Configurar y utilizar HubSpot Agent para Copilot

Utiliza el agente de HubSpot para Copilot para acceder a los datos de tu CRM directamente desde Microsoft 365 Copilot mediante prompts de voz en lenguaje natural.

Una vez que hayas añadido HubSpot Agent a tu entorno de Microsoft, podrás generar análisis con IA en Copilot a partir de tus registros de HubSpot y, a continuación, realizar acciones en HubSpot.

Por ejemplo, los equipos de ventas pueden revisar los negocios en curso y ordenarlos por fecha de cierre para priorizar el trabajo. Los representantes de soporte pueden ver sus tickets asignados y ordenarlos por prioridad y fecha de creación. Los equipos de éxito del cliente tienen la capacidad de comparar los enfoques de resolución y los resultados en todos los canales de asistencia para identificar tendencias.

Antes de empezar

Antes de empezar a trabajar con el agente, asegúrate de comprender perfectamente qué pasos debes seguir con antelación, así como las posibles consecuencias de su uso.

Comprender los requisitos

• Debes disponer de una licencia de Microsoft 365 Copilot o de la licencia del complemento Microsoft 365 Copilot Chat junto con una licencia válida de Microsoft 365.
• Un administrador de Microsoft 365 debe añadir el agente de HubSpot al inquilino de Microsoft.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Todas las interacciones están sujetas a los límites de uso de la API de HubSpot.

• Puedes acceder a HubSpot Agent a través del chat de Microsoft 365 Copilot y desde Copilot dentro de Microsoft Teams.
• HubSpot Agent está disponible en la web, en el ordenador y en el móvil.

• El agente de HubSpot respeta los permisos de los usuarios tal y como se definen en HubSpot. Esto significa que los usuarios sólo pueden ver en Copilot los datos de CRM a los que tienen permiso para acceder en HubSpot.

Tipos de objetos y permisos admitidos

Nota: si tu cuenta de HubSpot tiene activada la opción Datos sensibles , Copilot no podrá acceder a los datos de interacción para mayor seguridad.

Añadir el agente de HubSpot a un inquilino de Microsoft 365 (se requiere un administrador)

Un administrador de Microsoft 365 debe añadir el agente de HubSpot al inquilino de Microsoft 365 por primera vez.

1. En tu centro de administración de Microsoft 365, ve a «Agentes » > «Todos los agentes».
2. Busca HubSpot. 
3. Comprueba que el estado del agente sea «Disponible». Si el estado no es «Disponible», haz clic en el agente y selecciona «Desbloquear». 

4. En la pestaña «Usuarios» , puedes configurar quién puede instalar el agente.
5. Para instalar el agente para todos los usuarios, haz clic en «Todos los usuarios de la organización pueden instalarlo».

• • Esto instala automáticamente el agente para los usuarios de tu organización.
  • Los usuarios no tendrán que buscar ni añadir el agente manualmente en Copilot Chat.

Conecta y utiliza HubSpot Agent para Copilot

Una vez que el administrador de Microsoft 365 haya activado HubSpot Agent, los demás usuarios podrán conectarse y empezar a utilizarlo.

1. Accede a Microsoft 365 Copilot Chat o a Copilot en Microsoft Teams.
2. En el menú lateral izquierdo, en la sección «Agentes», haz clic en «HubSpot».
3. En la ventana de chat de Copilot, escribe tu prompt y introduce Intro. O bien, selecciona un prompt de entre los prompts recomendados de HubSpot.
4. Se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de HubSpot. Haz clic en «Iniciar sesión» en HubSpot.
   

5. Selecciona tu cuenta de HubSpot y los permisos que deseas conceder al agente; a continuación, haz clic en «Conectar aplicación».
6. Copilot utilizará el contexto de HubSpot al responder.

Preguntas frecuentes

¿En qué plataformas está disponible HubSpot Agent for Copilot?

El agente de HubSpot para Copilot está disponible como «HubSpot Agent» en las interfaces web, de escritorio y móviles de Microsoft 365 Copilot.

¿Será necesario tener una suscripción de pago a Microsoft 365 para utilizar HubSpot Agent for Copilot?

Para acceder a Copilot en Microsoft 365, debes tener una cuenta de pago de Microsoft 365. Consulte la documentación oficial sobre precios de Copilot.

¿El agente de HubSpot para Copilot será compatible con varios idiomas?

