Gebruik het commandocentrum voor gegevenskwaliteit

Het commandocentrum voor gegevenskwaliteit toont een overzicht van hoe gegevens zijn opgeslagen in je HubSpot CRM en laat mogelijke problemen met je gegevens zien. Je kunt mogelijke problemen met je eigenschappen, records, integraties voor gegevenssynchronisatie en workflows evalueren. Vanuit het commandocentrum kun je ook dieper ingaan op elk onderdeel en actie ondernemen om de kwaliteit van je gegevens te verbeteren.

Alleen gebruikers met toegangsrechten voor superbeheer of tools voor gegevenskwaliteit hebben toegang tot het opdrachtcentrum voor gegevenskwaliteit.

Om toegang te krijgen tot het commandocentrum:

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Gegevensbeheer > Gegevenssets.

• Gegevensmonitoring: het totale aantal onverwachte wijzigingen in uw gegevens. Volg specifieke eigenschappen in de tool voor gegevenskwaliteit om updates van de waarden van de eigenschap in CRM-records te controleren op afwijkingen met behulp van HubSpot AI. Je kunt bijhouden hoe vaak de waarden van eigenschappen zijn bijgewerkt, vergeleken met het verwachte aantal updates voor deze eigenschap.
• Eigenschappen: het totale aantal contact-, bedrijfs-, deal- en ticketeigenschappen in je account, een dagelijks trendrapport voor eigenschapsproblemen en het aantal eigenschappen waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:

• • Geen gegevens: er zijn lege of onvolledige waarden voor de eigenschap in records.
  • Ongebruikt: de eigenschap wordt niet gebruikt in HubSpot tools zoals lijsten, workflows of rapporten.
  • Duplicaten: er is een andere eigenschap die lijkt op de eigenschap.

• Records: het totale aantal contact- en bedrijfsrecords, een dagelijks trendrapport voor recordproblemen en het aantal records waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:
  • Opmaakproblemen: het record heeft een eigenschapwaarde die mogelijk onjuist is opgemaakt (er ontbreekt bijvoorbeeld een hoofdletter voor Achternaam).
  • Duplicaten: er is een ander record dat vergelijkbaar is met het record.

• Gegevenssynchronisatie: het totale aantal verbonden gegevenssynchronisatie-apps, een dagelijks trendrapport voor gegevenssynchronisatieproblemen en het aantal apps waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:
  • Apps met synchronisatiefouten: de app is verbonden en gegevenssynchronisatie is ingeschakeld, maar HubSpot heeft vastgesteld dat sommige records niet synchroniseren.
  • Apps zonder actieve synchronisatie: de app synchroniseert niet omdat de verbinding met het account is verbroken, bestaande synchronisaties zijn gepauzeerd of de gegevenssynchronisatie niet is ingesteld of ingeschakeld.
• Workflows: het totale aantal actieve workflows, een dagelijks trendrapport voor workflowproblemen en het aantal workflows dat HubSpot heeft geïdentificeerd als ongebruikt of risicovol.
  • Ongebruikte workflows: de workflow is uitgeschakeld of heeft geen activiteit gehad in de afgelopen 90 dagen.
  • Risicowerkstromen: de werkstroom heeft ten minste één unieke fout.

Lees hieronder hoe u meer informatie kunt krijgen over de inzichten van elke sectie en hoe u kunt reageren op suggesties voor gegevenskwaliteit.

Eigenschappen bewaken

Als het aantal updates buiten het verwachte bereik valt, wordt dit beschouwd als een afwijking. Als een eigenschap bijvoorbeeld 15 keer is bijgewerkt op een bepaalde dag en het verwachte bereik is 5 tot 10 keer, wordt dit gemarkeerd als een afwijking. Je kunt deze problemen bekijken in de tool voor gegevenskwaliteit en je aanmelden voor meldingen wanneer deze afwijkingen zich voordoen.

Een eigenschap instellen om te controleren

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Gegevensbeheer > Gegevenssets.
• Klik bovenaan in het gedeelte Gegevensmonitoring op Aan de slag of Alle problemen weergeven.
• Klik rechtsboven op Nieuwe eigenschap bewaken.
• Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Selecteer een objecttype en selecteer het type eigenschap dat u wilt bewaken.
• Klik op de vervolgkeuzelijst Zoeken naar of selecteren van een eigenschap om een eigenschap te selecteren om te monitoren.

• Navigeer naar het tabblad Meldingen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Gebruikers selecteren om te melden en klik op het selectievakje naast de naam van de gebruiker. Gebruikers moeten toegang hebben tot het Data Quality commandocentrum om meldingen te ontvangen. Lees meer over het beheren van meldingen in de instellingen voor meldingen.
• Om een geabonneerde gebruiker te verwijderen, klikt u op Verwijderen naast de naam van de gebruiker.
• Klik onderaan op Opslaan.

Bewaakte eigenschappen beheren

Wanneer je bewaakte eigenschappen hebt aangemaakt, kun je je meldingen of de ingestelde eigenschap wijzigen.

