Legg til data i Google Sheets med arbeidsflyter

Bruk handlingen Opprett Google Sheet-rad eller Oppdater data i et Google Sheet til å sende data fra HubSpot-egenskaper til regnearket ditt. Du kan for eksempel bruke denne handlingen til å sende kontaktdata fra nye leads til et regneark for salgsteamet.

Før du kan legge til data i Google Sheets med arbeidsflyter, må du koble Google Sheets til HubSpot-kontoen din. Du kan koble til appen fra App Marketplace eller fra en arbeidsflyt.

Før du setter i gang

Husk følgende når du sender data til Google Regneark fra HubSpot:

• Som standard sender HubSpot interne egenskapsverdier til Google Sheets. For datoer sender HubSpot unix-tidsstempler i millisekunder.
  
  • Hvis du har et Operations Hub Professional-abonnement, kan du formatere datoegenskapen til ønsket format ved å legge til handlingen Formater data før handlingen Opprett Google Sheets-rad. I rullegardinmenyen Egenskap i Google Regneark-handlingen velger du deretter datoformatet fra handlingen Formater data.
  • Du kan også konvertere datoer fra millisekunder i Google Regneark ved å legge til følgende formel i en egen kolonne i regnearket: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Erstatt A1 med kolonnen som unix-tidsstempelet ligger i.

• Når du bruker handlingen Opprett Google Sheet-rad, legges ikke data til i eksisterende rader. I stedet setter handlingen inn en ny rad i arket. Dette kan påvirke refererte celler og eventuelle formler som brukes. For å unngå dette må du sørge for at det bare refereres til eksisterende rader som er fylt ut. Hvis du vil legge til data i eksisterende rader, bruker du handlingenOppdater eksisterende Google Sheet-rader .

• Unngå å legge til data manuelt i arket som HubSpot sender data til. Hvis du må legge til data manuelt i regnearket, bør du opprette et nytt ark og referere til eksisterende data fra det første arket.

• Når du velger et regneark i arbeidsflytredigeringsprogrammet, er de tilgjengelige arkene knyttet til arkene som den tilkoblede brukeren har tilgang til. For at et ark skal vises som et alternativ, må det oppfylle minst ett av følgende krav:
  • Tilhører den tilkoblede brukerens stasjon.
  • Tidligere delt med den tilkoblede brukeren.
  • Tilhører en delt stasjon som den tilkoblede brukeren har tilgang til.
• Hvis du kobler fra Google-ark og kobler til igjen med en annen bruker, kan arkene som er tilgjengelige, være forskjellige. Vi anbefaler at du sjekker eventuelle avhengige arbeidsflyter før du kobler fra og til igjen.

Vær oppmerksom på at når du legger til data, kan det hende at forespørselen tar tid, og at det opprettes en duplikatrad. For å løse dette kan du slette de dupliserte dataene i kontoen din.

Konfigurere regnearket

• Overskriftsraden må starte i den første kolonnen i den første raden.
• Hver kolonneoverskrift bør merkes slik at HubSpot kan identifisere og sende data til den. HubSpot kan ikke sende data til umerkede kolonner.
• Sørg for at alle kolonnene i tabellområdet har kolonneoverskrifter. Unngå å ha tomme kolonneoverskrifter mellom kolonnene, da dette kan føre til problemer og forhindre at regnearket oppdateres som forventet. Hvis regnearket ditt for eksempel bruker kolonnene A til C, må du ikke la kolonneoverskriften for kolonne B være tom.
• Bare de første 100 kolonnene i et regneark kan oppdateres. Hvis du velger en kolonne etter de første 100 kolonnene når du konfigurerer arbeidsflythandlingen, blir den ikke oppdatert.
• Regnearket kan ikke inneholde mer enn 5 000 000 celler.

Koble Google Sheets til HubSpot

Før du kan legge til data i Google Sheets med arbeidsflyter, må du koble Google Sheets til HubSpot-kontoen din.

Du kan koble til appen fra App Marketplace.

Legg til nye rader i Google Regneark

Når du bruker handlingen Opprett Google Sheet -rad for å legge til data i Google-arket, må du kontrollere at regnearket er riktig formatert. Bortsett fra overskriftsraden må du ikke inkludere andre data i arket du sender data til.

Denne handlingen legger ikke til data i eksisterende rader. I stedet setter handlingen inn en ny rad i arket. Dette kan påvirke refererte celler og eventuelle formler som brukes. For å unngå dette må du sørge for at det bare refereres til eksisterende rader som er fylt ut.

