BètaZet een zelfbedieningsportaal voor facturering op voor kopers

Stel een factureringsportaal in zodat kopers hun factureringsverzoeken zelf kunnen afhandelen, waardoor handmatige processen voor kopers en verkopers worden geëlimineerd. Kopers kunnen inloggen op het portaal en abonnementen, facturen en betaalmethoden beheren.

Voordat u begint

Begrijp de beperkingen en overwegingen

• U kunt een portaal opzetten als u geen gebruik maakt van HubSpot Payments of Stripe als uw betalingsverwerkingsoptie. Facturen kunnen echter niet via het portaal worden betaald wanneer uw account op deze manier is ingesteld.
• Het e-mailadres en telefoonnummer uit je instellingen vooropenbare bedrijfsinformatie worden onderaan het portaal weergegeven.

Het factureringsportaal instellen

Stel het portaal in dat kopers zullen gebruiken. Configureer de portaalnaam, het domein, de URL en de instellingen voor kopers.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar Portals.
3. Klik op + Ruimte toevoegen.
4. Klik in het dialoogvenster op Facturering en vervolgens op Doorgaan.
5. In het dialoogvenster:
   • Voer in het veld Weergavenaam de naam van de portal in, zoals deze aan kopers wordt getoond.
   • Voer in het veld Ruimtenaam een unieke interne naam in om u en uw team te helpen bij het beheren van de ruimte.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Domein en selecteer het domein waarop de portal wordt gehost. Meer informatie over het koppelen van domeinen.
   • Voer in het veld Slug het URL-pad van de portal in (bijv. billing).
   • Klik op Ruimte aanmaken.

Portalinstellingen configureren

Nadat u het factureringsportaal hebt ingesteld, configureert u de portaalinstellingen, waaronder hoe kopers toegang krijgen tot het portaal en hoe ze hun abonnementen kunnen beheren. Hoe kopers toegang krijgen tot het portaal, is afhankelijk van uw instellingen voor privé-inhoud. Meer informatie over het beheren van instellingen voor privé-inhoud.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar Portals.
3. Beweeg de muis over de portal en klik op Configureren.
   
   
   
4. Klik op het tabblad Toegang.
   • Om de toegang tot het portaal te beperken tot specifieke contactpersonen, vinkt u het selectievakje Toegang tot groep inschakelen aan. Klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer een toegangsgroep. U kunt maximaal vijf toegangsgroepen toevoegen. Meer informatie over het configureren van toegangsgroepen.
   • Om authenticatie voor de portal in te stellen, klikt u op Authenticatiemethode. Meer informatie over het instellen van SSO voor portals.
   • Klik op Toestemmingsverklaring om een toestemmingsverklaring aan de portal toe te voegen. Lees meer over het instellen van toestemmingsverklaringen voor portals.
5. Klik op het tabblad Mogelijkheden en selecteer een optie:
   
   • Klanten toestaan hun abonnement automatisch op te zeggen: klanten kunnen hun abonnement opzeggen zonder contact met u op te nemen.
   • Laat klanten toe om een verzoek in te dienen om hun abonnement op te zeggen: klanten kunnen verzoeken indienen om hun abonnement op te zeggen. Superbeheerders worden op de hoogte gesteld van opzeggingsverzoeken.
   • Laat klanten hun abonnement niet opzeggen: klanten kunnen hun abonnement niet opzeggen. Opzeggingen kunnen alleen worden gedaan door HubSpot-gebruikers in het account.

Let op: de instellingen voor mogelijkheden zijn alleen van toepassing op abonnementen, niet op facturering die via contracten wordt beheerd (BETA).

Schakel het factureringsportaal in

Nadat je het factureringsportaal hebt ingesteld en geconfigureerd, activeer je het zodat kopers toegang hebben tot het portaal.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar Portals.
3. Zet de schakelaar naast het factureringsportaal aan.
   
   
   
4. Klik op Activeren in het dialoogvenster.

Ervaring van de koper

Deel de URL van het portaal met kopers, zodat zij hun facturen, abonnementen en betaalmethoden kunnen beheren. Nadat ze zijn ingelogd, kunnen kopers facturen en abonnementen bekijken, de betaalmethode voor abonnementen bijwerken of openstaande facturen betalen.

1. Log in op het portaal.
2. Bekijk in het gedeelte Abonnementen de naam, betalingsstatus, begin- en einddatum, betalingsdatum en factuurgegevens van elk abonnement.
   
   
   
3. Om facturen te beheren, klikt u op het pictogram Facturen in de linkerzijbalk.
   
   
   
4. Op de facturenpagina kunt u achterstallige facturen bekijken en betalen en eerdere facturen raadplegen. Achterstallige facturen worden bovenaan het gedeelte 'Facturen' weergegeven.
   • Klik op 'Details bekijken ' om een factuur te bekijken.
   • Klik op Nu betalen om een achterstallige factuur te betalen. U wordt doorgestuurd naar de kassa om de betaling te voltooien.
5. Bekijk eerdere facturen in de facturentabel. Klik op een factuur om deze te openen.
   
   
   
6. Om betaalmethoden te beheren, klikt u op het pictogram 'Betaalmethoden' in de linkerzijbalk.
   
   
   
7. Bekijk op de pagina met betaalmethoden alle opgeslagen betaalmethoden. Om een betaalmethode te verwijderen, klik je op hetpictogram met de drie horizontale puntjes ( ellipses ) van een betaalmethode en klik je op 'Opgeslagen betaalmethode verwijderen'.
   
   
   
8. Om profiel- en contactgegevens te bekijken, klik je op het HubSpot-pictogram rechtsboven en vervolgens op 'Instellingen'. Kopers kunnen deze gegevens niet bijwerken via de portal. Kopers moeten contact opnemen met de organisatie die eigenaar is van de portal om hun gegevens in HubSpot bij te werken.
9. Om uit te loggen, klik je op het HubSpot-pictogram rechtsboven en vervolgens op 'Uitloggen'.