HubSpot Agent voor Copilot instellen en gebruiken

Gebruik de HubSpot Agent voor Copilot om rechtstreeks vanuit Microsoft 365 Copilot toegang te krijgen tot je CRM-gegevens met behulp van opdrachten in natuurlijke taal.

Nadat u de HubSpot Agent aan uw Microsoft-omgeving hebt toegevoegd, kunt u in Copilot AI-inzichten genereren op basis van uw HubSpot-records en vervolgens acties ondernemen in HubSpot.

Zo kunnen verkoopteams bijvoorbeeld actieve deals bekijken en deze sorteren op afsluitdatum om prioriteiten te stellen. Supportmedewerkers kunnen hun toegewezen tickets bekijken en deze sorteren op prioriteit en aanmaakdatum. Customer Success-teams kunnen oplossingsaanpakken en resultaten over verschillende supportkanalen heen vergelijken om trends te identificeren.

Voordat u aan de slag gaat

Zorg ervoor dat je, voordat je met de agent aan de slag gaat, volledig begrijpt welke stappen je van tevoren moet nemen en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Zorg dat je de vereisten begrijpt

• U moet beschikken over een Microsoft 365 Copilot-licentie of de Microsoft 365 Copilot Chat-add-onlicentie in combinatie met een in aanmerking komende Microsoft 365-licentie.
• Een Microsoft 365-beheerder moet de HubSpot Agent toevoegen aan de Microsoft-tenant.

Begrijp de beperkingen en aandachtspunten

• Alle interacties blijven onderworpen aan de API-gebruikslimieten van HubSpot.

• Je hebt toegang tot de HubSpot Agent via de Microsoft 365 Copilot-chat en in Copilot binnen Microsoft Teams.
• De HubSpot Agent is beschikbaar op het web, op de desktop en op mobiele apparaten.

• De HubSpot Agent houdt zich aan de gebruikersrechten zoals gedefinieerd in HubSpot. Dit betekent dat gebruikers in Copilot alleen CRM-gegevens kunnen bekijken waartoe ze in HubSpot toegang hebben.

Ondersteunde objecttypen en machtigingen

Let op: als 'Gevoelige gegevens' is ingeschakeld in je HubSpot-account, heeft Copilot om veiligheidsredenen geen toegang tot engagementgegevens.

Voeg de HubSpot-agent toe aan een Microsoft 365-tenant (beheerder vereist)

Een Microsoft 365-beheerder moet de HubSpot Agent de eerste keer aan de Microsoft 365-tenant toevoegen.

1. Ga in uw Microsoft 365-beheercentrum naar Agents > Alle agents.
2. Zoek naar HubSpot. 
3. Controleer of de status van de agent 'Beschikbaar' is. Als de status niet 'Beschikbaar' is, klik je op de agent en selecteer je 'Deblokkeren'. 

4. Op het tabblad 'Gebruikers' kunt u instellen wie de agent mag installeren.
5. Om de agent voor alle gebruikers te installeren, klikt u op ‘Alle gebruikers in de organisatie kunnen installeren’.

• • Hiermee wordt de agent automatisch geïnstalleerd voor gebruikers in uw organisatie.
  • Gebruikers hoeven de agent niet handmatig te zoeken en toe te voegen in Copilot Chat.

De HubSpot-agent voor Copilot koppelen en gebruiken

Nadat de Microsoft 365-beheerder de HubSpot Agent heeft ingeschakeld, kunnen andere gebruikers verbinding maken en ermee aan de slag gaan.

1. Ga naar Microsoft 365 Copilot Chat of Copilot in Microsoft Teams.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, onder 'Agents', op 'HubSpot'.
3. Typ in het Copilot-chatvenster je vraag en druk op Enter. Of selecteer een vraag uit de aanbevolen HubSpot-vragen.
4. Je wordt gevraagd om in te loggen op je HubSpot-account. Klik op 'Inloggen bij HubSpot'.
   

5. Selecteer je HubSpot-account en de machtigingen die je aan de agent wilt toekennen, en klik vervolgens op 'App koppelen'.
6. Copilot gebruikt de context van HubSpot bij het beantwoorden.

Veelgestelde vragen

Op welke platforms is de HubSpot Agent voor Copilot beschikbaar?

De HubSpot Agent voor Copilot is beschikbaar als de HubSpot Agent op de web-, desktop- en mobiele versies van Microsoft 365 Copilot.

Is voor de HubSpot Agent voor Copilot een betaald Microsoft 365-abonnement vereist?

Om toegang te krijgen tot Copilot in Microsoft 365, moet je een betaald Microsoft 365-account hebben. Raadpleeg de officiële documentatie over de prijzen van Copilot.

Ondersteunt de HubSpot Agent voor Copilot meerdere talen?

