HubSpot gebruikers verwijderen

Het wordt aanbevolen om een HubSpot-gebruiker uit je HubSpot-account te deactiveren of te verwijderen wanneer deze het account niet meer gebruikt, met name als deze niet meer bij het bedrijf werkt of een nieuwe functie heeft gekregen waarvoor geen toegang tot HubSpot meer nodig is. Het wordt ook aanbevolen om gebruikers te verwijderen wanneer ze zijn gedeactiveerd en naar verwachting niet meer terugkeren. 

Begrijp het verschil tussen het deactiveren en verwijderen van een gebruiker

Als u een gebruiker uit uw HubSpot-account wilt verwijderen, moet u deze eerst deactiveren. Na deactivering kunt u de gebruiker volledig uit uw HubSpot-account verwijderen. Hieronder wordt het verschil tussen het deactiveren en verwijderen van een gebruiker uitgelegd.

• Een gebruiker deactiveren:
  • De gebruiker kan niet langer inloggen of toegang krijgen tot het account, maar zijn gebruikersprofiel en bijbehorende gegevens blijven behouden voor rapportage en prognoses.
  • De gebruiker kan later opnieuw worden geactiveerd met zijn huidige assets. De gebruiker blijft bijvoorbeeld toegewezen aan zijn records.
  • De gebruiker ontvangt geen meldingen meer.
  • De gebruiker behoudt zijn betaalde licentie, maar deze licentie telt niet mee voor het totale aantal licenties van het account.

• Een gebruiker verwijderen:
  • De gebruiker moet worden gedeactiveerd voordat u hem volledig uit uw account kunt verwijderen.
  • De gebruiker kan dan niet meer inloggen of toegang krijgen tot het account en zijn of haar gebruikersprofiel wordt uit het account verwijderd.
  • De gebruiker wordt verwijderd uit gesprekken en assets en ook uit rapporten. Lees meer over wat er uit het account wordt verwijderd wanneer u een gebruiker verwijdert.

Wie kan gebruikers deactiveren of verwijderen

?

Gebruikers met superbeheerdersrechten kunnen andere gebruikers deactiveren en verwijderen. Bovendien kan een gebruiker zichzelf verwijderen uit een HubSpot-account of zijn gebruikersaccount volledig verwijderen nadat hij uit alle HubSpot-accounts is verwijderd. Als je een gebruikersaccount verwijdert, wordt deze volledig verwijderd uit de HubSpot-systemen. 

Een gebruiker deactiveren

Door een gebruiker te deactiveren, kunt u de historische activiteiten van de gebruiker behouden zonder de toegang tot belangrijke gegevens te verliezen. Wanneer gedeactiveerde gebruikers opnieuw worden geactiveerd, blijven hun historische activiteiten, zoals eigendomswijzigingen en inhoudsupdates, beschikbaar.

Zorg dat u de vereisten begrijpt voordat u een gebruiker deactiveert

Houd rekening met het volgende voordat u een gebruiker deactiveert:

• Het kan tot vijf minuten duren voordat deactiveringen van kracht worden in de systemen van HubSpot.
• Het wordt aanbevolen om alle assets die de gebruiker bezit opnieuw toe te wijzen voordat je de gebruiker deactiveert.
• Als de gebruiker assets bezit of is opgenomen als criterium voor een filter (bijvoorbeeld workflows), moet u deze handmatig uit die tools verwijderen.
• Als de gebruiker eigenaar is van planningspagina's, is opgenomen in een groep of round-robin-planningspagina's, of deel uitmaakt van een vergaderrotatie, moet u deze verwijderen of opnieuw toewijzen, zodat ze niet worden geboekt voor vergaderingen.

Let op: het is niet mogelijk om de standaardvergaderlink van een gebruiker te verwijderen of over te dragen. Vraag de gebruiker in deze gevallen om de planningspagina's in zijn of haar gebruikersinstellingen uit te schakelen voordat u de gebruiker deactiveert, of verwijder de gebruiker na deactivering. Gebruikers met een Enterprise-accountkunnen inloggen als een andere gebruiker om planningspagina's uit te schakelen.

