Tilføj data til Google Sheets med workflows

Brug handlingen Opret Google Sheet-række eller Opdater data i et Google Sheet til at sende data fra HubSpot-egenskaber til dit regneark. Du kan f.eks. bruge denne handling til at sende kontaktdata fra nye leads til et regneark til dit opsøgende salgsteam.

Før du kan tilføje data til Google Sheets med workflows, skal du forbinde Google Sheets til din HubSpot-konto. Du kan forbinde appen fra App Marketplace eller fra et workflow.

Før du går i gang

Husk følgende, når du sender data til Google Sheets fra HubSpot:

• Som standard sender HubSpot interne egenskabsværdier til Google Sheets. For datoer sender HubSpot unix-tidsstempler i millisekunder.
  
  • Hvis du har et Operations Hub Professional-abonnement, kan du formatere datoegenskaben til det ønskede format ved at tilføje en Format data action før Create Google Sheets row action. I rullemenuen Egenskab i Google Sheets-handlingen skal du derefter vælge datooutputtet fra handlingen Formater data.
  • Du kan også konvertere datoer fra millisekunder i Google Sheets ved at tilføje følgende formel til en separat kolonne i regnearket: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Erstat A1 med den kolonne, som unix-tidsstemplet er i.

• Når du bruger handlingen Opret Google Sheet-række, tilføjes data ikke til eksisterende rækker. I stedet indsætter handlingen en ny række i arket. Dette kan påvirke celler, der henvises til, og eventuelle formler, der bruges. For at undgå dette skal du sikre dig, at der kun refereres til udfyldte, eksisterende rækker. For at tilføje data til eksisterende rækker skal du bruge handlingenOpdater eksisterende Google Sheet-rækker .

• Undgå manuelt at tilføje data til det ark, som HubSpot sender data til. Hvis du har brug for manuelt at tilføje data til regnearket, bør du oprette et nyt ark og henvise til eksisterende data fra det første ark.

• Når du vælger et regneark i workflow-editoren, er de tilgængelige ark bundet til de ark, som den bruger, der opretter forbindelsen, har adgang til. For at et ark kan vises som en valgmulighed, skal det opfylde mindst et af følgende krav:
  • Tilhøre den tilsluttende brugers drev.
  • Har tidligere været delt med den tilsluttende bruger.
  • Tilhøre et delt drev, som den tilsluttende bruger har adgang til.
• Hvis du afbryder forbindelsen til Google Sheets og genopretter forbindelsen til en anden bruger, kan de tilgængelige ark være forskellige. Det anbefales, at du kontrollerer eventuelle afhængige arbejdsgange, før du afbryder forbindelsen og tilslutter igen.

Bemærk: Når du tilføjer data, kan en anmodning til tider få timeout, og der kan blive oprettet en dobbelt række. For at løse problemet kan de duplikerede data slettes på din konto.

Opsætning af dit regneark

• Overskriftsrækken skal starte i den første kolonne i den første række.
• Hver kolonneoverskrift skal være mærket, så HubSpot kan identificere og sende data til den. HubSpot kan ikke sende data til umærkede kolonner.
• Sørg for, at alle kolonner i dit tabelinterval har kolonneoverskrifter. Undgå at have tomme kolonneoverskrifter mellem kolonnerne, da det kan give problemer og forhindre regnearket i at opdatere som forventet. Hvis dit regneark f.eks. bruger kolonne A til C, må du ikke lade kolonne B's overskrift være tom.
• Kun de første 100 kolonner i et regneark kan opdateres. Hvis du vælger en kolonne efter de første 100 kolonner, når du konfigurerer workflow-handlingen, bliver den ikke opdateret.
• Regnearket må ikke have mere end 5.000.000 celler.

Forbind Google sheets til HubSpot

Før du kan tilføje data til Google Sheets med workflows, skal du forbinde Google Sheets til din HubSpot-konto.

Du kan forbinde appen fra App Marketplace.

Tilføj nye rækker i Google Sheets

Når du bruger handlingen Opret Google Sheet -række til at tilføje data til dit Google-ark, skal du sikre dig, at dit regneark er formateret korrekt. Bortset fra overskriftsrækken må du ikke inkludere andre data i det ark, du sender data til.

Denne handling tilføjer ikke data til eksisterende rækker. I stedet indsætter handlingen en ny række i arket. Det kan påvirke de celler, der henvises til, og de formler, der bruges. For at undgå dette skal du sikre dig, at der kun refereres til udfyldte, eksisterende rækker.

