Google Drive verbinden met HubSpot

Gebruik de integratie van HubSpot met Google Drive om Google Drive-bestanden toe te voegen aan CRM-records in HubSpot en toegang te krijgen tot door AI aangestuurde overzichten. Zo kunnen verkopers bijvoorbeeld een offerte of gespreksnotities koppelen aan het contactrecord van een potentiële klant in HubSpot.

Nadat je de app hebt gekoppeld, kun je het bestandsbeheer ook automatiseren met workflows. Maak bijvoorbeeld automatisch gedeelde schijven of mappen aan wanneer er nieuwe records worden aangemaakt, of upload bestanden vanuit record-eigenschappen naar Google Drive. Dit helpt bij het standaardiseren van de documentorganisatie en vermindert handmatig werk binnen teams.

Voordat je aan de slag gaat

• Google Drive is een app op accountniveau. Elke gebruiker in uw HubSpot-account moet zijn of haar HubSpot-gebruiker koppelen aan zijn of haar Google Workspace-gebruiker in de instellingen voor de Google Drive-integratie in HubSpot.
• HubSpot-gebruikers kunnen alleen Google Drive-bestanden aan HubSpot-records toevoegen als hun Google Workspace-gebruiker toestemming heeft om toegang te krijgen tot die bestanden.
• U kunt maximaal 25 bestanden per record toevoegen.
• Je kunt alle soorten Google Drive-bestanden toevoegen, maar alleen relevante Google Docs-, Google Slides- en PDF-bestanden genereren overzichten. 

Koppel de Google Drive-app

IKlik in je HubSpot-account op het Marketplace-pictogram in de navigatiebalk bovenaan en selecteer vervolgens HubSpot Marketplace.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.

2. Typ Google Drive in de zoekbalk en druk op Enter.
3. Selecteer Google Drive in de resultaten.
4. Klik op de pagina van de Google Drive -app op Installeren.
5. Volg de instructies op het scherm om je Google-account te koppelen.

Voeg Google Drive-bestanden toe aan HubSpot-records

Na het koppelen moet u de Google Drive-kaart toevoegen aan de rechterzijbalk van uw HubSpot-records, evenals de Google Drive Document Overviews-kaart aan het tabblad Overzicht in het middelste paneel. Hiermee kunt u nieuwe Google-bestanden toevoegen aan CRM-records, bestaande bestanden bekijken en toegang krijgen tot AI-aangedreven overzichten. Lees meer over het toevoegen van kaarten aan uw recordlay-out. 

Een nieuw Google Drive-bestand toevoegen aan een record in HubSpot:

1. Navigeer naar uw records.

2. Klik op de naam van een record om het te openen.

3. Ga op de recordpagina naar de Google Drive kaart in de rechterzijbalk.

4. Klik op de kaart op + Toevoegen.

5. Selecteer het Google-bestand waarnaar je wilt linken en klik op Bevestigen.

Het Google-bestand wordt toegevoegd aan de Google Drive-kaart in de rechterzijbalk van het HubSpot-record. 

Bekijk door Breeze aangestuurde overzichten voor Google Drive-bestanden

Nadat je Google Drive-bestanden aan een record in HubSpot hebt toegevoegd, kun je met Breeze AI-aangedreven overzichten voor deze bestanden bekijken. De overzichten houden rekening met zowel de inhoud van het bestand als de context van het record in HubSpot.

Om overzichten voor Google Drive-bestanden te openen: 

1. Ga naar je records.

2. Klik op de naam van een record om het te openen.

3. Ga op het tabblad Overzicht in het middelste paneel naar de kaart Google Drive-documentoverzichten.

4. Klik rechtsboven op de kaart 'Google Drive-documentoverzichten' op het pictogram voor opnieuw genereren om overzichten voor de bijgevoegde bestanden te genereren.

