Gebruik de actie Rij in Google Sheet maken of Gegevens in een Google Sheet bijwerken om gegevens van HubSpot-eigenschappen naar je spreadsheet te sturen. Je kunt deze actie bijvoorbeeld gebruiken om contactgegevens van nieuwe leads naar een spreadsheet voor je verkoopteam te sturen.
Voordat je gegevens kunt toevoegen aan Google Sheets met workflows, moet je Google Sheets verbinden met je HubSpot-account. Je kunt de app verbinden vanuit de App Marketplace of vanuit een workflow.
Voordat je aan de slag gaat
Houd rekening met het volgende als je gegevens vanuit HubSpot naar Google Sheets verstuurt:
- HubSpot stuurt standaard interne waarden van eigenschappen naar Google Sheets. Voor datums stuurt HubSpot unix timestamps in milliseconden.
- Als je een Data Hub Professional-abonnement hebt, kun je de datum-eigenschap opmaken in het gewenste formaat door een actieGegevens opmaken toe te voegen vóór de actie Rij in Google Sheets maken. Vervolgens selecteer je in het vervolgkeuzemenu Eigenschap van de Google Sheets-actie de datumuitvoer van de actie Gegevens opmaken.
- Je kunt datums ook omzetten van milliseconden in Google Sheets door de volgende formule toe te voegen aan een aparte kolom in het spreadsheet: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Vervang A1 door de kolom waarin de unix-tijdstempel staat.
- Wanneer je de actie Maak Google Sheet-rij gebruikt, worden er geen gegevens toegevoegd aan bestaande rijen. In plaats daarvan voegt de actie een nieuwe rij in het blad in. Dit kan van invloed zijn op cellen waarnaar verwezen wordt en alle formules die gebruikt worden. Om dit te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat alleen naar bestaande rijen wordt verwezen. Om gegevens toe te voegen aan bestaande rijen gebruik je de actieUpdate bestaande Google Sheet rijen .
- Vermijd het handmatig toevoegen van gegevens aan het blad waar HubSpot gegevens naartoe stuurt. Als je handmatig gegevens moet toevoegen aan de spreadsheet, moet je een nieuw blad maken en verwijzen naar bestaande gegevens van het eerste blad.
- Het wordt over het algemeen afgeraden om formules te gebruiken in de Google Sheets die je bijwerkt. Het bijwerken van cellen in Google Sheets met veel formules kan resulteren in een tragere uitvoering van acties of fouten in de workflow.
- Google Sheets berekent automatisch alle afhankelijke formules opnieuw wanneer cellen worden gewijzigd. Hoe groter en formulezwaarder de spreadsheet wordt, hoe langer het duurt om elke update uit te voeren.
- In plaats daarvan is het aan te raden om zo min mogelijk formules te gebruiken of om je formules pas toe te passen na alle updates van de spreadsheet.
- Het is niet aan te raden om hetzelfde blad in meerdere workflows bij te werken, omdat dit kan leiden tot dubbele gegevens. In plaats daarvan is het aan te raden om slechts één workflow te gebruiken voor elk blad.
- Wanneer je een spreadsheet selecteert in de workflow-editor, zijn de beschikbare bladen gekoppeld aan de bladen waartoe de verbindende gebruiker toegang heeft. Een vel wordt alleen als optie weergegeven als het aan ten minste een van de volgende eisen voldoet:
- Behoort tot het station van de verbindende gebruiker.
- Eerder gedeeld met de verbindende gebruiker.
- Behoort tot een gedeeld station waartoe de aangrenzende gebruiker toegang heeft.
- Als u de Google sheets-integratie loskoppelt en opnieuw verbinding maakt met een andere gebruiker, kunnen de beschikbare sheets anders zijn. Het is aan te raden om alle afhankelijke workflows te controleren voordat u de verbinding verbreekt en opnieuw tot stand brengt.
Let op: soms kan er bij het toevoegen van gegevens een time-out optreden en kan er een dubbele rij worden gemaakt. Om dit op te lossen, kun je de dubbele gegevens verwijderen in je account.
Je spreadsheet instellen
Houd bij het instellen van je spreadsheet rekening met het volgende:
- De header-rij moet beginnen in de eerste kolom van de eerste rij.
- Elke kolomkop moet gelabeld zijn zodat HubSpot deze kan identificeren en er gegevens naar toe kan sturen. HubSpot kan geen gegevens verzenden naar kolommen zonder label.
- Zorg ervoor dat alle kolommen in je tabelbereik kolomkoppen hebben. Vermijd lege kolomkoppen tussen kolommen omdat dit problemen kan veroorzaken en kan voorkomen dat de spreadsheet wordt bijgewerkt zoals verwacht. Als je spreadsheet bijvoorbeeld kolommen A tot en met C gebruikt, laat de kolomkop B dan niet leeg.
- De spreadsheet mag niet meer dan 5.000.000 cellen bevatten.
Google-sheets verbinden met HubSpot
Voordat je gegevens kunt toevoegen aan Google Sheets met workflows, moet je Google Sheets verbinden met je HubSpot-account.
Je kunt de app koppelen via de App Marketplace.
Nieuwe rijen in Google Sheets toevoegen
Als je de actie Maak Google Sheet-rij gebruikt om gegevens aan je Google-sheet toe te voegen, zorg er dan voor dat je spreadsheet correct is opgemaakt. Voeg naast de header-rij geen andere gegevens toe aan het blad waar je gegevens naartoe stuurt.
