Factureringsinstellingen configureren

Stel factureringsopties en standaardinstellingen in voor het factureren van uw kopers op basis van offertes en contracten. Stel factureringsschema’s, standaardinstellingen voor pro rata-berekening, automatische of handmatige incasso’s, factuurverzending en betalingsmeldingen in. Lees meer over hoe u uw kopers kunt factureren in HubSpot.

Let op: om alle instellingen te kunnen gebruiken, met uitzondering van betalingsmeldingen, moet je account zijn aangemeld voor de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments.

Stel het standaardfactureringsgedrag voor offertes in

Stel het standaardfactureringsgedrag voor offertes in. Gebruikers kunnen deze instelling overschrijven in offertesjablonen, sjablonen voor wijzigings- en verlengingsoffertes, en zelf wanneer ze offertes aanmaken.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Tools, op het gedeelte Revenue om dit uit te vouwen en klik vervolgens op Billing.
3. Zet de schakelaar 'Facturering inschakelen' aan.

Stel een factureringsschema in

Stel in hoeveel dagen vóór een factuurdatum facturen naar kopers moeten worden verzonden. De standaardinstelling is 10 dagen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte 'Tools', op het gedeelte 'Revenue' om dit uit te vouwen en klik vervolgens op 'Billing'.
3. Schakel het selectievakje 'Facturen vóór de factuurdatum verzenden' in.
4. Voer in het veld 'Dagen vóór factuurdatum ' het aantal dagen in.

Facturen die worden gegenereerd nadat de instelling is bijgewerkt, volgen het nieuwe schema.

Standaardinstellingen voor pro rata berekening configureren

Configureer het standaardgedrag voor pro rata-berekening voor contracten. Als pro rata-berekening is ingeschakeld, worden wijzigingen halverwege de looptijd dagelijks pro rata berekend op basis van het aantal resterende dagen in de factureringsperiode. Het dagtarief van een regelitem wordt berekend op basis van het aantal resterende dagen en toegepast op de resterende dagen in de periode, te rekenen vanaf de ingangsdatum van de wijziging. Als de instelling voor pro rata-berekening is uitgeschakeld, worden contractwijzigingen halverwege de looptijd meegenomen in de volgende factureringscyclus. Lees meer over het gebruik van wijzigingsoffertes voor contracten.

Bepaal of contractwijzigingen standaard pro rata worden berekend of dat gebruikers met rechten om contracten te bewerken deze instelling kunnen overschrijven.

Om de standaardinstelling voor pro rata-berekening voor alle gebruikers in het account te configureren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte 'Tools', op het gedeelte 'Revenue' om dit uit te vouwen en klik vervolgens op 'Billing'.
3. Onder Standaardinstellingen voor pro rata-berekening:
   • Vink het selectievakje 'Alle contractwijzigingen standaard pro rata berekenen' aan om kosten of tegoeden automatisch pro rata te berekenen voor de resterende tijd van de factureringsperiode.
   • Schakel het selectievakje 'Gebruikers toestaan de standaardinstelling voor pro rata-berekening te overschrijven' in om gebruikers met de juiste rechten toe te staan de instellingen voor pro rata-berekening aan te passen bij offertes voor wijzigingen en verlengingen.

Stel het standaard incassoproces in

Als de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes ' is ingeschakeld, kunt u instellen of betalingen op facturen automatisch of handmatig moeten worden geïnd. Deze instelling kan door gebruikers worden aangepast wanneer zij offertes aanmaken. Onder 'Inningproces':

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte 'Hulpmiddelen', op het gedeelte 'Omzet' om dit uit te vouwen en klik vervolgens op 'Facturering'.
3. Onder Incassoproces:
   • Selecteer 'Automatische incasso' om betalingen voor facturen op elke factuurdatum automatisch te incasseren via de betaalmethode van de klant.
   • Selecteer 'Handmatige incasso' om op elke factuurdatum facturen te versturen die de klant handmatig moet betalen.

Factuurverzending configureren

Stel in of facturen op elke factuurdatum automatisch per e-mail naar kopers worden verzonden.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte 'Tools', op het gedeelte 'Revenue' om dit uit te vouwen en klik vervolgens op 'Billing'.
3. Onder 'Verzending van facturen':
   • Om facturen automatisch op factuurdata per e-mail te versturen, vink je het selectievakje 'Facturen automatisch per e-mail naar de klant sturen op elke factuurdatum' aan.
   • Om facturen aan te maken maar deze niet op elke factuurdatum per e-mail te versturen, schakelt u het selectievakje 'Facturen automatisch per e-mail naar de klant versturen op elke factuurdatum' uit.

Voor facturen die worden gegenereerd nadat de instelling is bijgewerkt, geldt de bijgewerkte instelling voor factuurverzending.

Meldingen bij mislukte betalingen configureren

Stuur klanten een link per e-mail om hun betaalmethode bij te werken wanneer de betaling van een factuur mislukt.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte 'Tools', op het gedeelte 'Revenue' om dit uit te vouwen en klik vervolgens op 'Billing'.
3. Klik bovenaan op het tabblad 'Meldingen '.
4. Zet de schakelaar 'Betaling mislukt' uit.

Let op: voor abonnementen waarbij de betaling via SEPA-incasso wordt geïnd, wordt de herinnering voor de aanstaande betaling automatisch twee dagen voor de factuurdatum verzonden.

Volgende stappen

• Lees meer over de verschillende manieren om kopers te factureren in HubSpot.
• Lees meer over het gebruik van contracten in HubSpot.
• Lees meer over het opstellen en versturen van offertes.