Tilføj data til Google Sheets med workflows

Brug handlingen Opret Google Sheet-række eller Opdater data i et Google Sheet til at sende data fra HubSpot-egenskaber til dit regneark. Du kan f.eks. bruge denne handling til at sende kontaktdata fra nye leads til et regneark til dit salgsteam.

Før du kan tilføje data til Google Sheets med workflows, skal du forbinde Google Sheets til din HubSpot-konto. Du kan forbinde appen fra App Marketplace eller fra et workflow.

Før du går i gang

Husk følgende, når du sender data til Google Sheets fra HubSpot:

• Som standard sender HubSpot interne egenskabsværdier til Google Sheets. For datoer sender HubSpot unix-tidsstempler i millisekunder.
  
  • Hvis du har et Operations HubProfessional-abonnement, kan du formatere dato-egenskaben til det ønskede format ved at tilføje en Format data-handling før handlingen Opret Google Sheets-række. Vælg derefter datooutputtet fra Format-datahandlingen i rullemenuen Egenskab i Google Sheets-handlingen.
  • Du kan også konvertere datoer fra millisekunder i Google Sheets ved at tilføje følgende formel til en separat kolonne i regnearket: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Erstat A1 med den kolonne, som unix-tidsstemplet står i.

• Når du bruger handlingen Opret række i Google Ark, tilføjes der ikke data til eksisterende rækker. I stedet indsætter handlingen en ny række i arket. Det kan påvirke de celler, der henvises til, og de formler, der bruges. For at undgå dette skal du sørge for, at der kun henvises til udfyldte, eksisterende rækker. For at tilføje data til eksisterende rækker skal du bruge handlingenOpdater eksisterende rækker i Google Ark .

• Undgå at tilføje data manuelt til det ark, som HubSpot sender data til. Hvis du har brug for manuelt at tilføje data til regnearket, skal du oprette et nyt ark og henvise til eksisterende data fra det første ark.

• Når du vælger et regneark i workflow-editoren, er de tilgængelige ark bundet til de ark, som den forbindende bruger har adgang til. For at et ark kan vises som en mulighed, skal det opfylde mindst et af følgende krav:
  • Tilhøre den forbindende brugers drev.
  • Tidligere delt med den tilsluttende bruger.
  • Tilhøre et delt drev, som den forbindende bruger har adgang til.
• Hvis du afbryder forbindelsen til Google Sheets og opretter forbindelse igen med en anden bruger, kan de tilgængelige ark være forskellige. Det anbefales, at du tjekker eventuelle afhængige arbejdsgange, før du afbryder forbindelsen og tilslutter igen.

Bemærk: Når du tilføjer data, kan en anmodning til tider gå i stå, og der kan blive oprettet en duplikatrække. Du kan løse problemet ved at slette de duplikerede data på din konto.

Opsætning af dit regneark

• Overskriftsrækken skal starte i den første kolonne i den første række.
• Hver kolonneoverskrift skal være mærket, så HubSpot kan identificere og sende data til den. HubSpot kan ikke sende data til umærkede kolonner.
• Sørg for, at alle kolonner i dit tabelområde har kolonneoverskrifter. Undgå at have tomme kolonneoverskrifter mellem kolonnerne, da det kan skabe problemer og forhindre regnearket i at opdatere som forventet. Hvis dit regneark f.eks. bruger kolonnerne A til C, må du ikke lade kolonneoverskriften i kolonne B være tom.
• Kun de første 100 kolonner i et regneark kan opdateres. Hvis der vælges en kolonne efter de første 100 kolonner, når workflow-handlingen sættes op, vil den ikke blive opdateret.
• Regnearket må ikke overstige 5.000.000 celler.

Forbind Google Sheets med HubSpot

Før du kan tilføje data til Google Sheets med workflows, skal du forbinde Google Sheets til din HubSpot-konto.

Du kan forbinde appen fra App Marketplace.

Tilføj nye rækker i Google Sheets

Når du bruger handlingen Opret Google Sheet-række til at tilføje data til dit Google-ark, skal du sikre dig, at regnearket er formateret korrekt. Bortset fra overskriftsrækken må du ikke inkludere andre data i det ark, du sender data til.

Denne handling tilføjer ikke data til eksisterende rækker. I stedet indsætter handlingen en ny række i arket. Det kan påvirke de celler, der henvises til, og de formler, der bruges. For at undgå dette skal du sørge for, at der kun henvises til udfyldte, eksisterende rækker.

