Gebruik het commandocentrum voor gegevenskwaliteit

Het commandocentrum voor gegevenskwaliteit toont een overzicht van hoe gegevens worden opgeslagen in uw HubSpot CRM, en benadrukt mogelijke problemen met uw gegevens. Je kunt mogelijke problemen met je eigenschappen, records, datasync-integraties en workflows evalueren. Vanuit het commandocentrum kunt u ook dieper ingaan op elk onderdeel en actie ondernemen om de kwaliteit van uw gegevens te verbeteren.

Alleen gebruikers met toegangsrechten voor superbeheer of tools voor gegevenskwaliteit hebben toegang tot het commandocentrum voor gegevenskwaliteit.

Om toegang te krijgen tot het commandocentrum:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Rapporten > Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.

• Eigenschappen: het totale aantal contact, bedrijf, deal en ticket eigenschappen in uw account, een dagelijks trendrapport voor eigendomsproblemen, en het aantal eigenschappen waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:

• • Geen gegevens: er zijn lege of onvolledige waarden voor de eigenschap op records.
  • Ongebruikt: de eigenschap wordt niet gebruikt in HubSpot tools zoals lijsten, workflows of rapporten.
  • Duplicaten: er is een andere eigenschap die vergelijkbaar is met de eigenschap.

• Records: het totale aantal contact- en bedrijfsrecords, een dagelijks trendrapport voor recordproblemen en het aantal records waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:
  • Opmaakproblemen: het contactrecord heeft een eigenschapwaarde die mogelijk onjuist is geformatteerd (bijv. er ontbreekt een hoofdletter voor Achternaam). Op dit moment zijn opmaakgegevens alleen beschikbaar voor contactpersonen.
  • Duplicaten: er is een andere record die op de record lijkt.

• Gegevenssynchronisatie: het totale aantal verbonden gegevenssynchronisatie-apps, een dagelijks trendrapport voor gegevenssynchronisatieproblemen en het aantal apps waarvan HubSpot heeft vastgesteld dat ze een van de volgende problemen hebben:
  • Apps met synchronisatiefouten: de app is verbonden en de gegevenssynchronisatie is ingeschakeld, maar HubSpot heeft vastgesteld dat sommige records niet worden gesynchroniseerd.
  • Apps zonder actieve synchronisatie: de app synchroniseert niet omdat de verbinding met het account is verbroken, bestaande synchronisaties zijn gepauzeerd of de gegevenssynchronisatie niet is ingesteld of ingeschakeld.
• Workflows: het totale aantal actieve workflows, een dagelijks trendrapport voor workflow problemen, en het aantal workflows dat HubSpot heeft geïdentificeerd als ongebruikt of risicovol.
  • Ongebruikte workflows: de workflow is uitgeschakeld of heeft geen activiteit gehad in de afgelopen 90 dagen.
  • Risico-workflows: de workflow heeft minstens één unieke fout.

Hieronder leest u hoe u meer informatie over de inzichten van elke sectie kunt opvragen en kunt reageren op suggesties voor gegevenskwaliteit.

Inzichten in eigenschappen bekijken

De eigenschappenkaart geeft inzicht in uw contact-, bedrijfs-, deal- en ticketeigenschappen. Van hieruit kunt u actie ondernemen om problemen op te lossen, of eigenschappen verbergen die u niet wilt controleren zodat ze geen invloed hebben op uw inzichtrapporten over eigenschappen.

• Om de in de grafiek getoonde gegevens aan te passen, klikt u op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteert u de gewenste filters.

• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag te bekijken.
• Om meer informatie over uw eigendommen te bekijken, klikt u op Bekijk alle eigendomsinzichten.