Ja, de agent ondersteunt meerdere talen.

Tot welke HubSpot CRM-gegevens heeft de agent toegang?

Je kunt natuurlijke taalopdrachten gebruiken om de HubSpot Agent voor Copilot te vragen je inzichten te geven in je contactpersonen, bedrijven, deals, hun koppelingen en standaardkenmerken.

Kan Copilot mijn HubSpot-gegevens namens mij bijwerken?

De HubSpot Agent voor Copilot heeft alleen leesrechten. Hij kan kern-CRM-objecten en hun koppelingen ophalen binnen Microsoft 365 Copilot, maar kan geen gegevens aanmaken of bewerken in HubSpot. Koppelingen zijn beperkt tot contacten, bedrijven en deals.

Moet het grootste deel van je database in de HubSpot Agent for Copilot per persona getagd zijn?

Hoewel schone en goed georganiseerde gegevens de kwaliteit van de inzichten verbeteren, vereist de HubSpot-agent voor Copilot geen perfect getagde gegevens. 

Ik ben een HubSpot-partner die meerdere HubSpot-accounts beheert. Kan ik een specifiek account koppelen aan een Copilot-project?

U kunt slechts één HubSpot-account tegelijk koppelen aan één Microsoft 365 Copilot-account. Om met een ander HubSpot-account te werken, moet u de koppeling met het huidige account verbreken en het gewenste account opnieuw koppelen vanuit Microsoft 365 Copilot. Hoewel u niet meerdere koppelingen tegelijk kunt beheren, kunt u handmatig schakelen tussen accounts.

Hoe lang bewaart en/of verwijdert Copilot gegevens?

Nadat je gegevens zijn gedeeld met Copilot, zijn de Servicevoorwaarden van Microsoft 365 van toepassing. Om meer inzicht te krijgen in hun gegevensbeleid, inclusief of en hoe lang gegevens worden bewaard, raden we je aan de privacypagina van Microsoft 365 Copilot te bezoeken.

Houdt de HubSpot Agent voor Copilot rekening met mijn voorkeuren voor gegevenslokalisatie?

Zodra je gegevens zich op het Microsoft 365 Copilot-platform bevinden, bepalen de voorwaarden die je met Microsoft hebt afgesproken waar en hoe je gegevens in die tool worden verwerkt. We raden je aan de licentievoorwaarden van Microsoft 365 Copilot te bekijken, afhankelijk van je abonnement, om zo goed mogelijk te begrijpen waar je gegevens worden opgeslagen en verwerkt.

Worden mijn klantgegevens gebruikt om Copilot te trainen?

Prompts, reacties en gegevens die via Microsoft Graph worden geraadpleegd, worden niet gebruikt om de LLM’s te trainen die Microsoft 365 Copilot aandrijven. Voor meer informatie over hoe Microsoft je gegevens gebruikt, raden we je aan de privacypagina van Microsoft 365 Copilot te bezoeken.

Heeft de HubSpot Agent voor Copilot toegang tot gevoelige gegevens?

Nee. De HubSpot Agent voor Copilot biedt geen toegang tot aangepaste eigenschappen voor gevoelige gegevens of gevoelige inhoud uit andere diensten die onder de regelgeving voor gevoelige gegevens vallen, waaronder persoonlijke gezondheidsinformatie en andere vormen van zeer gevoelige gegevens. De agent heeft leestoegang tot standaard CRM-records, zoals contactpersonen, bedrijven, deals en hun koppelingen. Eigenschappen die zijn gemarkeerd als gevoelige gegevens, zijn niet toegankelijk voor de agent.

Hoe gaat de HubSpot Agent voor Copilot om met gebruikersrechten?

De HubSpot Agent voor Copilot houdt automatisch rekening met de gebruikersrechten die in HubSpot zijn gedefinieerd. Dit betekent dat gebruikers in Copilot alleen de CRM-gegevens te zien krijgen waartoe ze in HubSpot toegang hebben. Zo zien gebruikers bijvoorbeeld alleen gegevens van contactpersonen of deals waarvoor ze toestemming hebben om deze te bekijken.

Voor sommige CRM-objecten in HubSpot kunnen de machtigingen worden aangepast. Wanneer de toegang is beperkt tot specifieke contactpersonen, of dit nu voor individuele gebruikers of teams geldt, kan Copilot alleen diezelfde contactpersonen weergeven. Lees meer over gebruikersmachtigingen in HubSpot.

Hoe werken beheerdersinstellingen voor de HubSpot Agent voor Copilot?

Beheerders beheren de machtigingen en toegang tot de HubSpot Agent voor Copilot, zodat de gegevens van hun organisatie veilig worden behandeld en teams toch de tools krijgen die ze nodig hebben.