Sí, el agente está disponible en varios idiomas.

¿A qué datos del CRM de HubSpot tendrá acceso el agente?

Puedes utilizar prompts en lenguaje natural para pedirle a HubSpot Agent for Copilot que te proporcione información sobre tus contactos, empresas, negocios, sus relaciones y propiedades predeterminadas.

¿Puede Copilot actualizar mis datos de HubSpot en mi nombre?

El agente de HubSpot para Copilot tiene acceso de solo lectura. Puede recuperar los objetos principales de CRM y sus asociaciones dentro de Microsoft 365 Copilot, pero no permite crear ni editar datos en el CRM de HubSpot. Las asociaciones se limitan a contactos, empresas y negocios.

¿Es necesario que la mayor parte de tu base de datos esté etiquetada por buyer personas para utilizar HubSpot Agent for Copilot?

Aunque unos datos limpios y bien organizados mejoran la calidad de los análisis, HubSpot Agent for Copilot no requiere que los datos estén perfectamente etiquetados. 

Soy partner de HubSpot y mánager de varias cuentas de HubSpot. ¿Puedo vincular una cuenta concreta a un proyecto de Copilot?

Solo se puede conectar una cuenta de HubSpot a la vez a una única cuenta de Microsoft 365 Copilot. Para trabajar con otra cuenta de HubSpot, tendrás que desconectar la actual y volver a conectar la cuenta deseada desde Microsoft 365 Copilot. Aunque no puedes gestionar varias conexiones simultáneamente, puedes cambiar manualmente de una cuenta a otra.

¿Durante cuánto tiempo conserva y/o elimina los datos Copilot?

Una vez que se hayan compartido tus datos con Copilot, se aplicarán los términos del servicio de Microsoft 365. Para comprender mejor sus prácticas en materia de datos, incluyendo si se conservan y durante cuánto tiempo, te recomendamos que visites la página de privacidad de Microsoft 365 Copilot.

¿Respetará HubSpot Agent for Copilot mis preferencias de localización de datos?

Una vez que sus datos se encuentren en la plataforma Microsoft 365 Copilot, las condiciones acordadas con Microsoft determinarán dónde y cómo se realiza el tratamiento de datos en dicha herramienta. Te recomendamos que revises las condiciones de la licencia de Microsoft 365 Copilot según tu plan para saber con mayor claridad dónde se almacenarán y procesarán tus datos.

¿Se utilizarán los datos de mis clientes para entrenar a Copilot?

Los prompts, las respuestas y los datos a los que se accede a través de Microsoft Graph no se utilizan para entrenar los modelos de lenguaje grande (LLM) que impulsan Microsoft 365 Copilot. Para obtener más información sobre cómo utiliza Microsoft tus datos, te recomendamos que visites la página de privacidad de Microsoft 365 Copilot.

¿Tendrá el agente de HubSpot para Copilot acceso a datos sensibles?

No. El agente de HubSpot para Copilot no permite el acceso a propiedades de datos sensibles personalizadas ni a contenido sensible de otros servicios que tratan datos sensibles, incluida la información médica personal y otras formas de datos altamente sensibles. Tiene acceso de lectura a los registros estándar del CRM, como contactos, empresas, negocios y sus relaciones. El agente no puede acceder a ninguna propiedad marcada como «datos sensibles».

¿Cómo gestiona los permisos de usuario el agente de HubSpot para Copilot?

El agente de HubSpot para Copilot respeta automáticamente los permisos de usuario definidos en HubSpot. Esto significa que los usuarios solo verán en Copilot los datos del CRM de HubSpot a los que tienen acceso. Por ejemplo, los usuarios solo podrán ver los datos de los contactos o los negocios para los que tengan permiso.

Algunos objetos CRM de HubSpot tienen permisos personalizables. Cuando el acceso se limite a determinados contactos, ya sean personas o equipos, Copilot solo podrá ver esos mismos contactos. Más información sobre los permisos de usuario en HubSpot.

¿Cómo funcionan los controles de administrador en HubSpot Agent for Copilot?

Los administradores controlan los permisos y el acceso a HubSpot Agent for Copilot, lo que garantiza que los datos de su organización se gestionen de forma segura, al tiempo que proporcionan a los equipos las herramientas que necesitan.