Sådan tilføjer du nye rækker i Google Ark:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• For at redigere en eksisterende arbejdsgang skal du holde musen over arbejdsgangen og derefter klikke på Rediger. Eller opret en ny arbejdsgang.
• Klik på + plus-ikonet i workflow-editoren for at tilføje en handling.
• I venstre panel under Google Sheets skal du vælge Create Google Sheet row.
  

• Klik på rullemenuen Regneark, og vælg det regneark, du vil sende data til. Du kan vælge blandt de regneark, der ejes af eller er blevet delt med den bruger, der har forbundet Google Sheets med HubSpot.
• Klik på rullemenuen Ark, og vælg det ark, du vil sende data til. Feltet Ark henviser til fanerne i bunden af dit regneark.
• Opsæt din kolonneoverskrift i Google Sheets og den tilsvarende HubSpot-egenskab. HubSpot vil tilføje data til tomme rækker under eventuelle eksisterende data i arket. Hver handling kan tilføje op til 20 celler med data pr. række.
  • Klik på rullemenuen Header, og vælg den kolonneoverskrift i Google-arket, som dataene skal sendes til.
  • Klik på rullemenuen Property, og vælg den tilsvarende HubSpot-egenskab , du vil sende data fra.
• Når du har konfigureret din workflow-handling, skal du klikke på Gem.

Opdatering af eksisterende Google Sheet-rækker

Når du bruger handlingen Opdater eksisterende Google Sheet -rækker, skal du sikre dig, at regnearket er formateret korrekt.

Denne handling opdaterer data, der findes i dit Google-ark. Som standard tilføjes der ikke flere rækker til dit Google-ark, kun eksisterende rækker opdateres.

Sådan opdaterer du dine eksisterende Google Sheet-rækker:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Automatiseringer > Arbejdsgange.
• Hvis du vil redigere en eksisterende arbejdsgang, skal du holde musen over arbejdsgangen og klikke på Rediger. Eller opret en ny arbejdsgang.
• Klik på + plus-ikonet i workflow-editoren for at tilføje en handling.
• Vælg Opdater data i et Google-ark i venstre panel.
  

• Klik på rullemenuen Regneark, og vælg det regneark, du vil sende data til. Du kan vælge blandt de regneark, der ejes af eller er blevet delt med den bruger, der har forbundet Google Sheets med HubSpot.
• Klik på rullemenuen Ark, og vælg det ark, du vil sende data til. Feltet Ark henviser til fanerne i bunden af dit regneark.
• Opsæt unikke identifikatorer for at matche dataene i Google Sheets med dataene i HubSpot. Når værdien af en celle i den valgte opslagskolonneoverskrift matcher værdien af den valgte HubSpot-egenskab for den tilmeldte post, opdateres den række, der indeholder den matchende celle. Hvis der er flere rækker med matchende værdier, er det kun den første række, der indeholder den matchende celle, der opdateres.
  • Klik på rullemenuen Slå kolonneoverskrift op, og vælg en kolonneoverskrift i regnearket. Dette skal svare til en HubSpot-egenskab, der skal bruges som en unik identifikator for opdateringen. En unik identifikator kan f.eks. være en kontakts e-mailadresse, fordi den er unik for dem.
  • Klik på rullemenuen Opslagskolonneegenskab , og vælg en egenskab , der svarer til Opslagskolonneoverskriften, som skal bruges som identifikator for opdateringen.
• I rullemenuen Opret en ny række, hvis ingen matcher:
  • Hvis du vil oprette en ny række, hvis der ikke er nogen matchende opslagskolonneoverskrift og opslagskolonneegenskab, skal du klikke på Ja. Dette vil oprette en ny række, der kun indeholder de egenskaber, der er angivet i afsnittet Vælg kolonner til opdatering.

• • Hvis du ikke ønsker at oprette en ny række, hvis der ikke er nogen matchende opslagskolonneoverskrift og opslagskolonneegenskab, skal du klikke på Nej.
• Indstil de kolonner i regnearket, som du vil opdatere:
  
  • Klik på rullemenuen Vælg kolonner, der skal opdateres, så vises en liste over kolonneoverskrifter fra det valgte regneark. Vælg derefter den kolonne, du vil opdatere.
  • Klik på rullemenuen under kolonneoverskriften , og vælg en mulighed. Du kan enten vælge at opdatere dataene med en eksisterende egenskabsværdi fra den tilmeldte post eller med resultatet af en tidligere workflow-handling.
  • Klik på Tilføj en kolonne for at tilføje endnu en kolonne, der skal opdateres. Du kan tilføje op til 100 kolonner for at opdatere dine data.
  • For at slette en kolonne skal du klikke påsletteikonet delete dete ved siden af kolonneoverskriften.
• Klik på Gem.