Dodawanie danych do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy

Użyj akcji Utwórz wiersz Arkusza Google lub Aktualizuj dane w Arkuszu Google , aby wysłać dane z właściwości HubSpot do arkusza kalkulacyjnego. Na przykład, możesz użyć tej akcji do wysłania danych kontaktu z nowych leadów do arkusza kalkulacyjnego dla zespołu sprzedaży.

Zanim będzie można dodawać dane do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy, należy połączyć Arkusze Google z kontem HubSpot. Aplikację można połączyć z App Marketplace lub z poziomu przepływu pracy.

Przed rozpoczęciem

Podczas wysyłania danych do Google Sheets z HubSpot należy obserwować następujące kwestie:

• Domyślnie HubSpot wysyła wewnętrzne wartości właściwości do Arkuszy Google. W przypadku dat HubSpot wysyła uniksowe znaczniki czasu w milisekundach.
  
  • Jeśli masz subskrypcję Operations Hub Professional, możesz sformatować właściwość daty do żądanego formatu, dodając akcjęFormatuj dane przed akcją Utwórz wiersz Google Sheets. Następnie w menu rozwijanym Właściwość akcji Arkuszy Google wybierz datę wyjściową z akcji Formatuj dane.
  • Możesz także przekonwertować daty z milisekund w Arkuszach Google, dodając następującą formułę do osobnej kolumny w arkuszu kalkulacyjnym: =A1/1000/60/24 + DATE(1970,1,1). Zastąp A1 kolumną, w której znajduje się uniksowy znacznik czasu.

• Podczas korzystania z akcji Utwórz wiersz Arkusza Google dane nie są dodawane do istniejących wierszy. Zamiast tego akcja wstawia nowy wiersz do arkusza. Może to mieć wpływ na komórki, do których znajdują się odwołania i wszelkie używane formuły. Aby tego uniknąć, upewnij się, że odwołujesz się tylko do wypełnionych, istniejących wierszy. Aby dodać dane do istniejących wierszy, użyj akcjiAktualizuj istniejące wiersze Arkusza Google .

• Unikaj ręcznego dodawania danych do arkusza, do którego HubSpot wysyła dane. Jeśli musisz ręcznie dodać dane do arkusza kalkulacyjnego, powinieneś utworzyć nowy arkusz i odwołać się do istniejących danych z pierwszego arkusza.

• Podczas wybierania arkusza kalkulacyjnego w edytorze przepływu pracy, dostępne arkusze są powiązane z arkuszami, do których łączący się użytkownik ma dostęp. Aby arkusz pojawił się jako opcja, musi spełniać co najmniej jedno z poniższych wymagań:
  • Należeć do dysku łączącego się użytkownika.
  • Był wcześniej udostępniony łączącemu się użytkownikowi.
  • Należeć do dysku udostępnionego, do którego łączący się użytkownik ma dostęp.
• Po odłączeniu Arkuszy Google i ponownym połączeniu z innym użytkownikiem dostępne arkusze mogą być inne. Zaleca się sprawdzenie wszelkich zależnych przepływów pracy przed rozłączeniem i ponownym połączeniem.

Uwaga: czasami podczas dodawania danych żądanie może przekroczyć limit czasu i może zostać utworzony zduplikowany wiersz. Aby rozwiązać ten problem, zduplikowane dane można usunąć z konta.

Konfiguracja arkusza kalkulacyjnego

• Wiersz nagłówka musi zaczynać się w pierwszej kolumnie pierwszego wiersza.
• Każdy nagłówek kolumny powinien być oznaczony, aby HubSpot mógł go zidentyfikować i wysłać do niego dane. HubSpot nie może wysyłać danych do nieoznaczonych kolumn.
• Upewnij się, że wszystkie kolumny w zakresie tabeli mają nagłówki kolumn. Unikaj pustych nagłówków między kolumnami, ponieważ może to powodować problemy i uniemożliwiać aktualizację arkusza kalkulacyjnego zgodnie z oczekiwaniami. Na przykład, jeśli arkusz kalkulacyjny używa kolumn od A do C, nie pozostawiaj nagłówka kolumny B pustego.
• Tylko pierwsze 100 kolumn w arkuszu kalkulacyjnym może zostać zaktualizowane. Jeśli podczas konfigurowania działania przepływu pracy zostanie wybrana kolumna po pierwszych 100 kolumnach, nie zostanie ona zaktualizowana.
• Arkusz kalkulacyjny nie może zawierać więcej niż 5 000 000 komórek.

Połącz Arkusze Google z HubSpotem

Przed dodaniem danych do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy należy połączyć Arkusze Google z kontem HubSpot.

Aplikację można pobrać z App Marketplace.

Dodawanie nowych wierszy Arkusza Google

Korzystając z akcji Utwórz wiersz arkusza Google w celu dodania danych do arkusza Google, upewnij się, że arkusz został poprawnie sformatowany. Poza wierszem nagłówka, nie umieszczaj żadnych innych danych w arkuszu, do którego wysyłasz dane.

Ta akcja nie dodaje danych do istniejących wierszy. Zamiast tego wstawia nowy wiersz do arkusza. Może to mieć wpływ na komórki, do których znajdują się odwołania, i wszelkie używane formuły. Aby tego uniknąć, należy upewnić się, że odwołanie dotyczy tylko wypełnionych, istniejących wierszy.

Aby dodać nowe wiersze Arkusza Google:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Aby edytować istniejący przepływ pracy, najedź na niego kursorem, a następnie kliknij Edytuj. Można też utworzyć nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę + plus, aby dodać działanie.
• W lewym panelu, w sekcji Arkusze Google, wybierz opcję Utwórz wiersz Arkusza Google.
  