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Gegevensbeheer > Gegevenssets.
• Klik rechtsboven op Alle problemen weergeven.
• Klik rechtsboven op Bewaakte eigenschappen beheren om een bewaakte eigenschap of meldingen te bewerken.
• Ga in het rechterpaneel met de muis over de eigenschap en klik op Bewerken.

• Om een andere gebruiker toe te voegen om te notificeren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gebruikers selecteren om te notificeren en klikt u op het selectievakje naast de naam van de gebruiker.
• Om een geabonneerde gebruiker te verwijderen, klikt u op Verwijderen naast de naam van de gebruiker.
• Om het monitoren van een eigenschap te stoppen, klikt u rechtsboven op Stop monitoring eigenschap. Klik vervolgens op Stop monitoring.

Problemen bekijken

Wanneer HubSpot AI een afwijking detecteert, verschijnt deze in je dashboard. Vanaf hier kun je meer details bekijken:

• Ga in je HubSpot account naar Rapporten > Gegevensbeheer > Gegevenssets.
• Klik rechtsboven op Alle problemen weergeven.
• Klik in de kolom Acties op Bekijken om meer details te bekijken.
• Klik in de kolom Acties op Afwijzen om een waarschuwing te verbergen.
• Bekijk in het rechterpaneel details over afwijkingen, inclusief een datavisualisatie en andere gevallen die zich in de afgelopen 30 dagen hebben voorgedaan.

Inzichten in eigendom weergeven

De eigenschappenkaart geeft inzicht in je contact-, bedrijfs-, deal- en ticketeigenschappen. Van hieruit kunt u actie ondernemen om problemen op te lossen, of eigenschappen verbergen die u niet wilt monitoren zodat ze geen invloed hebben op uw inzichtrapporten over eigenschappen.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.

• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag weer te geven.
• Om meer informatie over uw panden te bekijken, klikt u op Alle inzichten in panden weergeven.

• Bekijk een overzicht van hoeveel eigenschappen geen gegevenshebben, ongebruikt zijn of mogelijk dubbel voorkomen.
• Bekijk op de kaart Eigenschappen die u wilt bekijken een lijst met objecten die ten minste één mogelijk probleem hebben. De eigenschappen worden in alfabetische volgorde weergegeven en alle problemen worden getoond.
  • Om te filteren op specifieke problemen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Alle problemen en selecteert u de selectievakjes naast de probleemtypen die u wilt bekijken.
  • Om alleen de eigenschappen van een specifiek object te bekijken, klik je op het vervolgkeuzemenu Alle objecten en selecteer je vervolgens het object dat je wilt bekijken.
  • Gebruik de zoekbalk bovenaan de tabel om naar een specifieke eigenschap te zoeken.
  • Klik op een kolom om de eigenschappen te sorteren op de gegevens in de kolom. De kolommen omvatten:
    • Naam: de naam van de eigenschap.
    • Kwestie: het type kwestie dat is geïdentificeerd voor de eigenschap. Opties zijn Geen gegevens, Ongebruikt of Duplicaten.
    • Object: het object waarop de eigenschap van toepassing is.
    • Eigenschap bijgewerkt: de meest recente datum waarop een waarde voor de eigenschap is bijgewerkt.
    • Updatebron: voor de meest recente update, hoe de waarde van de eigenschap werd bijgewerkt.
    • Vullingsgraad (%): het percentage records dat een waarde voor de eigenschap heeft.
    • Gebruikt in: het aantal tools (bijv. lijsten, workflows) dat de eigenschap momenteel gebruikt.
• Om een individuele eigenschap te verbergen van de issue rapporten, ga met de muis over de eigenschap en klik op Acties > Verbergen. Om meerdere eigenschappen te verbergen, schakelt u de selectievakjes naast de eigenschappen in en selecteert u vervolgens Verbergen boven in de tabel. Deze eigenschappen worden verplaatst naar het tabblad Verborgen eigenschappen.
• Klik op het tabblad Verborgen eigenschappen om eigenschappen te bekijken die u niet wilt controleren. Om het monitoren van een verborgen eigenschap voor problemen opnieuw te starten, gaat u met de muis over de eigenschap en klikt u vervolgens op Acties > Tonen. Om meerdere verborgen eigenschappen weer te geven, schakelt u de selectievakjes naast de eigenschappen in en selecteert u vervolgens Weergeven boven in de tabel.
• Op beide tabbladen klikt u op de naam van de eigenschap om meer details te bekijken of actie te ondernemen op een specifieke eigenschap.
• Om de eigenschap te bewerken, klikt u rechtsboven op eigenschap bewerken. Bewerk de eigenschap in het rechterpaneel .

• Om de historische waarden van de eigenschap te exporteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Exporteer geschiedenis eigenschap.
• Om de eigenschap te archiveren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u vervolgens Archiveren. Meer informatie over het archiveren van eigenschappen.
• Aanvullende informatie over de eigenschap weergeven:
  • Details van de eigenschap: naam, beschrijving, object, aanmaakdatum, laatst bijgewerkte datum en veldtype van de eigenschap.
  • Vulgraad/Records met waarde: het percentage records dat een waarde heeft voor de eigenschap. Klik op Lijst weergeven in CRM om een volledige lijst weer te geven van records met waarden voor de eigenschap.