• Bekijk een overzicht van hoeveel eigenschappen geen gegevenshebben, ongebruikt zijn of mogelijk dubbel zijn.
• Bekijk op de kaart Eigenschappen om te bekijken een lijst met eigenschappen die ten minste één potentieel probleem hebben. De eigenschappen worden in alfabetische volgorde weergegeven en alle problemen worden getoond.
  • Om te filteren op specifieke problemen, klikt u op het dropdownmenu Alle problemen, en selecteert u de selectievakjes naast de probleemtypen die u wilt bekijken.
  • Om alleen de eigenschappen van een specifiek object te bekijken, klikt u op het keuzemenu Alle objecten en selecteert u het object dat u wilt bekijken.
  • Gebruik de zoekbalk bovenaan de tabel om naar een specifieke eigenschap te zoeken.
  • Klik op een kolom om de eigenschappen te sorteren op de gegevens in de kolom. De kolommen omvatten:
    • Naam: de naam van de eigenschap.
    • Kwestie: het type kwestie dat voor de eigenschap is geïdentificeerd. Opties zijn Geen gegevens, Ongebruikt of Duplicaten.
    • Object: het object waarop de eigenschap van toepassing is.
    • Object bijgewerkt: de meest recente datum waarop een waarde voor de eigenschap is bijgewerkt.
    • Update bron: voor de meest recente update, hoe de waarde van de eigenschap werd bijgewerkt.
    • Vulgraad (%): het percentage records dat een waarde voor de eigenschap heeft.
    • Gebruikt in: het aantal tools (bv. lijsten, workflows) dat de eigenschap momenteel gebruikt.
• Om een individuele eigenschap uit de issue rapporten te verbergen, ga met de muis over de eigenschap en klik op Acties > Verbergen. Om meerdere eigenschappen te verbergen, schakelt u de selectievakjes naast de eigenschappen in en selecteert u vervolgens Verbergen bovenaan de tabel. Deze eigenschappen worden verplaatst naar het tabblad Verborgen eigenschappen.
• Klik op het tabblad Verborgen eigenschappen om eigenschappen te bekijken die u niet wilt bewaken. Om een verborgen eigenschap opnieuw te controleren op problemen, gaat u met de muis over de eigenschap en klikt u vervolgens op Acties > Tonen. Om meerdere verborgen eigenschappen weer te geven, schakelt u de selectievakjes naast de eigenschappen in en selecteert u vervolgens Toon boven in de tabel.
• Op beide tabbladen klikt u op de naam van de eigenschap om meer details te bekijken of actie te ondernemen op een specifieke eigenschap.
• Om de eigenschap te bewerken, klikt u rechtsboven op Eigenschap bewerken. Bewerk de eigenschap in het rechterpaneel .

• Om de historische waarden van de eigenschap te exporteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Geschiedenis van eigenschap exporteren.
• Om de eigenschap te archiveren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u vervolgens Archief. Meer informatie over het archiveren van eigenschappen.
• Bekijk aanvullende informatie over de eigenschap:
  • Details van de eigenschap: de naam van de eigenschap, de beschrijving, het object, de aanmaakdatum, de laatst bijgewerkte datum en het veldtype.
  • Vulgraad/Records met waarde: het percentage records dat een waarde heeft voor de eigenschap. Klik op Lijst weergeven in het CRM om een volledige lijst weer te geven van records met waarden voor de eigenschap.

• • Bijwerkbronnen voor de eigenschap: een rapport dat laat zien hoe waarden voor de eigenschap zijn bijgewerkt. Klik op de vervolgkeuzemenu's om het rapport te filteren op basis van Datumbereik en Frequentie.
  • Hulpmiddelen die deze eigenschap gebruiken: een lijst van activa waar de eigenschap momenteel wordt gebruikt. Klik op het keuzemenu Alle tools om de assets te filteren op basis van specifieke tools.

Controleer records op duplicaten of opmaakproblemen

Op de kaart Records kunt u een overzicht bekijken van mogelijke problemen met contact- en bedrijfsrecords en deze oplossen. Mogelijke problemen zijn onder meer onjuiste opmaak van eigenschappen voor contactpersonen (bijvoorbeeld dat de voornaam van een contactpersoon geen hoofdletter is) en dubbele records. Voor waardeopmaak kunt u regels instellen om bepaalde problemen automatisch op te lossen.

Let op: op dit moment zijn opmaakproblemen alleen beschikbaar voor contactpersonen, en het beheer van duplicaten is alleen beschikbaar voor contactpersonen en bedrijven.

