Dodawanie danych do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy

Użyj akcji Utwórz wiersz arkusza Google lub Aktualizuj dane w arkuszu Google , aby wysłać dane z właściwości HubSpot do arkusza kalkulacyjnego. Na przykład, można użyć tej akcji do wysłania danych kontaktowych z nowych leadów do arkusza kalkulacyjnego dla zespołu sprzedaży.

Zanim będzie można dodawać dane do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy, należy połączyć Arkusze Google z kontem HubSpot. Możnapodłączyć aplikację z App Marketplacelub z poziomuw ramach przepływu pracy.

Zanim zaczniesz

Podczas wysyłania danych z HubSpot do Arkuszy Google należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Podczas konfigurowania arkusza kalkulacyjnego należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:
  • Nagłówek wiersza musi zaczynać się w pierwszej kolumnie pierwszego wiersza.
  • Każda kolumna nagłówka powinna być oznaczona w taki sposób, aby HubSpot mógł ją zidentyfikować i wysłać do niej dane. HubSpot nie może wysyłać danych do nieoznakowanych kolumn.
  • Upewnij się, że wszystkie kolumny w zakresie tabeli posiadają nagłówki kolumn. Unikaj pustych nagłówków kolumn pomiędzy kolumnami, ponieważ może to powodować problemy i uniemożliwiać aktualizację arkusza kalkulacyjnego zgodnie z oczekiwaniami. Na przykład, jeśli arkusz kalkulacyjny zawiera kolumny od A do C, nie pozostawiaj pustego nagłówka kolumny B.
  • Tylko pierwsze 100 kolumn w arkuszu kalkulacyjnym może być aktualizowanych. Jeżeli podczas konfigurowania przepływu pracy zostanie wybrana kolumna, która znajduje się poza pierwszymi 100 kolumnami, nie zostanie ona zaktualizowana.
  • Arkusz kalkulacyjny nie może mieć więcej niż 5 000 000 komórek.
• Domyślnie HubSpot wysyła do arkuszy Google Sheets wartości właściwości wewnętrznych. W przypadku dat HubSpot wysyła uniksowe znaczniki czasu w milisekundach.
  
  • Jeśli posiadasz Operacje Hub Jeśli masz subskrypcję Professional, możesz sformatować właściwość daty do żądanego formatu, dodając akcjęFormatuj dane przed akcją Utwórz wiersz arkusza Google. Następnie, w menu rozwijanym Właściwości akcji Arkusze Google, należy wybrać datę wyjściową z akcji Formatuj dane.
  • Daty można również konwertować z milisekund w Arkuszach Google, dodając następującą formułę do osobnej kolumny w arkuszu kalkulacyjnym: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Zastąp A1 kolumną, w której znajduje się znacznik czasu systemu Unix.

• W przypadku użycia akcji Utwórz wiersz arkusza Google dane nie są dodawane do istniejących wierszy. Zamiast tegoakcja ta wstawia nowy wiersz do arkusza. Może to wpłynąć na komórki, do których się odwołano, oraz na wszelkie użyte formuły. Aby tego uniknąć, należy upewnić się, że odwołujemy się tylko do wypełnionych, istniejących wierszy.

• Unikaj ręcznego dodawania danych do arkusza, do którego HubSpot wysyła dane. Jeśli konieczne jest ręczne dodanie danych do arkusza kalkulacyjnego, należy utworzyć nowy arkusz i odwołać się do istniejących danych z pierwszego arkusza.

• Podczas wybierania arkusza w edytorze przepływu pracy dostępne arkusze są powiązane z arkuszami, do których łączący się użytkownik ma dostęp. Aby arkusz pojawił się jako opcja, musi spełniać co najmniej jeden z poniższych warunków:
  • Znajdować się na dysku łączącego się użytkownika.
  • Być wcześniej współdzielony z łączącym się użytkownikiem.
  • należeć do dysku współdzielonego, do którego ma dostęp łączący się użytkownik.
    
• Jeśli odłączysz Arkusze Google i ponownie połączysz się z innym użytkownikiem, dostępne arkusze mogą być inne. Przed rozłączeniem i ponownym połączeniem zaleca się sprawdzenie wszelkich zależnych od siebie przepływów pracy.

Skonfiguruj swój przepływ pracy

Zanim będzie można dodawać dane do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy, należy połączyć Arkusze Google z kontem HubSpot. Możnapodłączyć aplikację z App Marketplacelub z poziomuw ramach przepływu pracy.

