Contracten bekijken en beheren

Gebruik contracten om afspraken in verband met offertes in HubSpot bij te houden en te beheren. Contracten vormen in HubSpot de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je contracten en de bijbehorende records kunt bekijken en beheren. Ontdek hoe je contractdetails, bijbehorende omzet, activiteiten en geschiedenis kunt bekijken, en hoe je tijdens de looptijd van een contract wijzigingen kunt aanbrengen met behulp van wijzigings- of verlengingsoffertes, contracten kunt beëindigen of contracten kunt exporteren.

Lees om te beginnen meer over hoe contracten worden gebruikt en hoe je contracten kunt aanmaken en importeren.

Voordat je begint

Geaccepteerde offertes kunnen contracten genereren, ongeacht of je bent aangemeld voor de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments. Als je niet bent aangemeld voor de bètaversie, blijft de incasso gekoppeld aan de bestaande offerte of de afzonderlijke factuur. Met de bètaversie worden contracten gebruikt om doorlopende facturering, het aanmaken van facturen en incasso te beheren. Lees meer over het proces van de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments.

Contractrecords bekijken

Contracten bekijken op de indexpagina

Gebruik de contractindexpagina om alle contracten te bekijken en om opgeslagen weergaven aan te maken en te gebruiken om contracten op specifieke criteria te filteren. Om alle contracten te bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Om de kolommen in de tabel aan te passen, klik je rechtsboven in de tabel op Kolommen bewerken.
3. Om de indexpagina te filteren, klik je op de vervolgkeuzemenu's voor filters (bijv. 'Status') en stel je je filtercriteria in. Contracten kunnen de volgende statussen hebben:
   • Gepland: wanneer een contract wordt aangemaakt met een toekomstige ingangsdatum, wordt de status ingesteld op'Gepland'. Op de ingangsdatum wordt de status ingesteld op'Actief'.
   • Actief: een contract dat momenteel van kracht is.
   • Voltooid: een contract waarvan de einddatum is bereikt.
   • Beëindigd: een contract dat is beëindigd.
   • Concept: een contract dat nog niet is afgerond.
4. Om aangepaste filters in te stellen, klikt u op Geavanceerde filters bovenaan de tabel.
5. Om een weergave op te slaan voor later gebruik, klikt u op het pictogram 'Opslaan' rechtsboven in de tabel.
6. Om een voorbeeld van de contractgegevens te bekijken, beweeg je de muis over het contract en klik je op 'Voorbeeld'. Bekijk de details in het rechterpaneel.
7. Klik op de naam van het contract om het contractrecord te bekijken. 

Lees meer over de contractlay-out.

Contracten bekijken in gekoppelde CRM-records

Om een contract te bekijken vanuit een van de gekoppelde records (bijvoorbeeld een contactpersoon, bedrijf of factuur):

1. Navigeer naar uw records. Bijvoorbeeld:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Facturen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Facturen.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Prijsopgave. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Prijsopgave.
2. Open de rechterzijbalk door op de naam van een record te klikken of door op Voorbeeld te klikken. Hoe dit werkt, hangt af van de objectindexpagina waarop u zich bevindt.
3. Navigeer in de rechterzijbalk naar de kaart 'Contracten' om de contractstatus te bekijken. Als de kaart 'Contracten' niet standaard bij uw record wordt weergegeven, kunt u de kaart handmatig toevoegen.
4. Om meer details te bekijken, beweeg je de muisaanwijzer over het contract en klik je op het pictogram 'Voorbeeld', of klik je op de contractnaam om naar het contract te gaan.
   
   
5. Bekijk de contractgegevens in het rechterpaneel.

Bekijk het contractoverzicht, de activiteiten en de geschiedenis

Gebruik het contractrecord om inzicht te krijgen in de contractinformatie, waaronder prestaties, bijbehorende regelitems, factureringsschema, verlengingsinformatie, tijdlijn van activiteiten en geschiedenis.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik in de middelste kolom op het tabblad ‘Overzicht’ om een momentopname te bekijken van de contractprestaties, de posten, het factureringsschema en de verlengingsinformatie.
   • De kaart ‘Contractprestaties’ toont de contractwaarde, informatie over terugkerende inkomsten, de einddatum van het contract en het gefactureerde bedrag.
     
     
   • De kaart 'Huidige en aankomende posten' geeft een overzicht van alle posten van het contract en hun eigenschappen (bijv. prijs, hoeveelheid, factureringsschema, looptijd, prijsmodel).
     
     
   • De kaart ‘Verlengingsinformatie’ toont de verlengingsstatus op basis van eventuele verlengingsoffertes die voor het contract zijn aangemaakt.
     
     
3. Klik op het tabblad ‘Activiteiten’ om een tijdlijn te bekijken van communicatie (bijv. e-mails en telefoongesprekken), teamactiviteiten (vergaderingen, notities, taken) en wijzigingen in het contract, evenals bijbehorende facturen, deals en tickets.
   