Para empezar, un administrador de Microsoft 365 debe añadir HubSpot Agent for Copilot al entorno de Microsoft 365 de tu organización y seleccionar qué usuarios pueden acceder a él.

Un superadministrador o un usuario con permisos del mercado de aplicaciones en tu cuenta de HubSpot debe configurar la conexión por primera vez y seleccionar los permisos permitidos. Una vez hecho esto, pueden conceder acceso a otros usuarios.

Una vez completados estos pasos, los usuarios autorizados podrán empezar a utilizar HubSpot Agent for Copilot.

¿Cómo se garantiza la seguridad de los datos de los clientes o del CRM cuando están en manos del agente?

Tienes control sobre los datos que compartes, gracias a HubSpot Agent for Copilot y a los permisos y ajustes que hayas seleccionado en tus cuentas de HubSpot y de terceros. Siempre debe evaluar cuidadosamente los beneficios y riesgos de cualquier herramienta que decida utilizar. Para obtener más información sobre los controles de seguridad de Microsoft 365 Copilot, consulta su centro de ayuda.

¿Puede Microsoft copiar datos o listas de CRM de los clientes a través de HubSpot Agent for Copilot?

No, no permite copiar datos del CRM ni listas completas de clientes a través de HubSpot Agent for Copilot. 

¿Podría el uso de este HubSpot Agent for Copilot permitir, sin quererlo, que la competencia obtuviera información sobre los datos o la estrategia del CRM de una empresa?

Los prompts, las respuestas y los datos a los que se accede a través de Microsoft Graph no se utilizan para entrenar los modelos de lenguaje grande (LLM) que impulsan Microsoft 365 Copilot. También puedes encontrar información útil visitando su centro de ayuda.

¿Pueden las agencias externas o los consultores con acceso de superadministrador conectar los datos del CRM directamente a Copilot sin necesidad de supervisión adicional?

El agente de HubSpot para Copilot respeta los permisos de acceso que has concedido en tu cuenta de HubSpot. Los superadministradores o los usuarios con permisos del mercado de aplicaciones controlan el acceso de su organización a HubSpot Agent for Copilot, incluidas las agencias externas o los consultores.

¿Cumple HubSpot Agent for Copilot con la normativa de protección de datos, como el RGPD, especialmente en la UE, y la HIPAA en EE. UU.?

Una vez que lo actives, HubSpot Agent for Copilot tendrá acceso a los registros estándar del CRM de HubSpot. No tiene acceso a propiedades de datos sensibles personalizadas ni a ningún servicio relacionado con datos sensibles.

El uso que haga de los servicios de HubSpot se rige porel acuerdo para el tratamiento de datos y el Acuerdo de socio comercial de HubSpot. En definitiva, tú eres quien mejor puede evaluar tus necesidades en materia de cumplimiento normativo y cómo HubSpot se adapta a ellas.

¿Existen riesgos potenciales asociados a este agente?

Recomendamos a todos nuestros clientes que lean atentamente y comprendan tanto las condiciones relativas a su cuenta de HubSpot como las condiciones de su plan de Microsoft 365. Siempre debes evaluar cuidadosamente las ventajas y los riesgos de cualquier herramienta que decidas utilizar.

¿Puede Copilot dar datos erróneos o inexactos? ¿Qué pueden hacer los clientes para protegerse?

Copilot puede cometer errores. Recomendamos algunas técnicas para garantizar que los resultados generados por HubSpot Agent for Copilot sean precisos y fiables:

• Asegúrate de que los datos de tu cuenta conectada están actualizados y son exactos.
• Es importante que haya una persona que revise, perfeccione y verifique la información resultante.
• Pide citas y referencias de cualquier hecho y afirmación importante para que puedas confirmarlos rápida y fácilmente en tu cuenta de HubSpot. 
• Nunca confíes indiscriminadamente en ningún resultado de la IA para tomar decisiones importantes.

¿Qué datos recopila HubSpot sobre las conversaciones con el asistente de IA de HubSpot cuando se utiliza el servidor MCP de HubSpot?

Al utilizar el servidor MCP de HubSpot, HubSpot puede recopilar resúmenes de las llamadas a las herramientas, incluyendo la finalidad de la solicitud y si esta se ha realizado con éxito. Tomamos medidas para ocultar los nombres de personas, empresas u negocios. Estos datos se utilizan para supervisar el rendimiento del conector y para ayudarnos a mejorar tu experiencia.