Zet een zelfbedieningsportaal voor facturering op voor kopers

Stel een factureringsportaal in waarmee kopers zelf hun factureringsverzoeken kunnen afhandelen, waardoor handmatige processen voor kopers en verkopers worden geëlimineerd. Kopers kunnen inloggen op het portaal en abonnementen, facturen en betaalmethoden beheren.

Voordat u begint

Zorg dat u op de hoogte bent van de beperkingen en aandachtspunten

• U kunt nog steeds een portaal opzetten als u geen gebruik maakt van HubSpot Payments of Stripe als uw betalingsverwerkingsoptie. Om klanten in staat te stellen facturen via het portaal te betalen, moet u HubSpot Payments of Stripe instellen als betalingsverwerkingsoptie. Anders kunnen klanten facturen in het portaal bekijken.
• Het e-mailadres en telefoonnummer uit je instellingen voor openbare bedrijfsgegevens worden onderaan het portaal weergegeven.

Stel het factureringsportaal in

Stel het portaal in dat kopers zullen gebruiken. Configureer de portaalnaam, het domein, de URL en de toegangsinstellingen voor kopers.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar Portals.
3. Klik op + Ruimte toevoegen.
   
   
4. Klik in het dialoogvenster op Facturering en vervolgens op Doorgaan.
5. Voer in het veld Weergavenaam de naam van het portaal in, zoals deze aan kopers wordt getoond.
6. Voer in het veld Ruimtenaam een unieke interne naam in om u en uw team te helpen bij het beheren van de ruimte.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Domein' en selecteer het domein waarop de portal wordt gehost. Lees meer over het koppelen van domeinen.
8. Voer in het veld Slug het URL-pad van de portal in (bijv. billing).
9. Klik op 'Ruimte aanmaken'.

Portalinstellingen configureren

Nadat u het factureringsportaal hebt ingesteld, configureert u de portaalinstellingen, waaronder hoe kopers toegang krijgen tot het portaal en hoe ze hun abonnementen kunnen beheren. Hoe kopers toegang krijgen tot het portaal, hangt af van uw instellingen voor privé-inhoud. Lees meer over het beheren van instellingen voor privé-inhoud.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar 'Portals'.
3. Beweeg de muisaanwijzer over de portal en klik op 'Configureren'.
   
   
4. Klik op het tabblad Toegang om de manier waarop kopers toegang krijgen tot de portal aan te passen.
   • Om de toegang tot het portaal te beperken tot specifieke contactpersonen, vinkt u het selectievakje Toegang tot groepslidmaatschap inschakelen aan. Klik op het vervolgkeuzemenu Toegangsgroep(en) selecteren en selecteer een toegangsgroep. U kunt maximaal vijf toegangsgroepen toevoegen. Meer informatie over het configureren van toegangsgroepen.
   • Klik op 'Authenticatiemethode' om authenticatie voor de portal in te stellen. Lees meer over het instellen van SSO voor portals.
   • Klik op Toestemmingsverklaring om een toestemmingsverklaring aan de portal toe te voegen. Lees meer over het instellen van toestemmingsverklaringen voor portals.
5. Om in te stellen hoe kopers hun abonnementen kunnen beheren, klikt u op het tabblad Mogelijkheden en selecteert u een optie:
   • Klanten toestaan hun abonnement automatisch op te zeggen: klanten kunnen hun abonnement opzeggen zonder contact met u op te nemen.
   • Klanten toestaan om een verzoek tot opzegging van hun abonnement in te dienen: klanten kunnen verzoeken tot opzegging van hun abonnement indienen. Superbeheerders worden op de hoogte gesteld van opzeggingsverzoeken.
   • Klanten niet toestaan hun abonnement op te zeggen: klanten kunnen hun abonnement niet opzeggen. Opzeggingen kunnen alleen worden uitgevoerd door HubSpot-gebruikers in het account.

Let op: instellingen voor mogelijkheden zijn alleen van toepassing op abonnementen, niet op facturering die via contracten wordt beheerd (BETA).

Schakel het factureringsportaal in

Nadat je het factureringsportaal hebt ingesteld en geconfigureerd, activeer je het zodat kopers toegang krijgen tot het portaal.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in de linkerzijbalk naar Portalen.
3. Zet de schakelaar naast het factureringsportaal in de stand 'Aan'.
   
   
4. Klik op Activeren in het dialoogvenster.

Ervaring van de koper

Deel de URL van het portaal met kopers, zodat zij hun facturen, abonnementen en betaalmethoden kunnen beheren. Nadat ze zijn ingelogd, kunnen kopers facturen en abonnementen bekijken, de betaalmethode voor abonnementen bijwerken of openstaande facturen betalen.

1. Log in op het portaal.
2. In het gedeelte 'Abonnementen' kunt u de naam, de betalingsstatus, de begin- en einddatum, de betalingsdatum en de factuurgegevens van elk abonnement bekijken. Klik op 'Betaalmethode bijwerken' om uw betalingsgegevens voor een abonnement bij te werken.
   
   
3. Om facturen te beheren, klikt u op het pictogram 'Facturen' in de linkerzijbalk.
   
   
4. Op de facturenpagina kunt u achterstallige facturen bekijken en betalen, en eerdere facturen raadplegen. Achterstallige facturen worden bovenaan het gedeelte ‘Facturen’ weergegeven.
   • Klik op ‘Details bekijken ’ om een factuur te bekijken.
   • Klik op 'Nu betalen' om een achterstallige factuur te betalen. U wordt doorgestuurd naar de kassa om de betaling te voltooien.
5. Bekijk eerdere facturen in de factuurtabel. Klik op een factuur om deze te openen.
   
   
6. Om betaalmethoden te beheren, klikt u op het pictogram 'Betaalmethoden' in de linkerzijbalk.
   
   
7. Op de pagina 'Betaalmethoden' kunt u alle opgeslagen betaalmethoden bekijken. Om een betaalmethode te verwijderen, klikt u op hetpictogram met de drie horizontale puntjes ( ellipses ) van een betaalmethode en klikt u vervolgens op 'Opgeslagen betaalmethode verwijderen'.
   
   
8. Om profiel- en contactgegevens te bekijken, klik je op het HubSpot-pictogram rechtsboven en vervolgens op 'Instellingen'. Kopers kunnen deze gegevens niet via het portaal bijwerken en moeten contact opnemen met de organisatie die eigenaar is van het portaal om hun gegevens in HubSpot bij te werken.
9. Om uit te loggen, klik je op het HubSpot-pictogram rechtsboven en vervolgens op 'Uitloggen'.