Slik legger du til nye rader i Google-arket:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Hvis du vil redigere en eksisterende arbeidsflyt, holder du musepekeren over arbeidsflyten og klikker på Rediger. Du kan også opprette en ny arbeidsflyt.
• I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du på + plussikonet for å legge til en handling.
  
  
• Velg Opprett Google-ark-rad under Google Regneark i panelet til venstre.
  
  
• I rullegardinmenyen Regneark velger du regnearket du vil sende data til. Du kan velge blant regnearkene som eies av eller er delt med brukeren som har koblet Google Regneark til HubSpot.
• I rullegardinmenyen Ark velger du arket du vil sende data til. Arkfeltet refererer til fanene nederst i regnearket.
• I rullegardinmenyene Header og Property velger du hvilke kolonner du vil sende data til, og hvilke egenskaper du vil sende data fra. HubSpot legger til data i tomme rader under eksisterende data i arket. Hver handling kan legge til opptil 20 celler med data per rad.
• Klikk på Lagre.

Oppdatere eksisterende rader i Google-arket

Når du bruker handlingen Oppdater eksisterende Google Sheet-rader , må du kontrollere at regnearket er riktig formatert.

Denne handlingen oppdaterer data som finnes i Google-arket. Som standard legges det ikke til flere rader i Google-arket, bare eksisterende rader oppdateres.

Slik oppdaterer du eksisterende rader i Google-arket:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Hvis du vil redigere en eksisterende arbeidsflyt, holder du musepekeren over arbeidsflyten og klikker på Rediger. Du kan også opprette en ny arbeidsflyt.
• I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du på + plussikonet for å legge til en handling.
  
  
• Velg Oppdater data i et Google-ark i panelet til venstre.

• I rullegardinmenyen Regneark velger du regnearket du vil sende data til. Du kan velge blant regnearkene som eies av eller er delt med brukeren som har koblet Google Regneark til HubSpot.
• I rullegardinmenyen Arknavn velger du arket du vil sende data til. Feltet Arknavn refererer til fanene nederst i regnearket.
• Sett opp unike identifikatorer for å matche dataene i Google Regneark med dataene i HubSpot. En unik identifikator kan for eksempel være e-postadressen til en kontakt fordi den er unik for vedkommende.
  • I rullegardinmenyen Oppslag kolonneoverskrift velger du overskriften til en kolonne i regnearket som tilsvarer en HubSpot-egenskap som skal brukes som unik identifikator for oppdateringen.
  • I rullegardinmenyen Oppslag kolonneegenskap velger du en egenskap som tilsvarer kolonneoverskriften for Oppslag som skal brukes som identifikator for oppdateringen. Når verdien i en celle i den valgte Oppslag-kolonneoverskriften samsvarer med verdien i den valgte HubSpot-egenskapen for den registrerte posten, oppdateres raden som inneholder den samsvarende cellen. Hvis det er flere rader med samsvarende verdier, oppdateres bare den første raden som inneholder den samsvarende cellen.
• I rullegardinmenyen Opprett en ny rad hvis ingen matcher:
  • Hvis du vil opprette en ny rad hvis det ikke finnes noen matchende Oppslag kolonneoverskrift og Oppslag kolonneegenskap, klikker du på Ja. Da opprettes en ny rad som bare inneholder egenskapene som er angitt i delen Velg kolonner som skal oppdateres.

• • Hvis du ikke vil opprette en ny rad hvis det ikke finnes noen matchende kolonneoverskrift og kolonneegenskap for Oppslag, klikker du på Nei.
• Konfigurer kolonnene i regnearket som du vil oppdatere:
  
  • Klikk på rullegardinmenyen Velg kol onner som skal oppdateres, og en liste over kolonneoverskrifter fra det valgte regnearket vises. Velg kolonnen du vil oppdatere.
  • Klikk på rullegardinmenyen under kolonneoverskriften og velg et alternativ. Du kan enten velge å oppdatere dataene med en eksisterende egenskapsverdi fra den registrerte posten eller med resultatet av en tidligere arbeidsflythandling.
  • Hvis du vil legge til en annen kolonne som skal oppdateres, klikker du på rullegardinmenyen Legg til en kolonne og velger en annen kolonne. Du kan legge til opptil 100 kolonner for å oppdatere dataene.
  • Hvis du vil slette en kolonne, klikker du påsletteikonet delete dete ved siden av kolonneoverskriften.
• Klikk på Lagre.