Lägg till data i Google Sheets med arbetsflöden

Använd åtgärden Skapa rad i Google Sheet eller Uppdatera data i ett Google Sheet för att skicka data från HubSpot-egenskaper till kalkylbladet. Du kan till exempel använda den här åtgärden för att skicka kontaktuppgifter från nya leads till ett kalkylblad för ditt säljteam.

Innan du kan lägga till data till Google Sheets med arbetsflöden måste du ansluta Google Sheets till ditt HubSpot-konto. Du kanansluta appen från App Marketplaceeller fråni ett arbetsflöde.

Innan du börjar

Tänk på följande när du skickar data till Google Sheets från HubSpot:

• När du konfigurerar kalkylbladet ska du tänka på följande:
  • Observera följande: Huvudraden måste börja i den första kolumnen på den första raden.
  • Varje kolumnrubrik ska vara märkt så att HubSpot kan identifiera och skicka data till den. HubSpot kan inte skicka data till kolumner som inte är märkta.
  • Se till att alla kolumner i tabellområdet har kolumnrubriker. Undvik att ha tomma kolumnrubriker mellan kolumnerna eftersom det kan orsaka problem och hindra kalkylbladet från att uppdateras som förväntat. Om ditt kalkylblad till exempel använder kolumnerna A till C får du inte lämna kolumn B-huvudet tomt.
  • Endast de första 100 kolumnerna i ett kalkylblad kan uppdateras. Om en kolumn efter de första 100 kolumnerna väljs när du ställer in arbetsflödesåtgärden kommer den inte att uppdateras.
  • Kalkylbladet får inte överstiga 5 000 000 celler.
• Som standard skickar HubSpot interna egenskapsvärden till Google Sheets. För datum skickar HubSpot unix-tidsstämplar i millisekunder.
  
  • Om du har en Verksamheten Hub Professional-prenumeration kan du formatera datumegenskapen till önskat format genom att lägga till en åtgärdFormatera data före åtgärden Skapa rad i Google Sheets. I rullgardinsmenyn Egenskap i Google Sheets-åtgärden väljer du sedan datumutgången från åtgärden Formatera data.
  • Du kan också konvertera datum från millisekunder i Google Sheets genom att lägga till följande formel i en separat kolumn i kalkylbladet: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Ersätt A1 med den kolumn som unix-tidsstämpeln finns i.

• När du använder åtgärden Skapa rad i Google Sheet läggs inte data till befintliga rader. Iställetinfogar åtgärden en ny rad i arket. Detta kan påverka refererade celler och eventuella formler som används. För att undvika detta bör du se till att endast fyllda, befintliga rader refereras.

• Undvik att manuellt lägga till data i det ark som HubSpot skickar data till. Om du behöver lägga till data manuellt i kalkylbladet bör du skapa ett nytt ark och referera till befintliga data från det första arket.

• När du väljer ett kalkylblad i arbetsflödesredigeraren är de tillgängliga arken bundna till de ark som anslutande användare har tillgång till. För att ett ark ska visas som ett alternativ måste det uppfylla minst ett av följande krav:
  • Det måste uppfylla följande villkor: Det måste finnas ett av följande villkor för ett ark som kan vara ett alternativ.
  • Har tidigare delats med den anslutande användaren.
  • Tillhör en delad enhet som den anslutande användaren har tillgång till.
    
• Om du kopplar bort Google ark och återansluter med en annan användare kan de tillgängliga arken vara annorlunda. Det rekommenderas att du kontrollerar eventuella beroende arbetsflöden innan du kopplar bort och återansluter.

Konfigurera ditt arbetsflöde

Innan du kan lägga till data i Google Sheets med arbetsflöden måste du ansluta Google Sheets till ditt HubSpot-konto. Du kanansluta appen från App Marketplaceeller fråni ett arbetsflöde.

Så här lägger du till data till Google Sheets i ett arbetsflöde:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Automatisering > Arbetsflöden.
• Om du vill redigera ett befintligt arbetsflöde håller du muspekaren över arbetsflödet och klickarsedan påRedigera. Du kan också läsa om hur duskapar ett nytt arbetsflöde.
• I arbetsflödesredigeraren klickar du påikonen + plus för att lägga till en åtgärd.
  