Deze actie voegt geen gegevens toe aan bestaande rijen. In plaats daarvan voegt de actie een nieuwe rij in het blad in. Dit kan van invloed zijn op cellen waarnaar wordt verwezen en alle formules die worden gebruikt. Om dit te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat alleen naar bevolkte, bestaande rijen wordt verwezen.
Om nieuwe Google Sheet rijen toe te voegen:
- Om een bestaande workflow te bewerken, ga met de muis over de workflow en klik op Bewerken. Of maak een nieuwe workflow.
- Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een actie toe te voegen.
- Selecteer in het linkerpaneel, onder Google Sheets, Google Sheet-rij maken.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Spreadsheet en selecteer de spreadsheet waar je gegevens naartoe wilt sturen. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets heeft gekoppeld aan HubSpot.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Sheet (Blad) en selecteer het blad waarnaar je gegevens wilt verzenden. Het Sheet-veld verwijst naar de tabbladen onder aan je spreadsheet.
- Stel de kolomkop van je Google-sheet en de bijbehorende HubSpot-eigenschap in. HubSpot voegt gegevens toe aan lege rijen onder bestaande gegevens in het blad. Elke actie kan maximaal 20 cellen met gegevens per rij toevoegen.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Header en selecteer de kolomkop van het Google-blad waarnaar de gegevens moeten worden verzonden.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Property (Eigenschap) en selecteer de bijbehorende HubSpot-eigenschap waarnaar je de gegevens wilt verzenden.
- Klik na het instellen van je workflowactie op Opslaan.
Bestaande rijen in Google Sheet bijwerken
Als je de actie Bestaande rijen in Google Sheet bijwerken gebruikt, moet je ervoor zorgen dat je spreadsheet correct is opgemaakt.
Deze actie zal de gegevens in je Google Sheet bijwerken. Standaard worden er geen extra rijen toegevoegd aan je Google Sheet, alleen bestaande rijen worden bijgewerkt.
Om uw bestaande Google Sheet rijen bij te werken:
- Om een bestaande workflow te bewerken, ga met de muis over de workflow en klik op Bewerken. Of maak een nieuwe workflow.
- Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een actie toe te voegen.
- Selecteer in het linkerpaneel Gegevens in een Google-blad bijwerken.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Spreadsheet en selecteer de spreadsheet waarnaar je gegevens wilt verzenden. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets heeft gekoppeld aan HubSpot.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Sheet (Blad) en selecteer het blad waarnaar je gegevens wilt verzenden. Het Sheet-veld verwijst naar de tabbladen onder aan je spreadsheet.
- Stel unieke identificatiecodes in om de gegevens in Google Sheets te koppelen aan de gegevens in HubSpot. Wanneer de waarde van een cel in de geselecteerde kolomkop van Lookup overeenkomt met de waarde van de geselecteerde HubSpot-eigenschap voor de ingeschreven record, wordt de rij met de overeenkomende cel bijgewerkt. Als er meerdere rijen met overeenkomende waarden zijn, wordt alleen de eerste rij met de overeenkomende cel bijgewerkt.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Kolomkop opzoeken en selecteer een kolomkop in de spreadsheet. Deze moet overeenkomen met een HubSpot-eigenschap die je wilt gebruiken als unieke identificatie voor de update. Een unieke identificatie zou bijvoorbeeld het e-mailadres van een contactpersoon kunnen zijn, omdat dit uniek voor hem is.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen kolom Lookup en selecteer een eigenschap die overeenkomt met de koptekst van de kolom Lookup om te gebruiken als unieke identificatie voor de update.
- Maak een nieuwe rij als er geen overeenkomende zijn in het vervolgkeuzemenu:
- Als u een nieuwe rij wilt maken als er geen overeenkomende Lookup-kolomkop en Lookup-kolomeigenschap is, klikt u op Ja. Hierdoor wordt een nieuwe rij gemaakt met alleen de eigenschappen die zijn ingesteld in het gedeelte Selecteer kolommen om bij te werken.
- Als u geen nieuwe rij wilt maken als er geen overeenkomende Lookup-kolomkop en Lookup-kolomeigenschap is, klik dan op Nee.
- Stel de kolommen in het spreadsheet in die je wilt bijwerken:
- Klik op het vervolgkeuzemenu Kolommen selecteren om bij te werken, er verschijnt een lijst met kolomkoppen uit de geselecteerde spreadsheet. Selecteer vervolgens de kolom die je wilt bijwerken.
- Klik op het vervolgkeuzemenu onder de kolomkop en selecteer een optie. Je kunt ervoor kiezen om de gegevens bij te werken met een bestaande waarde van de eigenschap uit de record die is geregistreerd of met het resultaat van een eerdere workflowactie.
- Als je nog een kolom wilt toevoegen om bij te werken, klik je op Een kolom toevoegen.
- Om een kolom te verwijderen, klik je op hetpictogram delete deteverwijderen naast de kolomkop.
- Klik op Opslaan.
Fouten oplossen bij het gebruik van Google Sheets met HubSpot
Als je een specifiek blad niet kunt vinden of een fout tegenkomt bij het instellen van je workflowacties, is er waarschijnlijk een probleem met de gebruikersaccounts die worden gebruikt om verbinding te maken met Google Sheets. Als de gebruiker bijvoorbeeld is gedeactiveerd in HubSpot, kun je de volgende foutmelding krijgen: "Spreadsheet"-opties konden niet worden geladen vanwege API-fout van derden.
Om dit probleem op te lossen, is het aan te raden om je Google Sheets integratie te verbreken en opnieuw te verbinden met een actieve HubSpot gebruiker en een Google account dat toegang heeft tot de sheets die je wilt updaten.