Sådan tilføjer du nye Google Sheet-rækker:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• For at redigere et eksisterende workflow skal du holde musen over workflowet og derefter klikke på Rediger. Eller du kan oprette et nyt workflow.
• I workflow-editoren skal du klikke på + plus-ikonet for at tilføje en handling.
  
  
• I venstre panel under Google Sheets skal du vælge Opret Google Sheet-række.
  
  
• I rullemenuen Regneark skal du vælge det regneark, du vil sende data til. Du kan vælge mellem de regneark, der ejes af eller er blevet delt med den bruger, der har forbundet Google Sheets med HubSpot.
• I rullemenuen Ark skal du vælge det ark, du vil sende data til. Arkfeltet henviser til fanerne i bunden af dit regneark.
• I rullemenuerne Header og Property skal du vælge de kolonner, du vil sende data til, og de egenskaber, du vil sende data fra. HubSpot vil tilføje data til tomme rækker under eksisterende data i arket. Hver handling kan tilføje op til 20 celler med data pr. række.
• Klik på Gem.

Opdater eksisterende Google Sheet-rækker

Når du bruger handlingen Opdater eksisterende Google Sheet-rækker , skal du sikre dig, at dit regneark er formateret korrekt.

Denne handling opdaterer de data, der er i dit Google-ark. Som standard vil der ikke blive tilføjet flere rækker til dit Google-ark, kun eksisterende rækker vil blive opdateret.

Sådan opdaterer du dine eksisterende Google Sheet-rækker:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• For at redigere et eksisterende workflow skal du holde musen over workflowet og derefter klikke på Rediger. Eller du kan oprette et nyt workflow.
• I workflow-editoren skal du klikke på + plus-ikonet for at tilføje en handling.
  
  
• Vælg Opdater data i et Google-ark i panelet til venstre.

• I rullemenuen Regneark skal du vælge det regneark, du vil sende data til. Du kan vælge mellem de regneark, der ejes af eller er blevet delt med den bruger, der har forbundet Google Sheets med HubSpot.
• I dropdown-menuen Arknavn skal du vælge det ark, du vil sende data til. Feltet Arknavn henviser til fanerne i bunden af dit regneark.
• Opsæt unikke identifikatorer til at matche data i Google Sheets med data i HubSpot. En unik identifikator kan f.eks. være en kontakts e-mailadresse, fordi den er unik for vedkommende.
  • I rullemenuen Lookup column header skal du vælge overskriften på en kolonne i dit regneark, som svarer til en HubSpot-egenskab, der skal bruges som en unik identifikator til opdateringen.
  • I rullemenuen Lookup column property skal du vælge en egenskab , der svarer til overskriften på Lookup-kolonnen, og som skal bruges som identifikator for opdateringen. Når værdien af en celle i den valgte Lookup-kolonneoverskrift matcher værdien af den valgte HubSpot-egenskab for den tilmeldte post, opdateres den række, der indeholder den matchende celle. Hvis der er flere rækker med matchende værdier, opdateres kun den første række, der indeholder den matchende celle.
• I rullemenuen Opret en ny række, hvis ingen matcher:
  • Hvis du vil oprette en ny række, hvis der ikke er nogen matchende opslagskolonneoverskrift og opslagskolonneegenskab, skal du klikke på Ja. Dette vil oprette en ny række, der kun indeholder de egenskaber, der er angivet i afsnittet Vælg kolonner, der skal opdateres.

• • Hvis du ikke ønsker at oprette en ny række, hvis der ikke er nogen matchende kolonneoverskrift og kolonneegenskab for Opslag, skal du klikke på Nej.
• Opsæt de kolonner i regnearket, som du vil opdatere:
  
  • Klik på rullemenuen Select columns to update, og en liste med kolonneoverskrifter fra det valgte regneark vises. Vælg den kolonne, du vil opdatere.
  • Klik på dropdown-menuen under kolonneoverskriften , og vælg en mulighed. Du kan enten vælge at opdatere dataene med en eksisterende egenskabsværdi fra den indskrevne post eller med resultatet af en tidligere workflow-handling.
  • Hvis du vil tilføje endnu en kolonne, der skal opdateres, skal du klikke på rullemenuen Tilføj en kolonne og vælge en anden kolonne. Du kan tilføje op til 100 kolonner for at opdatere dine data.
  • Hvis du vil slette en kolonne, skal du klikke påikonet delete detedelete ved siden af kolonneoverskriften.
• Klik på Gem.