSpot Contracts’ of als je bent aangemeld voor de bètaversievan ‘Connected CPQ, Billing, and Payments’ en de instelling ‘Automatisch contracten aanmaken op basis van geaccepteerde offertes’ is ingeschakeld.

Stel in hoe je facturen opstelt en betalingen van kopers int. Online betalingen zijn alleen beschikbaar als facturering is ingeschakeld.

Om facturering in te stellen, ga je naar 'Facturering en betalingen':

1. Zet de schakelaar ‘Facturering’ aan om automatisch facturen aan te maken en kopers te factureren voor terugkerende posten. Meer informatie over factureringsinstellingen.
2. Om in te stellen hoe betalingen worden geïnd, onder ‘Inningproces’:
   • Selecteer 'Automatische betalingen' om facturen op elke factuurdatum automatisch in rekening te brengen. Klik op het vervolgkeuzemenu'Afrekenmethode' en selecteer een optie: 
     • Betalingsmethode innen bij de eerste betaalde factuur: breng elke factuur in rekening via de betaalmethode die is opgegeven voor de betaling van de eerste factuur.
     • Een opgeslagen betaalmethode gebruiken:de factuur in rekening brengen via een bestaande, opgeslagen betaalmethode.
   • Selecteer'Handmatige betalingen' als u wilt dat de koper de factuur op elke factuurdatum handmatig betaalt. De koper ontvangt op elke factuurdatum de factuur om de betaling te regelen.
3. Schakel de schakelaar'Facturering ' uit als u via een alternatieve methode wilt factureren en betalingen wilt innen.

Om online betalingen in te stellen, gaat u naar'Online betalingen accepteren':

1. Als'Automatische betalingen' is geselecteerd in hetgedeelte 'Facturering', zijn online betalingen standaard ingeschakeld. Als'Handmatige betalingen' is geselecteerd, zet u de schakelaar'Online betalingen accepteren' aan om kopers in staat te stellen facturen online te betalen.
   • De vooraf ingevulde opties op dit scherm komen overeen met wat is ingesteld in de betalingsinstellingen. Vink de selectievakjes 'Geaccepteerde betaalmethoden' aan of uit om de betaalmethoden te kiezen die u wilt accepteren.
   • Als u kosten hebt ingesteld, vink dan onder'Kosten die bij het afrekenen worden toegepast' deselectievakjes aan naast de kosten die u op de contractbetaling wilt toepassen.
   • Schakel het selectievakje 'Factuuradres voor creditcardaankopen verzamelen' in om het factuuradres van uw kopers te verzamelen.
   • Vink het selectievakje 'Verzendadres verzamelen' aan om het verzendadres van uw kopers te verzamelen.
2. Om betalingen via een alternatieve methode te accepteren, zet u de schakelaar'Online betalingen accepteren' uit.

Stel de contracttaal, de landinstelling en de valuta in

1. Klik rechtsboven in de contracteditor op 'Instellingen '.
2. Klik op het vervolgkeuzemenu'Taal' en selecteer eentaal.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu'Locatie' en selecteer een locatie. De locatie bepaalt de weergave van de datum en het adres in uw contract. Het wijzigen van de locatie-instellingen van het contract heeft geen invloed op de valuta.
4. Als u meerdere valuta's in uw account hebt ingesteld, klikt u op het vervolgkeuzemenu'Valuta' en selecteert u eenvaluta.

Rond de verlenging af

1. Om het contract af te ronden en de eerste factuur te versturen, klikt u rechtsboven op'Verlenging afronden'.
2. Klik in het dialoogvenster op ‘Afronden’ om te bevestigen.

Verzending van de factuur en betaling

Hoe u de regelitems, facturering en betalingen hebt geconfigureerd, bepaalt wat er vervolgens gebeurt. Bekijk de onderstaande tabel om het proces te begrijpen op basis van uw contractinstellingen.

Maak verlengingsoffertes aan

Maak verlengingsoffertes aan wanneer een klant het einde van zijn huidige contract nadert, om een op offertes gebaseerd proces te bieden voor het voorstellen en goedkeuren van verlengingen. Lees meer over het aanmaken van verlengingsoffertes.

De betaalmethode van een contract bijwerken

Stuur de contactpersoon van het contract een link om zijn of haar betaalmethode bij te werken.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op de naam van het contract.
3. Klik linksboven opActies en selecteer vervolgensBetaalmethode bijwerken.
4. Klik in het dialoogvenster opLink verzenden.
5. De koper ontvangt een link waarop hij of zij kan klikken om de betaalmethode bij te werken.

Een contract beëindigen

Contracten kunnen onmiddellijk of op een geplande datum worden beëindigd. Om een contract te beëindigen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op de naam van het contract.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op 'Acties' en selecteer vervolgens 'Beëindigen'.
   
   
4. Klik in het dialoogvenster op dedatumkiezer en selecteer een beëindigingsdatum. Selecteer de datum van vandaag om het contract onmiddellijk te beëindigen, of een datum in de toekomst om de beëindiging in te plannen.
5. Klik op Contract beëindigen als u het contract onmiddellijk wilt beëindigen, of op Beëindiging plannen als u een toekomstige datum hebt geselecteerd.
6. Het contractrecord wordt bijgewerkt met de beëindigingsgegevens.
   
   

De beëindiging van een contract wijzigen of annuleren

Als u de beëindiging van een contract hebt gepland, kunt u deze wijzigen of annuleren.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Beweeg de muis over een contract en klik op ‘Voorbeeld’.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op 'Acties' en selecteer een optie:
   • Beëindigingsdatum wijzigen: wijzig de beëindigingsdatum van het contract. Klik in het dialoogvenster op de datumkiezer en selecteer een nieuwe beëindigingsdatum. Klik op Datum bijwerken.
   • Beëindiging annuleren: annuleer de beëindiging van het contract. Klik in het dialoogvenster op 'Beëindiging annuleren ' om te bevestigen.

