Legg til data i Google Regneark med arbeidsflyter

Bruk handlingen Opprett Google-regnearkrad eller Oppdater data i en Google-regnearkhandling til å sende data fra HubSpot-egenskaper til regnearket. Du kan for eksempel bruke denne handlingen til å sende kontaktdata fra nye potensielle kunder til et regneark for salgsteamet ditt.

Før du kan legge til data i Google Regneark med arbeidsflyter, må du koble Google Regneark til HubSpot-kontoen din. Du kan koble appen fra App Marketplace eller fra en arbeidsflyt.

Før du kommer i gang

Vær oppmerksom på følgende når du sender data til Google Regneark fra HubSpot:

• Som standard sender HubSpot interne egenskapsverdier til Google Regneark. For datoer sender HubSpot unix-tidsstempler i millisekunder.
  
  • Hvis du har et Operations Hub Professional-abonnement, kan du formatere datoegenskapen til ønsket format ved å legge til handlingen Formatér data før handlingen Opprett Google Regneark-raden. Deretter velger du datoutdata fra handlingen Formatér data på rullegardinmenyen Egenskap i handlingen Google Regneark. 
  • Du kan også konvertere datoer fra millisekunder i Google Regneark ved å legge til følgende formel i en egen kolonne i regnearket: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Erstatt A1 med kolonnen som UNIX-tidsstempelet er i.

• Når du bruker radhandlingen Opprett Google Regneark, legges ikke data til i eksisterende rader. I stedet setter handlingen inn en ny rad i arket. Dette kan påvirke refererte celler og eventuelle formler som brukes. For å unngå dette må du sørge for at bare utfylte, eksisterende rader refereres. Hvis du vil legge til data i eksisterende rader, bruker du handlingen Oppdater eksisterende Google Regneark-rader.

• Unngå å legge til data manuelt i arket som HubSpot sender data til. Hvis du må legge til data manuelt i regnearket, bør du opprette et nytt ark og referere til eksisterende data fra det første arket.

• Når du velger et regneark i arbeidsflytredigereren, knyttes de tilgjengelige regnearkene til regnearkene som brukeren har tilgang til. For at et ark skal vises som et alternativ, må det oppfylle minst ett av følgende krav:
  • Tilhører den tilkoblende brukerens stasjon.
  • Tidligere delt med den tilkoblende brukeren.
  • Tilhører en delt stasjon som den tilkoblende brukeren har tilgang til.
• Hvis du kobler fra Google-ark og kobler til en annen bruker på nytt, kan de tilgjengelige arkene være forskjellige. Det anbefales at du sjekker eventuelle avhengige arbeidsflyter før du kobler fra og kobler til igjen. 

Merk: Noen ganger, når du legger til data, kan en forespørsel ta timeout, og det kan opprettes en duplikatrad. For å løse problemet kan dupliserte data slettes i kontoen din.

Konfigurer regnearket

• Topptekstraden må starte i den første kolonnen i den første raden.
• Hver kolonneoverskrift skal merkes slik at HubSpot kan identifisere og sende data til den. HubSpot kan ikke sende data til umerkede kolonner.
• Sørg for at alle kolonnene i tabellområdet har kolonneoverskrifter. Unngå å ha tomme kolonneoverskrifter mellom kolonnene, da dette kan forårsake problemer og hindre at regnearket oppdateres som forventet. Hvis regnearket for eksempel bruker kolonne A til C, må du ikke la kolonne B-overskriften være tom. 
• Bare de første 100 kolonnene i et regneark kan oppdateres. Hvis en kolonne etter de første 100 kolonnene velges når arbeidsflythandlingen konfigureres, oppdateres den ikke.
• Regnearket kan ikke overstige 5 000 000 celler. 

Koble Google-ark til HubSpot

Før du kan legge til data i Google Regneark med arbeidsflyter, må du koble Google Regneark til HubSpot-kontoen din.

Du kan koble til appen fra App Marketplace.

Legg til nye Google Regneark-rader

Når du bruker radhandlingen Opprett Google-regneark til å legge til data i Google-regnearket, må du kontrollere at regnearket er riktig formatert. Bortsett fra overskriftsraden, må du ikke inkludere andre data i arket du sender data til. 

Denne handlingen legger ikke til data i eksisterende rader. I stedet setter handlingen inn en ny rad i arket. Dette kan påvirke refererte celler og eventuelle formler som brukes. For å unngå dette må du sørge for at bare utfylte, eksisterende rader refereres.

Slik legger du til nye Google Regneark-rader:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Hvis du vil redigere en eksisterende arbeidsflyt, holder du markøren over arbeidsflyten og klikker deretter på Rediger. Eller opprett en ny arbeidsflyt.
• Klikk på + pluss-ikonet i arbeidsflytredigereren for å  legge til en handling. 
• Velg Opprett Google Regneark-rad i venstre panel under Google Regneark. 
   