• • Bijwerkbronnen eigenschap: een rapport dat laat zien hoe waarden voor de eigenschap zijn bijgewerkt. Klik op de vervolgkeuzemenu's om het rapport te filteren op datumbereik en frequentie.
  • Hulpmiddelen die deze eigenschap gebruiken: een lijst met bedrijfsmiddelen waar de eigenschap momenteel wordt gebruikt. Klik op het vervolgkeuzemenu Alle tools om de onderdelen te filteren op specifieke tools.

Records controleren op duplicaten of opmaakproblemen

Op de Records-kaart kunt u een overzicht bekijken van mogelijke problemen met contact- en bedrijfsrecords en deze oplossen. Mogelijke problemen zijn onder andere onjuiste opmaak van eigenschappen (bijvoorbeeld de voornaam van een contactpersoon is geen hoofdletter) en dubbele records. Voor waardeopmaak kunt u regels instellen om bepaalde problemen automatisch op te lossen.

Let op: op dit moment zijn opmaakproblemen en het beheer van duplicaten alleen beschikbaar voor contactpersonen en bedrijven.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klikt u op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteert u de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag weer te geven.
• Om een lijst met records met een eigenschapopmaakprobleem te bekijken, klikt u op Alles weergeven in de rij Opmaakproblemen. Je komt dan op de pagina Opmaakproblemen oplossen waar je het volgende kunt doen:

• • Opmaakvoorstellen handmatig accepteren of afwijzen, in de tabel Opmaaksuggesties bekijken en beheren.
  • Om instellingen te beheren waarmee bepaalde opmaakproblemen automatisch worden opgelost, klik je rechtsboven op Automatisering. Stel in het rechterpaneel regels in om huidige en toekomstige opmaakproblemen automatisch te verhelpen.

• Om een lijst met mogelijke dubbele contact- of bedrijfsrecords te bekijken, klikt u op Alles weergeven in de rijDuplicaten. Je komt nu op de pagina Dubbele records beheren. Bekijk mogelijke duplicaten in de tabel .

Bekijk de inzichten van de Data Sync app

Op de Data Sync-kaart kun je een overzicht bekijken van mogelijke synchronisatieproblemen voor je Data Sync by HubSpot verbonden apps en actie ondernemen om deze problemen op te lossen.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag weer te geven.
• Om meer informatie over uw apps te bekijken, klikt u op Alle inzichten van Data Sync-apps weergeven.

• Bekijk hoeveel van uw apps synchronisatiefouten of geen actieve synchronisaties hebben.
• Op de kaart Synchronisatieactiviteit kunt u al uw gegevenssynchronisatie-apps bekijken. Standaard worden de apps in alfabetische volgorde weergegeven en worden alle apps getoond.
  • Om te filteren op specifieke sync-statussen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Alle statussen en selecteert u de status die u wilt bekijken. Meer informatie over synchronisatiestatussen.
  • Gebruik de zoekbalk bovenaan de tabel om naar een specifieke app te zoeken.
  • Klik op een kolom om de apps te sorteren op de gegevens in de kolom. De kolommen omvatten:
    • App: de naam van de verbonden app.
    • Account: het verbonden app-account.
    • Status: de synchronisatiestatus van de app.
    • Niet gesynchroniseerd: het aantal records dat niet is gesynchroniseerd.
    • Laatste synchronisatieactiviteit: de meest recente datum of tijd waarop de app werd gesynchroniseerd.
• Klik op de naam van een app om naar de synchronisatie-instellingen van de app te gaan
• Klik in de kolom Niet gesynchroniseerd op het nummer om een lijst met records met fouten weer te geven. Bekijk in het rechterpaneel de betrokken records, het object dat wordt gesynchroniseerd, de app waarmee de records niet worden gesynchroniseerd en een reden voor de fout.

• • Klik op de vervolgkeuzemenu's om de records te filteren op basis van synchronisatietype en foutcategorieën.
  • Beweeg de muis over het info informatiepictogram naast een fout voor meer informatie over hoe de fout kan worden opgelost.

Meer informatie over het instellen en gebruiken van HubSpot gegevenssynchronisatie.

Bekijk risicovolle en ongebruikte workflows

Op de kaart Workflows kun je een overzicht bekijken van workflows zonder recente activiteit of met fouten.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag te bekijken.
• Om een lijst met ongebruikte workflows te bekijken, klik je op Alles weergeven in de rij Ongebruikte workflows. Je komt dan op het tabblad Ongebruikte workflows van de workflows-tool, , waar je actie kunt ondernemen om ongebruikte workflows te verplaatsen, uit te schakelen of te verwijderen.

• Om een lijst met risico-workflows met fouten te bekijken, klik je op Alles weergeven in de rij Risico-workflows. Je komt dan op het tabblad Risicowerkflows van de workflowtool, waar je workflowfouten kunt oplossen.

Meer informatie over het organiseren van uw workflows.