5. Klik op de pijl naar rechts om het Google-bestand uit te vouwen waarvan u overzichten wilt bekijken. 

Als je later de inhoud bijwerkt van een Google Drive-bestand waarvoor al overzichten zijn gegenereerd, verschijnt er een geel pictogram naast de bestandsnaam op de kaart Google Drive-documentoverzichten. Dit pictogram geeft aan dat de overzichten mogelijk verouderd zijn en vraagt je om ze opnieuw te genereren. 

Google Drive-bestanden hergebruiken met Content Remix

Nadat je de Google Drive-integratie hebt gekoppeld, kun je Google Drive-bestanden hergebruiken met Content Remix om nieuwe content te maken, zoals blogontwerpen, campagneplannen of pitchdecks. 

Lees meer over het hergebruiken van bestaande content met Content Remix. 

Gebruik Google Drive-workflowacties

Nadat u de Google Drive-app hebt gekoppeld, kunt u de volgende workflowacties gebruiken om automatisch Google Drive-assets voor uw HubSpot-records te maken en te ordenen: 

• Gedeelde schijf maken: hiermee maakt u een nieuwe gedeelde schijf in Google Drive. U kunt bijvoorbeeld automatisch een gedeelde schijf maken wanneer er een nieuw bedrijfsrecord wordt aangemaakt.
• Map aanmaken: maakt een map aan in een geselecteerd gedeeld station. Maak bijvoorbeeld een deal-specifieke map aan binnen het gedeelde station van een bedrijf.

• Een bestand uploaden: uploadt een bestand vanuit een eigenschap van het bestandstype van een CRM-record naar Google Drive. 

• Bestaande schijf, map of bestand koppelen: koppelt aan een bestaande schijf, map of bestand in Google Drive.

Om Google Drive-workflowacties te gebruiken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.

2. Klik op de naam van uw workflow.

3. Klik in de workflow-editor op het +-pictogram.

4. Selecteer in het linkerpaneel een Google Drive-actie:

• • Om een gedeeld station aan te maken, selecteert u de actie 'Gedeeld station aanmaken ':
    • Klik op het vervolgkeuzemenu voor Google-accounts en selecteer het Google-account dat je wilt gebruiken.
    • Voer in het veld 'Schijfnaam' de naam van de schijf in. 
    • Klik vervolgens op 'Opslaan'. 

• • Om een map aan te maken, selecteer je de actie 'Map aanmaken ':

    • Klik op het vervolgkeuzemenu Google-account en selecteer het Google-account dat u wilt gebruiken.

    • Voer in het veld Bovenliggende ID of URL de locatievan de Google Drive waar u de map wilt maken.

    • Voer in het veld Mapnaam de naam van de map in.

    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Koppelen aan' en selecteer het recordtype waaraan u de map in HubSpot wilt koppelen.

    • Klik vervolgens op 'Opslaan'. 

  • Om een bestand van HubSpot naar Google Drive te uploaden, selecteer je de actie Bestand uploaden.

    • CKlik op het vervolgkeuzemenu Google-account en selecteer het Google-account dat je wilt gebruiken.

    • Voer het veld 'Parent ID ' of 'URL' de locatie van de Google Drive of map in waarnaar je het bestand wilt uploaden.

    • Klik op het vervolgkeuzemenu CRM-object en selecteer het recordtype waaraan je het bestand in HubSpot wilt toevoegen.

    • Klik vervolgens op Opslaan.

  • Om een koppeling te maken naar een bestaande schijf, map of bestand, selecteer je de actie 'Bestaande schijf, map of bestand koppelen '. 

    • Klik op het vervolgkeuzemenu Google-account en selecteer het Google-account dat je wilt gebruiken.

    • Voer in het veld Resource-ID of URL de ID of URL in van de schijf, map of het bestand dat je aan het HubSpot-record wilt koppelen.

    • Klik op het vervolgkeuzemenu Koppelen aan en selecteer het recordtype waaraan je de schijf, map of het bestand in HubSpot wilt koppelen.

    • KlikKlik vervolgens op 'Opslaan'.