Om aan de slag te gaan, moet een Microsoft 365-beheerder de HubSpot Agent for Copilot toevoegen aan de Microsoft 365-omgeving van je organisatie en aangeven welke gebruikers er toegang toe hebben.

Een superbeheerder of een gebruiker met App Marketplace-rechten in je HubSpot-account moet de verbinding de eerste keer instellen en de toegestane rechten selecteren. Zodra dit is gebeurd, kunnen zij toegang verlenen aan andere gebruikers.

Zodra deze stappen zijn voltooid, kunnen geautoriseerde gebruikers aan de slag met de HubSpot Agent voor Copilot.

Hoe worden klant- of CRM-gegevens beveiligd met de agent?

U bepaalt zelf welke gegevens u deelt met de HubSpot Agent for Copilot, en welke rechten en instellingen u hebt geselecteerd in uw HubSpot- en externe accounts. U dient altijd zorgvuldig de voordelen en risico's af te wegen van elke tool die u besluit te gebruiken. Raadpleeg het helpcentrum van Microsoft 365 Copilot voor meer informatie over de beveiligingsmaatregelen van Microsoft 365 Copilot.

Kan Microsoft CRM-gegevens of -lijsten van klanten kopiëren via de HubSpot Agent for Copilot?

Nee, Microsoft heeft geen toegang om CRM-gegevens of volledige klantenlijsten te kopiëren via de HubSpot Agent for Copilot. 

Zou het gebruik van deze HubSpot Agent for Copilot er onbedoeld toe kunnen leiden dat concurrenten inzicht krijgen in de CRM-gegevens of -strategie van een bedrijf?

Prompts, reacties en gegevens die via Microsoft Graph worden geraadpleegd, worden niet gebruikt om de LLM’s te trainen die Microsoft 365 Copilot aandrijven. Je kunt ook nuttige informatie vinden in hun helpcentrum.

Kunnen externe bureaus of consultants met Super Admin-toegang CRM-gegevens rechtstreeks aan Copilot koppelen zonder extra toezicht?

De HubSpot Agent for Copilot respecteert de toegangsrechten die u in uw HubSpot-account hebt toegekend. Superbeheerders of gebruikers met App Marketplace-rechten beheren de toegang van hun organisatie tot de HubSpot Agent for Copilot, inclusief die van externe bureaus of consultants.

Voldoet de HubSpot Agent for Copilot aan privacyregelgeving, zoals de AVG, met name in de EU, en de HIPAA in de VS?

Zodra je de HubSpot Agent for Copilot inschakelt, heeft deze toegang tot standaard CRM-records. De HubSpot Agent for Copilot heeft geen toegang tot aangepaste eigenschappen voor gevoelige gegevens of tot diensten die gevoelige gegevens omvatten.

Uw gebruik van de HubSpot-diensten valt onderde gegevensverwerkingsovereenkomst en de overeenkomst voor zakelijke partners van HubSpot. Uiteindelijk bent u zelf het best in staat om te beoordelen aan welke nalevingsvereisten u moet voldoen en hoe HubSpot hierin past.

Zijn er mogelijke risico's verbonden aan de agent?

We raden al onze klanten aan om zowel de voorwaarden die betrekking hebben op hun HubSpot-account als de voorwaarden van hun Microsoft 365-abonnement zorgvuldig door te lezen en te begrijpen. U dient altijd zorgvuldig de voordelen en risico's te afwegen van alle tools die u besluit te gebruiken.

Kan Copilot fouten maken of onjuiste gegevens verstrekken? Wat kunnen klanten doen om zich daartegen te beschermen?

Copilot kan fouten maken. We raden een aantal technieken aan om ervoor te zorgen dat de resultaten die door de HubSpot Agent voor Copilot worden gegenereerd, nauwkeurig en betrouwbaar zijn:

• Zorg ervoor dat de gegevens van je gekoppelde account up-to-date en correct zijn.
• Zorg dat er een medewerker bij betrokken is om de output te controleren, te verfijnen en op feitelijke juistheid te toetsen.
• Vraag om bronvermeldingen en referenties voor belangrijke feiten en beweringen, zodat u deze snel en eenvoudig kunt verifiëren in uw HubSpot-account. 
• Vertrouw nooit zomaar op AI-uitvoer om belangrijke beslissingen te nemen.

Welke gegevens verzamelt HubSpot over gesprekken met de AI-assistent bij gebruik van de HubSpot MCP-server?

Bij gebruik van de MCP-server van HubSpot kan HubSpot samenvattingen van toolaanroepen verzamelen, waaronder de intentie van het verzoek en of het is geslaagd. We nemen maatregelen om namen van personen, bedrijven of deals te anonimiseren. Deze gegevens worden gebruikt om de prestaties van de connector te monitoren en om ons te helpen uw ervaring te verbeteren.