• • Als de planningspagina van een gebruiker niet opnieuw wordt toegewezen of verwijderd, en de gebruiker lid blijft van een groep of round-robin-planningspagina, of als hij/zij is opgenomen in een roulatie, worden er nog steeds vergaderingen voor de gebruiker gepland. Als gevolg hiervan kan een contactpersoon een uitnodiging ontvangen voor een vergadering met de gedeactiveerde gebruiker.

• • Als er een vergadering wordt geboekt voor een contactpersoon, hetzij via de eigen planningspagina van de gedeactiveerde gebruiker, via een groeps- of round-robin-planningspagina, of via een rotatie, wordt de vergadering niet weergegeven in de activiteitenfeed van de contactpersoon. Als de contactpersoon via een planningspagina heeft geboekt, wordt de paginaweergave weergegeven in de activiteitenfeed van de gebruiker.
  • Na deactivering van de gebruiker werkt de workflowautomatisering niet meer voor het boeken van vergaderingen. Als er bijvoorbeeld een workflow is ingesteld die wordt geactiveerd wanneer er een vergadering wordt geboekt met de gedeactiveerde gebruiker, wordt deze na deactivering niet meer geactiveerd.
    
    

• Als een gebruiker is ingesteld als contactpersoon in uwaccount- en factureringsinstellingen, moet u deze uit de rol verwijderen.
• Gedeactiveerde gebruikers worden overgeslagen bij het gebruik van de workflowactie 'Record-eigenaar roteren' en worden verwijderd als opties bij het instellen van de eigenaar van een record.
• Zodra een gebruiker is gedeactiveerd, worden zijn persoonlijke e-mails losgekoppeld. Hij kan dan geen nieuwe e-mails meer registreren in het CRM, inclusief geplande e-mails. 
• Alle team-e-mails die de gebruiker heeft gekoppeld aan de inbox voor gesprekken, blijven gekoppeld.

Stappen om een gebruiker te deactiveren

Om een gebruiker te deactiveren: 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Gebruikers en teams.
3. Beweeg de muisaanwijzer over de naam van de gebruiker, klik op Acties en selecteer Gebruiker deactiveren.
4. Lees de waarschuwing in het dialoogvenster en klik vervolgens op Gebruiker deactiveren. De gebruiker ontvangt een e-mail waarin staat dat zijn profiel is gedeactiveerd.

Een gedeactiveerde gebruiker opnieuw activeren

Om een eerder gedeactiveerde gebruiker opnieuw te activeren: 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Gebruikers en teams.
3. Klik op de naam van de gebruiker. De status van de gebruiker wordt linksboven weergegeven alsGedeactiveerd.
4. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Gebruiker opnieuw activeren. Alle seats die vóór de deactivering aan de gebruiker waren toegewezen en die niet zijn vrijgegeven, worden opnieuw geactiveerd. Klik op het tabblad Toegang om te zien of de gebruiker aan seats is toegewezen.
5. Klik in het dialoogvenster op Gebruiker opnieuw activeren. De gebruiker ontvangt een e-mail waarin staat dat zijn profiel opnieuw is geactiveerd.

Een gebruiker verwijderen

Voordat u een gebruiker volledig uit uw HubSpot-account verwijdert,moet de gebruiker worden gedeactiveerd. Alsu een gebruiker verwijdert, worden zijn of haar gebruikersprofiel en alle bijbehorende informatie volledig uit het HubSpot-account verwijderd.

Zorg dat u

de vereisten begrijpt voordat u een gebruiker verwijdert

Houd rekening met het volgende voordat u een gebruiker verwijdert:

• Voordat u een gebruiker verwijdert, moet u alle records die eigendom zijn van de gebruiker opnieuw toewijzen. Meer informatie overhet instellen van eigendom van records in HubSpot.
• Als een gebruiker is ingesteld als contactpersoon in uwaccount- en factureringsinstellingen, moet u hem of haar uit die rol verwijderen voordat u hem of haar als gebruiker kunt verwijderen.
• Wanneer u een gebruiker verwijdert, kunt u die gebruiker niet herstellen. In plaats daarvan moet u het proces voor het aanmaken van een gebruiker opnieuw doorlopen. Records die eerder aan de verwijderde gebruiker waren toegewezen, moeten opnieuw worden toegewezen zodra ze weer zijn toegevoegd.