Aby dodać dane do Arkuszy Google w przepływie pracy:

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Aby edytować istniejący przepływ pracy, najedź kursorem na niego, a następnie kliknijEdytuj. Możesz też dowiedzieć się,jakutworzyć nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy należy kliknąćikonę +, aby dodać akcję.
  
  

Dodawanie nowych wierszy Arkusza Google

Używając akcji " Utwórz wiersz arkusza Google" do aktualizacji arkusza Google, należy upewnić się, że arkusz został poprawnie sformatowany. Oprócz wiersza nagłówka w arkuszu, do którego wysyłane są dane, nie należy umieszczać żadnych innych danych.

Aby zaktualizować istniejące wiersze arkusza Google:

• W panelu akcji przewiń w dół i wybierz opcję Utwórz wiersz arkusza Google.
  
  
• W menu rozwijanymArkusz kalkulacyjny wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Możesz wybrać spośród arkuszy, których właścicielem jest użytkownik, który połączył Arkusze Google z HubSpot, lub które zostały mu udostępnione.
• W menu rozwijanym Arkusz wybierz arkusz, do którego chcesz wysyłać dane. Pole Arkusz odnosi się do zakładek na dole arkusza kalkulacyjnego.
• W menu rozwijanym Nagłówek i Właściwość wybierz kolumny, do których mają być wysyłane dane, oraz właściwości, z których mają być wysyłane dane. HubSpot doda dane do pustych wierszy poniżej wszelkich danych istniejących w arkuszu. Każda akcja może dodać do 20 komórekdanych w każdym wierszu.
• Kliknij przyciskZapisz.

Aktualizowanie istniejących wierszy Arkusza Google

Aby zaktualizować istniejące wiersze Arkusza Google:

• W panelu działań przewiń w dół i wybierz opcję Aktualizuj dane w Arkuszu Google.

• W menu rozwijanymArkusz kalkulacyjny wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Możesz wybrać spośród arkuszy, których właścicielem jest użytkownik, który połączył Arkusze Google z HubSpot, lub które zostały mu udostępnione.
• W menu rozwijanym Nazwa arkusza wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Pole Nazwa arkusza odnosi się do zakładek w dolnej części arkusza kalkulacyjnego.
• Skonfiguruj identyfikatory, aby określić, które wiersze mają być aktualizowane:
  • W menu rozwijanym Nagłówek kolumny Lookup wybierz nagłówek kolumny w arkuszu kalkulacyjnym, odpowiadający właściwości HubSpot, której chcesz użyć jako identyfikatora aktualizacji.
  • W menu rozwijanym Właściwość kolumny Lookup wybierz właściwość odpowiadającą nagłówkowi kolumny Lookup, której chcesz użyć jako identyfikatora do aktualizacji. Gdy wartość komórki w wybranym nagłówku kolumny Lookup pasuje do wartości wybranej właściwości HubSpot dla zapisanego rekordu, aktualizowany jest wiersz zawierający pasującą komórkę. Jeśli istnieje wiele wierszy z pasującymi wartościami, zaktualizowany zostanie tylko pierwszy wiersz zawierający pasującą komórkę.
• W menu rozwijanym Utwórz nowy wiersz, jeśli żaden nie pasuje:
  • Jeśli chcesz utworzyć nowy wiersz, jeśli nie ma pasującego nagłówka kolumny Lookup i właściwości kolumny Lookup, kliknij przycisk Tak. Spowoduje to utworzenie nowego wiersza zawierającego tylko właściwości ustawione w sekcji Wybierz kolumny do aktualizacji.

• • Jeśli nie chcesz tworzyć nowego wiersza, jeśli nie ma pasującego nagłówka kolum ny Lookup i właściwości kolumny Lookup, kliknij przycisk Nie.
• Ustaw kolumny w arkuszu kalkulacyjnym, które chcesz zaktualizować:
  
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz kolumny do aktualizacji - wyświetlona zostanie lista nagłówków kolumn z wybranego arkusza kalkulacyjnego. Zaznacz kolumnę, którą chcesz zaktualizować.
  • Kliknij menu rozwijane znajdujące się pod nagłówkiem kolumny i wybierz odpowiednią opcję. Można wybrać aktualizację danych za pomocą istniejącej wartości właściwości z rekordu zapisanego na listę lub wyniku wcześniejszej akcji przepływu pracy.
  • Aby dodać kolejną kolumnę do aktualizacji, należy kliknąć menu rozwijane Wybierz kolumny do aktualizacji i wybrać inną kolumnę. Można dodać maksymalnie 100 kolumn do aktualizacji danych.
  • Aby usunąć kolumnę, należy kliknąćikonę kosza znajdującą się obok nagłówka kolumny.

• Kliknij przyciskZapisz.