• Klikk på rullegardinmenyen Regneark, og velg regnearket du vil sende data til. Du kan velge fra regnearkene som eies av eller har blitt delt med brukeren som koblet Google Regneark til HubSpot. 
• Klikk på rullegardinmenyen Ark og velg arket du vil sende data til. Arkfeltet refererer til fanene nederst i regnearket.
• Konfigurer kolonneoverskriften for Google-ark og tilhørende HubSpot-egenskaper. HubSpot vil legge til data i tomme rader under eventuelle eksisterende data i arket. Hver handling kan legge til opptil 20 celler med data per rad. 
  • Klikk på rullegardinmenyen Topptekst, og velg kolonneoverskriften for Google-ark som dataene skal sendes til. 
  • Klikk på rullegardinmenyen Egenskap og velg den tilsvarende HubSpot-egenskapen du vil sende data fra. 
• Når du har konfigurert arbeidsflythandlingen, klikker du på Lagre.

Oppdater eksisterende Google Regneark-rader

Når du bruker handlingen Oppdater eksisterende Google Regnearkrader, må du kontrollere at regnearket er riktig formatert.

Denne handlingen oppdaterer dataene i Google-regnearket. Som standard legges det ikke til flere rader i Google Regnearket, bare eksisterende rader oppdateres.

Slik oppdaterer du eksisterende Google Regneark-rader:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Hvis du vil redigere en eksisterende arbeidsflyt, holder du markøren over arbeidsflyten og klikker deretter på Rediger. Eller opprett en ny arbeidsflyt.
• Klikk på + pluss-ikonet i arbeidsflytredigereren for å  legge til en handling. 
• Velg Oppdater data i et Google-regneark i panelet til venstre.
   

• Klikk på rullegardinmenyen Regneark, og velg regnearket du vil sende data til. Du kan velge fra regnearkene som eies av eller har blitt delt med brukeren som koblet Google Regneark til HubSpot. 
• Klikk på rullegardinmenyen Ark og velg arket du vil sende data til. Arkfeltet refererer til fanene nederst i regnearket.
• Konfigurer unike identifikatorer for å matche dataene i Google Regneark med dataene i HubSpot. Når verdien til en celle i den valgte kolonneoverskriften for oppslag samsvarer med verdien til den valgte HubSpot-egenskapen for den registrerte posten, oppdateres raden som inneholder den samsvarende cellen. Hvis det er flere rader med samsvarende verdier, oppdateres bare den første raden som inneholder den samsvarende cellen.
  • Klikk på rullegardinmenyen Oppslagskolonneoverskrift, og velg en kolonneoverskrift i regnearket. Dette skal tilsvare en HubSpot-egenskap som skal brukes som en unik identifikator for oppdateringen. En unik identifikator kan for eksempel være en kontakts e-postadresse fordi den er unik for dem.
  • Klikk på rullegardinmenyen Oppslagskolonneegenskaper, og velg en egenskap som tilsvarer kolonneoverskriften Oppslag som skal brukes som identifikator for oppdateringen. 
• I rullegardinmenyen Opprett en ny rad hvis ingen samsvarer:
  • Hvis du vil opprette en ny rad hvis det ikke finnes noen samsvarende kolonneoverskrift for oppslag og kolonneegenskap for oppslag, klikker du på Ja. Dette oppretter en ny rad som bare inneholder egenskaper som er angitt i delen Velg kolonner som skal oppdateres. 

• • Hvis du ikke vil opprette en ny rad hvis det ikke finnes noen samsvarende kolonneoverskrift for oppslag og kolonneegenskap for oppslag, klikker du på Nei. 
• Konfigurer kolonnene i regnearket du vil oppdatere: 
  
  • Klikk på Velg kolonner for å oppdatere rullegardinmenyen. En liste over kolonneoverskrifter fra det valgte regnearket vises. Velg deretter kolonnen du vil oppdatere. 
  • Klikk på rullegardinmenyen under kolonneoverskriften, og velg et alternativ. Du kan enten velge å oppdatere dataene med en eksisterende egenskapsverdi fra den registrerte posten eller med resultatet av en tidligere arbeidsflythandling.
  • Hvis du vil legge til en ny kolonne som skal oppdateres, klikker du på Legg til en kol Du kan legge til opptil 100 kolonner for å oppdatere dataene. 
  • Hvis du vil slette en kolonne, klikker delete dete på ikonet for slettedetektering ved siden av kolonneoverskriften. 
• Klikk på Lagre.
   

Feilsøke feil ved bruk av Google Regneark med HubSpot

Hvis du ikke finner et bestemt ark eller støter på en feil når du konfigurerer arbeidsflythandlingene, er det sannsynligvis et problem med brukerkontoene som brukes til å koble til Google Regneark. Hvis brukeren for eksempel har blitt deaktivert i HubSpot, kan du støte på følgende feil: Alternativer for regneark kunne ikke lastes inn på grunn av tredjeparts API-feil. 

For å løse dette problemet anbefales det å koble fra Google-arkintegrasjonen og koble til integrasjonen på nytt ved hjelp av en aktiv HubSpot-bruker og en Google-konto som har tilgang til arkene du vil oppdatere.