   
4. Klik op het tabblad ‘Geschiedenis’ om details te bekijken van contractwijzigingen en verlengingen, inclusief wijzigingen in terugkerende inkomsten en het toevoegen of verwijderen van posten.

Contracten beheren

In een contractrecord kunt u de details van een contract beheren. Maak offertes voor wijzigingen en verlengingen, werk betaalmethoden bij, beëindig contracten en beheer koppelingen.

Maak een wijzigings- of verlengingsofferte voor een contract

In plaats van regelitems rechtstreeks in het contract bij te werken, moet u voor wijzigingen tijdens de looptijd of het configureren van verlengingen gebruikmaken van wijzigings- en verlengingsoffertes:

• Wijzigingsoffertes: maak wijzigingsoffertes aan om een actieve contractovereenkomst aan te passen. Wijzigingsoffertes worden gebruikt om producten en diensten in het contract aan te passen, toe te voegen of te verwijderen.

• Verlengingsoffertes: maak verlengingsoffertes aan wanneer een klant het einde van zijn huidige contract nadert, om de verlenging te regelen. Verlengingscontracten bevatten alle wijzigingen die via een wijzigingsofferte zijn aangebracht als onderdeel van de verlenging. 

De betaalmethode van een contract bijwerken

Stuur de contactpersoon van het contract een link om de betaalmethode bij te werken.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op de naam van het contract.
3. Klik linksboven opActies en selecteer vervolgensBetaalmethode bijwerken.
4. Klik in het dialoogvenster op'Link verzenden'.
5. De koper ontvangt een link waarop hij of zij kan klikken om de betaalmethode bij te werken.

Een contract beëindigen

Contracten kunnen onmiddellijk of op een geplande datum worden beëindigd. Om een contract te beëindigen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op de naam van het contract.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op 'Acties' en selecteer vervolgens 'Beëindigen'.
   
   
4. Klik in het dialoogvenster op dedatumkiezer en selecteer een beëindigingsdatum. Selecteer de datum van vandaag om het contract onmiddellijk te beëindigen, of een datum in de toekomst om de beëindiging in te plannen.
5. Klik op 'Contract beëindigen' als u het contract onmiddellijk wilt beëindigen, of op 'Beëindiging plannen' als u een toekomstige datum hebt geselecteerd.
6. Het contractrecord wordt bijgewerkt met de beëindigingsgegevens.
   
   

De beëindiging van een contract wijzigen of annuleren

Als u een beëindiging van een contract hebt gepland, kunt u de beëindiging wijzigen of annuleren.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Beweeg de muis over een contract en klik op 'Voorbeeld'.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op 'Acties' en selecteer een optie:
   • Beëindigingsdatum wijzigen: wijzig de beëindigingsdatum van het contract. Klik in het dialoogvenster op de datumkiezer en selecteer een nieuwe beëindigingsdatum. Klik op 'Datum bijwerken'.
   • Beëindiging annuleren: annuleer de beëindiging van het contract. Klik in het dialoogvenster op 'Beëindiging annuleren ' om te bevestigen.

De facturen bewerken die aan een contract zijn gekoppeld

U kunt facturen bewerken die handmatig aan een contract zijn gekoppeld, mits deze niet zijn aangemaakt op basis van een abonnement. Facturen die automatisch aan een contractworden gekoppeld nadat een offerte is geaccepteerd, kunnen niet worden bewerkt. Houd bij het bijwerken van een factuur rekening met het volgende:

• Bijgewerkte facturen worden vastgelegd op het tabbladActiviteiten, maar niet op het tabbladGeschiedenis.
• Als u het factuurbedrag bijwerkt, wordt dit toegevoegd aan het 'Totaal gefactureerd bedrag' van het contract. De'Totale contractwaarde' wordt niet bijgewerkt.

Om een actieve contractovereenkomst te wijzigen, kunt u een wijzigingsofferte aanmaken.

Een factuur bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op de naam van het contract.
3. Beweeg in de rechterzijbalk de muisaanwijzer over de factuur en klik op het pictogramellipses de drie horizontale puntjes.
4. Klik op'Bewerken'.
5. Werk de factuur bij. Klik rechtsboven op 'Factuur bijwerken'.
6. De wijziging wordt vastgelegd op het tabblad'Activiteiten', maar niet op het tabblad 'Geschiedenis '. Het factuurbedrag wordt opgeteld bij het 'Totaal gefactureerd bedrag ' van het contract. De'Totale contractwaarde ' wordt niet bijgewerkt.
   

