HubSpot Agent für Copilot einrichten und verwenden

Verwenden Sie den HubSpot-Agent für Copilot, um mithilfe von Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache direkt aus Microsoft 365 Copilot auf Ihre CRM-System-Daten zuzugreifen.

Nachdem Sie den HubSpot-Agent zu Ihrer Microsoft-Umgebung hinzugefügt haben, können Sie in Copilot KI-Insights auf der Grundlage Ihrer HubSpot-Datensätze generieren und dann in HubSpot Aktionen durchführen.

So können Vertriebsteams beispielsweise aktive Deals überprüfen und nach Abschlussdatum sortieren, um die Arbeit zu priorisieren. Support-Mitarbeiter können die ihnen zugewiesenen Tickets anzeigen und nach Priorität und Erstellungsdatum sortieren. Customer-Success-Teams sind in der Lage, Lösungsansätze und Ergebnisse über alle Supportkanäle hinweg zu vergleichen, um Trends zu identifizieren.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit der Arbeit mit dem Agent beginnen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, welche Schritte unternommen werden müssen und welche Folgen seine Verwendung haben kann.

Dies sind die Voraussetzungen:

• Sie müssen über eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz oder die Microsoft 365 Copilot Chat-Add-on-Lizenz mit einer berechtigten Microsoft 365-Lizenz verfügen.
• Ein Microsoft 365-Administrator muss den HubSpot-Agent zum Microsoft-Mandanten hinzufügen.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Alle Interaktionen unterliegen weiterhin den API-Nutzungslimits von HubSpot.

• Sie können auf den HubSpot-Agent über den Microsoft 365 Copilot-Chat und in Copilot innerhalb von Microsoft Teams zugreifen.
• Der HubSpot Agent ist im Web, auf Desktops und auf Mobilgeräten verfügbar.

• Der HubSpot-Agent respektiert die in HubSpot definierten Benutzerberechtigungen. Das bedeutet, dass Nutzende in Copilot nur CRM-Daten anzeigen können, auf die sie in HubSpot zugreifen dürfen.

Unterstützte Objekttypen und Berechtigungen

Bitte beachten: Wenn in Ihrem HubSpot-Account vertrauliche Daten aktiviert sind, kann Copilot zur zusätzlichen Sicherheit nicht auf Interaktionsdaten zugreifen.

HubSpot-Agent zu einem Microsoft 365-Mandanten hinzufügen (Administrator erforderlich)

Ein Microsoft 365-Administrator muss den HubSpot-Agent zum ersten Mal zum Microsoft 365-Mandanten hinzufügen.

1. Navigieren Sie in Ihrem Microsoft 365 Admin Center zu Agents > Alle Agents.
2. Suchen Sie nach „HubSpot“. 
3. Stellen Sie sicher, dass der Status des Agenten Verfügbar ist. Wenn der Status Nicht Verfügbar ist, klicken Sie auf den Agent und wählen Sie Blockierung aufheben aus.

4. Auf der Registerkarte Benutzer können Sie konfigurieren, wer den Agent installieren kann.
5. Um den Agent für alle Benutzer zu installieren, klicken Sie auf Alle Benutzer in der Organisation können installieren.

• • Dadurch wird der Agent automatisch für Benutzer in Ihrer Organisation installiert.
  • Benutzer müssen den Agent nicht mehr manuell in Copilot Chat suchen und hinzufügen.

HubSpot Agent für Copilot verknüpfen und verwenden

Nachdem der Microsoft 365-Administrator den HubSpot-Agent aktiviert hat, können andere Benutzer eine Verknüpfung herstellen und ihn verwenden.

1. Navigieren Sie zu Microsoft 365 Copilot Chat oder Copilot in Microsoft Teams.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Agenten auf HubSpot.
3. Geben Sie im Copilot-Chatfenster Ihren Prompt ein und drücken Sie die Eingabetaste. Oder wählen Sie einen Prompt aus den empfohlenen HubSpot-Prompts aus.
4. Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem HubSpot-Account anzumelden. Klicken Sie auf Bei HubSpot anmelden.
   

5. Wählen Sie Ihren HubSpot-Account und die Berechtigungen aus, die Sie dem Agent erteilen möchten, und klicken Sie dann auf App verknüpfen.
6. Copilot verwendet bei der Antwort den HubSpot-Kontext.

Häufig gestellte Fragen

Auf welchen Plattformen ist der HubSpot Agent für Copilot verfügbar?

Der HubSpot-Agent für Copilot ist als HubSpot-Agent auf Microsoft 365 Copilot-Web-, Desktop- und mobilen Oberflächen verfügbar.

Ist für den HubSpot Agent für Copilot ein kostenpflichtiges Microsoft 365-Abonnement erforderlich?

Um in Microsoft 365 auf Copilot zugreifen zu können, müssen Sie über ein kostenpflichtiges Microsoft 365-Konto verfügen. Weitere Informationen finden Sie in der offiziellen Copilot-Preisdokumentation.

Unterstützt der HubSpot Agent für Copilot mehrere Sprachen?