  

Lägg till nya rader i Google Sheet

När du använder åtgärden Skapa rad i Google Sheet för att uppdatera ditt Google Sheet ska du se till att kalkylbladet är korrekt formaterat. Bortsett från rubrikraden ska du inte inkludera några andra data i det ark du skickar data till.

Om du vill uppdatera dina befintliga rader i Google Sheet:

• I åtgärdspanelen bläddrar du nedåt och väljer Skapa rad i Google Sheet.
  
  
• I rullgardinsmenynKalkylblad väljer du det kalkylblad som du vill skicka data till. Du kan välja bland de kalkylblad som ägs av eller har delats med den användare som har kopplat Google Sheets till HubSpot.
• I rullgardinsmenyn Blad väljer du det blad som du vill skicka data till. Fältet Blad hänvisar till flikarna längst ner i kalkylbladet.
• I rullgardinsmenyerna Header och Property väljer du de kolumner som du vill skicka data till och vilka egenskaper du vill skicka data från. HubSpot lägger till data till tomma rader under befintliga data i arket. Varje åtgärd kan lägga till upp till 20 cellermed data per rad.
• Klicka påSpara.

Uppdatera befintliga rader i Google Sheet

Om du vill uppdatera dina befintliga Google Sheet-rader:

• I åtgärdspanelen bläddrar du nedåt och väljer Uppdatera data i ett Google-ark.

• I rullgardinsmenynKalkylblad väljer du det kalkylblad som du vill skicka data till. Du kan välja bland de kalkylblad som ägs av eller har delats med den användare som har kopplat Google Sheets till HubSpot.
• I rullgardinsmenyn Namn på ark väljer du det ark som du vill skicka data till. Fältet Sheet name hänvisar till flikarna längst ner i kalkylbladet.
• Ange identifierare för att avgöra vilka rader som ska uppdateras:
  • I rullgardinsmenyn Lookup column header väljer du rubriken för en kolumn i kalkylbladet som motsvarar en HubSpot-egenskap som ska användas som identifierare för uppdateringen.
  • I rullgardinsmenyn Kolumnegenskap för Lookup väljer du en egenskap som motsvarar kolumnhuvudet för Lookup och som ska användas som identifierare för uppdateringen. När värdet av en cell i den valda kolumnhuvudet för Lookup matchar värdet av den valda HubSpot-egenskapen för den registrerade posten, uppdateras raden som innehåller den matchande cellen. Om det finns flera rader med matchande värden uppdateras endast den första raden som innehåller den matchande cellen.
• I rullgardinsmenyn Skapa en ny rad om ingen matchar:
  • Om du vill skapa en ny rad om det inte finns någon matchande kolumnrubrik och kolumnegenskap i Lookup klickar du på Ja. Då skapas en ny rad som endast innehåller egenskaper som anges i avsnittet Välj kolumner att uppdatera.

• • Om du inte vill skapa en ny rad om det inte finns någon matchande kolumnrubrik och kolumnegenskap för Lookup , klickar du på Nej.
• Du kan skapa de kolumner i kalkylbladet som du vill uppdatera:
  
  • Om du klickar på rullgardinsmenyn Välj kolumner att uppdatera visas en lista med kolumnrubriker från det valda kalkylbladet. Välj den kolumn som du vill uppdatera.
  • Klicka på rullgardinsmenyn under kolumnrubriken och välj ett alternativ. Du kan antingen välja att uppdatera uppgifterna med ett befintligt egenskapsvärde från den registrerade posten eller med resultatet av en tidigare arbetsflödesåtgärd.
  • Om du vill lägga till ytterligare en kolumn att uppdatera klickar du på rullgardinsmenyn Välj kolumner att uppdatera och väljer en annan kolumn. Du kan lägga till upp till 100 kolumner för att uppdatera data.
  • Om du vill ta bort en kolumn klickar du påikonen med papperskorgen bredvid kolumnrubriken.

• Klicka påSpara.