• Wanneer een gebruiker uit een account wordt verwijderd, verwijdert HubSpot geen assets of activiteiten die deze gebruiker heeft aangemaakt. Dit omvat assets zoals blogposts, pagina's, lijsten, workflows, formulieren en rapporten, evenals verkoopactiviteiten zoals geregistreerde e-mails en notities. Bij assets wordt'Gedeactiveerd/Verwijderd (e-mailadres van gebruiker)'als maker weergegeven.

• Alle planningspagina's die door de verwijderde gebruiker zijn gemaakt, worden verwijderd.

• Alle sociale berichten die door de verwijderde gebruiker zijn gepubliceerd, blijven gepubliceerd. Als de verwijderde gebruiker echter de beheerder was van sociale media-accounts, moet udeze accounts mogelijkopnieuw koppelen.

• De gebruiker blijft de auteur van de blog. Lees hoe u het profiel van de blogauteur handmatig kunt verwijderen.
• Alle marketing-e-mails die door een verwijderde gebruiker zijn gemaakt, blijven bestaan, maar alle gebruikersinformatie die aan de marketing-e-mail is gekoppeld, verdwijnt. Er wordt bijvoorbeeld geen naam weergegeven wanneer u bekijkt door wie de marketing-e-mail is gemaakt.

• Alle reeksen, sjablonen en documenten die in uw account zijn gemaakt, blijven behouden. De verwijderde gebruiker moet echter zijn verkoopsjablonen vóór de verwijdering hebben gedeeld, zodat andere gebruikers er toegang toe hebben.

• Alle gesprekken die aan de verwijderde gebruiker waren toegewezen, worden ongedaan gemaakt.
• Als u een gebruiker uit uw account verwijdert,verschijnt 'Gedeactiveerd/Verwijderd (e-mailadres van gebruiker)'in de eigendomseigenschap voor alle contacten, bedrijven, deals en tickets die eigendom zijn van die gebruiker. Als uw HubSpot-account is gesynchroniseerd met Salesforce en de verwijderde gebruiker nog steeds een Salesforce-gebruiker is, wordt de naam van de gebruiker weergegeven als'Naam (Salesforce)', net als bij SFDC-gebruikers die nooit toegang tot HubSpot hebben gehad.
• Als je een gebruiker verwijdert die een privé-app heeft gemaakt of zijn superbeheerdersrechten verwijdert, zullen alle associatie-oproepen in de privé-app mislukken met de foutmelding: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Als dit gebeurt, wordt aanbevolen om:
  • Een nieuwe privé-app aan te maken.
  • De toegangstoken te roteren.
  • De gebruiker opnieuw toe te voegen, met dezelfde rechten die zijn gebruikt om de app te maken. 
• Nadat een gebruiker uit uw account is verwijderd, verschijnt deze niet meer als optie in filters, zoals in lijsten of dashboards. U kunt verwijderde gebruikers in uw filters weergeven door het selectievakjeGedeactiveerde en verwijderde eigenaren weergevenaan te vinken tijdens het filteren.
  
  

Gebruiker verwijderen als contactpersoon voor Account & Facturering

Als een gebruiker is ingesteld als contactpersoon in uwinstellingen voor Account & Facturering, moet u hem of haar uit die rol verwijderen voordat u hem of haar als gebruiker kunt verwijderen.

1. Klik in je HubSpot-account op je accountnaam in de rechterbovenhoek en klik vervolgens op Projecten.
2. Klik bovenaan op het tabbladBedrijfsinformatie.
3. Klik in het gedeelte Contactpersonenop Verwijderen uit rolnaast alle rollen waarin de gebruiker is ingesteld.