Ja, der Agent unterstützt mehrere Sprachen.

Auf welche HubSpot-CRM-System-Daten wird der Agent Zugriff haben?

Sie können Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache verwenden, um den HubSpot Agent für Copilot zu bitten, Ihnen Einblicke in Ihre Kontakte, Unternehmen, Deals, deren Zuordnungen und Standardeigenschaften zu geben.

Kann Copilot meine HubSpot-Daten für mich aktualisieren?

Der HubSpot Agent für Copilot ist auf einen schreibgeschützten Zugriff beschränkt. Es kann wichtige CRM-System-Objekte und deren Zuordnungen in Microsoft 365 Copilot abrufen, aber es kann keine Daten in HubSpot erstellen oder bearbeiten. Zuordnungen sind auf Kontakte, Unternehmen und Deals beschränkt.

Erfordert der HubSpot Agent für Copilot einen Großteil Ihrer Datenbank mit Buyer-Persona?

Während saubere und gut organisierte Daten die Qualität der Erkenntnisse verbessern, benötigt der HubSpot Agent für Copilot keine perfekt getaggten Daten. 

Ich bin ein HubSpot-Partner und verwalte mehrere HubSpot-Accounts. Kann ich einen bestimmten Account mit einem Copilot-Projekt verknüpfen?

Sie können jeweils nur einen HubSpot-Account mit einem einzelnen Microsoft 365 Copilot-Konto verknüpfen. Um mit einem anderen HubSpot-Konto zu arbeiten, müssen Sie die Verknüpfung zum aktuellen Konto trennen und das gewünschte Konto erneut mit Microsoft 365 Copilot verknüpfen. Sie können zwar nicht mehrere Verknüpfungen gleichzeitig verwalten, aber Sie können manuell zwischen Accounts wechseln.

Wie lange speichert und/oder löscht Copilot Daten?

Nachdem Ihre Daten an Copilot weitergegeben wurden, gelten die Nutzungsbedingungen von Microsoft 365. Um ihre Datenpraktiken besser zu verstehen, einschließlich der Frage, ob und wie lange Daten aufbewahrt werden, empfehlen wir den Besuch der Datenschutzseite von Microsoft 365 Copilot.

Berücksichtigt der HubSpot Agent für Copilot meine Präferenzen bei der Datenlokalisierung?

Sobald sich Ihre Daten in der Microsoft 365 Copilot-Plattform befinden, regeln die Bedingungen, die Sie mit Microsoft haben, wo und wie Ihre Daten in diesem Tool verarbeitet werden. Wir empfehlen, Ihre Microsoft 365 Copilot-Lizenzbedingungen je nach Abonnement zu überprüfen, um am besten zu verstehen, wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden.

Werden meine Kundendaten zum Training von Copilot verwendet?

Eingabeaufforderungen, Antworten und Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, werden nicht zum Trainieren der LLMs verwendet, die Microsoft 365 Copilot unterstützen. Weitere Informationen darüber, wie Microsoft Ihre Daten verwendet, finden Sie auf der Datenschutzseite von Microsoft 365 Copilot.

Wird der HubSpot Agent für Copilot Zugriff auf vertrauliche Daten haben?

Nein. Der HubSpot Agent für Copilot bietet keinen Zugriff auf benutzerdefinierte Eigenschaften vertraulicher Daten oder auf vertrauliche Inhalte von anderen auf vertrauliche Daten bezogenen Diensten, einschließlich personenbezogener Gesundheitsdaten und anderer Formen hochvertraulicher Daten. Es verfügt über Lesezugriff auf Standard-CRM-Systeme-Datensätze wie Kontakte, Unternehmen, Deals und deren Zuordnungen. Auf alle Eigenschaften, die als vertrauliche Daten gekennzeichnet sind, kann der Agent nicht zugreifen.

Wie handhabt der HubSpot Agent für Copilot Benutzerberechtigungen?

Der HubSpot-Agent für Copilot respektiert automatisch die in HubSpot definierten Benutzerberechtigungen. Das bedeutet, dass Nutzende in Copilot nur die CRM-Systeme sehen können, auf die sie in HubSpot zugreifen dürfen. Einzelpersonen sehen beispielsweise nur Daten für Kontakte oder Deals, für die sie eine Anzeigeberechtigung haben.

Einige CRM-Objekte in HubSpot verfügen über anpassbare Berechtigungen. Wenn der Zugriff auf bestimmte Kontakte beschränkt ist, sei es für Einzelpersonen oder Teams, kann Copilot nur dieselben Kontakte anzeigen. Erfahren Sie mehr über Benutzerberechtigungen in HubSpot.

Wie funktionieren die Admin-Steuerelemente für den HubSpot Agent für Copilot?

Admins steuern die Berechtigungen und den Zugriff auf den HubSpot Agent für Copilot und sorgen dafür, dass die Daten ihres Unternehmens sicher verarbeitet werden und die Teams dennoch mit den Tools ausgestattet sind, die sie benötigen.

