Eigenschappen organiseren, verwijderen en exporteren

Om kwaliteitsgegevens in uw CRM te behouden, is het belangrijk om uw eigendommen georganiseerd te houden. U kunt soortgelijke eigenschappen klonen, eigenschappen scheiden in groepen of ongebruikte eigenschappen archiveren en verwijderen. Om informatie over eigenschappen voor meerdere objecten te bekijken, kunt u ook alle eigenschappen of historische gegevens voor één eigenschap exporteren.

Op de individuele instellingenpagina van elk object kunt u verder aanpassen hoe eigenschappen worden gebruikt. Leer hoe u de eigenschappen instelt die verschijnen bij het maken van records, en hoe u zijbalken van records en associatiekaarten aanpast.

Als u nieuwe eigenschappen wilt maken of bestaande wilt bijwerken, leer dan hoe u eigenschappen kunt maken en bewerken. Voor richtlijnen voor het bijwerken van de waarden van eigenschappen van een record, leert u hoe u een waarde van een eigenschap op een record of in bulk bewerkt.

Creëren en bewerken van eigenschapgroepen

Eigenschapgroepen kunnen u helpen om gerelateerde eigenschappen binnen een object te identificeren. Er zijn standaard eigenschapgroepen, maar u kunt ook aangepaste groepen maken. Deze groepen worden alleen gebruikt binnen de eigenschappeninstellingen. Om eigenschappen op een record te groeperen, gebruikt u recordbalken.

Om een nieuwe groep aan te maken of een bestaande groep te bewerken:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
• Klik op het keuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens [object] eigenschappen voor het object waarvan u de groepen wilt bewerken.
• Klik op het tabblad Groepen.

• Om een nieuwe groep te maken, klikt u rechtsboven op Groep maken. Als u een bestaande groep wilt bewerken, gaat u met de muis over de groep en klikt u op Bewerken.

• Voer in het dialoogvenster de naam van de groep in en klik op Opslaan.

• Om de eigenschappen van een groep te bekijken, gaat u met de muis over de groep en klikt u vervolgens op Eigenschappen weergeven.

• Om een groep te verwijderen, gaat u met de muis over de groep en klikt u op Verwijderen. In het dialoogvenster klikt u op Verwijderen om te bevestigen.

Eigenschappen klonen, archiveren of toevoegen aan een groep

Gebruikers moeten voor een object rechten hebben om eigenschappen te kunnen klonen, archiveren of verplaatsen naar een groep. Om deze acties uit te voeren:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.

• Klik op het keuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens[object] eigenschappen voor het object waarvan u de eigenschappen wilt klonen, verplaatsen of archiveren.

• Om bepaalde eigenschappen te lokaliseren:

  • Klik linksboven op de filters:

    • Alle groepen: klik en selecteer de groep om alleen eigenschappen in die specifieke groep te filteren.

    • Alle veldtypes: klik en selecteer om eigenschappen te filteren op een specifiek veldtype.

    • Alle gebruikers: klik en selecteer om eigenschappen aangemaakt door een specifieke gebruiker te filteren .

  • Zoek rechtsboven in het zoekvak uw eigendom op naam.

  • Om uw eigenschappen te sorteren, klikt u op de kolomkop.

• Om een individuele woning te beheren, ga met de muis over de woning en klik op het menu Meer:

• • Bewerken: selecteer dit om de eigenschap te bewerken.

  • Kloon: kies om een nieuwe eigenschap te maken met dezelfde instelling.

  • Verplaatsen naar groep: selecteer om de eigenschap naar een andere eigenschapgroep te verplaatsen. Selecteer in het dialoogvenster een groep uit het dropdown-menu en klik vervolgens op Opslaan.

  • Exporteer eigendomsgeschiedenis: selecteer om de geschiedenis van de eigendomswaarden over alle records te exporteren.

  • Gebruikers en teams toewijzen: selecteer om gebruikersmachtigingen voor de eigenschap toe te wijzen( alleenEnterprise ).

  • Archiveren: selecteer om de eigenschap te archiveren. Klik in het dialoogvenster op Archiveren om te bevestigen. Hiermee wordt alle informatie over het object gearchiveerd.

• Om eigenschappen in bulk te beheren, selecteert u de selectievakjes naast de eigenschappen. Bovenaan de tabel:

• • Toevoegen aan groep: selecteer om de eigenschappen toe te voegen aan een eigenschapgroep. Selecteer in het dialoogvenster een groep in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op Opslaan.