4. Klik in het dialoogvenster opJa, verwijderen uit rol.
5. Als de gebruiker is ingesteld alsprimaire accountcontactpersoon, moet u deze vervangen door een andere gebruiker.

• • Klik op hetvervolgkeuzemenunaastPrimaire accountcontactpersoon en selecteer vervolgens een anderegebruiker.
  • Klik in het dialoogvenster opJa, gebruiker aan rol toevoegen.

Nadat u de bovenstaande stappen hebt voltooid, kunt u de gebruiker uit uw account verwijderen.

Stappen om een gebruiker uit uw account te verwijderen

Om een gebruiker uit uw account te verwijderen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarGebruikers en teams.
3. Klik op de vervolgkeuzelijst Status en schakel het selectievakje naast Gedeactiveerd in.
4. Klik op de naam van de gebruiker. De status van de gebruiker moet linksboven worden weergegeven als Gedeactiveerd. Lees hoe u een gebruiker kunt deactiveren.
5. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Verwijderen uit account.

5. Bekijk in het dialoogvenster de waarschuwing en onderneem de nodige acties om seats en assets opnieuw toe te wijzen. Klik op Doorgaan en vervolgens op Bevestigen.

Om meerdere gebruikers tegelijk te verwijderen, schakelt u de selectievakjes naast de gedeactiveerde gebruikers in en klikt u vervolgens op Verwijderen.

Zichzelf verwijderen uit een HubSpot-account

U kunt uw gebruikersaccount ook verwijderen uit een specifiek HubSpot-account.

Voordat u uw gebruikersaccount verwijdert uit een specifiek HubSpot-account, klikt u rechtsboven in de hoofdnavigatiebalk op uw accountnaam om te controleren of u bent ingelogd op het juiste HubSpot-account.

Om uw gebruikersaccount uit een specifiek HubSpot-account te verwijderen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Algemeen > Beveiliging.
3. Klik onderaan op Verwijder mij uit dit account. Als u deel uitmaakt van andere accounts, hebt u daar nog steeds toegang toe. Als u niet bent verwijderd als contactpersoon in Account & Facturering, is deze knop grijs weergegeven.

4. Typ uw e-mailadres in het dialoogvenster en klik vervolgens op Verwijderen.

Uw HubSpot-gebruikersaccount verwijderen

Wanneer de toegang van een gebruiker tot een HubSpot-account wordt verwijderd, heeft deze gebruiker geen toegang meer tot dat HubSpot-account. Het gebruikersaccount dat aan zijn e-mailadres is gekoppeld, blijft echter bestaan. U kunt uw gebruikersaccount volledig verwijderen als u niet de enige superbeheerder bent die nog in het HubSpot-account aanwezig is.

Let op: als je je gebruiker verwijdert, worden alle Academy-certificeringen die aan dat e-mailadres zijn gekoppeld, verwijderd. Om je certificeringen te behouden, kun jeze overzetten naar een nieuw e-mailadresvoordat je je gebruiker verwijdert.

Om je gebruiker permanent te verwijderen wanneer deze niet aan een ander HubSpot-account is gekoppeld:

1. Log in op het gebruikersaccount dat u wilt verwijderen. Zorg ervoor dat het geen toegang heeft tot andere HubSpot-accounts.
2. Klik rechtsboven op uw profielfoto. Klik vervolgens op Profiel en voorkeuren. 
3. Ga in het menu aan de linkerkant naar Beveiliging.
4. Klik onderaan op Mijn gebruikersaccount verwijderen. 

5. Voer inhet dialoogvenster jee-mailadres in en klik vervolgens opGebruiker verwijderen.

Om uw gebruiker definitief te verwijderen wanneer deze nog steeds gekoppeld is aan een HubSpot-account:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant opAlgemeen >Beveiliging.
3. Klik onderaan opMijn gebruikersaccount verwijderen.

4. Voer inhet dialoogvenster uwe-mailadres in en klik vervolgens opGebruiker verwijderen.