• Om de gegevens in de grafiek aan te passen, klikt u op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteert u de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag weer te geven.
• Om een lijst met contactrecords met een eigenschapopmaakprobleem te bekijken, klikt u op Alles weergeven in de rij Opmaakproblemen. U komt op de pagina Opmaakproblemen oplossen, waar u het volgende kunt doen:

• • Om voorgestelde opmaakproblemen handmatig te accepteren of af te wijzen, in de tabel, opmaaksuggesties bekijken en beheren.
  • Om instellingen te beheren waarmee bepaalde opmaakproblemen automatisch worden opgelost, klikt u rechtsboven op Automatisering. Stel in het rechterpaneel regels in om huidige en toekomstige opmaakproblemen automatisch te verhelpen.

• Om een lijst van mogelijke dubbele contact- of bedrijfsrecords te bekijken, klikt u op Alles bekijken in de rijDuplicaten. U komt dan op de pagina Dubbele records beheren. Bekijk mogelijke duplicaten in de tabel .

Bekijk de inzichten van de Data Sync app

Op de Data Sync kaart kun je een overzicht bekijken van mogelijke synchronisatieproblemen voor je Data Sync by HubSpot verbonden apps, en actie ondernemen om deze problemen op te lossen.

• Om de in de grafiek getoonde gegevens aan te passen, klik je op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteer je de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag te bekijken.
• Om meer informatie over uw apps te bekijken, klikt u op Bekijk alle inzichten van de Data Sync-app.

• Bekijk hoeveel van uw apps Sync-fouten of Geen actieve synchronisaties hebben.
• Op de kaart Synchronisatieactiviteit kunt u al uw gegevenssynchronisatie-apps bekijken. Standaard worden de apps in alfabetische volgorde weergegeven en worden alle apps getoond.
  • Om te filteren op specifieke sync-statussen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Alle statussen en selecteert u vervolgens de status die u wilt bekijken. Meer informatie over synchronisatiestatussen.
  • Gebruik de zoekbalk boven in de tabel om naar een specifieke app te zoeken.
  • Klik op een kolom om de apps te sorteren op de gegevens in de kolom. De kolommen omvatten:
    • App: de naam van de verbonden app.
    • Account: de verbonden app-account.
    • Status: de synchronisatiestatus van de app.
    • Niet gesynchroniseerd: het aantal records dat niet is gesynchroniseerd.
    • Laatste synchronisatieactiviteit: de meest recente datum of tijd waarop de app werd gesynchroniseerd.
• Klik op de naam van een app om naar de synchronisatie-instellingen van de app te gaan.
• Klik in de kolom Failing to sync op het nummer om een lijst met records met fouten te bekijken. Bekijk in het rechterpaneel de betrokken records, het object dat wordt gesynchroniseerd, de app waarmee de records niet worden gesynchroniseerd en een reden voor de fout.

• • Klik op de vervolgkeuzemenu's om de records te filteren op basis van synchronisatietype en foutcategorieën.
  • Beweeg over hetinformatiepictogram naast een fout voor meer informatie over het oplossen van de fout.

Meer informatie over het instellen en gebruiken van HubSpot gegevenssynchronisatie.

Bekijk risicovolle en ongebruikte workflows

Op de kaart Workflows kun je een overzicht bekijken van workflows zonder recente activiteit of met fouten.

• Om de in de grafiek getoonde gegevens aan te passen, klikt u op de vervolgkeuzemenu 's Datumbereik en Frequentie en selecteert u de gewenste filters.
• Beweeg de muis over een datum in het rapport Aantal problemen om een telling van elk probleem op die dag te bekijken.
• Om een lijst met ongebruikte workflows te bekijken, klikt u op Alles bekijken in de rij Ongebruikte workflows. U komt dan op het tabblad Ongebruikte workflows van de workflows-tool, waar u actie kunt ondernemen om ongebruikte workflows te verplaatsen, uit te schakelen of te verwijderen.

• Om een lijst met riskante workflows met fouten te bekijken, klikt u op Alles bekijken in de rij met riskante workflows. U komt dan op het tabblad Risico-workflows van de workflowtool, waar u workflowfouten kunt oplossen.

Meer informatie over het organiseren van uw workflows.