  • Archiveren: selecteer om de eigenschappen te archiveren. Typ in het dialoogvenster het aantal eigenschappen dat u wilt archiveren en klik op Archiveren om te bevestigen. Hiermee wordt alle informatie over de eigenschappen gearchiveerd.

  • Gebruikers en teams toewijzen: selecteer om gebruikersmachtigingen voor de eigenschappen toe te wijzen( alleenEnterprise ).

Eenmaal gearchiveerde eigenschappen worden opgeslagen op het tabblad Gearchiveerde eigenschappen en worden na 90 dagen definitief verwijderd. Je kunt eigenschappen alleen archiveren als ze nergens anders binnen je HubSpot-account worden gebruikt (bijvoorbeeld in een lijst of workflow).

Om te bekijken en te beheren waar eigenschappen worden gebruikt:

• Klik in de tabel met eigenschappen op het nummer in de kolom Gebruikt in om te zien waar de eigenschap wordt gebruikt.
• Klik in het rechterpaneel om een sectie uit te breiden om de verschillende weergaven, records of activa te zien waar de eigenschap wordt gebruikt. Als u de eigenschap archiveert, moet u deze verwijderen of vervangen waar deze wordt gebruikt.

Gearchiveerde eigendommen herstellen of definitief verwijderen

Gebruikers met wijzigingsrechten voor een object kunnen de gearchiveerde eigenschappen van dat object herstellen. Gebruikers met Super admin rechten kunnen ook permanent gearchiveerde eigenschappen verwijderen.

Let op: eigendommen die 90 of meer dagen geleden zijn gearchiveerd, zijn verwijderd en kunnen niet meer worden hersteld.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.

• Klik op het keuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens [object] eigenschappen voor het object waarvan u de eigenschap wilt herstellen of verwijderen.

• Klik op het tabblad Gearchiveerde eigenschappen.

• Zoek de eigenschappen die u wilt herstellen of definitief wilt verwijderen:

• Klik op het keuzemenu Filteren op en selecteer het type eigendom.

• Gebruik de datumvelden om de eigenschappen te filteren op basis van wanneer ze werden gearchiveerd.

• Schakel de selectievakjes in naast de eigenschappen die u wilt herstellen of definitief wilt verwijderen. U kunt het selectievakje linksboven in de tabel inschakelen om alle eigenschappen in de lijst te selecteren.

• Klik boven in de tabel op Herstellen of Verwijderen.

• Als u verwijdert, typ dan in het dialoogvenster het aantal eigenschappen dat u verwijdert en klik op Verwijderen om te bevestigen.

Alle eigendommen exporteren

Gebruikers met exportrechten kunnen een lijst exporteren van alle eigenschappen van alle objecten van uw account. Het geëxporteerde bestand bevat basisinformatie, waaronder de naam, interne naam, type, beschrijving, groep en, indien van toepassing, de opties van elke eigenschap. Om in plaats daarvan waarden van eigenschappen te bekijken, kunt u de geschiedenis van een individuele eigenschap exporteren of historische gegevens voor een eigenschap op een record bekijken.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.

• Klik rechtsboven op Alle eigenschappen exporteren.

• Klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Bestandsformaat en selecteer het gewenste formaat voor het geëxporteerde bestand.

• Klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvangt u een downloadlink via e-mail en in uw meldingscentrum.

Historische gegevens van een woning exporteren

U kunt ook de historische gegevens van een individuele eigenschap over alle records exporteren. Het geëxporteerde bestand bevat alle records en hun huidige waarden voor de eigenschap, evenals eventuele historische waarden en wanneer de waarde werd gewijzigd. Als u alle waarden van een specifieke eigenschap wilt exporteren, lees dan hoe u de geschiedenis van een eigenschap van een record kunt bekijken.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.

• Klik op het keuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens de [object] eigenschappen voor het object waarvan u de eigenschap wilt exporteren.

• Beweeg de muis over de eigenschap, klik op het Meer dropdown menu, en selecteer dan Exporteer eigenschap geschiedenis.

• Selecteer in het dialoogvenster een bestandsformaat en klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvangt u een downloadlink via e-mail en in uw meldingscentrum.

Om de historische waarden van uw records te herstellen, kunt u de datum van de wijziging in uw bestand opzoeken en vervolgens de waarden die vóór die wijziging in HubSpot stonden opnieuw importeren.

Let op: het exportbestand gebruikt de UTC (Coordinated Universal Time) tijdzone voor wijzigingsdata. Mogelijk moet u de tijd omrekenen naar uw lokale tijdzone om de datum en tijd te bevestigen waarop de waarde van de eigenschap werd bijgewerkt.