De facturen bewerken

die

aan een contract

zijn gekoppeld U kunt facturen bewerken die handmatig aan een contract zijn gekoppeld, mits ze niet zijn aangemaakt op basis van een abonnement. Facturen die automatisch aan een contractworden gekoppeld nadat een offerte is geaccepteerd, kunnen niet worden bewerkt. Houd bij het bijwerken van een factuur rekening met het volgende:

• Bijgewerkte facturen worden vastgelegd op het tabbladActiviteiten, maar niet op het tabbladGeschiedenis.
• Als u het factuurbedrag bijwerkt, wordt dit opgeteld bij het ‘Totaal gefactureerd bedrag’ van het contract. De‘Totale contractwaarde’ wordt niet bijgewerkt.

Om een actieve contractovereenkomst te wijzigen, bewerkt u het contract ofmaakt u een wijzigingsofferte aan om wijzigingen voor te stellen en goed te keuren via een op offertes gebaseerd proces.

Om een factuur te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op de naam van het contract.
3. Beweeg in de rechterzijbalk de muisaanwijzer over de factuur en klik op het pictogrammet de drie horizontale puntjes.
4. Klik opBewerken.
5. Werk de factuur bij. Klik rechtsboven op Factuur bijwerken.
6. De wijziging wordt vastgelegd op het tabblad'Activiteiten', maar niet op het tabblad 'Geschiedenis '. Het factuurbedrag wordt opgeteld bij het 'Totaal gefactureerd bedrag ' van het contract. De'Totale contractwaarde ' wordt niet bijgewerkt.

Records koppelen aan contracten

Voeg koppelingen toe aan contracten vanaf de contractoverzichtspagina. U kunt contracten koppelen aan contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, offertes, facturen, andere contracten, bestellingen en projecten.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Beweeg de muis over een contract en klik op het Voorbeeldpictogram.
3. Klik in de rechterzijbalk op + Toevoegen op een koppelingskaart (bijv. Contacten).
4. In het rechterpaneel:
   • Zoek de records die u wilt koppelen en vink de selectievakjes ernaast aan. Klik op 'Opslaan' om ze aan het contract te koppelen.
   • Klik op het tabblad 'Nieuw aanmaken' om een nieuw record aan te maken dat aan het contract moet worden gekoppeld. Voer de gegevens van het nieuwe record in en klik op 'Aanmaken' om het aan het contract te koppelen, of op 'Aanmaken en nog een toevoegen' om nog een record aan te maken.

Contracten exporteren

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik rechtsboven in de tabel op Exporteren .
3. In het dialoogvenster:
   • Voer een exportnaam in het tekstvak Exportnaam in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Bestandsformaat' en selecteer een formaat.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Taal van kolomkoppen' en selecteer een taal.
   • Klik op 'Aanpassen' om de export verder aan te passen.
     • Selecteer onder 'Eigenschappen opgenomen in export' een optie om aan te geven welke eigenschappen in de export moeten worden opgenomen.
     • Vink onder 'Koppelingen opgenomen in export' het selectievakje 'Naam van gekoppeld record opnemen' aan om de namen van gekoppelde records (bijvoorbeeld de factuurnamen) op te nemen.
     • Selecteer onder 'Koppelingen opgenomen in export' of u maximaal 1.000 gekoppelde records wilt opnemen, of alle gekoppelde records.
   • Klik op 'Exporteren'.

Meer informatie over het exporteren van records.

Contracten verwijderen

Verwijder contracten vanaf de indexpagina voor contracten. Houd bij het verwijderen van contracten rekening met het volgende:

• Contracten met facturering kunnen niet worden verwijderd.

• Verwijderde contracten kunnen niet worden hersteld.

• Als u een contract rechtstreeks hebt aangemaakt met facturering ingeschakeld, of als u deelneemt aan de bètatest van Connected CPQ, Facturering en Betalingen en facturering hebt ingeschakeld bij het aanmaken van een offerte:
  • Abonnementen die via het contract worden beheerd, worden verwijderd.
  • Bestellingen die via het contract zijn aangemaakt, worden verwijderd.
  • Abonnementen en bestellingen die zijn aangemaakt en handmatig aan het contract zijn gekoppeld, worden niet verwijderd.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Vink het selectievakje aan naast elk contract dat u wilt verwijderen.
3. Klik bovenaan de tabel op'Verwijderen'.
4. Voer in het dialoogvenster het aantal records in en klik op 'Verwijderen'.

Contract- en omzetprestaties analyseren

Analyseer omzetprestaties met behulp van kant-en-klare rapporten, of stel aangepaste rapporten samen die aansluiten bij de behoeften van je verschillende teams.

Gebruik contracten met de HubSpot Agent CLI (BETA)

Let op: als je een superbeheerder, kun je je account aanmelden voor de Revenue Data in HubSpot Agent CLI .

Als je AI-agent- of command-line-workflows ontwikkelt, kun je contractrecords ophalen met behulp van de HubSpot Agent CLI. Lees meer over de HubSpot Agent CLI, inclusief ondersteunde functies en implementatie-instructies.

Volgende stappen

• Lees meer over het opzetten van contracten, inclusief het configureren van machtigingen, het automatisch aanmaken van contracten, het beheer van verlengingen, instellingen voor pro rata-berekening en voorkeuren voor het aanmaken van deals.
• Lees meer over het rechtstreeks aanmaken van contracten (BETA) of op basis van geaccepteerde offertes.
• Lees meer over het maken van sjablonen voor wijzigings- en verlengingsoffertes.