Records koppelen aan contracten

Voeg koppelingen toe aan contracten vanaf de contractoverzichtspagina. U kunt contracten koppelen aan contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, offertes, facturen en andere contracten.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Beweeg de muis over een contract en klik op Voorbeeld.
3. Klik in de rechterzijbalk op + Toevoegen op een koppelingskaart (bijv. Contacten).
4. In het rechterpaneel:
   • Zoek de records die u wilt koppelen en vink de selectievakjes ernaast aan. Klik op 'Opslaan' om ze aan het contract te koppelen.
   • Klik op het tabblad 'Nieuw aanmaken' om een nieuw record aan te maken dat aan het contract moet worden gekoppeld. Voer de gegevens van het nieuwe record in en klik op 'Aanmaken' om het aan het contract te koppelen, of klik op 'Aanmaken en nog een toevoegen' om nog een record aan te maken.

Contracten exporteren

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik rechtsboven in de tabel op ‘Exporteren ’.
3. In het dialoogvenster:
   • Voer een exportnaam in het tekstvak 'Exportnaam' in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Bestandsformaat' en selecteer een formaat.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Taal van kolomkoppen' en selecteer een taal.
   • Klik op 'Aanpassen' om de export verder aan te passen.
     • Selecteer onder 'Eigenschappen opgenomen in export' een optie om aan te geven welke eigenschappen in de export moeten worden opgenomen.
     • Vink onder 'Koppelingen opgenomen in export' het selectievakje 'Naam van gekoppeld record opnemen' aan om de namen van gekoppelde records (bijvoorbeeld de factuurnamen) op te nemen.
     • Selecteer onder 'Koppelingen opgenomen in export' of u maximaal 1.000 gekoppelde records wilt opnemen, of alle gekoppelde records.
   • Klik op 'Exporteren'.

Meer informatie over het exporteren van records.

Contracten verwijderen

Verwijder contracten vanaf de contractenoverzichtspagina. Contracten met facturering kunnen niet worden verwijderd. Verwijderde contracten kunnen niet worden hersteld.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Vink het selectievakje aan naast elk contract dat u wilt verwijderen.
3. Klik bovenaan de tabel opVerwijderen.
4. Voer in het dialoogvenster het aantal records in en klik op Verwijderen.

Analyseer contract- en omzetprestaties

Analyseer de omzetprestaties met behulp van kant-en-klare rapporten, of stel aangepaste rapporten samen die aansluiten bij de behoeften van uw verschillende teams.

U kunt bijvoorbeeld rapporten maken voor:

• Terugkerende inkomsten: volg ARR, MRR en contractwaarde in realtime.
  • MRR-waterval per maand: de maandelijkse mutaties in terugkerende inkomsten, inclusief de MRR aan het begin van de maand, nieuwe inkomsten, upgrades, downgrades, churn, verlengingen en de MRR aan het einde van de maand. Inkomsten worden gerapporteerd op het moment dat ze van kracht worden.
  • Netto nieuwe MRR per maand: de nettoverandering in de maandelijkse terugkerende inkomsten elke maand op basis van inkomsten die tijdens de geselecteerde periode van kracht worden. Berekend op basis van inkomstengebeurtenissen zoals nieuwe klanten, upgrades, downgrades, churn en verlengingen. Gebruik dit rapport om de algehele groei van terugkerende inkomsten bij te houden.
  • Geboekte MRR per maand: de maandelijks terugkerende inkomsten die tijdens de geselecteerde periode zijn geboekt. Inkomsten worden gerapporteerd op het moment dat het contract wordt geboekt, zelfs als het pas op een later tijdstip van kracht wordt.
  • Geboekte TCV per maand: de totale contractwaarde die verband houdt met contractacties die tijdens de geselecteerde periode zijn geboekt, gegroepeerd per omzetsoort (bijvoorbeeld nieuwe klanten, upgrades, downgrades, klantverloop en verlengingen). Dit rapport geeft de waarde weer van de geboekte contractactie, niet de daaruit voortvloeiende contractwaarde, en wordt gerapporteerd op het moment dat de actie wordt geboekt.

• Debiteuren en kasmiddelen: houd openstaande vorderingen en geïnde betalingen bij om de dagen tot incasso (DSO) te analyseren.
• Retentie: analyseer het verloop en de netto-omzetretentie aan de hand van gegevens over contractverlengingen.
• Toewijzing: bekijk welke dealbronnen bijdragen aan hoogwaardige, langlopende contracten.

Lees meer over de suite voor omzetanalyses en het maken van aangepaste rapporten.

Gebruik contracten met de HubSpot Agent CLI

Let op: als u een superbeheerder, kunt u uw account aanmelden voor de Revenue Data in HubSpot Agent CLI .

Als je AI-agent- of command-line-workflows bouwt, kun je contractrecords ophalen met behulp van de HubSpot Agent CLI. Lees meer over de HubSpot Agent CLI, inclusief ondersteunde mogelijkheden en implementatie-instructies.

Volgende stappen

• Lees meer over de bètaversie van Connected CPQ, Facturering en Betaling.
• Lees meer over het maken van offertesjablonen voor wijzigingen en verlengingen.
• Lees meer over het maken van offertes voor wijzigingen en verlengingen.