Um loszulegen, muss ein Microsoft 365-Administrator den HubSpot-Agent für Copilot zur Microsoft 365-Umgebung Ihrer Organisation hinzufügen und auswählen, welche Benutzer darauf zugreifen können.

Ein Super-Admin oder ein Benutzer mit App Marketplace-Berechtigungen in Ihrem HubSpot-Account muss die Verknüpfung zum ersten Mal einrichten und die zulässigen Berechtigungen auswählen. Sobald dies geschehen ist, können sie anderen Benutzern Zugriff gewähren.

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, können autorisierte Benutzer den HubSpot Agent für Copilot nutzen.

Wie werden Kunden- oder CRM-System-Daten beim Agent geschützt?

Sie haben die Kontrolle darüber, welche Daten Sie mit dem HubSpot Agent für Copilot teilen und welche Berechtigungen und Einstellungen Sie in Ihren HubSpot- und Drittanbieter-Accounts ausgewählt haben. Sie sollten die Vorzüge und Risiken von Tools, die Sie einsetzen, stets sorgfältig abwägen. Weitere Informationen zu den Sicherheitskontrollen von Microsoft 365 Copilot finden Sie im Hilfecenter.

Kann Microsoft die Daten oder Listen des CRM-Systems von Kunden über den HubSpot Agent für Copilot kopieren?

Nein, er hat keinen Zugriff auf das Kopieren von CRM-System-Daten oder ganzen Kundenlisten über den HubSpot Agent für Copilot. 

Könnte die Verwendung dieses HubSpot Agent für Copilot es Wettbewerbern unbeabsichtigt ermöglichen, Einblicke in die Daten oder die Strategie des CRM-Systems eines Unternehmens zu gewinnen?

Eingabeaufforderungen, Antworten und Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, werden nicht zum Trainieren der LLMs verwendet, die Microsoft 365 Copilot unterstützen. Hilfreiche Informationen finden Sie auch im Hilfecenter.

Können externe Agenturen oder Berater mit Super-Admin-Zugriff CRM-Systeme-Daten ohne zusätzliche Aufsicht direkt mit Copilot verknüpfen?

Der HubSpot Agent für Copilot respektiert die Zugriffsberechtigung, die Sie in Ihrem HubSpot-Account erteilt haben. Super-Admins oder Benutzer mit App Marketplace-Berechtigungen regeln den Zugriff ihrer Organisation auf den HubSpot Agent für Copilot, einschließlich externer Agenturen oder Berater.

Erfüllt der HubSpot Agent für Copilot die Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO, insbesondere in der EU, und das HIPAA-Gesetz in den USA?

Sobald Sie ihn aktivieren, hat der HubSpot Agent für Copilot Zugriff auf Standarddatensätze im CRM-System. Er hat keinen Zugriff auf benutzerdefinierte Eigenschaften für vertrauliche Daten oder auf vertrauliche Daten bezogene Dienste.

Ihre Nutzung der HubSpot-Dienste unterliegt der Vereinbarung zur Datenverarbeitung und der Vereinbarung für Geschäftspartner von HubSpot. Dadurch können Sie am besten Ihre Compliance-Anforderungen einschätzen und herausfinden, wie sehr HubSpot darin zusammenpasst.

Gibt es potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Agent?

Wir empfehlen allen unseren Kunden, sowohl die Bedingungen für ihren HubSpot-Account als auch die Bedingungen ihres Microsoft 365-Abonnements sorgfältig zu lesen und zu verstehen. Sie sollten die Vor- und Nachteile von Tools, die Sie einsetzen, stets sorgfältig abwägen.

Kann Copilot halluzinieren oder ungenaue Daten liefern? Was können Kunden tun, um sich davor zu schützen?

Copilot kann Fehler machen. Wir empfehlen einige Techniken, um sicherzustellen, dass die vom HubSpot-Agent für Copilot erzeugten Ergebnisse genau und zuverlässig sind:

• Stellen Sie sicher, dass die Daten Ihres verknüpften Accounts aktuell und korrekt sind.
• Beziehen Sie eine Person in die Schleife ein, um das Ergebnis zu überprüfen, zu verfeinern und die Fakten zu überprüfen.
• Bitten Sie um Zitate und Referenzen für wichtige Fakten und Behauptungen, damit Sie diese schnell und einfach in Ihrem HubSpot-Account bestätigen können. 
• Verlassen Sie sich niemals wahllos auf KI-Ergebnisse, um wichtige Entscheidungen zu treffen.

Welche Daten sammelt HubSpot über Konversationen durch KI-Assistenten, wenn der HubSpot MCP-Server verwendet wird?

Bei der Verwendung des MCP-Servers von HubSpot kann HubSpot Zusammenfassungen von Tool-Aufrufen erfassen, einschließlich der Absicht der Anfrage und ob sie erfolgreich war. Alle Namen von Personen, Unternehmen oder Deals werden anonymisiert. Diese Daten werden verwendet, um die Leistung des Connectors zu überwachen und uns zu helfen, Ihre Erfahrung zu verbessern.