• Kliknij menu rozwijane Arkusz kalkulacyjny i wybierz arkusz kalkulacyjny, do którego chcesz wysłać dane. Możesz wybrać spośród arkuszy kalkulacyjnych, które są własnością lub zostały udostępnione użytkownikowi, który połączył Google Sheets z HubSpot.
• Kliknij menu rozwijane Arkusz i wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Pole Arkusz odnosi się do zakładek na dole arkusza kalkulacyjnego.
• Ustaw nagłówek kolumny arkusza Google i odpowiadającą mu właściwość HubSpot. HubSpot doda dane do pustych wierszy poniżej wszelkich istniejących danych w arkuszu. Każda akcja może dodać do 20 komórek danych na wiersz.
  • Kliknij menu rozwijane Nagłówek i wybierz nagłówek kolumny arkusza Google, do którego mają zostać wysłane dane.
  • Kliknij menu rozwijane Właściwość i wybierz odpowiednią właściwość HubSpot , z której będziesz wysyłać dane.
• Po skonfigurowaniu działania przepływu pracy kliknij przycisk Zapisz.

Aktualizacja istniejących wierszy Arkusza Google

Korzystając z akcji Aktualizuj istniejące wiersze Arkusza Google , upewnij się, że arkusz został poprawnie sformatowany.

Ta akcja spowoduje aktualizację danych znajdujących się w Arkuszu Google. Domyślnie do Arkusza Google nie zostaną dodane żadne dodatkowe wiersze, a jedynie istniejące wiersze zostaną zaktualizowane.

Aby zaktualizować istniejące wiersze Arkusza Google:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Aby edytować istniejący przepływ pracy, najedź na niego kursorem, a następnie kliknij Edytuj. Można też utworzyć nowy przepływ pracy.
• W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę + plus, aby dodać działanie.
• W lewym panelu wybierz opcję Aktualizuj dane w Arkuszu Google
  

• Kliknij menu rozwijane Arkusz kalkulacyjny i wybierz arkusz kalkulacyjny, do którego chcesz wysłać dane. Możesz wybrać spośród arkuszy kalkulacyjnych, które są własnością lub zostały udostępnione użytkownikowi, który połączył Google Sheets z HubSpot.
• Kliknij menu rozwijane Arkusz i wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Pole Arkusz odnosi się do zakładek na dole arkusza kalkulacyjnego.
• Ustaw unikalne identyfikatory, aby dopasować dane w Arkuszach Google do danych w HubSpot. Gdy wartość komórki w wybranym nagłówku kolumny Lookup odpowiada wartości wybranej właściwości HubSpot dla zapisującego się rekordu, wiersz zawierający pasującą komórkę zostanie zaktualizowany. Jeśli istnieje wiele wierszy z pasującymi wartościami, zaktualizowany zostanie tylko pierwszy wiersz zawierający pasującą komórkę.
  • Kliknij menu rozwijane Wyszukaj nagłówek kolumny i wybierz nagłówek kolumny w arkuszu kalkulacyjnym. Powinien on odpowiadać właściwości HubSpot, która zostanie użyta jako unikalny identyfikator aktualizacji. Na przykład unikalnym identyfikatorem może być adres e-mail kontaktu, ponieważ jest on dla niego unikalny.
  • Kliknij menu rozwijane Właściwość kolumny wyszukiwania i wybierz właściwość odpowiadającą nagłówkowi kolumny wyszukiwania, aby użyć jej jako identyfikatora aktualizacji.
• W menu rozwijanym Utwórz nowy wiersz, jeśli żaden nie pasuje:
  • Jeśli chcesz utworzyć nowy wiersz, jeśli nie ma pasującego nagłówka kolumny Lookup i właściwości kolumny Lookup, kliknij przycisk Tak. Spowoduje to utworzenie nowego wiersza zawierającego tylko właściwości ustawione w sekcji Wybierz kolumny do aktualizacji.

• • Jeśli nie chcesz tworzyć nowego wiersza, jeśli nie ma pasującego nagłówka kolumny Lookup i właściwości kolumny Lookup, kliknij przycisk Nie.
• Skonfiguruj kolumny w arkuszu kalkulacyjnym, które chcesz zaktualizować:
  
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz kolumny do aktualizacji, aby wyświetlić listę nagłówków kolumn z wybranego arkusza kalkulacyjnego. Następnie wybierz kolumnę, którą chcesz zaktualizować.
  • Kliknij menu rozwijane pod nagłówkiem kolumny i wybierz opcję. Możesz zaktualizować dane o istniejącą wartość właściwości z zapisywanego rekordu lub o wynik wcześniejszego działania przepływu pracy.
  • Aby dodać kolejną kolumnę do aktualizacji, kliknij przycisk Dodaj kolumnę. Możesz dodać do 100 kolumn, aby zaktualizować dane.
  • Aby usunąć kolumnę, kliknijikonę usuwania delete dete obok nagłówka kolumny.
• Kliknij przycisk Zapisz
  

Rozwiązywanie błędów podczas korzystania z Arkuszy Google w HubSpot

Jeśli nie możesz zlokalizować określonego arkusza lub napotykasz błąd podczas konfigurowania działań przepływu pracy, prawdopodobnie jest to problem z kontami użytkowników używanymi do łączenia się z Arkuszami Google. Na przykład, jeśli użytkownik został dezaktywowany w HubSpot, możesz napotkać następujący błąd: nie można załadować opcji "Arkusz kalkulacyjny" z powodu błędu interfejsu API innej firmy.

Aby rozwiązać ten problem, zaleca się odłączenie integracji z Arkuszami Google i ponowne podłączenie integracji przy użyciu aktywnego użytkownika HubSpot i konta Google, które ma dostęp do arkuszy, które chcesz zaktualizować.